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Come usare una soluzione Kanban per gestire le attività del team

Donna con una camicia a righe e occhiali che lavora su un portatile.

Quando si tratta della gestione quotidiana delle attività per i team, la lavagna Kanban è uno strumento semplice e potente che può avere un grande impatto sulla produttività, sull'efficienza e sui profitti.

 

 Diffusa inizialmente negli anni '40 da Toyota in Giappone, la soluzione Kanban vanta una lunga storia di utilizzo di lavagne fisiche per aiutare a visualizzare colli di bottiglia e a gestire e migliorare il flusso di lavoro. Oggi, è semplice anche  creare lavagne digitali usando software di gestione delle attività, che offrono molte pratiche funzionalità e personalizzazione per aiutarti a risparmiare tempo e ad automatizzare i processi.  

 

Il metodo Kanban è diventato popolare tra molte aziende IT che adottano un approccio agile alla gestione dei progetti e allo sviluppo del software, usando sequenze di lavoro iterative note anche come sprint. Tuttavia, le aziende di qualsiasi dimensione in qualsiasi settore possono trarre vantaggio dal lavorare con le lavagne Kanban per gestire le attività quotidiane.

Kanban Solution  

Kanban, che significa "cartellone" o "cartello" in giapponese, usa le lavagne per organizzare le attività individuali in colonne, aiutandoti a concentrarti sulle attività in corso senza perdere la prospettiva dei progetti più grandi in arrivo. 

 

Generalmente, una lavagna Kanban include due elementi principali: schede, che rappresentano le attività e colonne, che illustrano le attività nelle varie fasi di un progetto. Le colonne sono generalmente divise in tre sezioni: "Da completare", "In corso" e "Completato". In alternativa, se stai lavorando a un progetto specifico come la creazione di un nuovo programma software, puoi intitolare le colonne "Progetto", "Sviluppo" e "Test". 

 

Le schede delle attività, che generalmente contengono elenchi di controllo, assegnazioni ed etichette, sono distribuite tra le tre colonne. A mano a mano che le attività avanzano, le schede si spostano sulla lavagna da sinistra verso destra, aiutandoti a visualizzarne lo stato nel flusso di lavoro, da "Da completare" a "Completato".  


 
Sia fisico che digitale, il processo Kanban favorisce la collaborazione nel team e la produttività, aiutando tutti a capire in che modo i propri sforzi individuali contribuiscono al progetto. Alcuni team organizzano ogni giorno riunioni in piedi intorno a una lavagna Kanban per comunicare aggiornamenti di stato, ricevere feedback e monitorare le tendenze.  

 

Per essere considerata una vera lavagna Kanban, la tua lavagna deve includere un numero limitato di attività affinché tu non lavori oltre la tua capacità. Kanban inoltre ti aiuta a monitorare costantemente il flusso di lavoro per evitare colli di bottiglia, consentendo al tuo team di contrassegnare gli elementi elencati in una colonna prima che vengano cancellati.

Lavagne Kanban fisiche

Le lavagne Kanban fisiche sono ottime per i team che si avvicinano per la prima volta al metodo Kanban. Queste lavagne sono facili da leggere e gestire, non richiedono una connessione Internet e possono favorire il coinvolgimento e la comunicazione sul posto di lavoro per i team che collaborano allo stesso progetto.

Tuttavia, non sono generalmente ideali per attività che richiedono descrizioni più approfondite e informazioni di background. Una scheda fisica può contenere una determinata quantità di contenuto, mentre quelle digitali possono includere un numero illimitato di note e commenti man mano che il tuo carico di lavoro aumenta.   

Inoltre, le lavagne fisiche sono meno flessibili quando si tratta di monitorare la durata delle attività e rispettare specifiche scadenze. Le lavagne digitali offrono opzioni di creazione di report personalizzabili per una valutazione rapida dei progressi e dati sulla prestazioni storici.  

Infine, se lavori con team remoti che raramente sono in ufficio, è quasi impossibile usare una lavagna Kanban fisica in modo efficace. Una lavagna digitale consente al tuo team di accedere al sistema di gestione delle attività in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo.

Un uomo che lavora al proprio portatile a una scrivania.

Un'agevole gestione dei progetti.

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Lavagne Kanban digitali 

Se hai deciso che una lavagna fisica piena di note colorate non funziona più, investire in un software di gestione delle attività basato sui principi e sui concetti visivi del metodo Kanban può essere la giusta opzione per il tuo team. Inoltre, un'opzione digitale offre molti vantaggi che le lavagne fisiche non possono offrire, come la visualizzazione dei dati, gli allegati e la cronologia delle schede.  
Visualizzazione della lavagna di Microsoft Planner

Nella tua ricerca di una soluzione basata sul metodo Kanban, cercane una in grado di creare schede di attività ricche di contenuti che includano elenchi di controllo, etichette e date di scadenza specifiche. Dovrebbe anche sincronizzarsi con i programmi che usi abitualmente, consentendoti di allegare a ogni scheda documenti di testo, fogli di lavoro e presentazioni. In questo modo, il tuo team avrà accesso a tutti i dati necessari in un posto senza dover passare da un'app all'altra.  

Per aiutarti a spostare le attività nella colonna "Completato", prendi inoltre in considerazione un software che possa automaticamente trasformare lo stato delle attività in un grafico a torta o a barre. In questo modo potrai visualizzare rapidamente insights su quali sono le attività sotto controllo e quali non lo sono. Ad esempio, potrai apportare modifiche e riassegnare le attività se vedi che uno dei membri del team non rispetta regolarmente le scadenze.

Infine, poiché sempre più aziende stanno passando alla forza lavoro virtuale, considera responsabili delle attività cloud che ti aiutino a mantenere il controllo dell'elenco delle attività da fare da qualsiasi posto, su qualsiasi dispositivo.

Vantaggi di utilizzare una soluzione Kanban

Le lavagne Kanban offrono una solida base per l'organizzazione delle tue attività in un modo coerente e strutturato. Sono particolarmente accattivanti per le persone che imparano dalle immagini e preferiscono usare grafici, diagrammi e altri formati visivi per interpretare e usare le informazioni.  

Se usato bene, il metodo Kanban semplifica il flusso di lavoro e riduce le interruzioni che inevitabilmente si verificano durante progetti e attività. Questo perché tutti i membri del team sono concentrati nel consegnare il lavoro secondo un ritmo coerente. Le lavagne Kanban possono mostrare quando un'attività specifica sta bloccando un progetto, il che consente di apportare modifiche in corso d'opera, se necessario.  

Infine, le lavagne Kanban si concentrano sull'aumentare l'efficienza garantendo che i membri del team non dedichino tempo ad attività non necessarie; ogni attività ha il suo peso per l'obiettivo più grande. Di conseguenza, Kanban ha il potenziale di migliorare in modo significativo la produttività delle attività del team.

Conclusioni

Uno dei mantra più popolari dell'ambiente di lavoro moderno è "Smetti di iniziare e inizia a finire". La soluzione Kanban si concentra sul completamento delle attività. 

Se il tuo team continua non portare a termine le attività, è arrivato il momento di provare il metodo Kanban. Può richiedere del tempo creare la lavagna e sviluppare un processo ideale, ma con determinazione e il desidero di migliorare continuamente, te e il tuo team raggiungerete la produttività desiderata.

Scopri di più sui software di gestione delle attività basati sul metodo Kanban.

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