This is the Trace Id: c19fcd2fb8a8d45b74cc678afa9a20c9
Lompati ke konten utama Manajemen Konten Manajemen aset digital Manajemen Dokumen Manajemen Konten Perusahaan Manajemen Konten dalam Skala Besar Retensi Data Hub komunitas Manajemen Konten Copilot untuk Microsoft 365 SharePoint Arsip Microsoft 365 Cadangan Microsoft 365 OneDrive Dukungan Selengkapnya tentang Microsoft 365
Seorang perempuan menulis di papan cerdas.
Pengantar

Strategi retensi data untuk tata kelola yang lebih efektif

Pertahankan kepatuhan, lindungi data penting, dan pastikan pemulihan cepat ketika terjadi kehilangan data. Pelajari tentang alat retensi cerdas yang dapat Anda gunakan di seluruh perusahaan.
Jelajahi Arsip Microsoft 365 Temukan Cadangan Microsoft 365
Retensi data adalah proses menyimpan data penting selama jangka waktu tertentu guna melindungi data dari pelanggaran, serta mendukung kepatuhan dan kelangsungan bisnis.


Retensi data membantu bisnis tetap patuh, mengelola risiko, dan menjalankan operasi dengan efisien. Retensi data terintegrasi dengan manajemen konten perusahaan (ECM) dan sistem manajemen dokumen (DMS) untuk mengoptimalkan pengambilan dan penyimpanan data.
  • Tentukan durasi penyimpanan data agar tetap patuh dan menghindari biaya penyimpanan yang tidak perlu.
  • Manfaatkan sistem, seperti ECM dan DMS untuk mengotomatiskan manajemen data sehingga retensi dan pengambilan data menjadi lebih mudah.
  • Lakukan pemeriksaan dan pembaruan strategi retensi data secara berkala untuk terus memantau kebutuhan bisnis dan peraturan baru.
  • Hapus dengan aman data yang sudah tidak diperlukan untuk melindungi informasi sensitif dan meminimalkan risiko.
  • Beri staf Anda pelatihan kebijakan retensi data agar semua staf memahami perannya dalam menjaga keamanan dan kepatuhan.
latar belakang
Dasar-dasar retensi data

Menguasai retensi data

Lindungi data Anda

Jaga data tetap aman, patuh, dan dapat diakses. 
Seorang perempuan duduk di kursi sambil menggunakan laptop.

Tetapkan kebijakan yang jelas

Tentukan durasi penyimpanan data dan siapa yang dapat mengakses, mengedit, atau menghapusnya.
Seorang laki-laki duduk di kursi sambil menggunakan laptop

Ketahui periode retensi data

Jaga kepatuhan dengan menyimpan data sesuai durasi yang diwajibkan secara hukum.
seorang perempuan menggunakan ponsel

Arsipkan agar mudah diakses

Simpan data tidak aktif dengan aman agar siap untuk audit atau kebutuhan hukum.
seorang laki-laki menggunakan laptop

Hapus dengan keyakinan

Hapus dengan aman data usang untuk menjaga keamanan.

Aspek penting retensi data

Simpan data Anda secara cerdas untuk meningkatkan keamanan dan kontrol


Retensi data yang efektif adalah elemen penting dalam strategi manajemen data setiap organisasi. Retensi data memastikan data terlindungi, mematuhi regulasi, dan mudah diakses saat diperlukan.

Kebijakan retensi data
Kebijakan retensi data menetapkan peraturan untuk durasi penyimpanan data dan siapa yang dapat mengakses, mengedit, atau menghapusnya. Kebijakan ini mencakup standar metadata, alur kerja persetujuan, dan penetapan peran kepada tim, seperti TI dan kepatuhan. Pemantauan dan automasi kebijakan ini memastikan kepatuhan dan meminimalkan risiko.

Periode retensi data
Periode retensi menentukan durasi data harus disimpan berdasarkan tingkat sensitivitas dan persyaratan hukumnya. Menetapkan durasi retensi yang tepat membantu bisnis tetap mematuhi peraturan, mengelola risiko, dan memastikan data penting tersedia untuk audit atau kebutuhan hukum.

Pengarsipan data
Pengarsipan data menyimpan informasi untuk penggunaan jangka panjang dan memudahkan pengambilan. Dengan repositori terpusat, pengindeksan yang jelas, dan metadata, organisasi dapat mengakses data secara efisien saat diperlukan, baik untuk keperluan audit maupun hukum, dengan bantuan solusi DMS atau ECM.

Penghapusan data
Setelah periode retensi berakhir, penghapusan data yang aman memastikan konten usang terhapus dengan aman. Menyelaraskan cadangan dengan kebijakan retensi sangat penting untuk mencegah agar informasi sensitif tidak disimpan lebih lama dari yang diperlukan guna memastikan kepatuhan dan keamanan.
latar belakang biru
Solusi

Solusi pengarsipan dan pencadangan data

Microsoft 365 menawarkan solusi tangguh untuk perlindungan dan pemulihan data, yang mencakup pengarsipan jangka panjang, pencadangan data, dan alat kolaborasi. 

Arsip Microsoft 365

Simpan data yang tidak aktif di SharePoint dengan penyimpanan dingin yang hemat biaya dan mematuhi peraturan. Memastikan kepatuhan sekaligus menjaga data Anda tetap aman dan mudah diakses di masa depan. 
Pelajari selengkapnya

Cadangan Microsoft 365

Lindungi data Anda dengan solusi cadangan yang andal untuk pemulihan yang cepat guna memastikan kelangsungan bisnis dan restorasi data yang hilang atau rusak dengan cepat. 
Pelajari selengkapnya

SharePoint di Microsoft 365

Bagikan, kelola, dan temukan konten dengan mudah menggunakan SharePoint, yang terintegrasi dengan Arsip dan Cadangan Microsoft 365 untuk memastikan data aman dan mudah diakses. 
Pelajari selengkapnya

Mengapa retensi data penting bagi perusahaan? 

Lindungi masa depan data Anda


Retensi data merupakan strategi penting untuk kepatuhan, perlindungan, dan efisiensi operasional. Kebijakan retensi yang ditetapkan dengan baik akan memungkinkan bisnis tetap aman, melakukan pemulihan dengan cepat, dan mengelola datanya secara efektif.

Kepatuhan terhadap peraturan
Retensi data memastikan organisasi Anda memenuhi persyaratan hukum, seperti HIPAA, GDPR, dan SOX. Dengan menyimpan data sesuai periode yang diwajibkan dan menyimpannya dengan aman, artinya Anda telah mematuhi dan menghindari denda yang bernilai besar.

Manajemen risiko dan perlindungan data
Strategi retensi yang tepat akan melindungi Anda dari kehilangan data, serangan ransomware, dan penghapusan yang tidak disengaja. Solusi pencadangan dan periode retensi yang terstruktur memungkinkan pemulihan cepat dari gangguan sehingga data penting tetap aman.

Penyimpanan dan pengambilan konten yang efisien
Kebijakan retensi yang jelas mempermudah penyimpanan, pengarsipan, dan pengambilan data. Dengan mengategorikan data dan mengatur jadwal retensi, Anda akan menghemat waktu dan sumber daya sekaligus memastikan konten penting dapat diakses dengan cepat.

Peningkatan tata kelola konten
Kebijakan retensi data yang transparan akan meningkatkan akuntabilitas dan kepemilikan. Penetapan peran dan alur kerja memastikan pengelolaan dan pengawasan konsisten sehingga meningkatkan keamanan dan efisiensi operasi.

Persyaratan kepatuhan terkait retensi data

Penuhi standar hukum dan lindungi bisnis Anda
 

Kepatuhan sangat penting untuk memastikan data disimpan, dilindungi, dan dihapus dengan benar. Regulasi mengatur durasi penyimpanan setiap jenis data, metode perlindungannya, dan waktu penghapusan yang aman. Ketidakpatuhan terhadap regulasi ini dapat mengakibatkan denda, kerusakan reputasi, dan risiko keamanan.

Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR)
  • Berlaku untuk organisasi yang memproses data warga Uni Eropa (UE). 
  • Data pribadi hanya boleh disimpan selama diperlukan untuk tujuan aslinya. 
  • Organisasi wajib menetapkan dan mendokumentasikan periode retensi dalam kebijakan yang jelas. 
  • Data pribadi harus dihapus secara aman jika sudah tidak diperlukan. 
Undang-Undang Privasi Konsumen California (CCPA)/Undang-Undang Hak Privasi California (CPRA)
  • Berlaku untuk hukum negara bagian California. 
  • Organisasi wajib mengungkapkan kebijakan retensi data mereka dan kategori data pribadi yang mereka kumpulkan. 
  • Konsumen berhak meminta penghapusan data pribadi mereka. 
  • Organisasi wajib memenuhi permintaan penghapusan dalam jangka waktu yang ditentukan. 
Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan (HIPAA)
  • Berlaku untuk hukum federal Amerika Serikat. 
  • Organisasi layanan kesehatan harus menyimpan rekam medis dan informasi kesehatan pribadi (PHI) minimal selama enam tahun. 
  • PHI harus dihapus secara aman jika sudah tidak diperlukan. 
Undang-Undang Sarbanes–Oxley (SOX)
  • Berlaku untuk hukum federal Amerika Serikat. 
  • Perusahaan publik harus menyimpan data keuangan dan akuntansi minimal selama tujuh tahun. 
  • Data harus dihapus secara aman setelah periode retensi berakhir.
Undang-Undang Komisi Perdagangan Federal (FTC)
  • Berlaku untuk hukum federal Amerika Serikat. 
  • Data harus disimpan selama "periode yang wajar" untuk memenuhi tujuan yang dimaksudkan. 
  • Data harus dihapus secara aman jika sudah tidak diperlukan.
Undang-Undang Gramm-Leach-Bliley (GLBA)
  • Berlaku untuk hukum federal Amerika Serikat. 
  • Lembaga keuangan harus menyimpan data (contoh informasi pelanggan) minimal selama lima tahun. 
  • Lembaga harus memastikan data pelanggan dihapus secara aman jika sudah tidak diperlukan.
Administrasi Keselamatan dan Kesehatan Kerja (OSHA)
  • Berlaku untuk hukum federal Amerika Serikat. 
  • Data harus berisi detail karyawan, jenis insiden, dan penanganan yang diberikan. 
  • Pemberi kerja harus menyimpan data cedera dan penyakit di tempat kerja minimal selama lima tahun. 
  • Data paparan zat berbahaya (seperti asbes atau timbal) harus disimpan selama 30 tahun.
Undang-Undang Dokumen Elektronik dan Perlindungan Informasi Pribadi (PIPEDA)
  • Berlaku untuk organisasi sektor swasta di seluruh Kanada (kecuali di provinsi dengan undang-undang yang serupa). 
  • Individu berhak mengakses informasi pribadi mereka dan mengajukan permintaan koreksi. 
  • Informasi pribadi hanya boleh disimpan selama diperlukan untuk tujuan pengumpulannya. 
  • Organisasi harus menetapkan kebijakan retensi yang jelas dan memastikan data pribadi dihapus secara aman jika sudah tidak diperlukan.
 

Buat kebijakan retensi data Anda sendiri

  1. Audit data terlebih dahulu
    Identifikasi dan klasifikasikan data berdasarkan jenis dan tingkat sensitivitasnya.
  2. Tentukan periode retensi
    Sesuaikan dengan regulasi kepatuhan (seperti HIPAA atau GDPR), serta bedakan antara kebutuhan jangka pendek dan jangka panjang.
  3. Tetapkan peraturan penyimpanan dan penghapusan
    Tetapkan prosedur penyimpanan, pengarsipan, dan penghapusan yang aman.
  4. Tetapkan peran
    Tentukan kepemilikan dan akuntabilitas di seluruh tim.
  5. Latih dan otomatiskan
    Edukasi tim dan otomatiskan penerapan kebijakan (seperti peringatan dan penghapusan terjadwal).
  6. Pantau untuk meningkatkan kinerja
    Lakukan audit dan pembaruan kebijakan secara berkala seiring perubahan regulasi dan kebutuhan.
latar belakang biru
Kebijakan penyimpanan

Cara membuat dan menerapkan kebijakan retensi data

Menerapkan kebijakan retensi data yang solid sangat penting bagi kepatuhan dan keamanan data. Ikuti langkah-langkah berikut agar organisasi Anda dapat mengelola retensi, penyimpanan, dan penghapusan data dengan cara yang dapat meminimalkan risiko dan memenuhi persyaratan hukum.

Langkah 1: Audit data yang ada

Identifikasi data yang dimiliki organisasi dan klasifikasikan data berdasarkan jenis serta sensitivitasnya. Cara ini membantu memprioritaskan data untuk retensi dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi.

Langkah 2: Tentukan periode retensi

Tetapkan periode retensi berdasarkan persyaratan hukum (seperti HIPAA, SOX, dan GDPR). Tetapkan dengan jelas kebutuhan jangka pendek dan jangka panjang untuk mencegah penyimpanan data yang tidak perlu. 

Langkah 3: Tetapkan prosedur penyimpanan, pengarsipan, dan penghapusan

Terapkan metode penyimpanan, pengarsipan, dan penghapusan data yang aman. Pastikan sistem pencadangan selaras dengan kebijakan penghapusan untuk melindungi informasi sensitif. 

Langkah 4: Tetapkan peran dan tanggung jawab

Tentukan siapa yang bertanggung jawab atas proses retensi data dalam tim TI, kepatuhan, dan bisnis. Tetapkan akuntabilitas untuk memastikan penerapan kebijakan.

Langkah 5: Latih tim dan integrasikan dalam alur kerja

Beri tim pelatihan klasifikasi, penyimpanan, dan penghapusan data. Otomatiskan penerapan kebijakan dengan peringatan dan penghapusan terjadwal untuk memastikan konsistensi. 

Langkah 6: Pantau, tinjau, dan tingkatkan

Lakukan audit dan peninjauan rutin untuk memastikan kebijakan sesuai dengan regulasi terbaru. Perbarui kebijakan sesuai kebutuhan agar tetap mematuhi peraturan.

Bangun strategi retensi data yang kuat demi tata kelola yang lebih optimal

Tetapkan peraturan yang dapat membantu melindungi data Anda


Strategi retensi data yang kuat sangat penting untuk memastikan kepatuhan, kelangsungan bisnis, minimalisasi risiko, dan efisiensi biaya. Dengan menerapkan kebijakan yang jelas dan sistem yang andal, organisasi dapat mengelola data secara efektif, memastikan kepatuhan, dan meminimalkan risiko operasional.


Alasan praktik retensi data yang kuat harus diterapkan
  • Kepatuhan: memastikan kepatuhan terhadap peraturan, seperti HIPAA, GDPR, dan SOX. 
  • Kelangsungan bisnis: melindungi data penting untuk memastikan operasi tetap berjalan lancar ketika terjadi gangguan. 
  • Minimalisasi risiko: mengurangi risiko pelanggaran dan kehilangan data. 
  • Efisiensi biaya: membantu mencegah pengeluaran yang tidak perlu untuk penyimpanan dan pemrosesan data.
Elemen utama strategi retensi data
  • Kebijakan yang jelas: Menentukan durasi penyimpanan data, penanggung jawab pengelolaan, dan metode perlindungan data. 
  • Tata kelola: Menetapkan proses untuk kontrol akses, audit, dan akuntabilitas. 
  • Penyimpanan dan pengarsipan yang aman: Mengamankan data dengan metode penyimpanan yang andal dan mematuhi regulasi. 
  • Strategi pencadangan yang andal: Memastikan data dapat dipulihkan dengan cepat jika terjadi kehilangan atau kerusakan.
Seiring perubahan regulasi, bisnis harus rutin memperbarui kebijakan retensi data untuk mengelola data dalam skala besar dan menjaga kepatuhan. Pendekatan proaktif memastikan strategi Anda tetap efektif dan selaras dengan persyaratan hukum.

Sumber Daya

Perempuan sedang menggunakan laptop.
Penyimpanan data

Simpan data tidak aktif di SharePoint

Pastikan data Anda aman, mudah diakses, dan selaras dengan persyaratan regulasi sekaligus hemat biaya.
  • Penyimpanan dingin yang hemat biaya untuk data yang tidak aktif
  • Kepatuhan terhadap standar regulasi
  • Akses mudah untuk keperluan audit dan pembekuan dokumen hukum
Pelajari selengkapnya
Seorang laki-laki dan perempuan berdiskusi menggunakan laptop.
Solusi

Solusi manajemen konten

Dapatkan solusi manajemen konten yang komprehensif untuk mengelola, menyimpan, dan mengamankan data bisnis Anda.
Pelajari selengkapnya
Seorang laki-laki dan perempuan sedang menatap tablet.
Blog

Manajemen aset digital

Pahami cara manajemen aset digital membantu bisnis Anda menyimpan dan mengelola konten berharga dengan lebih efisien.
Baca blog
Seorang laki-laki dengan daftar belanja
Blog

Penyimpanan cloud untuk bisnis kecil

Jelajahi praktik terbaik penyimpanan cloud yang dapat membantu bisnis kecil menghemat biaya dan berkembang secara efektif.
Baca blog
Dua orang laki-laki sedang berdiskusi.
Blog

Tata kelola data untuk perusahaan

Pelajari konsep utama dan praktik tata kelola data untuk mengamankan dan mengelola data perusahaan secara efektif.
Baca blog
Kembali ke bagian SUMBER DAYA TAMBAHAN

Tanya jawab umum

  • Kebijakan retensi data adalah serangkaian peraturan dan pedoman yang menentukan durasi organisasi menyimpan data, cara organisasi menyimpanan data, serta waktu organisasi akan menghapus atau mengarsipkan data. Kebijakan ini memastikan organisasi mematuhi persyaratan hukum dan mengelola data secara efisien dengan menyimpan informasi yang diperlukan saja serta menghapus konten yang usang atau tidak diperlukan secara aman.
  • Setelah periode retensi data berakhir, data harus dihapus atau diarsipkan secara aman. Penghapusan yang aman memastikan informasi sensitif hanya dapat diakses dengan kondisi tertentu, sementara pengarsipan dapat digunakan untuk data yang perlu disimpan untuk kepatuhan atau referensi di masa mendatang. Audit rutin dan sistem otomatis dapat membantu menerapkan praktik ini serta memastikan data tidak disimpan lebih lama dari yang diperlukan.
  • Untuk menerapkan kebijakan retensi data demi kepatuhan hukum:

    1. Audit data yang ada: Identifikasi dan klasifikasikan data berdasarkan jenis dan tingkat sensitivitasnya.
    2. Tentukan periode retensi: Sesuaikan durasi retensi dengan regulasi yang berlaku (seperti HIPAA, GDPR, atau SOX).
    3. Tetapkan prosedur penyimpanan dan penghapusan: Tentukan metode penyimpanan, proses pengarsipan, serta praktik penghapusan data yang aman. 
    4. Tetapkan peran dan tanggung jawab: Tentukan kepemilikan dan akuntabilitas dalam tim TI, kepatuhan, dan bisnis.
    5. Lakukan peninjauan rutin: Lakukan audit dan pembaruan kebijakan secara rutin agar kebijakan sesuai dengan regulasi yang terus berubah.
  • Tata kelola konten merujuk pada kebijakan dan proses yang mengontrol cara data dan konten dikelola, diakses, disimpan, serta dihapus di seluruh organisasi. Tata kelola konten memastikan konten terlindungi, mematuhi regulasi, dan dapat diakses saat diperlukan. Tata kelola yang efektif mencakup penetapan peran, tanggung jawab, dan alur kerja yang jelas untuk mengelola data secara aman.
  • Pencadangan konten adalah proses membuat dan menyimpan salinan data untuk melindunginya dari kehilangan atau kerusakan. Strategi pencadangan memastikan konten penting dapat dipulihkan jika terjadi kehilangan data akibat kegagalan sistem, serangan cyber (seperti ransomware), atau penghapusan yang tidak disengaja. Pencadangan konten merupakan bagian penting dalam strategi retensi data untuk menjaga kelangsungan bisnis. 
  • Pengarsipan konten merujuk pada proses menyimpan data yang sudah tidak aktif atau lama, yang tidak lagi digunakan secara aktif, tetapi tetap harus disimpan untuk keperluan kepatuhan, hukum, atau historis. Pengarsipan memastikan data tersimpan dengan aman dan dapat diakses untuk audit atau pembekuan dokumen hukum tanpa memakan ruang yang tidak perlu di sistem aktif. Pengarsipan biasanya dilakukan menggunakan solusi penyimpanan yang aman dan mematuhi regulasi, seperti SharePoint atau platform berbasis cloud.

Ikuti Microsoft 365

Jelajahi Copilot Microsoft 365 Microsoft 365 Family Microsoft 365 Personal Windows 11 apps Profil akun Pusat Unduh Pengembalian Pelacakan pesanan Microsoft Education Perangkat untuk pendidikan Microsoft Teams untuk Pendidikan Microsoft 365 Education Office Education Pelatihan dan pengembangan pengajar Diskon untuk pelajar dan orang tua Azure untuk pelajar
Microsoft AI Microsoft Security Azure Dynamics 365 Microsoft 365 Microsoft Advertising Microsoft Copilot Microsoft Teams Pengembang Microsoft Microsoft Learn Dukungan aplikasi marketplace AI Microsoft Tech Community Microsoft Marketplace Microsoft Power Platform Perusahaan perangkat lunak Visual Studio Karier Tentang Microsoft Berita perusahaan Privasi di Microsoft Investor
Indonesia (Indonesia) Privasi Kesehatan Konsumen Hubungi Microsoft Privasi Kelola cookie Persyaratan penggunaan Merek dagang Mengenai iklan kami