Risparmia tempo e denaro con strumenti di project management

La gestione di un progetto, tra lo stress e il superlavoro di un’organizzazione in costante movimento, può essere un’impresa proibitiva. Oggi, il tipico impiegato di ufficio è oberato da un numero imprecisato di scadenze, riunioni, email e attività, quindi probabilmente non avrà il tempo né la testa per dedicare tutte le proprie energie all’organizzazione e al progetto. Fortunatamente, esiste un modo per semplificare le cose. Per assicurare il successo dei progetti, sia se riguardino un cliente o uno stakeholder interno, esamina questi cinque strumenti di project management che fanno risparmiare tempo, denaro ed energia.

Diagrammi di Gantt e lavagne Scrum

In un’epoca di contenuti infiniti, fiumi di parole che si contendono la nostra attenzione limitata, un semplice oggetto visivo può essere piacevole ed estremamente efficace. I diagrammi di Gantt usano barre orizzontali di base per visualizzare le fasi e lo stato di avanzamento dei progetti. I colleghi del team possono vedere a colpo d’occhio le attività già in corso (o che almeno dovrebbero esserlo) e la fase in cui sarà richiesto il loro contributo. Potranno anche verificare quanto tempo è assegnato a ogni fase.

Le lavagne Scrum funzionano in maniera simile e sono ideali per i progetti che hanno tempistiche meno rigide e che coinvolgono più team. La lavagna visualizza le diverse fasi del progetto, ossia pianificazione, esecuzione, eccetera, e gli indicatori per ogni team. Quando completano le fasi e fanno progressi, i team possono spostare i loro indicatori sulla lavagna. Così, tutte le persone coinvolte potranno vedere il quadro completo e la loro posizione al suo interno.

Assegnazione di attività

È facile accettare di occuparsi di un’attività, molto più difficile ricordarsi di farlo, soprattutto quando ogni singolo messaggio sembra arrivare con una nuova richiesta. Ecco perché è estremamente utile avere uno strumento online per l’assegnazione di attività. I responsabili del completamento di una parte del progetto, sia che si tratti di disegnare un logo o elaborare i numeri finali, possono accedere facilmente per vedere esattamente cosa devono fare. In base alle impostazioni dei loro account, riceveranno anche una notifica tramite email sulle scadenze in arrivo.

Da parte loro, i project manager possono tenere sotto controllo il loro team e assicurarsi che le attività vengano completate in tempo senza impelagarsi in lunghe catene di email. In questo modo si possono evitare costosi ritardi e inutili frustrazioni.

Allocazione delle risorse

Negli ambienti delle agenzie, l’allocazione delle risorse è fondamentale. I project manager hanno bisogno di uno strumento efficace per pianificare e registrare le ore di ogni membro del team, per evitare sovraprenotazioni, scadenze mancate e clienti insoddisfatti. Ma questo tipo di organizzazione non deve essere necessariamente limitato al mondo “creativo”. Non sarebbe utile, anche in un ufficio aziendale, avere un quadro chiaro della disponibilità dei membri?

Chiedi in anticipo ai componenti del tuo team di stimare, nella misura massima possibile, la loro disponibilità nel corso del progetto. Invitali a segnare i giorni in cui saranno in ferie, quelli in cui non potranno dedicarsi completamente al lavoro a causa di riunioni e quelli per cui hanno altre scadenze. Se hai un’idea della disponibilità oraria, potrai creare sequenze temporali realistiche. Uno strumento di allocazione delle risorse online semplifica la registrazione delle ore effettive rispetto alle stime e le adegua di conseguenza, facilitando i futuri flussi di lavoro.

Strumenti di feedback

Non tutti forniscono feedback allo stesso modo. Alcuni offrono richieste di modifica rigide e rigorose e altri vaghe sensazioni e reazioni. A volte i vari stakeholder presentano opinioni in conflitto. E per questi motivi, la persona che riceve il feedback ha difficoltà a capire come procedere. A chi bisogna dare ascolto?

Gli strumenti di feedback consentono agli stakeholder di votare e valutare diverse versioni dei deliverable, così un gruppo può fornire indicazioni coesive in maniera equa. Se l’opinione di un determinato individuo dovrebbe avere un peso maggiore, magari perché vanta un’esperienza significativa in materia, puoi modificare il suo voto in modo che conti per due.

Report predefiniti

I report sullo stato di avanzamento e sul completamento sono cruciali per ogni progetto, e non devono necessariamente richiedere molto tempo. Invece di dedicare ore preziose a creare report personalizzati, scegli un’opzione predefinita. Potrai immettere i numeri e le cifre pertinenti e affidare al programma la formattazione e le rappresentazioni grafiche appropriate per i dati.

Così potrai iniziare a pianificare molto prima il prossimo progetto.

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