Tetap produktif saat bekerja dari jarak jauh dengan Microsoft Teams
Bagaimana cara menerapkan sistem bekerja dari jarak jauh bagi puluhan ribu karyawan dalam waktu singkat? Dengan merebaknya wabah COVID-19 di seluruh dunia, hal tersebut menjadi pertanyaan besar bagi Microsoft pada minggu lalu. Hari Rabu lalu, kami mengirimkan email yang meminta sekitar 50.000 karyawan Microsoft di area Seattle agar bekerja dari rumah jika memungkinkan. Kami sudah sering menggunakan Teams, tetapi penggunaannya oleh karyawan Microsoft di AS meningkat secara signifikan dalam beberapa hari pertama sejak sistem bekerja dari jarak jauh diberlakukan sepenuhnya. Pada hari Kamis, tingkat penggunaan obrolan meningkat sebesar 50 persen dari minggu ke minggu dan rapat sebesar 37 persen. Kami juga melihat peningkatan penggunaan di antara pelanggan, karena pekerja di berbagai tempat mulai melakukan rapat, mengobrol, dan berkolaborasi secara online. Kami ingin membantu semua orang mengatasi tantangan ini. Sebagai tim di balik Teams, kami telah menghabiskan banyak waktu untuk mempelajari cara terbaik agar aktivitas bekerja dari rumah tetap produktif dan Anda tetap dapat menerapkan gaya hidup sehat. Oleh karena itu, saya akan memberikan tips terbaik dari kami dalam artikel ini.
Sebelum Anda lanjut membaca: Tips ini merupakan bagian dari upaya berkelanjutan dari kami untuk membantu semua orang tetap terhubung dan produktif selama situasi sulit ini. Minggu lalu, saya telah menyampaikan bahwa individu dan organisasi kini dapat memperoleh Teams secara gratis, beserta rencana komprehensif kami untuk terus menjalankan layanan tanpa gangguan selama situasi sulit ini. Kami juga telah menyampaikan kisah dari pelanggan dan karyawan di seluruh dunia, termasuk para guru dan pelajar di Hong Kong yang menggunakan teknologi untuk memungkinkan inovasi e-learning canggih serta pelanggan di kawasan Tiongkok dan sekitarnya yang menemukan berbagai cara cerdas untuk tetap bekerja. Namun, pelanggan kami juga meminta panduan tentang cara menerapkan sistem bekerja dari jarak jauh. Kami akan terus memberikan tips, informasi, dan kisah pelanggan yang menginspirasi selama merebaknya wabah ini; jadi, jangan lupa untuk kembali dalam beberapa hari ke depan.
Memulai
Saat Anda mulai menerapkan sistem bekerja dari jarak jauh, beberapa kebiasaan penting akan mendukung kesuksesan Anda.
Siapkan ruang kerja
Jika Anda tidak memiliki ruang kerja di rumah, jangan khawatir. Anda tetap dapat bekerja dari rumah secara produktif. Bagaimana caranya? Kami mendesain Teams sebagai kantor virtual yang dapat Anda akses di mana saja. Meskipun tidak ada printer, file cetak, atau telepon meja di rumah, Anda dapat langsung mengakses dokumen di Teams, menyimpan file dengan aman di lokasi yang dapat diakses oleh pengguna yang tepat, serta melakukan panggilan dan rapat dengan cepat. Meskipun demikian, Anda perlu memiliki ruang kerja khusus di rumah agar dapat fokus bekerja secara produktif. Area yang biasa digunakan untuk sarapan, area yang tenang di kamar tidur, meja permainan yang jarang dipakai di ruang bersantai; setiap area yang mendukung Anda untuk fokus dapat digunakan sebagai ruang kerja. Tidak perlu khawatir jika ruang tersebut agak berantakan; gunakan latar belakang buram selama rapat video agar rekan tim hanya fokus pada Anda.
Komunikasi, komunikasi, komunikasi
Meskipun sebagian besar orang sudah cukup sering bekerja dari rumah, kita masih mengandalkan kebiasaan dan jam kerja yang diterapkan saat bekerja di kantor. Namun, ketika Anda bekerja dari rumah, kebiasaan sehari-hari Anda dapat berubah. Hal ini berlaku terutama bagi orang-orang yang harus menyeimbangkan aktivitas bekerja dengan mengasuh anak. Sampaikan jam kerja Anda secara jelas kepada rekan tim dan rekan kerja agar mereka mengetahui waktu yang tepat untuk menghubungi Anda. Anda juga dapat mengatur pesan status di Teams untuk menyampaikan informasi ini secara proaktif.
Selain itu, biasakan untuk memberikan laporan perkembangan secara rutin kepada rekan tim. Perusahaan yang sepenuhnya menerapkan sistem bekerja dari jarak jauh cenderung mengutamakan dokumentasi, karena cara tersebut merupakan langkah penting untuk tetap terhubung saat bekerja dari jarak jauh. Posting informasi terbaru, wawasan, dan sumber daya bermanfaat yang Anda temukan di saluran Teams, sehingga rekan tim dapat mengetahui hal yang Anda kerjakan meskipun Anda jarang mengobrol santai. Dengan demikian, mereka dapat mencari ide atau konten dalam saluran ketika memerlukannya.
Jaga pola hidup sehat
Tanpa kebiasaan yang dilakukan saat hari kerja, seperti pergi untuk membeli makan siang atau melakukan perjalanan ke kantor, upaya untuk tidak terpaku pada pekerjaan dalam waktu yang terlalu lama mungkin sulit dilakukan. Pekerja jarak jauh terkadang bekerja dalam waktu lama dan mengabaikan waktu istirahat untuk berolahraga, bersosialisasi, atau menyantap makanan bergizi. Hal ini berpotensi menyebabkan stres dan kejenuhan. Ingat: selalu utamakan kesehatan Anda. Luangkan waktu untuk makan, minum air putih yang cukup, serta ingatkan diri sendiri untuk berhenti bekerja jika jam kerja memang telah berakhir. Perilaku tersebut tidak hanya dapat menjaga kesehatan, tetapi juga membantu Anda agar lebih produktif dalam jangka waktu yang panjang.
Menjalankan rapat yang optimal
Mulai terapkan rapat online
Tanpa ruang konferensi fisik, mengumpulkan semua orang di satu tempat dapat menjadi hal yang paling sulit dilakukan ketika bekerja dari jarak jauh. Saat menyelenggarakan rapat di Teams, pastikan semua rapat memiliki opsi “gabung” virtual untuk membuat ruang konferensi online. Kami juga menyarankan agar semua peserta mengaktifkan video jika mereka dapat melakukannya. Interaksi tatap muka akan sangat membantu semua orang agar merasa terhubung. Teams memiliki beragam pilihan kamera yang bersertifikat, serta perangkat seperti headset dan telepon speaker untuk memastikan bahwa Anda dan rekan kerja dapat selalu berkomunikasi tanpa masalah.
Selalu inklusif dan perhatikan suasana
Melakukan rapat online mungkin membuat kita sulit memperhatikan isyarat visual yang digunakan rekan kerja saat ingin menyampaikan pendapat dalam rapat. Panggilan konferensi dengan peserta yang sangat banyak juga dapat mempersulit peserta untuk menyampaikan pendapat. Penyelenggara harus menjeda rapat secara berkala untuk memberi peluang bagi peserta yang ingin mengajukan pertanyaan dan mengingatkan peserta bahwa mereka juga dapat menggunakan jendela obrolan untuk menyampaikan gagasan.
Rekam rapat Anda
Untuk menambah waktu tatap muka, beberapa pekerja jarak jauh menjadwalkan rapat tambahan agar tetap terhubung dengan pelanggan, mitra, dan rekan kerja. Jika tidak dikelola dengan baik, beberapa jadwal dapat bertumpang-tindih di waktu yang sama. Jika organisasi Anda mengizinkannya, rekam rapat di Teams agar rekan kerja lainnya dapat menontonnya nanti. Jika tidak dapat menghadiri rapat secara langsung, minta penyelenggara untuk merekam rapat untuk Anda. Transkrip yang dibuat secara otomatis juga sangat membantu apabila Anda ingin mengingat informasi yang dibahas dalam rapat. Ingin mempelajari selengkapnya tentang Rapat Teams? Pelajari tips lainnya di sini.
Tetap terhubung
Jangan lupa melakukan obrolan santai
Satu hal yang paling dirindukan para pekerja jarak jauh adalah percakapan santai bersama kolega di kantor. Obrolan di dapur atau ruang bersantai tidak hanya membantu kita tetap terhubung, tetapi juga sering kali memberikan informasi atau wawasan penting yang tidak terduga. Jangan lupa untuk menghubungi rekan kerja Anda. Anggap pesan obrolan sebagai ruang santai virtual Anda dan atur pengingat untuk menanyakan kabar rekan kerja secara rutin. Emoji, GIF, dan stiker dapat digunakan untuk melakukan obrolan yang ringan dan menghibur.
Satukan tim Anda
Dengan bekerja secara jarak jauh, Anda mungkin merasa seperti terasing. Sebagai seorang pemimpin, Anda perlu memungkinkan kesempatan bagi seluruh tim untuk berkumpul secara virtual. Lakukan rapat rutin sesuai jadwal atau makan siang bersama tim, cukup kumpulkan mereka secara online. Gunakan saluran “Umum” di Teams untuk melakukan diskusi yang menarik bagi semua orang. Untuk curah pendapat berskala besar, Anda dapat menggunakan aplikasi Microsoft Whiteboard, yang menyediakan kanvas digital tak terbatas bagi peserta rapat untuk mengumpulkan ide dan berkolaborasi secara langsung di Teams. Pimpinan tim sebaiknya mengunduh Crisis Communication Power App. Anda dapat menggunakan aplikasi yang dapat disesuaikan ini untuk menyampaikan setiap informasi yang perlu diketahui seluruh anggota tim selama wabah ini merebak.
Bersenang-senanglah!
Penting untuk membangun dan mempertahankan semangat tim karena adanya berbagai perubahan yang terjadi ketika bekerja dari jarak jauh. Ada banyak hal yang dapat Anda lakukan di Teams agar semua orang selalu berpikir positif dan terhubung. Bagikan berita dan kisah di obrolan tim, atau selenggarakan kontes foto. Salah satu pelanggan pendidikan kami di Tiongkok menyelenggarakan lomba memasak untuk pelajar yang ternyata menjadi kegiatan yang sangat populer.
Saya paham bahwa setiap individu dan tim memiliki cara kerja yang berbeda. Namun, saya berharap tips dari tim kami ini dapat membantu Anda tetap produktif dan terhubung saat Anda mulai menerapkan sistem bekerja dengan cara yang baru. Ingat, Anda dapat menggunakan Teams mulai sekarang dengan masuk atau mendaftar secara gratis.
Siapkan diri untuk bekerja secara jarak jauh! Unduh daftar periksa bekerja dari jarak jauh dan bagikan dengan rekan tim Anda.
Daftar periksa bekerja dari jarak jauh:
- Siapkan ruang kerja
- Sering berkomunikasi
- Jaga pola hidup sehat
- Mulai terapkan rapat online
- Selalu inklusif dan perhatikan suasana
- Rekam rapat Anda
- Jangan lupa melakukan obrolan santai
- Satukan tim Anda
- Bersenang-senanglah!