This is the Trace Id: 5fe89a9d9d33e8784ce85572ef80ccda
Ugrás a tartalomtörzsre Tartalomkezelés Digitális eszközkezelés Dokumentumkezelés Nagyvállalati tartalomkezelés Tartalomkezelés nagy méretekben Adatmegőrzés Tartalomkezelési közösségi központ Microsoft 365-höz készült Copilot SharePoint Microsoft 365 archívum Microsoft 365 biztonsági másolat OneDrive Támogatás További információ a Microsoft 365-ről
Egy nő dolgozik egy interaktív okostáblán.
Bevezetés

Adatmegőrzési stratégiák a hatékonyabb cégirányításért

Biztosíthatja a szabályoknak való megfelelést, megvédheti a kritikus adatokat, és garantálhatja az adatvesztés esetén történő gyors helyreállítást. Ismerje meg az intelligens adatmegőrzési eszközöket, amelyekkel vállalata minden területén hatékonyan kezelheti adatait.
Az adatmegőrzés az a folyamat, amelynek során a kritikus adatokat meghatározott ideig tárolják, megvédik őket a jogosulatlan hozzáféréstől, valamint elősegítik a jogszabályi előírások betartását és az üzletmenet folytonosságát.


Az adatmegőrzés segíti a vállalatokat a szabályozásoknak való megfelelésben, a kockázatok kezelésében és a hatékony működés fenntartásában. Integrálódik a vállalati tartalomkezelő (ECM) és dokumentumkezelő rendszerekkel (DMS), így optimalizálva az adatok tárolását és visszakeresését.
  • Határozza meg, mennyi ideig kell megőrizni az adatokat a jogszabályi előírások betartása és a felesleges tárolási költségek elkerülése érdekében.
  • Az ECM és a DMS rendszerek segítségével automatizálja az adatkezelést, így az adatok megőrzése és visszakeresése rendkívül egyszerűvé válik.
  • Rendszeresen ellenőrizze és frissítse adatmegőrzési stratégiáit, hogy lépést tartson az új szabályokkal és az üzleti igényekkel.
  • Az adatokat biztonságosan semmisítse meg, ha azok már nem szükségesek, így védve a bizalmas információkat és csökkentve a kockázatokat.
  • Képezze munkatársait az adatmegőrzési szabályzatokról, hogy mindenki tisztában legyen a biztonság és a megfelelőség fenntartásában játszott szerepével.
háttér
Az adatmegőrzés alapjai

Adatmegőrzés hatékonyan

Adatvédelem

Az adatok biztonságát és a szabályozási előírásoknak való megfelelését garantálhatja, és azok mindig elérhetők lesznek. 
Egy nő egy széken ülve laptopot használ.

Egyértelmű szabályzatok kialakítása

Beállíthatja, hogy az adatok mennyi ideig legyenek megőrizve, valamint hogy ki férhet hozzájuk, szerkesztheti vagy törölheti őket.
Egy férfi egy széken ülve laptopot használ

Az adatmegőrzési idő ismerete

Megfelelhet a jogszabályi előírásoknak azzal, hogy az adatokat a törvényben előírt ideig megőrzi.
egy nő telefont használ

Archiválás az egyszerű hozzáférésért

Az inaktív adatokat biztonságosan tárolhatja, készenlétben tartva őket ellenőrzések vagy jogszabályi követelmények esetére.
egy férfi laptopot használ

Magabiztos törlés

A biztonság érdekében az elavult adatokat biztonságosan megsemmisítheti.

Az adatmegőrzés legfontosabb szempontjai

Adatait biztonságosan és hatékonyan tárolhatja, így nagyobb biztonságot és jobb ellenőrzést biztosíthat


A hatékony adatmegőrzés minden szervezet adatkezelési stratégiájának alapvető eleme. Garantálja az adatok védelmét, a szabályozásoknak való megfelelést és szükség esetén a gyors hozzáférést.

Adatmegőrzési szabály
Az adatmegőrzési szabály azt határozza meg, hogy meddig legyenek megőrizve az adatok, és hogy ki jogosult azokhoz hozzáférni, illetve szerkeszteni vagy törölni őket. Tartalmazza a metaadatokra vonatkozó szabványokat és a jóváhagyási munkafolyamatokat, továbbá szerepköröket rendel az olyan csapatokhoz, mint az IT- és a megfelelőségi részlet. A szabályzatok folyamatos figyelése és automatizálása biztosítja a megfelelést és csökkenti a kockázatokat.

Adatmegőrzési idő
Az adatmegőrzési idő azt határozza meg, hogy az adatokat azok bizalmas jellege és a jogi előírások alapján mennyi ideig kell megőrizni. A megfelelő adatmegőrzési idők beállítása segít a vállalkozásoknak a jogszabályok betartásában és a kockázatok kezelésében, valamint biztosítja, hogy a fontos adatok rendelkezésre álljanak az ellenőrzések vagy jogi igények esetén.

Adatarchiválás
Az adatarchiválás hosszú távú tárolást és egyszerű visszakeresést tesz lehetővé. A központi adattárak, az átlátható indexelés és a metaadatok segítségével a szervezetek a DMS- vagy ECM-megoldások támogatásával hatékonyan hozzáférhetnek az adatokhoz, amikor arra szükségük van, legyen szó akár auditálásról, akár jogi okokról.

Adatmegsemmisítés
Az adatmegőrzési idő lejártával az adatok biztonságos törlése garantálja, hogy az elavult tartalom véglegesen és biztonságosan eltávolításra kerüljön. A biztonsági mentések és a megőrzési szabályok összehangolása elengedhetetlen ahhoz, hogy a bizalmas információk ne maradjanak meg a szükségesnél hosszabb ideig, és ezzel biztosítsuk a szabályoknak való megfelelést és a biztonságot.
Kék háttér
Megoldások

Adatarchiválási és biztonsági mentési megoldások

A Microsoft 365 megbízható megoldásokat kínál az adatok védelmére és helyreállítására, beleértve a hosszú távú archiválást, az adatmentést és az együttműködési eszközöket. 

Microsoft 365 archívum

Az inaktív SharePoint-adatokat költséghatékony és megfelelő offline tárolással őrizheti meg. Így biztosíthatja a szabályoknak való megfelelést, miközben adatai biztonságban maradnak és a jövőben is hozzáférhetők lesznek. 

Microsoft 365 biztonsági másolat

Adatait egy megbízható biztonsági mentési megoldással védheti meg, amely gyors helyreállítást tesz lehetővé, biztosítva ezzel az üzletmenet folytonosságát, valamint az elveszett vagy sérült adatok gyors visszaállítását. 

SharePoint a Microsoft 365-ben

A SharePoint segítségével könnyedén megoszthatja, kezelheti és megtalálhatja a tartalmakat; a Microsoft 365 biztonsági mentés és archiválás szolgáltatással való integráció pedig biztosítja az adatok biztonságát és hozzáférhetőségét. 

Miért fontos az adatmegőrzés a vállalatok számára? 

Védje adatai jövőjét


Az adatmegőrzés kulcsfontosságú stratégia a megfelelőség, a védelem és a működési hatékonyság biztosításához. A jól kidolgozott adatmegőrzési szabályok segítik a vállalatokat a biztonság fenntartásában, a gyors helyreállításban és az adatok hatékony kezelésében.

Jogszabályi megfelelőség
Az adatmegőrzés garantálja, hogy szervezete megfeleljen az olyan jogszabályoknak, mint a HIPAA, a GDPR és az SOX. Az adatok előírt ideig történő megőrzésével és biztonságos tárolásával biztosíthatja a megfelelőséget, és elkerülheti a költséges bírságokat.

Kockázatkezelés és adatvédelem
A megfelelő adatmegőrzési stratégiákkal megelőzheti az adatvesztést, a zsarolóvírusok támadásait és a véletlen törléseket. A biztonsági mentési megoldások és a jól strukturált megőrzési időszakok lehetővé teszik a gyors helyreállítást, miközben megőrzik a kritikus adatokat.

Hatékony tartalomtárolás és -visszakeresés
Egy átlátható megőrzési szabályzat leegyszerűsíti az adatok tárolását, archiválását és visszakeresését. Az adatok kategorizálásával és megőrzési idők meghatározásával időt és erőforrást takaríthat meg, miközben gyors hozzáférést biztosít a kulcsfontosságú tartalmakhoz.

Továbbfejlesztett tartalomirányítás
Az egyértelmű adatmegőrzési szabályzatok növelik a felelősségvállalást és az elszámoltathatóságot. A világosan meghatározott szerepkörök és munkafolyamatok biztosítják a következetes kezelést és felügyeletet, ami jobb biztonságot és hatékonyabb működést eredményez.

Adatmegőrzési megfelelőségi követelmények

A jogi előírások betartása és vállalkozás védelme
 

A szabályoknak való megfelelés elengedhetetlen ahhoz, hogy az adatok tárolása, védelme és megsemmisítése megfelelően történjen. A jogszabályok előírják, hogy a különböző típusú adatokat mennyi ideig kell megőrizni, hogyan kell őket védeni és mikor kell őket biztonságosan törölni. A szabályok be nem tartása bírságokhoz, hírnévkárosodáshoz és biztonsági kockázatokhoz vezethet.

Általános adatvédelmi rendelet (GDPR)
  • Ez minden olyan szervezetre vonatkozik, amely az Európai Unió (EU) polgárainak adatait kezeli. 
  • A személyes adatokat csak az eredeti céljukhoz szükséges ideig szabad megőrizni. 
  • A szervezeteknek világos szabályzatban kell meghatározniuk és dokumentálniuk a megőrzési időszakokat. 
  • A személyes adatokat biztonságosan törölni kell, amint azok már nem szükségesek. 
Kaliforniai fogyasztói adatvédelmi törvény (CCPA) / Kaliforniai adatvédelmi jogokról szóló törvény (CPRA)
  • A kaliforniai állami jogszabályokra vonatkozik. 
  • A szervezeteknek nyilvánosságra kell hozniuk adatmegőrzési irányelveiket, valamint az általuk gyűjtött személyes adatok kategóriáit. 
  • A fogyasztóknak joguk van kérni személyes adataik törlését. 
  • A szervezeteknek a törlési kérelmeket a meghatározott határidőn belül teljesíteniük kell. 
Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA)
  • Az Egyesült Államok szövetségi törvényére vonatkozik. 
  • Az egészségügyi szervezeteknek legalább hat évig meg kell őrizniük az orvosi feljegyzéseket és a védett egészségügyi adatokat (PHI). 
  • A védett egészségügyi adatokat biztonságosan kell megsemmisíteni, amint már nincs rájuk szükség. 
Sarbanes–Oxley törvény (SOX)
  • Az Egyesült Államok szövetségi törvényére vonatkozik. 
  • A nyilvánosan működő társaságoknak a pénzügyi és számviteli nyilvántartásaikat legalább hét évig meg kell őrizniük. 
  • A nyilvántartásokat a megőrzési idő lejárta után biztonságosan kell megsemmisíteni.
A Szövetségi Kereskedelmi Bizottság (FTC) törvénye
  • Az Egyesült Államok szövetségi törvényére vonatkozik. 
  • Az adatokat "ésszerű ideig" kell megőrizni az eredeti céljuk teljesítéséhez. 
  • Az adatokat biztonságosan kell megsemmisíteni, amint már nincs rájuk szükség.
Graham/Leach/Bliley határozat (GLBA)
  • Az Egyesült Államok szövetségi törvényére vonatkozik. 
  • A pénzügyi intézményeknek legalább öt évig meg kell őrizniük a nyilvántartásokat (például az ügyféladatokat). 
  • Az intézményeknek biztosítaniuk kell az ügyféladatok biztonságos megsemmisítését, amint azokra már nincs szükség.
Munkahelyi Biztonsági és Egészségügyi Hivatal (OSHA)
  • Az Egyesült Államok szövetségi törvényére vonatkozik. 
  • A nyilvántartásoknak tartalmazniuk kell a munkavállalók adatait, az esemény típusát és az alkalmazott kezelést. 
  • A munkáltatóknak legalább öt évig meg kell őrizniük a munkahelyi sérülések és betegségek nyilvántartását. 
  • A veszélyes anyagoknak (például azbeszt vagy ólom) való kitettség nyilvántartását 30 évig kell megőrizni.
A személyes adatok védelméről és az elektronikus dokumentumokról szóló törvény (PIPEDA)
  • Kanada magánszektorbeli szervezeteire vonatkozik, kivéve azokat a tartományokat, ahol hasonló jogszabályok érvényesek. 
  • Az érintettek jogosultak személyes adataikhoz hozzáférni, és kérni azok helyesbítését. 
  • A személyes adatokat csak a gyűjtés céljának teljesítéséhez szükséges ideig szabad megőrizni. 
  • A szervezeteknek egyértelmű megőrzési szabályokat kell kialakítaniuk, és biztonságosan kell megsemmisíteniük a személyes adatokat, amikor azokra már nincs szükség.
 

Hozza létre saját adatmegőrzési szabályát

  1. Először az adatok auditálása
    Az adatokat típus és bizalmasság szerint azonosítsa és kategorizálja.
  2. Adatmegőrzési idők meghatározása
    Tartsa be a vonatkozó szabályozási előírásokat (például a HIPAA-t vagy a GDPR-t), és tegyen különbséget a rövid és a hosszú távú igények között.
  3. Tárolási és megsemmisítési szabályok kialakítása
    Határozza meg a biztonságos tárolás, archiválás és adatmegsemmisítés folyamatát.
  4. Szerepkörök hozzárendelése
    Tisztázza a tulajdonjogot és a felelősségi köröket a csapatok között.
  5. Képzés és automatizálás
    Képezze a csapatokat, és automatizálja a szabályok betartatását (például értesítések és ütemezett törlések segítségével).
  6. Figyelés a teljesítmény javítása érdekében
    Rendszeresen auditálja és frissítse a szabályokat a változó előírások és igények szerint.
Kék háttér
Adatmegőrzési szabály

Hogyan hozzunk létre és valósítsunk meg adatmegőrzési szabályt?

Egy megbízható adatmegőrzési szabály bevezetése elengedhetetlen a jogszabályi előírások betartása és az adatbiztonság szempontjából. Kövesse az alábbi lépéseket, hogy szervezete az adatmegőrzést, -tárolást és -megsemmisítést oly módon tudja kezelni, amely csökkenti a kockázatokat és megfelel a jogszabályi előírásoknak.

1. lépés: A meglévő adatok auditálása

Azonosítsa a szervezet által kezelt adatokat, és osztályozza azokat típus és bizalmasság szerint. Ez elősegíti az adatok megőrzésének fontossági sorrendbe állítását és biztosítja a jogszabályi előírások betartását.

2. lépés: Adatmegőrzési idők meghatározása

Határozza meg az adatmegőrzési időket a jogi követelmények (például HIPAA, SOX, GDPR) alapján. Egyértelműen különböztesse meg a rövid és hosszú távú igényeket, hogy elkerülje a felesleges adatmegőrzést. 

3. lépés: Tárolási, archiválási és megsemmisítési eljárások kialakítása

Állapítsa meg az adatok biztonságos tárolásának, archiválásának és törlésének módszereit. Biztosítsa, hogy a biztonsági mentési rendszerek összhangban legyenek a megsemmisítési szabályzatokkal a bizalmas adatok védelme érdekében. 

4. lépés: Szerepkörök és felelősségek kijelölése

Határozza meg, hogy az IT-, a megfelelőségi és az üzleti csapatok közül ki felel az adatmegőrzési folyamatért. Rendeljen felelősségi köröket a szabályzat betartatásának biztosítására.

5. lépés: Csapatképzés és munkafolyamatokba integrálás

Képezze ki a csapatokat az adatok osztályozására, tárolására és megsemmisítésére. Automatizálja a szabályzat betartatását értesítésekkel és ütemezett törlésekkel a következetesség érdekében. 

6. lépés: Figyelés, értékelés és folyamatos fejlesztés

Rendszeresen végezzen auditálásokat és felülvizsgálatokat, hogy a szabályzatok mindig megfeleljenek az aktuális előírásoknak. Szükség szerint frissítse a szabályzatokat, hogy azok megfeleljenek a jogszabályi előírásoknak.

Erős adatmegőrzési stratégia kialakítása a hatékonyabb cégirányítás érdekében

Állítsa be azokat a szabályokat, amelyek védik adatait


Egy átfogó adatmegőrzési stratégia elengedhetetlen a megfelelőség, az üzletmenet folytonossága, a kockázatcsökkentés és a költséghatékonyság biztosításához. Világos szabályzatok és megbízható rendszerek bevezetésével a szervezetek hatékonyan kezelhetik adataikat, megfelelhetnek a szabályozásoknak, és minimalizálhatják az üzemeltetési kockázatokat.


Miért érdemes erős adatmegőrzési gyakorlatokat alkalmazni?
  • Megfelelőség – garantálja a HIPAA, a GDPR és az SOX szabályozásainak betartását. 
  • Üzletmenet-folytonosság – védi a kritikus adatokat, hogy fennakadások esetén is biztosítva legyen a zavartalan működés. 
  • Kockázatcsökkentés – csökkenti az adatvédelmi incidensek és az adatvesztés kockázatát. 
  • Költségmegtakarítás – segít elkerülni a fölösleges tárolási és feldolgozási kiadásokat.
Az adatmegőrzési stratégia kulcselemei
  • Átlátható szabályzatok – Határozza meg az adatok megőrzési idejét, kezelőit és védelmi módját. 
  • Cégirányítás – Hozzon létre folyamatokat a hozzáférés-ellenőrzés, az ellenőrzések és az elszámoltathatóság biztosítására. 
  • Biztonságos tárolás és archiválás – Az adatokat megbízható és a szabályozási előírásoknak megfelelő tárolási módszerekkel védje. 
  • Megbízható biztonsági mentési stratégiák – Gondoskodjon arról, hogy az adatok elvesztése vagy sérülése esetén azok gyorsan helyreállíthatók legyenek.
A szabályozás változásával a vállalkozásoknak rendszeresen frissíteniük kell adatmegőrzési irányelveiket, hogy az adatokat nagy méretekben kezelhessék, és megfeleljenek a jogszabályi előírásoknak. A proaktív megközelítés garantálja, hogy stratégiája hatékony marad és összhangban áll a jogi követelményekkel.

Gyakori kérdések

  • Az adatmegőrzési szabályzat olyan szabályok és irányelvek összessége, amelyek meghatározzák, hogy egy szervezet mennyi ideig őrzi meg adatait, hogyan tárolja azokat, valamint mikor törli vagy archiválja őket. Ez az irányelv biztosítja, hogy a szervezet betartsa a jogi előírásokat és hatékonyan kezelje az adatokat azáltal, hogy csak a szükséges információkat tárolja, az elavult vagy felesleges tartalmakat pedig biztonságosan megsemmisíti.
  • Amint az adatok megőrzési ideje lejárt, azokat biztonságosan törölni vagy archiválni kell. A biztonságos törlés biztosítja, hogy a bizalmas információk ne legyenek tovább hozzáférhetők, míg az archiválás olyan adatok esetében alkalmazható, amelyeket jogszabályi előírások betartása vagy későbbi hivatkozás céljából meg kell őrizni. A rendszeres auditok és az automatizált rendszerek hozzájárulhatnak ezeknek a gyakorlatoknak a betartatásához, és biztosíthatják, hogy egyetlen adatot se tároljanak a szükségesnél hosszabb ideig.
  • Adatmegőrzési szabályzatok bevezetése a jogi megfelelés érdekében:

    1. Meglévő adatok auditálása – az adatok típus és bizalmasság szerinti azonosítása és osztályozása.
    2. A megőrzési idők meghatározása – a megőrzési időket igazítsa a vonatkozó szabályozásokhoz (például HIPAA, GDPR vagy SOX).
    3. Tárolási és megsemmisítési eljárások kialakítása – biztonságos tárolási módszerek, archiválási folyamatok és törlési gyakorlatok meghatározása. 
    4. Szerepek és felelősségek kijelölése – az IT, a megfelelőség és az üzleti csapatok közötti felelősségek egyértelműsítése.
    5. Rendszeres felülvizsgálatok – a szabályzatok időszakos auditálása és frissítése a változó jogszabályoknak megfelelően.
  • A tartalomirányítás azokat az irányelveket és folyamatokat jelenti, amelyek azt szabályozzák, hogy az adatok és a tartalmak hogyan legyenek kezelve, hogyan lehessen hozzájuk férni, hogyan legyenek tárolva és hogyan legyenek törölve a szervezeten belül. Ez biztosítja, hogy a tartalom védett legyen, megfeleljen a jogszabályi előírásoknak és szükség esetén hozzáférhető legyen. A hatékony cégirányítás világos szerepek, felelősségek és munkafolyamatok kialakítását jelenti az adatok biztonságos kezelése érdekében.
  • A tartalom biztonsági mentése azt jelenti, hogy az adatokról másolatokat készítenek és tárolnak, hogy megvédjék azokat az elvesztéstől vagy a sérüléstől. A biztonsági mentési stratégiák biztosítják, hogy a fontos tartalmak visszaállíthatók legyenek rendszerhiba, kibertámadás (például zsarolóvírus) vagy véletlen törlés esetén. Ez az adatmegőrzési stratégiák kulcsfontosságú eleme az üzletmenet folytonosságának biztosításához. 
  • A tartalom archiválása olyan inaktív vagy régebbi adatok tárolását jelenti, amelyeket már nem használnak aktívan, de amelyeket jogszabályi előírások, jogi vagy archiválási célokból továbbra is meg kell őrizni. Az archiválás biztosítja, hogy az adatok biztonságosan tárolva legyenek, és auditok vagy jogi zárolások esetén elérhetők maradjanak, miközben nem foglalnak fölösleges helyet az aktív rendszerekben. Ezt gyakran biztonságos, szabályozásoknak megfelelő tárolási megoldásokkal végzik, például a SharePoint vagy más felhőalapú platformok használatával.

A Microsoft 365 követése

Magyar (Magyarország) Fogyasztói állapot adatainak védelme Kapcsolatfelvétel a Microsofttal Adatvédelem Cookie-k kezelése Használati feltételek Védjegyek A hirdetéseinkről EU Compliance DoCs