Membantu bisnis kecil melindungi aset terpentingnya: data mereka
Pengusaha di seluruh dunia menghadapi berbagai tantangan, mulai dari menarik dan mempertahankan karyawan di bursa kerja yang kompetitif hingga perubahan norma di tempat kerja sehingga sudah menjadi hal wajib untuk menyediakan alat terkini di setiap perangkat agar dapat bersaing. Menjadi lebih efisien memungkinkan Anda untuk bekerja secara optimal, serta memusatkan fokus pada pelanggan dan karyawan. Di area inilah teknologi dan peralatan yang tepat memainkan perannya. Memastikan bahwa Anda mampu bersaing untuk mendapatkan SDM, memiliki alat terbaru, dan memungkinkan orang-orang bekerja dari mana saja berarti Anda harus melindungi data dalam cara baru dari lanskap yang semakin dipenuhi ancaman.
Dengan dukungan Windows 7 yang akan berakhir pada 14 Januari 2020, diikuti oleh Office 2010, sangat penting untuk memastikan bahwa Anda tidak hanya memiliki pengalaman yang paling produktif, tetapi juga yang paling aman. Microsoft 365 Business, yang menyertakan Office 365, Windows 10, dan fitur keamanan terbaru di perangkat modern akan memastikan Anda terlindung di mana saja.
Pada Pekan Usaha Kecil Nasional (National Small Business Week) ini, kami mendorong bisnis kecil yang menggunakan Microsoft 365 Business untuk berkembang, bersaing, dan menawarkan pengalaman pelanggan yang memuaskan sekaligus melakukan pekerjaan terbaik secara kolaboratif dan aman. Hari ini, saya ingin menceritakan tiga kisah pelanggan yang menginspirasi kami dan memberikan penawaran untuk membantu Anda memulai transformasi: Diskon 15 persen untuk langganan tahunan Office 365 Bisnis Premium, tersedia mulai 5 Mei 2019 hingga 11 Mei 2019 di A.S.
The PUR Company
Pada tahun 2010, Jay Klein, pendiri dan CEO The PUR Company, menjajakan produknya dari pintu ke pintu dengan mentalitas “mencalonkan diri menjadi walikota” untuk menyebarkan informasi bahwa PUR telah mengembangkan permen karet tanpa aspartam. Ini hanya permulaan kecil yang mendorong bisnis tersebut hingga berhasil melaporkan penjualan di lebih dari 50 negara dan 50.000 gerai ritel hari ini. Meskipun sudah memiliki pengaruh global seperti ini, bisnis ini masih memiliki banyak rencana pengembangan, dengan 65 karyawan yang tersebar di Kanada, A.S., dan Eropa.
Seiring berkembangnya perusahaan ini, masalah terkait keamanan data, kolaborasi jarak jauh, dan manajemen perangkat seluler juga meningkat. PUR memilih Microsoft 365 untuk membantu mereka mengikuti pertumbuhan yang pesat dan keberhasilan produknya.
Semakin mereka tumbuh, realitas terkait pengenalan karyawan dan penyimpanan pun muncul. Ancaman keamanan dari pengelabuan dan tindakan berbahaya lainnya mulai menghantui. Karyawan di berbagai benua memerlukan saluran komunikasi dan kolaborasi yang lebih aman, real-time, dan andal. Mereka membutuhkan solusi yang tidak memerlukan pemeliharaan di tempat, yang dapat berkembang sesuai kemampuan bisnisnya, serta menawarkan kemampuan kolaborasi, mobilitas, dan keamanan bawaan yang diperlukan karyawan. PUR menemukan jawaban untuk semua kebutuhan ini di Microsoft 365.
Karyawan kini menggunakan fungsionalitas berbagi dokumen dan obrolan yang persisten di Teams untuk meningkatkan kolaborasi. Selain itu, dengan penggunaan perangkat seluler yang meningkat di perusahaan, kemampuan manajemen perangkat dan aplikasi yang fleksibel kini menjadi jauh lebih penting. PUR menggunakan Intune untuk memberikan atau menghapus akses perangkat seluler ke data perusahaan, membantu perangkat tersebut tetap mematuhi protokol keamanan perusahaan, dan mengelola aplikasi seluler yang digunakan karyawan. Dengan menerapkan Intune, PUR juga telah meminimalkan penyiapan perangkat karyawan baru yang semula memerlukan satu hari kerja menjadi kurang dari satu jam.
Meskipun peningkatan yang telah dilakukan The PUR Company dalam komunikasi, keamanan, mobilitas, dan wawasan terhitung besar, Cerys Cook, Wakil Direktur Personalia dan Budaya di PUR melihat pengaruh manusia sebagai pencapaian terbesar perusahaan. “Dari sudut pandang kualitas hidup, dan dari sudut pandang bisnis terkait tingkat retensi karyawan, kami paham para karyawan sekarang lebih merasa menjadi bagian dari tim, seperti keluarga,” kata Cook. “Hal tersebut sangat berarti bagi kami.”
Meals on Wheels
Jika Anda atau orang tersayang memiliki mobilitas yang terbatas, Anda pasti paham bagaimana hal tersebut dapat sangat mengganggu. Meals on Wheels adalah organisasi nirlaba yang tidak hanya bertujuan mengirimkan makanan, tetapi juga interaksi manusia kepada anggota masyarakat yang paling membutuhkannya.
Mengirimkan makanan hangat bagi orang yang membutuhkan mungkin terlalu terang-terangan, tetapi misi sederhana Meals on Wheels menyingkirkan kerumitan yang ada: fluktuasi jumlah sukarelawan setiap harinya, klien yang selalu berubah, dan jumlah orang-orang yang membutuhkan.
Selain mengelola agenda 2.000 sukarelawan beserta jadwalnya sendiri, Meals on Wheels di Greenville County secara rutin mengambil data sensitif dari berbagai sumber yang berisi informasi pembayaran dari donatur dan diagnosis klien untuk memaksimalkan efisiensi. Menjamin akses ke data ini sekaligus melakukan langkah-langkah untuk mengamankan informasi pribadi menjadi prioritas utama mereka.
Menangani kebutuhan utama untuk mengoptimalkan pengiriman terlebih dahulu, Meals on Wheels menerapkan Microsoft Teams dan Microsoft SharePoint. Teams memungkinkan sukarelawan dan karyawan berkomunikasi melalui suara, video, maupun obrolan dari mana saja. Perubahan rute mendadak kini menjadi mudah ditangani dan dilacak, dan jika ada sukarelawan yang tersesat atau lupa rutenya, mereka dapat segera meminta bantuan atau memeriksa ulang catatan hari tersebut.
Dengan kemampuan kolaboratif barunya yang telah dijelaskan, Meals on Wheels di Greenville County mengubah fokusnya ke area keamanan. Prioritas organisasi tersebut saat ini adalah manajemen perangkat seluler. Setiap sukarelawan yang bekerja dengan Meals on Wheels memerlukan akses ke data klien sensitif untuk melakukan pengiriman; artinya, jika perangkat hilang, ada potensi bahwa data pribadi ratusan individu rentan yang harus selalu berada di rumah akan terbongkar.
Untungnya, Microsoft 365 menyertakan kemampuan manajemen perangkat seluler yang canggih, termasuk opsi untuk menghapus akses pengguna ke data sensitif saat perangkat hilang. Dengan demikian, data sensitif akan tetap aman di mana pun lokasi perangkat yang hilang berada.
John’s Crazy Socks
Entah Anda menyukai anjing corgi, permainan kata, maupun Edgar Allen Poe, Anda akan menemukan kaus kaki warna-warni sesuai kesukaan Anda di John’s Crazy Socks, perusahaan kecil yang mengirimkan 43.000 pesanan ke 44 negara di tahun pertamanya. Baik pelanggan memilih kaus kaki yang menyala dalam gelap, dengan rambut boneka monster yang dapat disisir, atau mempromosikan kesadaran terhadap disabilitas seperti autisme atau sindrom Down, jika pesanan masuk sebelum pukul 15.00, perusahaan “ahli kaus kaki” ini akan mengirimnya di hari yang sama.
Mengelola fluktuasi yang tinggi dalam bisnis dan menjual Monday Madness Mystery Bags berisi kaus kaki yang dipilih secara acak bukanlah satu-satunya pertimbangan khusus dalam bisnis. Perusahaan memerlukan peralatan baru untuk menangani data bisnis dan membantu staf yang terus bertambah agar tetap terhubung (John’s Crazy Socks awalnya memiliki 4 karyawan, bertambah hingga 35 orang dalam 10 bulan). Banyak karyawan bekerja paruh waktu agar tidak kehilangan manfaat disabilitas, dan mereka tidak selalu memiliki akses ke komputer di luar jam kerja; sebagian besar bahkan belum pernah memiliki alamat email. Mengatur giliran kerja dan bertukar informasi acara dengan keluarga dan wali dilakukan melalui telepon atau dokumen cetak.
Beberapa karyawan menggunakan fungsi dasar seperti email serta penyimpanan dan berbagi file, dan lainnya menggunakan lebih banyak fitur kolaborasi seperti Skype for Business dan Teams. Bagi mereka, produktivitas dan kolaborasi sama artinya dengan keamanan. Orang-orang tidak perlu mengingat nama pengguna dan kata sandi yang berbeda untuk masuk ke aplikasi yang mereka gunakan setiap harinya. “OneDrive bekerja tanpa masalah dengan aplikasi Office yang kami gunakan setiap harinya, dan OneDrive telah disertakan dalam langganan kami sehingga akan lebih mudah dan hemat biaya daripada menggunakan solusi pihak ketiga,” kata pendiri perusahaan, Mark Cronin.
Bekerja seperti bisnis kecil
Kisah ini membuat saya tidak sabar tentang hal-hal yang dapat kami capai dengan peralatan paling aman dan produktif yang kami miliki. Ingin mendengar selengkapnya tentang tren bisnis kecil dan beberapa perangkat baru terbaik yang tersedia untuk bisnis kecil? Tonton segmen Coffee Across America untuk Pekan Usaha Kecil Nasional.