Asisten email AI untuk Outlook

Asisten email AI adalah alat yang membantu orang-orang mengelola kotak masuk mereka. Dikenal juga sebagai pembuat email AI dan perangkat lunak otomatisasi email, asisten ini dapat mengatur pesan, menyarankan balasan, memprioritaskan email penting, membuat draf email, dan bahkan mengotomatiskan tugas tertentu, seperti penjadwalan rapat.

Bisnis dan individu menggunakan perangkat lunak ini untuk mempermudah komunikasi, meminimalkan kesemrawutan di kotak masuk, dan menghemat waktu untuk tugas email yang berulang.

Di Outlook, ada banyak alat bantuan AI, termasuk Microsoft Copilot.

Asisten email AI membantu menghemat waktu dalam manajemen email dan rapat dengan mempercepat berbagai tugas. Lihat beberapa cara utama perangkat lunak otomatisasi email melakukan hal ini.

Alih-alih menyortir sendiri puluhan email baru, biarkan AI melakukan pekerjaan berat tersebut untuk Anda melalui:

 

• Penyortiran cerdas. Memindai email baru dan mengaturnya ke dalam kategori, seperti pekerjaan, pribadi, promosi, dan perjalanan sehingga Anda dapat menemukan apa yang dibutuhkan dengan cepat.
• Folder kustom. Secara otomatis membuat folder untuk email berdasarkan kebiasaan Anda.
• Pemberian tag pada email. Memberi label pada email dengan tag seperti “Mendesak” atau “Tindak lanjut” berdasarkan konten atau pengirim sehingga lebih mudah untuk memprioritaskan tugas.
• Pemfilteran spam. Memfilter spam atau pesan prioritas rendah agar Anda dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk menyingkirkan gangguan.

Misalnya, menandai email dari orang tertentu sebagai prioritas tinggi, seperti manajer atau guru anak Anda.

Singkirkan kerepotan dalam manajemen kalender menggunakan AI yang membantu Anda secara otomatis menjadwalkan, mengatur, dan melacak rapat dan tugas. Berikut ini adalah apa yang dapat dilakukannya:

 

• Penjadwalan cerdas. Menganalisis kalender Anda dan memberikan saran waktu terbaik bagi semua orang untuk melakukan rapat sambil menghindari konflik dan memperhitungkan zona waktu yang berbeda.
• Menyegarkan ingatan Anda. Alih-alih memeriksa kalender secara manual untuk mencoba menemukan rapat mendatang yang Anda tahu telah dijadwalkan, mintalah AI untuk menemukannya untuk Anda.
• Pengingat. Tetap sesuai rencana dengan menerima pengingat untuk acara dan tugas mendatang agar Anda tidak melewatkannya.

Misalnya, siapkan rapat bulanan berulang dengan asisten email AI. Minta asisten mengirimkan undangan, pilih waktu yang sesuai untuk semua orang, dan sarankan agenda.

Asisten email AI mempermudah saat menulis dan merespons email. Asisten email AI dapat membuat draf pertama untuk Anda dan membantu menjaga email tetap jelas dan profesional. Kita semua tahu bahwa menulis email bisa terasa merepotkan dan bahkan tidak menyenangkan, jadi sedikit bantuan akan sangat bermanfaat. Berikut cara kerja asisten email AI untuk mempermudah komunikasi sehari-hari:

 

• Respons otomatis. Untuk pertanyaan umum, seperti “Dapatkah kita menjadwalkan ulang?,” AI menyarankan balasan cepat dan logis yang dapat Anda kirimkan hanya dengan satu klik.
• Draf yang dibuat oleh AI. Minta asisten email AI untuk menulis email untuk Anda berdasarkan konteks percakapan (baik itu tindak lanjut sederhana maupun sesuatu yang lebih mendetail) sehingga menghemat waktu Anda untuk memulai dari awal.
• Tulisan yang disempurnakan. AI mempertimbangkan tata bahasa dan alur untuk menjaga kejelasan email Anda. Lakukan peningkatan dan beri tahu AI nada yang ingin Anda gunakan untuk menyampaikan ekspresi yang paling tepat.

Misalnya, biarkan AI menyarankan balasan penuh makna untuk pesan terima kasih dan undangan acara.

Asisten email AI tidak hanya membantu Anda mengontrol kotak masuk, tetapi juga bekerja lebih cerdas. Dengan menangani tugas berulang dan meningkatkan cara Anda mengelola dan memprioritaskan email, Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada hal-hal yang lebih penting. Berikut ini cara asisten email AI memberikan nilai:

 

• Peningkatan produktivitas. Daripada menghabiskan waktu berjam-jam mengatur email, merespons pertanyaan rutin, dan menjadwalkan rapat, biarkan AI menangani tugas ini secara otomatis.
• Penentuan prioritas lebih cerdas. AI dapat menyorot email yang memerlukan perhatian Anda terlebih dahulu, seperti permintaan mendesak atau pembaruan penting. Jadi, Anda tidak melewatkan informasi penting.
• Manajemen email tanpa kendala: Baik memindahkan email ke folder yang tepat maupun membuat draf pesan, AI memastikan kotak masuk Anda berfungsi dengan lancar.

Seiring makin populernya AI, kekhawatiran tentang keamanan AI dan privasi data juga meningkat. Untungnya, Microsoft telah membuat langkah-langkah privasi dan keamanan yang kuat ke dalam Copilot.

Privasi dan kontrol data. Copilot hanya menggunakan informasi yang Anda berikan untuk menghasilkan respons, dan tidak menggunakan data Anda untuk melatih model AI dasar-nya. Artinya, konten email, detail kalender, dan file Anda tetap bersifat pribadi dan tidak digunakan ulang untuk meningkatkan AI.

Penanganan data yang aman. Copilot mengenkripsi semua data saat dikirim dan disimpan. Sebagai bagian dari langkah keamanan, data pribadi dan organisasi disimpan secara terpisah. Microsoft juga mengikuti standar global untuk keamanan data, seperti Peraturan Perlindungan Data Umum dan pedoman dari International Organization for Standardization/International Electrotechnical Commission untuk privasi cloud.

Transparansi dan pengawasan. Individu dan administrator memutuskan bagaimana Copilot mengakses dan memproses data. Misalnya, terapkan label sensitivitas untuk membatasi apa yang dapat diakses Copilot, dan lihat log audit untuk melacak interaksi dengan Copilot untuk transparansi dan kepatuhan.

Untuk detail selengkapnya tentang privasi Copilot untuk organisasi, kunjungi Data, Privasi, dan Keamanan untuk Microsoft 365 Copilot. Atau, untuk detail selengkapnya tentang privasi Copilot untuk individu, kunjungi Copilot di aplikasi Microsoft 365 untuk rumahan: data dan privasi Anda. 

Copilot di Outlook merespons perintah bahasa alami untuk membantu dengan email, penjadwalan, dan produktivitas. Berikut adalah daftar beberapa hal yang dapat Anda minta ke Copilot untuk dilakukan. (Fitur yang tersedia bervariasi antara langganan Microsoft 365 untuk Bisnis dan Microsoft 365 untuk Pribadi atau Keluarga.)

• “Tulis email berisi ucapan terima kasih ke tim atas presentasinya.”
• “Dapatkan tip untuk menulis permintaan proposal melalui email.”
• “Buat draf balasan untuk email ini, yang berisi persetujuan terhadap jadwal yang diusulkan.”

• “Pindahkan semua email dari [nama] ke folder ‘Faktur’.”
• “Temukan email terakhir dari [nama] tentang laporan anggaran.”

• “Ringkas utas email ini menjadi poin-poin utama.”
• “Apa info terbaru terkait [nama proyek]?”

• “Jadwalkan rapat berdurasi 30 menit dengan [nama] pada minggu depan dan temukan waktu terbaik yang tersedia.”
• “Siapkan rapat rutin bulanan untuk tim proyek.”
• “Kapan rapat saya berikutnya dengan [nama]?”

• “Tampilkan email dan pesan Teams tempat saya @disebut minggu ini.”
• “Temukan file yang [nama] kirimkan ke saya melalui email pada minggu lalu tentang [topik].”

• “Tetapkan pesan Tidak di Kantor untuk perjalanan saya yang direncanakan pada [rentang tanggal].”
• “Apakah saya memiliki item tindakan dalam email yang belum baca hari ini?”

• “Tulis ulang email ini agar terdengar lebih profesional.”
• “Sederhanakan email ini untuk audiens yang lebih luas.”