Microsoft raccoglie ed elabora i dati personali per le finalità indicate di seguito, che possono includere, tra le altre cose, le seguenti. Il mancato recapito dei dati personali, se richiesto, può impedire l’impossibilità di eseguire queste attività e/o di conformarsi agli obblighi legali di Microsoft. Per informazioni supplementari su come Microsoft può elaborare i dati personali in relazione a tali attività, consultare anche il Programma di dati Microsoft e l'addenda per i dati di competenze e formazione al programma DPN.

Reclutamento e assunzione. Ai fini del reclutamento e dell'assunzione, inclusi gli impegni con l'utente in merito alle opportunità di lavoro in Microsoft, considerando la domanda di impiego per ruoli specifici, la selezione dei candidati, la pianificazione e la gestione dei colloqui, il controllo legale e la verifica di background e la preparazione di una lettera di offerta.

Gestione del rapporto di lavoro. Per l'onboarding di nuovi lavoratori e la gestione del nostro rapporto di lavoro o lavoro con l'utente.

Retribuzioni, compensi e contabilità. Per le nostre attività relative alle retribuzioni e agli stipendi, tra cui la dichiarazione delle imposte, l'amministrazione di compensi di capitale e incentivi, l'amministrazione di Rewards, il rimborso delle spese e altre attività contabili.

Registrazione e amministrazione di benefit. Per le attività correlate alla registrazione e all'amministrazione delle prestazioni per i dipendenti (e i dipendenti e i beneficiari), inclusi i congedo per ferie, altri tipi di congedo, assicurazione, salute, patrimonio netto, pensione, pensionamento, assistenza all'infanzia, ricollocazione, servizi di gestione fiscale e di viaggio, servizi di investimento finanziario e benefit e opportunità disponibili tramite Microsoft Give.

Pianificazione e sviluppo professionale. Per le attività correlate alla pianificazione e allo sviluppo della carriera, inclusa la valutazione e la fornitura di opportunità di carriera in Microsoft.

Formazione e coaching. Per amministrare la formazione e il coaching in relazione al tuo ruolo, per aiutarti ad acquisire nuove competenze o come parte dello sviluppo della tua carriera complessiva.

Gestione delle prestazioni. Per condurre la gestione delle prestazioni e rivedere le attività, ad esempio rivedere, premiare e valutare le prestazioni dei singoli dipendenti e Connects.

Amministrazione generale delle risorse umane. Per l'amministrazione generale delle risorse umane, inclusi i servizi di supporto dei dipendenti, le risorse umane generali e la gestione del luogo di lavoro, la gestione della directory globale dei dipendenti e del personale esterno e la misurazione del sentiment dei dipendenti.

Notifiche di emergenza. Per comunicare con o inviare una notifica all'utente o al contatto di emergenza designato in caso di emergenza naturale o di altra emergenza di vita/sicurezza, incluse le comunicazioni ai dipendenti e ai contatti designati dai dipendenti, la contabilizzazione dei dipendenti durante le emergenze e altre comunicazioni necessarie per proteggere la vita e la sicurezza dei dipendenti e di altri.

valutazione delle pari opportunità e sistemazioni. Per gestire e valutare le nostre pari opportunità di lavoro, la diversità, i programmi di inclusione e accessibilità, ad esempio il monitoraggio e garantire la parità di trattamento e opportunità, fornire alloggi o modifiche relativi al lavoro e per le nostre iniziative globali di pari opportunità.

Amministrazione e applicazione della conformità legali e dei criteri. Per amministrare e applicare i programmi e i requisiti di conformità legali e dei criteri Microsoft, inclusi l'assolvimento degli obblighi previsti dai contratti, dalle autorizzazioni governative e dai criteri Microsoft applicabili; gestione dei record necessari (ad esempio informazioni fiscali di ex personale e personale attuale); raccolta o divulgazione dei dati personali tramite autorizzazione giudiziaria (ad esempio un ordine del tribunale, un processo amministrativo o giudiziario o un'altra richiesta legale da parte di un'autorità pubblica, negli Stati Uniti o in una giurisdizione straniera); eseguire controlli legali su base legale; per rispettare le leggi e le normative (ad esempio per il salario minimo, l'orario di lavoro, le imposte, la salute e la sicurezza, le leggi antidiscriminazione,  gli obblighi di segnalazione governativa, la migrazione globale, le procedure di whistleblowing e i diritti degli interessati) e per indagare sulle potenziali violazioni dei diritti di Microsoft, esercitando o difendendo i diritti legali di Microsoft (tra cui la richiesta di consulenza legale, la lotta alle frodi e la protezione della vita e della sicurezza di dipendenti e altri).

Questioni disciplinari e indagini. Per affrontare questioni disciplinari e condurre indagini, ad esempio indagare su atti illeciti o potenziali violazioni delle nostre politiche interne, ottenere informazioni rilevanti per incidenti che coinvolgono dipendenti e amministrare e applicare azioni disciplinari.

Transazioni aziendali. Per intraprendere e amministrare transazioni aziendali, ad esempio la vendita, l'assegnazione o un altro trasferimento di tutta o parte della nostra attività oppure l'acquisizione e l'integrazione da parte di Microsoft di un'altra azienda o parte di essa (ad esempio l'integrazione o l'abilitazione dell'accesso alle informazioni sui singoli dipendenti tra Microsoft e l'azienda acquisita).

Gestione, monitoraggio, protezione e miglioramento dei nostri sistemi. Per le attività correlate alla gestione, al monitoraggio, alla protezione e al miglioramento dei sistemi informativi, dei servizi,  delle reti, delle applicazioni, dei dispositivi e di altre risorse, dell'infrastruttura, della tecnologia e delle risorse ("Sistemi"), incluse la gestione, la misurazione, la valutazione e la protezione dell'accesso e dell'uso non autorizzato dei dati o dei sistemi aziendali, dei dipendenti e dei clienti riservati e della protezione dei sistemi Microsoft dalle intrusioni (inclusi l'implementazione, l'amministrazione, l'esecuzione di test e l'aggiornamento della sicurezza informatica e dei dati misure di protezione) la ricerca e il miglioramento dei programmi "dogfooding" di Microsoft (ad esempio il programma Elite dogfooding) e la revisione dei dati su persone e computer per formare modelli di intelligenza artificiale e migliorare l'apprendimento automatico per i prodotti e i servizi Microsoft. Microsoft utilizza anche i dati aziendali e altri dati sull'utilizzo dell'area di lavoro, dei dispositivi e dei contenuti per scopi di analisi e informazioni dettagliate sui dati aziendali e individuali per migliorare le operazioni aziendali Microsoft, le funzionalità di gestione e l'esperienza dei dipendenti.

Gestione, monitoraggio, protezione e miglioramento delle nostre strutture. Per le attività correlate alla gestione, al monitoraggio, alla protezione e al miglioramento del nostro campus, ai parcheggi, agli edifici, agli uffici, alle sale riunioni, ai servizi di catering e caffetteria e ad altri spazi fisici ("Strutture"), tra cui il monitoraggio e l'amministrazione dell'accesso alle nostre strutture, l'analisi dell'occupazione e dell'utilizzo degli edifici e il parcheggio e il trasporto del campus, la pianificazione e l'allocazione dello spazio, la fornitura e il miglioramento dei servizi e delle strutture per i dipendenti, l'adozione di misure per la salute e la sicurezza delle persone che utilizzano le nostre strutture; sistemi operativi e di monitoraggio della sicurezza fisica, come tvCC, schede chiave o sistemi di immissione gestiti da badge, e log guest; registrazione e registrazione degli orari di uscita e di entrata per i veicoli personali; e servizi di notifica di emergenza.

Ricerca scientifica. Per le attività correlate alla ricerca scientifica, ad esempio le ricerche viste nell'interesse pubblico e quelle che tentano di contribuire a conoscenze generalizzabili, soggette ad adeguati controlli tecnici e organizzativi (ad esempio l'anonimato e l'aggregazione dei dati, attenendosi ai nostri standard di privacy e conducendo valutazioni etiche e di conformità).

Personalizzazione. Per le attività di personalizzazione, ad esempio per comprendere le preferenze dell'utente al fine di migliorare l'esperienza dei dipendenti, tra cui l'archiviazione e l'onorare le preferenze e le impostazioni dell'utente e per consentire all'utente di accedere o in altro modo di accedere e utilizzare i sistemi e le risorse Microsoft.

IA e decisioni automatizzate. Poiché Microsoft consente esperienze supportate dall'intelligenza artificiale nei propri prodotti, i dati possono anche essere elaborati dall'intelligenza artificiale per facilitare determinate funzionalità ed esperienze distribuite nel tenant Microsoft, incluse le funzionalità di Copilot Ia come le funzionalità di chatbot, le funzionalità di riepilogo e così via. Se consentite, le tecnologie DIA e di machine learning (ML) possono essere utilizzate anche per elaborare i dati per le finalità aziendali descritte in questa sezione. Il trattamento dei dati da parte di Microsoft sarà conforme all'impegno verso un'intelligenza artificiale responsabile. Microsoft può inoltre utilizzare sistemi decisionali automatizzati per identificare tendenze e interruzioni e monitorare e proteggere i sistemi e i dati, fornire chatbot e altri servizi interattivi e monitorare la conformità con le nostre politiche e procedure.

Operazioni aziendali generali. Per le operazioni aziendali generali, ad esempio la gestione generale dell'azienda (ad esempio la gestione dei dipendenti e delle attività aziendali), l'implementazione e la gestione delle applicazioni e dei sistemi aziendali, nonché la facilitazione delle comunicazioni e della collaborazione.

Comunicazioni sul posto di lavoro. Per fornire, supportare e gestire gli strumenti e le tecnologie di comunicazione del luogo di lavoro, inclusi quelli che supportano la posta elettronica, la chat, il telefono e le comunicazioni video (tra cui la registrazione o l'archiviazione di tali comunicazioni, come descritto più avanti nella sezione Sicurezza e monitoraggio del luogo di lavoro di seguito).

Microsoft può combinare i dati provenienti da diverse origini per gli scopi sopra descritti.

L'uso dei dati personali per gli scopi precedenti, ad esempio le operazioni aziendali generali, può includere esperienze supportate dall'intelligenza artificiale distribuite nel tenant Microsoft, tra cui funzionalità Copilot IA come chatbot e funzionalità di riepilogo. Il trattamento che coinvolge queste esperienze è conforme all'impegno di Microsoft nei confronti di un'intelligenza artificiale responsabile.

Per i dipendenti idonei (ad esempio, dipendenti a tempo pieno o parziale, stagisti, apprendisti o ricercatori in visita) che si iscrivono a Microsoft Give, con il consenso dell'utente, raccogliamo e utilizziamo i dati personali per consentire donazioni personali volontarie di denaro, prodotti Microsoft o ore di volontariato a organizzazioni idonee (ad esempio, alcune organizzazioni non profit o non governative). Give è un programma di benefici volontari da cui i partecipanti possono rinunciare e revocare il loro consenso in qualsiasi momento; tuttavia, l'opt-out e la revoca non influiscono sul precedente trattamento dei dati personali. Altre informazioni su Microsoft Give sono disponibili qui.

Microsoft può anche elaborare i dati personali per altri scopi aziendali legittimi, come consentito dalla legge applicabile, in base alle esigenze per gestire il rapporto di lavoro o di lavoro con l'utente.

Se richiesto dalla legge, si cercherà il consenso a tale uso; inoltre, nel caso in cui venga richiesto il consenso, sarà inteso come informato, volontario e non vi saranno conseguenze negative su qualsiasi decisione di rifiutare o revocare il consenso.

Ultimo aggiornamento: Giugno 2024

Questo addendum si applica al Programma dati di Microsoft e ai dati aziendali elaborati da tale programma ai fini del debug, della verifica, dello sviluppo e del miglioramento di prodotti e servizi nuovi ed esistenti ("dati MDP"). I dati MDP possono essere utilizzati per scopi di ricerca scientifica e per addestrare modelli di intelligenza artificiale e apprendimento automatico. MDP e le condizioni del presente addendum si applicano esclusivamente ai dipendenti Microsoft, compresi gli ex dipendenti se erano impiegati al momento dell'estrazione dei dati. I dati del personale esterno, dei guest e dei candidati sono specificamente esclusi dall'ambito della MDP. Ulteriori informazioni sui termini specifici e sull'ambito di applicazione della MDP sono disponibili alla pagina  Ulteriori informazioni. I dipendenti possono rinunciare a limitare la loro partecipazione al programma in qualsiasi momento, senza conseguenze negative, cliccando qui  http://aka.ms/MDPOptOut.

Il programma MDP è finalizzato principalmente all'elaborazione di dati o informazioni trasmessi, creati, scambiati o archiviati dai dipendenti Microsoft che usano sistemi interni, software, servizi e risorse di Microsoft nell'ambito del proprio lavoro. Microsoft si impegnerà in modo ragionevole a implementare controlli per escludere i dati non aziendali dall'ambito di MDP, laddove possibile. Sebbene tali controlli siano intesi a limitare l'ambito di applicazione di MDP all'elaborazione dei dati aziendali di Microsoft (come descritto ulteriormente alla pagina  Ulteriori informazioni), MDP può incidentalmente elaborare determinati contenuti personali dei dipendenti creati, archiviati o trasmessi in sistemi e risorse di proprietà o forniti da Microsoft. In questo caso, Microsoft continuerà a compiere il massimo sforzo per perfezionare i controlli per escludere più accuratamente tali dati in futuro. In ogni momento, il trattamento dei dati da parte di MDP sarà conforme ai requisiti dichiarati per MDP, nonché ai criteri interni di Microsoft (compresi i  Criteri per l'uso responsabile della tecnologia) e alle leggi locali.

Le fonti di dati MDP includono, a titolo esemplificativo, i messaggi di posta elettronica e le informazioni sul calendario in Exchange, i file archiviati in OneDrive for Business, il contenuto delle registrazioni delle riunioni, la voce raccolta sui dispositivi di lavoro, i messaggi in Viva Engage (precedentemente noto come Yammer) e Teams, il contenuto dei siti SharePoint, i dati diagnostici dei dispositivi di lavoro, i dati di ricerca, i dati di feedback sui prodotti e sui servizi e le applicazioni interne della linea di business, come quelle sviluppate per supportare i processi di vendita (ad esempio, MSX). Si tratta di esempi rappresentativi e non esaustivi dei tipi di dati correlati alle attività di Microsoft da cui il programma MDP può elaborare informazioni. Informazioni aggiornate sulla MDP sono disponibili alla pagina Ulteriori informazioni.

Oltre ai dati correlati ai contenuti delle risorse appena citate, Microsoft può anche elaborare vari tipi di dati provenienti da tali risorse a supporto del programma MDP, inclusi (ma non limitato a):

• Dati demografici di base, tra cui ad esempio il nome, l'alias e così via.

• Metadati associati al contenuto applicabile, come le informazioni sull'ora e la data, i segnali correlati alla creazione e la modifica dei dati, i titoli dei documenti e delle riunioni e così via.

• Dati di telemetria, come i dati correlati all'utilizzo di prodotti e funzionalità, associati ai tipi di contenuto e ai servizi indicati in precedenza o ai dati del computer, come la cronologia delle versioni del software, il tipo di computer, la versione del sistema operativo e così via.

L'uso da parte di Microsoft dei dati del programma MDP è basato sull'interesse legittimo di Microsoft nell'utilizzo dei propri dati a scopo aziendale, in quanto questo tipo di dati può comportare una maggiore attenzione ai singoli dipendenti rispetto al proprio lavoro. Microsoft può elaborare alcuni dati MDP in base al consenso dei dipendenti, nella misura in cui: (1) l'interesse per la privacy di un singolo potrebbe essere superiore all'interesse di Microsoft nell'elaborazione, e (2) il diritto locale richiede che Microsoft ottenga il consenso prima di tale elaborazione. Se il consenso costituisce la base primaria per l’elaborazione dei dati tramite il programma MDP, Microsoft garantirà in tutti i casi il consenso sia volontario che informato e garantirà anche che i dipendenti non subiscano conseguenze negative in seguito al rifiuto o alla revoca successiva di tale consenso e non ottengano alcun vantaggio specifico scegliendo di partecipare o contribuire ai dati a MDP.