Indipendentemente da dove lavori, sapere chi fa cosa e dove può aiutare tutti a svolgere meglio il proprio lavoro. Un organigramma offre a tutti una rapida panoramica della struttura dell'azienda, sia che si tratti di un ufficio affermato, di una startup, di un impianto di produzione o di altro.
Come creare il miglior organigramma per la tua azienda
Che cos'è un organigramma?
Probabilmente ne hai già visto uno. Gli organigrammi presentano caselle, forme o foto che rappresentano persone e posizioni. Possono anche includere informazioni di contatto, collegamenti alle pagine, icone e illustrazioni.
Quando sono connessi con linee, queste caselle formano un grafico che illustra la struttura interna di un'organizzazione. Mostra chi fa riferimento a chi, dove si trovano le divisioni e come sono connessi i reparti.
Qual è lo scopo di un organigramma?
Gli organigrammi possono aiutare i nuovi assunti o volontari a conoscere rapidamente un'azienda, aiutandoli a dare un nome e un viso a ruoli e responsabilità. Anche i dipendenti di lunga data, i reparti di risorse umane e i proprietari di azienda possono trarre vantaggio dalla possibilità di avere a portata di mano un organigramma.
Ecco a cosa servono:
- Visualizzare la struttura interna e le gerarchie
- Aiutare i dipendenti a capire a chi fare riferimento e chi contattare se si verificano problemi
- Facilitare il chiarimento di ruoli e responsabilità
- Semplificare la conservazione delle informazioni di contatto dei dipendenti in un'unica posizione comoda
- Aiutare l'amministrazione a vedere quanti dipendenti si trovano in ogni reparto e come allocare al meglio il personale e altre risorse
- Fornire al personale informazioni dettagliate sui canali promozionali
Un organigramma solo non può fare tutto. Esaminiamo ora i tipi di organigrammi usati più di frequente dalle aziende.
Quali sono i quattro tipi di strutture organizzative?
Il tipo di organigramma usato dipenderà dal pubblico, dall'organizzazione e da ciò che si vuole comunicare. Potrebbe essere necessario un solo esempio di grafico per l'intera azienda o alcuni per diversi gruppi di destinatari o divisioni.
Anche se ogni tipo di organigramma può essere modificato, la maggior parte delle aziende usa organigrammi che rientrano in una di queste quattro categorie:
1. Gerarchia funzionale dall'alto verso il basso
Ideale per la visualizzazione di una struttura aziendale tradizionale, il grafico gerarchico inizia con C-Suite in alto, poi è suddiviso in reparti o divisioni. All'interno di ogni divisione verranno elencati i dirigenti senior, i middle manager, i membri del personale senior, il personale di livello intermedio e i membri del personale senior. Alla fine, il grafico della gerarchia è simile a una piramide con ogni reparto che esegue il rollup al CEO.
NOTA: Gli organigrammi gerarchici sono in genere facili da comprendere. Tuttavia, quando ci sono più livelli nella catena di comandi, sapere con chi connettersi e quando può sembrare difficile, soprattutto se c'è un problema o se qualcuno ha una nuova idea.
2. Organigramma divisionale
Questo modulo è una scelta sicura se l'azienda è organizzata in base a linee di prodotti o aree geografiche. Se sono indipendenti l'uno dall'altro, un organigramma divisionale è anche un ottimo modo per riflettere chiaramente questo aspetto. Come un organigramma gerarchico dell'organizzazione, l'organigramma divisionale inizia con un presidente o un CEO, ma invece di una divisione in reparti con risorse condivise, è suddiviso in line-of-business (LOB). Il grafico illustra i reparti di ogni LOB, ad esempio risorse umane, contabilità, legale e marketing, nonché le persone o le posizioni all'interno di tali reparti.
NOTA: Poiché organizzazioni come questa spesso hanno reparti ridondanti all'interno di ogni divisione, una struttura divisionale può comportare spese generali eccessive e inutili per il personale.
3. Organigramma matrice
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Questo tipo di organigramma si applica in genere alle aziende con team o membri del team che hanno più di un manager. Ad esempio, presso un giornale, un reporter può coprire sia i pezzi sulle notizie locali che quelli finanziari, il che significa che ha due manager. Oppure, un graphic designer presso un fornitore di energia potrebbe fare riferimento al capo del settore grafico. Tuttavia, poiché lavora a progetti per la divisione di energia rinnovabile, il designer può anche dover fare riferimento a qualcuno del team.
NOTA: Quando i membri del team lavorano tra veri reparti, le organizzazioni possono in genere trovare modi più creativi per risolvere i problemi. In questo modo viene creato un ambiente più cooperativo. Tuttavia, quando i team o i membri del team hanno più di un supervisore, può aumentare la confusione e i conflitti.
4. Organigramma piatto
Usati quasi esclusivamente dalle piccole imprese, gli organigrammi piatti o "orizzontali" hanno in genere due livelli: amministratori e lavoratori. All'interno del grafico, le linee continue mostrano la catena principale di comando e le linee punteggiate mostrano le linee secondarie di autorità. Sulla carta, le aziende con una struttura di organizzazione piatta possono avere un aspetto simile a un piccolo dipartimento dei vigili del fuoco, con un capo, tre capitani e diversi vigli che lavorano sotto i capitani. Oppure potrebbe essere un supervisore o un responsabile di reparto con pochi dipendenti che fanno riferimento direttamente a lui.
NOTA: In una struttura semplice, i supervisori e i loro team spesso hanno relazioni vicine e condividono il processo decisionale. I dipendenti hanno in genere più responsabilità e maggiore autonomia rispetto ad altre strutture organizzative. Ciò significa che la creare rapporti di fiducia è fondamentale e lo è anche il lavoro in team. Tuttavia, poiché la matrice è così compatta, se ci sono conflitti tra i dipendenti, possono essere più pronunciati a causa del semplice fatto che il team è così piccolo.
Creazione di organigrammi con software
Il software per organigrammi semplifica la creazione di nuovi elementi e la revisione di quelli meno recenti. Vediamo come creare un organigramma online usando alcune delle opzioni software più diffuse.
Organigrammi in PowerPoint
PowerPoint può essere stato progettato come strumento per creare presentazioni, ma è anche possibile usarlo per sviluppare organigrammi. Inizia:
- Apri un nuovo documento di PowerPoint
- Passa alla scheda Inserisci e fai clic su SmartArt
- Passa al gruppo Gerarchia e selezionare il modello di organigramma necessario
- Fa clic sulle forme per aggiungere testo
- Aggiungi altre forme (o persone) in base alle esigenze
Dopo aver inserito tutti, è possibile iniziare a riorganizzare l'organigramma in PowerPoint. Torna alla scheda Progettazione degli strumenti SmartArt e usa i pulsanti Porta in primo piano/Porta in secondo piano per spostare le forme verticalmente. Usa i pulsanti Sposta su/Sposta giù per spostare le forme orizzontalmente.
Organigrammi in Word
Potrebbe non essere un modo tradizionale per creare organigrammi, ma Microsoft Word può aiutare a progettare diagrammi di base che mostrano il funzionamento dell'organizzazione. Per creare un organigramma in Word, è sufficiente:
- Passare alla scheda Inserisci e fare clic su SmartArt.
- Passare al gruppo Gerarchia e scegliere il modello di organigramma da usare.
- Verrà quindi visualizzato un menu con forme che rappresentano le persone. Basta immettere il testo per rappresentare ogni persona nel grafico.
- Se è necessario aggiungere forme al modello di organigramma, fare clic sulla scheda Progettazione degli strumenti SmartArt e quindi su Aggiungi forma.
- Per ordinare un utente nell'organigramma, fare clic sul relativo nome nella finestra di dialogo Testo. Premere TAB per spostarli verso l'alto o MAIUSC+TAB per spostarli verso il basso. In alternativa, è possibile gestire le gerarchie nella scheda Progettazione SmartArt.
È possibile modificare i colori, i tipi di carattere e le dimensioni tramite le schede Progettazione e Formato degli strumenti SmartArt.
Organigrammi in Visio da Excel
Visio è uno strumento canvas visivo con trascinamento della selezione che consente agli utenti di creare organigrammi e ha anche la possibilità di connettersi ai dati nei file di Excel esistenti o active directory per creare automaticamente organigrammi. Tuttavia, quando si combinano i due elementi, è possibile creare organigrammi accattivanti per aziende di qualsiasi dimensione. Per iniziare, apri Visio e fai clic sulla Creazione guidata organigramma, quindi:
- Fai clic su "Informazioni già archiviate in un file o un database"
- Rispondi alle domande quando richiesto
- Importa immagini o immagini, se vuoi
- Fai clic su Fine
Oltre a importare informazioni nell'organigramma da Excel, è anche possibile aggiungere informazioni direttamente nella Creazione guidata organigramma.
Altri suggerimenti per gli organigramma
Anche con il software dell'organigramma, gli organigrammi possono diventare rapidamente una sfocatura di forme e parole. Ma con un po' di lavoro di progettazione, possono catturare l'attenzione delle persone nel modo appropriato. Quindi, quando esegui la correzione del grafico, prova a:
- Dimensioni corrette. Se il grafico è troppo grande, sarà troppo difficile da consultare. In tal caso, sarebbe meglio creare tre grafici, invece che uno solo. In questo modo, i destinatari possono ottenere una panoramica della struttura organizzativa e quindi approfondire i reparti o le divisioni quando sono pronti. Assicurati che tutto poi ritorni al livello più alto dell'organizzazione.
- Usa forme e colori in modo coerente. Usando la stessa forma per i supervisori, un'altra forma per il personale di livello intermedio e un'altra per i dipendenti in formazione, è possibile aiutare le persone a comprendere meglio il grafico. Usa un solo colore anche per ogni divisione dell'azienda.
- Aggiungi informazioni pertinenti. Assicurati di aggiungere dettagli sul personale, ad esempio informazioni di contatto, posizione, clienti o specializzazioni. In questo modo, se qualcuno cerca assistenza, possono sapere chi fa cosa e dove.
- Mostra gli assistenti con una barra laterale sotto il manager. Questo stile di formattazione può essere utile per indicare il ruolo di assistente, pur mostrando chiaramente a chi fanno direttamente riferimento. E può anche aiutare le persone a sapere chi contattare se devono parlare con il responsabile.
- Presta attenzione alla spaziatura. Assicurati che le caselle siano equidistanti l'una dall'altra. Il grafico sarà più facile da leggere e avrà un aspetto più professionale.
Al termine del grafico, chiedi a qualcuno che conosce bene l'organizzazione (e a qualcuno che non lo conosce) di dare un'occhiata. In questo modo, puoi assicurarti che non sia solo corretto, ma anche chiaro e informativo per gli utenti a ogni livello. Con questa guida dettagliata è possibile ottenere altre informazioni sulla creazione di organigrammi con software e modelli.
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