This is the Trace Id: 9e19d2e1a2bf78defd7d50c17e8aba8f
Lompati ke konten utama Manajemen Konten Manajemen aset digital Manajemen Dokumen Manajemen Konten Perusahaan Manajemen Konten dalam Skala Besar Retensi Data Hub komunitas Manajemen Konten Copilot untuk Microsoft 365 SharePoint Arsip Microsoft 365 Cadangan Microsoft 365 OneDrive Dukungan Selengkapnya tentang Microsoft 365
Seorang perempuan memegang laptop

Panduan manajemen dokumen

Baik bisnis kecil maupun perusahaan besar, manajemen dokumen wajib ada untuk mencegah kehilangan file dan data penting.
Jelajahi manajemen konten

Pentingnya sistem manajemen dokumen (DMS)

Sistem manajemen dokumen (DMS) membantu Anda menyimpan, mengatur, melacak, dan mengelola dokumen digital. Sistem ini merupakan landasan bisnis dan memengaruhi semua aspek, mulai dari produktivitas hingga kepatuhan.

Poin penting

  • Manajemen dokumen adalah proses menyimpan, mengatur, melacak, dan mengelola dokumen fisik sekaligus digital.
  • Sistem manajemen dokumen (DMS) memungkinkan Anda menemukan file versi terbaru, berbagi dokumen secara aman, mengontrol siapa yang dapat melihat atau mengedit, dan menjaga jejak audit.
  • Solusi DMS, seperti SharePoint dan OneDrive di Microsoft 365 dapat membuat alur kerja lebih efisien, meningkatkan keamanan dokumen sensitif, dan meningkatkan kepatuhan terhadap regulasi.

Apa itu manajemen dokumen?

Manajemen dokumen adalah proses menyimpan, mengatur, melacak, dan mengelola baik dokumen fisik maupun digital untuk mencegah kehilangan file, menerapkan kontrol versi, dan lainnya.

Manajemen dokumen merupakan bagian inti dari manajemen konten perusahaan (ECM) seiring meningkatnya jumlah dokumen yang dibuat perusahaan.

Apa itu sistem manajemen dokumen (DMS)?

Sistem manajemen dokumen (DMS) adalah solusi terpusat, aman, dan dapat dicari untuk mengatur, melacak, dan memperbarui dokumen.

Anda dapat mencari berdasarkan kata kunci, menandai file dengan metadata, dan mengontrol siapa yang dapat melihat apa. Banyak solusi DMS juga terintegrasi dengan alat manajemen aset digital (DAM) untuk mengatur gambar, video, dan konten multimedia lainnya.

Bagi bisnis, solusi ini membantu meningkatkan efisiensi operasional dan kepatuhan terhadap regulasi dengan menjaga dokumen tetap aman dan terkini.

Apa saja fitur utama sistem manajemen dokumen?

Sistem manajemen dokumen memiliki fitur berikut:
 
  • Pengambilan dokumen: Mengunggah file langsung ke DMS termasuk pindaian dokumen kertas.
  • Penyimpanan dan pengelolaan: Mengatur dokumen dalam repositori terpusat menggunakan tag metadata, pengindeksan, dan penamaan yang konsisten.
  • Penemuan dokumen: Mencari file berdasarkan kata kunci, tag, penulis, atau konten.
  • Keamanan dan kontrol akses: Melacak akses, mengatur izin, dan menggunakan enkripsi untuk melindungi data. 
  • Kontrol versi: Menjaga semua dokumen selalu terkini dengan perubahan terbaru dan memastikan semua orang mengerjakan file yang sama.
  • Automasi alur kerja: Menyiapkan aturan untuk secara otomatis mengirim dokumen untuk ditinjau, disetujui, atau diarsipkan.
  • Kolaborasi: Memungkinkan tim mengedit dokumen bersama-sama secara real time, memberikan komentar, dan berbagi umpan balik.
Solusi Microsoft 365

Solusi DMS yang aman dan efisien berskala besar

Microsoft 365 memberikan semua yang Anda perlukan untuk menangani seluruh siklus hidup dokumen. 

SharePoint

Memudahkan Anda berbagi, mengelola, dan menemukan dokumen di seluruh organisasi. Anda dapat menyiapkan situs tim, mengatur file dengan metadata, dan berkolaborasi secara real time.
Pelajari selengkapnya

OneDrive

Akses dan lakukan kolaborasi dalam dokumen dari mana saja. Alat ini menjadi pilihan tepat bagi individu atau tim kecil yang memerlukan fleksibilitas dan berbagi yang aman.
Pelajari selengkapnya

 Arsip Microsoft 365

Simpan konten yang tidak aktif dengan cara yang memenuhi kepatuhan dan mudah dikelola sekaligus menjaga data historis tetap mudah diakses.
Pelajari selengkapnya

Apa saja manfaat penggunaan sistem manajemen dokumen?

Alat-alat, seperti SharePoint dan OneDrive menyederhanakan manajemen dokumen sekaligus menjaga semua tetap aman dan memenuhi kepatuhan.

Efisiensi lebih tinggi
DMS mengurangi waktu yang terbuang untuk mencari file dan meminta persetujuan. Dengan Microsoft 365, tim dapat mengotomatiskan alur kerja, menandai dokumen dengan metadata, dan mengakses semuanya dari satu tempat.

Peningkatan kolaborasi
Tim dapat mengedit dokumen bersama-sama, memberikan komentar, dan melacak perubahan secara real time sehingga mengurangi kesalahan dan menjaga proyek berjalan sesuai rencana.

Keamanan lebih tinggi
File sensitif akan tetap terlindungi dengan keamanan bawaan. Microsoft 365 menyertakan label sensitivitas dan akses bersyarat.

Peningkatan kepatuhan terhadap regulasi
DMS membantu menjaga log audit, kebijakan retensi, dan keamanan penyimpanan. Microsoft 365 mendukung pencadangan konten dan tata kelola untuk menjaga data Anda tetap memenuhi kepatuhan dan mudah diakses.
Proses

Proses manajemen dokumen dalam 6 langkah

Cara organisasi mengelola dokumen dari pembuatan hingga penghapusan.

Pembuatan dan pengambilan dokumen

Dokumen dibuat secara digital atau diambil dari sumber fisik melalui pemindaian.

Pengaturan dan penemuan

File diatur menggunakan tag metadata dan konvensi penamaan yang konsisten. Alat pencarian dan filter memudahkan Anda menemukan hal yang diperlukan.

Penyimpanan dan keamanan

Dokumen disimpan di repositori terpusat, dilindungi oleh enkripsi dan kontrol akses. Log audit melacak siapa yang mengakses atau mengedit setiap file.

Akses, distribusi, dan kolaborasi

File dibagikan dengan aman kepada pengguna yang berwenang. Tim dapat mengedit bersama, memberi komentar, dan melacak perubahan secara real time.

Kontrol versi dan persetujuan

Perubahan dilacak secara otomatis sehingga Anda selalu memiliki akses ke versi terbaru. Dokumen dapat diarahkan secara otomatis untuk ditinjau dan disetujui.

Retensi, pengarsipan, dan disposisi

Dokumen disimpan selama periode yang diperlukan berdasarkan kebijakan hukum atau bisnis. Setelah itu, dokumen diarsipkan untuk akses jangka panjang atau dihapus secara aman.

Menyatukan semuanya

Sistem manajemen dokumen menjaga dokumen Anda selalu terkini dan aman. Lalu jika sudah menggunakan alat Microsoft, seperti SharePoint, OneDrive, atau Teams, artinya Anda sudah memiliki semua yang diperlukan untuk mengelola konten dalam skala besar.
Seorang laki-laki berkacamata yang berbaju biru sedang melihat laptop.
Mulai

Microsoft SharePoint

Berkolaborasi dan berbagi dokumen dengan aman di seluruh bisnis Anda.
Pelajari selengkapnya
Seorang perempuan berkacamata yang berjas putih sedang bekerja di komputer.
Solusi

Mengelola konten dengan Microsoft 365

Buat, kelola, serta amankan konten dan data dengan layanan manajemen konten yang didukung AI di seluruh Microsoft 365.
Pelajari selengkapnya
perempuan berkacamata melihat layar
Solusi

Memindai dan menyimpan dengan OneDrive

Tinggalkan alat pemindai yang merepotkan dan ubah dokumen, tanda terima, papan tulis, bahkan kartu ID Anda menjadi file PDF.
Pelajari selengkapnya
Seorang laki-laki berkacamata sedang melihat laptop.
Produk

Mendapatkan ketenangan pikiran dengan Cadangan Microsoft 365

Lakukan lebih dari sekadar pencadangan, jaga bisnis Anda tetap berjalan dengan pemulihan cepat.
Pelajari selengkapnya
Seorang laki-laki dan perempuan sedang menatap tablet.
Blog

Baca tentang editor dokumen

Temukan apa itu editor dokumen dan cari tahu cara memilih editor yang tepat untuk kebutuhan spesifik Anda.
Pelajari selengkapnya
Kembali ke Bagian tab SUMBER DAYA - Laporan riset

Tanya jawab umum

  • Sistem manajemen dokumen (DMS) elektronik adalah perangkat lunak yang membantu Anda menyimpan, mengatur, dan mengelola file digital, seperti dokumen Word, PDF, dan spreadsheet. Sistem ini menyimpan semua di satu tempat, membuat dokumen mudah ditemukan, dan menambahkan fitur, seperti kontrol versi, izin akses, serta jejak audit.
  • Microsoft 365. Sistem ini mencakup alat-alat, seperti SharePoint dan OneDrive yang membantu organisasi menyimpan, mengatur, berbagi, dan mengamankan dokumen digital.
  • Manajemen dokumen berfokus pada pengaturan, penyimpanan, dan akses file yang efisien di seluruh tim dan sistem. Kontrol dokumen memastikan hanya versi dokumen yang telah disetujui dan terkini yang digunakan dengan menerapkan izin yang ketat dan pelacakan versi.  
  • Microsoft 365. Alat ini mencakup SharePoint dan OneDrive, yang membantu tim menyimpan, mengatur, dan berkolaborasi dalam dokumen dengan aman.
  • Mulailah dengan mengidentifikasi kebutuhan tim Anda, seperti penyimpanan aman, kontrol versi, atau kolaborasi. Cari solusi yang terintegrasi dengan alat Anda yang sudah ada, mendukung persyaratan kepatuhan, dan dapat diskalakan seiring pertumbuhan bisnis Anda. 

Ikuti Microsoft 365

Jelajahi Copilot Microsoft 365 Microsoft 365 Family Microsoft 365 Personal Windows 11 apps Profil akun Pusat Unduh Pengembalian Pelacakan pesanan Microsoft Education Perangkat untuk pendidikan Microsoft Teams untuk Pendidikan Microsoft 365 Education Office Education Pelatihan dan pengembangan pengajar Diskon untuk pelajar dan orang tua Azure untuk pelajar
Microsoft AI Microsoft Security Azure Dynamics 365 Microsoft 365 Microsoft Advertising Microsoft Copilot Microsoft Teams Pengembang Microsoft Microsoft Learn Dukungan aplikasi marketplace AI Microsoft Tech Community Microsoft Marketplace Microsoft Power Platform Perusahaan perangkat lunak Visual Studio Karier Tentang Microsoft Berita perusahaan Privasi di Microsoft Investor
Indonesia (Indonesia) Privasi Kesehatan Konsumen Hubungi Microsoft Privasi Kelola cookie Persyaratan penggunaan Merek dagang Mengenai iklan kami