Odabir najučinkovitijeg dijagrama toka

Što je dijagram toka? 

Dijagrami toka pružaju način vizualnog opisivanja procesa ili sustava primjenom likova ili kombinacije likova i riječi, a kreću se u rasponu od brzih, rukom crtanih sličica do robusnih, računalno generiranih dijagrama koji složene ideje razlažu na probavljive dijelove koje je lako razumjeti. Uz to, dijagrame toka mogu koristiti i tehničke i ne-tehničke osobe u gotovo svakom području. 

Osobito su korisni u nizu situacija u koje se ubrajaju:  

  • dokumentiranje i analiza procesa 
  • razvoj računalnog softvera ili mreža 
  • komuniciranje ili standardizacija procesa 
  • identifikacija redundancija, prepreka i neučinkovitosti u procesima 
  • stvaranje planova ili strukture za nove projekte, odjele ili tvrtke 
  • planiranje odvijanja projekata s više dionika 
  • razumijevanje načina na koji se korisnici kreću web-mjestom ili trgovinom 
  • ilustriranje proizvodnih procesa 
  • stvaranje novih proizvoda ili usluga 

 Prednosti dijagrama toka 

Uz sposobnost funkcioniranja u gotovo svakom scenariju, dijagrami toka nude i širok raspon prednosti, među kojima su:  

Vizualizacija informacija 

Dijagram toka može biti vrlo koristan jer vizualno opisuje kako bi proizvod ili usluga trebali funkcionirati, kako bi se projekt trebao odvijati ili kako će mreža funkcionirati dok još nije ni formirana. Dopuštajući identifikaciju međuovisnosti, učinkovitosti, potreba za ljudstvom i drugih varijabli koje bi kasnije mogle utjecati na vaš projekt, dijagrami toka štede vam vrijeme i novac. 

Dokumentiranje 

Pomoću alata za izradu dijagrama toka možete digitalno pohraniti sve svoje datoteke i distribuirati ih gotovo trenutno te čak stvoriti biblioteku predložaka dijagrama toka. Tako će vam datoteke uvijek biti pri ruci, timovi raspolagati ažurnim informacijama, a tvrtka ostati usklađena te nećete morati otkrivati toplu vodu kad sljedeći put budete trebali dizajnirati sličan dijagram. 

Pojednostavnjena komunikacija 

Dijagrami toka jasno opisuju svaki detalj, što timovima pomaže da brzo shvate zadatke koji se pred njih postavljaju te kada i tko ih treba obaviti. Te informacije znače manje sastanaka, manje pitanja i više vremena za rad za sve. Dijagrami toka korisni su i za informativne priručnike ili čak uvođenje novih zaposlenika u posao. U suštini, dijagrami toka dodaju kontekst skupovima uputa i povećavaju učinkovitost obavljanja ponavljajućih zadataka.  

Jednostavna provedba 

Internetski predlošci dijagrama toka olakšavaju brz početak rada, a uz jednostavne prilagodbe, pospješenu suradnju i ugrađenu kontrolu verzija možete napraviti baš ono što je vašoj tvrtki ili ustanovi potrebno i u bilo kojoj fazi zatražiti informacije, uvijek znajući da gdje se nalaze najnovije i najbolje datoteke.   

Vrste dijagrama toka  

Iako se dijagrami toka mogu koristiti za objašnjavanje gotovo svega, većina ih ljudi koristi za jedan od tri razloga: davanje informacija radi donošenja odluke, prikaz procesa ili vizualizaciju podataka, pa i većina predložaka spada u jednu od tih triju kategorija. Pogledajmo stoga što svaka od vrsta dijagrama toka donosi te kada i zašto je koristiti.  

1. Shema odlučivanja 

Zamislite shemu odlučivanja kao dijagram toka “ako ovo, onda ono”. Omogućujući izradu karte mogućih ishoda na temelju specifičnog skupa odabira, shema odlučivanja može vam pomoći jasno vidjeti put i odvagnuti mogućnosti koje vam se pružaju. 

Sheme odlučivanja obično počinju jednim čvorom (pitanjem) te se granaju na dvije mogućnosti (odluke), koje potom vode do dodatnih čvorova (mogućih ishoda). Zbog svoje su prirode sheme odlučivanja osobito dobre za isticanje vjerojatnosti i prednosti te se mogu koristiti čak i za dizajn algoritama za predviđanje ishoda. 

2. Dijagram toka procesa 

Dijagram toka procesa pruža mogućnost vizualizacije i analize tijeka aktivnosti prilikom proizvodnje proizvoda ili usluge pa može pomoći pri traženju rupa i redundancija u procesu, identifikaciji potreba za određenim resursima, opremom ili ljudima, otkrivanju potencijalnih uskih grla ili problematičnih područja te otkrivanju mogućih ušteda.  

Uz oslikavanje načina na koji bi neka aktivnost trebala funkcionirati ili načina isporuke nekog proizvoda ili usluge, dijagrami toka procesa mogu i uvoditi nove zaposlenike u posao, obučavati postojeće timove ili pomoći vanjskim dobavljačima ili konzultantima shvatiti vaše poslovanje i pronaći način da se u njega uklope. 

3. Dijagram toka podataka 

Kada trebate zaći dublje u podatke kojima raspolažete, u tome vam može pomoći dijagram toka podataka. Primjenom simbola i kratkih tekstnih oznaka kojima se označavaju ulazni i izlazni podaci te točke i staze pohrane moguće je sažeti informacije u grafičku predodžbu onoga što je riječima teško opisati. A budući da te dijagrame mogu koristiti i tehnički timovi i ne-tehnički dionici, oni pružaju odlične mogućnosti prezentacije široj publici.  

dijagram toka podataka nacrtan u bilježnici
Primjer: dijagram toka podataka

Savjeti za izradu dijagrama toka 

Izrada dijagrama toka, osobito uz primjenu predloška, posve je jednostavna, ali za izradu odličnog dijagrama toka potrebno je malo više razmišljanja. Pogledajmo stoga nekoliko savjeta za izradu dijagrama toka koji ne samo što informira, nego i izgleda spektakularno. 

  • Neka vaši dijagrami budu pregledni. Izrada dijagrama toka s krajnjim korisnikom na umu znači da pazite da njegov izgled i sastav pomognu publici shvatiti kamo gledati na početku i kamo gledati nakon toga. Poravnavanjem elemenata po potrebi te upotrebom ispravne gramatike i jasnih naslova te izbjegavanjem žargona osigurat ćete da vaš dijagram bude orijentiran na korisnike. (Savjet: kad ste u dvojbi, isprobajte ga na nekome tko ne zna ništa o vašem projektu.) 
  • Budite dosljedni. Kada likove, fontove, boje i konvencije za nazive dosljedno koristite u cijelom dijagramu, publici je lakše slijediti vaše zamisli.  
  • Upotrebljavajte kontrast. Dosljedna je upotreba boja fundamentalna, ali nemojte koristiti istu boju ili skupinu boja za svaki lik. Primjenom različitih boja možete istaknuti pojedine korake ili akcije, a ako upotrijebite boje koje se ističu na pozadini, vaš će dijagram biti čitkiji. 
  • Upotrebljavajte internetske alate za izradu dijagrama toka. Uz pomoć predložaka, ugrađenog upravljanja verzijama, suradnje i mogućnosti uređivanja u bilo kojem trenutku oni vam mogu pomoći isprobati različite dizajne te izrađivati dijagrame i upravljati njima prema vlastitom rasporedu.   

Integracija dijagrama toka 

Bilo da trebate donijeti odluku, objasniti proces ili predočiti podatke svome direktoru, ugradnja dijagrama toka u druge poslovne aplikacije i komunikacijske alate može dodatno poboljšati produktivnost. Primjenom alata za izradu dijagrama toka i onih za povećanje produktivnosti možete sadržaj za dijagrame izvući iz svih svojih omiljenih izvora, uključujući dokumente, datoteke i web-mjesta društvenih medija.  

Možete i razmisliti o integraciji dijagrama toka s alatima za poslovna istraživanja (BI) i tako sebi i svome timu omogućiti interakciju s podacima i stvaranje još bolje slike. Pomoću ugrađenih dijagrama toka i alata za poslovna istraživanja možete pretočiti podatke u privlačne ilustracije, stvarati interaktivna izvješća, granularno istraživati podatke i dolaziti do spoznaja koje omogućuju brze i informirane odluke.  

Bezbroj je novih načina izrade dijagrama toka i unošenja inovacija u poslovanje. Da biste saznali više, pogledajte ovaj vodič korak po korak kroz automatizaciju dijagrama toka na temelju strukturiranih podataka iz proračunskih tablica te se otisnite na put u dubine svijeta suvremenih alata za izradu dijagrama toka.  

Početak rada s programom Visio

Vizualizirajte i prenosite ideje, informacije i postupke s gotovo bilo kojeg mjesta i na bilo kojem uređaju uz pomoć programa Visio.

Kupite odmah
Povezani sadržaj
Produktivnost

Pet načina na koje integrirane kalendarske aplikacije povećavaju produktivnost

Pročitajte više
Produktivnost

Najbolji savjeti za produktivnost vašeg udaljenog ili mobilnog ureda

Pročitajte više
Produktivnost

Savjeti za učinkovite sastanke sa zaposlenicima

Pročitajte više

Poslovni uvidi i ideje ne mogu se smatrati izvorom profesionalnih poreznih ili financijskih savjeta. Savjete o svojem slučaju zatražite od vlastitog poreznog ili financijskog savjetnika.