מסייע AI בדואר אלקטרוני עבור Outlook

מסייע בינה מלאכותית בדואר אלקטרוני הוא כלי שעוזר לאנשים לנהל את תיבות הדואר הנכנס שלהם. המסייע שמוכר גם כיוצר דואר אלקטרוני בבינה מלאכותית ותוכנה לאוטומציית דואר אלקטרוני, יכול לארגן הודעות, להציע תשובות, לתעדף הודעות דואר אלקטרוני חשובות ואפילו להפוך משימות מסוימות לאוטומטיות, כגון תזמון פגישות.

עסקים ואנשים פרטיים כאחד, משתמשים בתוכנה כדי לייעל תקשורת, למזער עומס בתיבת הדואר הנכנס ולבלות פחות זמן במשימות דוא״ל שחוזרות על עצמן.

ב- Outlook יש מספר רב של כלים מבוססי- AI, כולל Microsoft Copilot.

מסייע בינה מלאכותית בדואר אלקטרוני עוזר להפחית את כמות הזמן שניהול דואר אלקטרוני ופגישות צורך על-ידי זירוז משימות שונות. הבט בכמה מהדרכים בעיקריות בהן תוכנת אוטומציית דואר אלקטרוני עושה זאת.

במקום למיין בין עשרות הודעות דואר אלקטרוני בעצמך, בקש מבינה מלאכותית לשאת בנטל בשבילך באמצעות:

 

• מיון חכם. סרוק הודעות דואר אלקטרוני חדשות וארגן אותן בתוך קטגוריות, כגון עבודה, אישי, קידומי מכירות ונסיעות, כדי שתוכל למצוא במהירות את מה שאתה צריך.
• תיקיות מותאמות אישית. צור באופן אוטומטי תיקיות עבור הודעות דואר אלקטרוני בנושא התחביבים שלך.
• תיוג דואר אלקטרוני. סמן הודעות דואר אלקטרוני בתגיות כגון "דחוף" או "המשך טיפול" בהתבסס על התוכן או השולח, כדי שיהיה קל יותר לתעדף משימות.
• סינון דואר זבל. סנן הודעת זבל (spam) או הודעות בעדיפות נמוכה, כדי שתשקיע פחות זמן בסילוק הסחות דעת.

לדוגמה, סמן בדגל הודעות דואר אלקטרוני מאנשים מסוימים כבעלי עדיפות גבוהה, כגון הודעות מהמנהל או מהמורה של הילד שלך.

הרחק את הטרחה מניהול לוח שנה באמצעות בינה מלאכותית שעוזרת לך לתזמן, לארגן ולעקוב אחר פגישות ומשימות באופן אוטומטי. להלן מה שהיא יכולה לעשות:

 

• התחל לתזמן. נתח את לוח השנה שלך וקבל הצעות עבור המועדים הטובים ביותר בהם כולם יכולים להיפגש תוך הימנעות מהתנגשויות והבאה בחשבון של אזורי זמן שונים.
• רענן את הזיכרון שלך. במקום להסתכל בלוח השנה שלך באופן ידני תוך ניסיון למצוא את הפגישה הקרובה שאתה יודע שמתוזמנת מתישהו, בקש מבינה מלאכותית למצוא אותה בשבילך.
• תזכורות. הישאר עדכני על-ידי קבלת תזכורות עבור אירועים ומשימות קרובים לפני שהם יפלו בין הכיסאות.

לדוגמה, הגדר פגישה חודשית חוזרת באמצעות מסייע בינה מלאכותית בדואר אלקטרוני - בקש ממנו לשלוח את ההזמנות, לבחור זמן שמתאים לכולם, ולהציע סדר יום.

מסייעי AI בדוא"ל הופכים את הכתיבה של הודעות דוא"ל ואת המענה להם לקלות יותר. הם יכולים ליצור עבורך תחילה טיוטות ולעזור לשמור את הודעות הדוא"ל שלך ברורות ומקצועיות. כולנו יודעים שכתיבת הודעת דוא"ל יכולה להעיק ואפילו לגרום לחוסר נוחות, לכן סיוע רטן יכול ליצור הבדל גדול. כך הם עובדים כדי לייעל תקשורת יומיומית:

 

• תגובות אוטומטיות. עבור שאלות נפוצות, כגון "אנחנו יכולים לתזמן מחדש?", AI מציעה תשובות מהירות והגיוניות שתוכל לשלוח באמצעות לחיצה אחת בלבד.
• טיוטות שנוצרות באמצעות AI. בקש ממסייע בינה מלאכותית בדואר אלקטרוני לכתוב הודעת דוא"ל עבורך בהתבסס על הקשר של שיחה - בין שמדובר בהמשך טיפול פשוט או במשהו מפורט יותר - ובכך תחסוך לך את זמן ההתחלה מאפס.
• כתיבה מלוטשת. חשבונות AI עבור דקדוק וזרימה כדי לשמור על כך שהודעות הדוא"ל שלך ישמעו בהירות. עשה צעד נוסף וספר לבינה המלאכותית מהו הטון שבו תרצה להשתמש כדי להעביר את הקול המתאים ביותר.

לדוגמה, תן ל- AI להציע תשובות מלאות מחשב להודעות תודה ולהזמנות לאירועים.

מסייע AI בדוא"ל עוזר לך לשלוט על תיבת הדואר הנכנס שלך, וגם עוזר לך לעבוד בצורה חכמה יותר. על-ידי טיפול במשימות חזרתיות ושיפור האופן שבו אתה מנהל ההודעות דוא"ל מועדפות, יהיה לך יותר זמן להתמקד בדברים החשובים יותר. כך הם מספקים ערך:

 

• פרודוקטיביות מחוזקת. במקום להשקיע שעות בארגון הודעות דוא"ל, מענה לשאלות שגרתיות ותזמון פגישות, תן לבינה מלאכותית להתמודד עם משימות אלה באופן אוטומטי.
• תעדוף חכם יותר. בינה מלאכותית יכולה לסמן הודעות דוא"ל שזקוקה לתשומת הלב שלך ראשונה, כגון בקשות דחופות או עדכונים חשובים, כדי שלא תחמיץ מידע קריטי.
• ניהול דוא״ל חלק: בין שמדובר בהעברת הודעות דוא"ל לתיקיות המתאימות או יצירת טיוטות של הודעות, AI מוודאת שתיבת הדואר הנכנס שלך תפעל בצורה חלקה.

ככל שהפופולריות של בינה מלאכותית ממשיכה לגדול, כך גם החששות לגבי אבטחת AI ופרטיות נתונים. למרבה המזל, Microsoft בנתה בתוך Copilot אמצעי פרטיות ואבטחה חסינים.

בקרה ופרטיות של נתונים. Copilot יכול להשתמש במידע שאתה מספק כדי ליצור תשובות, והוא לא משתמש בנתונים שלך כדי לאמת את מודלי ה- AI הבסיסיים שלו. משמעות הדבר היא שתוכן הדוא"ל שלך, פרטי לוח השנה והקבצים נשארים פרטיים ואינם משנים את ייעודם לשיפור הבינה המלאכותית.

טיפול בנתוני מקור. Copilot מצפין את כל הנתונים בזמן שהם נשלחים וכשהם מאוחסנים. כחלק מאמצעי הבטיחות, נתונים של אנשים ושל ארגונים נשמרים בנפרד. Microsoft גם מאפשרת תקנים גלובליים עבור אבטחת נתונים, כגון התקנה הכללית להגנה על נתונים וקווים מנחים מהארגון הבינלאומי לתקינה/הנציבות הבין-לאומית לאלקטרוטכניקה עבור פרטיות ענן.

שקיפות והשמטה. אנשים ומנהלים מחליטים כיצד Copilot ניגש למידע ומעבד אותו. לדוגמה, החל תוויות רגישות כדי להגביל את הדברים ש- Copilot יכול לגשת אליהם, ולהציג יומי ביקורת כדי לעקוב אחר אינטראקציות עם Copilot עבור שקיפות ותאימות.

לקבלת פרטים נוספים על הפרטיות של Copilot לארגונים, בקר בנתונים, פרטיות ואבטחה עבור Microsoft 365 Copilot. לקבלת פרטים נוספים אודות הפרטיות של Copilot עבור אנשים פרטיים, בקר ב- Copilot ביישומי Microsoft 365 לשימוש ביתי: הנתונים והפרטיות שלך. 

Copilot ב- Outlook מגיב להנחיות בשפה טבעית כדי לעזור עם הודעות דואר אלקטרוני, תזמון ופרודוקטיביות. הנה רשימה של כמה דברים שתוכל לבקש מ- Copilot לעשות. (התכונות הזמינות משתנות בין Microsoft 365 לעסקים לבין מינויי Personal או Family של Microsoft 365.)

• "כתוב הודעת דואר אלקטרוני שמוגה לצוות על המצגת שלהם."
• "קבל עצות עבור כתיבת בקשת דואר אלקטרוני עבור הצעה."
• "חבר טיוטה של תשובה להודעת דוא"ל זו, שמסכימה לציר הזמן המוצע."

• "העבר את כל הודעות הדוא"ל מאת [שם] לתיקיה 'חשבוניות'."
• "חפש את הודעת הדוא"ל האחרונה מאת [שם] אודות דוח התקציב."

• "סכם שרשור דואר אלקטרוני זה לנקודות חשובות."
• "מהו העדכון האחרון לגבי [שם פרויקט]?"

• "תזמן פגישה באורך 30 דקות עם [שם] בשבוע הבא וחפש את המועד הזמין הטוב ביותר."
• "הגדר פגישה חודשית חוזר עבור צוות הפרויקט."
• "מתי הפגישה הבאה שלי עם [שם]?"

• "הצג הודעות דוא"ל והודעות Teams בהן @אוזכרתי השבוע."
• "חפש את הקובץ ש[שם] שלח אליי בדוא"ל בשבוע שעבר בנושא [נושא]."

• "הגדר את הודעת 'מחוץ למשרד' עבור הטיול המתוכנן שלי ב[טווח תאריכים]."
• "האם יש לי היום פריטי פעולה כלשהם בהודעות הדוא"ל שלי שלא נקראו?"

• "שכתב את הודעת דוא"ל זו כדי שתישמע מקצועית יותר."
• "הפוך הודעת דוא״ל זו לפשוטה עבור קבל נרחב יותר."