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横河レンタ・リース株式会社

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掲載日: 2017 年 12 月 28 日

社内の情報共有基盤をオンプレミスから Office 365 へ移行、Microsoft Teams もいち早く活用し情報共有とコミュニケーションのスピードを飛躍的に向上させ働き方改革も推進

横河レンタ・リース株式会社

横河レンタ・リース株式会社

「サービス創造、提供カンパニーへの変革」という目標を掲げ、IT 機器/計測器のマルチベンダー・レンタルサービス事業と、IT 機器と独自ソフトウエアを中核にしたシステムエンジニアリング事業を展開する横河レンタ・リース株式会社。ここではオンプレミスだった情報共有基盤が、Microsoft Office 365 へと移行されています。まず Exchange Online と OneDrive for Business、Skype for Business を社内展開し、その後 SharePoint Online も導入。既に一部の部門で利用されていた Microsoft SharePoint Server 2013 からのデータ移行では、FastTrack センターの支援が活用されました。さらに提供開始されたばかりの Microsoft Teams (以下、Teams) の活用もいち早く推進。情報共有とコミュニケーションのスピードを飛躍的に向上させるとともに、働き方改革の推進でも重要な役割を果たしています。

<導入の背景とねらい>
ビジネス スピード向上と働き方改革のため、
情報共有基盤をオンプレミスから Office 365 へと移行

ICT ツールを活用したコミュニケーションや情報共有によって、いつでもどこででも働ける環境を整備し、働き方改革に結びつけていく。このような取り組みは既に多くの企業で行われており、十分な成果を挙げているケースも少なくありません。しかし働き方改革で活用される ICT ツールは現在も進化し続けており、新しいツールをうまく活用することで、さらなる効率化やコミュニケーション活性化が可能になります。ICT を活用した働き方改革はツールを一度導入すればそれで終わりというものではなく、ツールの進化を常に取り入れながら、前進し続けるべきものだといえるでしょう。このような取り組みを積極的に推進しているのが、横河レンタ・リース株式会社 (以下、横河レンタ・リース) です。

同社は、IT 機器/計測器のマルチベンダー・レンタルサービス事業と、IT 機器と独自ソフトウエアを中核にしたシステムエンジニアリング事業を展開する企業。「OPEN mind & NICE service」という企業理念の下、両事業を通じたデジタル革新の支援によって、顧客企業の課題解決と豊かな社会の実現に貢献しています。また近年は「サービス創造、提供カンパニーへの変革」という目標を掲げており、新たな挑戦にも積極的に取り組んでいます。

写真:横河レンタ・リース 情報システムセンタ インフラ・サポート課長 浅野井 宏之 氏

横河レンタ・リース
情報システムセンタ
インフラ・サポート課長
浅野井 宏之 氏

その情報共有基盤について、「以前はオンプレミスで運用されていたため、社内サーバーのメンテナンス負荷が大きく、社外からのアクセスも簡単ではありませんでした」と振り返るのは、横河レンタ・リース 情報システムセンタ インフラ・サポート課長の浅野井 宏之 氏。外出先で使う場合にはまず VPN で接続し、メール ボックスやファイル サーバーを見に行く必要があり、社内でメールを読む場合でもリアルタイム性に乏しいという問題を抱えていたといいます。「またメール ボックスの容量が 500 MB と小さいためアーカイブ サーバーも用意していたのですが、ユーザーが自分で古いメールをアーカイブへと移す必要があり、これも利便性低下の要因になっていました」。

このような環境を見直し、業務スピードを上げていこうという取り組みが始まったのは 2016 年 4 月。「サービス創造、提供カンパニーへの変革」を実現するには、情報活用レベルや生産性を自ら高め、市場変化への対応や事業変革につなげていく必要があると判断されたのです。

また同社は女性社員が多く、産休で職場を一時的に離れたり時短勤務を選択することも少なくないため、これを機に働き方改革を推進していくことも目指されました。「今後は家族への介護が必要になる社員も増えていくはずです。どこででも情報共有やコミュニケーションが行え、リアルタイム性も高い情報基盤の確立は、避けて通れない課題だと考えました」 (浅野井 氏) 。

横河レンタ・リースはその基盤として Office 365 を採用。段階的に利用機能を拡大しているのです。

<導入の経緯>
Office 365 でコミュニケーションをリアルタイム化、
SharePoint のデータ移行では FastTrack センターを活用

横河レンタ・リースが Office 365 の利用を開始したのは 2016 年 8 月。既存のメール サーバーから Exchange Online への切り替えを行うとともに、Skype for Business や OneDrive for Business の利用をスタートします。「当初は Google Suite も検討しましたが、必要な機能がすべて統合されていることや、社内で使われている Office アプリケーションとの親和性が高いこと、企業でも安心して使えるセキュリティ対応などを評価し、Office 365 の導入を決めました」と、浅野井 氏は選定理由を語ります。

これと並行して、既に一部の部署で活用されていた SharePoint Server 2013 から、SharePoint Online へのデータ移行を行うプロジェクトにも着手。これには Office 365 の「FastTrack センター (FTC)」の特典を利用しています。

このプロジェクトのキックオフが行われたのは 2016 年 10 月。その後 FTC から SharePoint Online の概要とデータ移行に必要な準備について説明されたうえで、横河レンタ・リースと FTC との役割分担やデータ移行計画が明確化されていきました。2016 年 11 月にはテスト移行を行い、移行時間の計測などを実施。その結果を基に本移行のプランが策定され、2016 年 12 月から 2017 年 1 月にかけて移行が進められていきました。なお FTC による SharePoint Online へのデータ移行は、これがアジア初のケースとなります。

「FTC は打ち合わせの段取りがよく、責任分担や計画内容も明確なので、このとおり進めれば間違いない、と安心してプロジェクトに取り組むことができました」と浅野井 氏。横河レンタ・リース側で行わなければならないことや、注意すべきこともはっきりと指摘してくれたため、作業をスケジュールどおり進められたといいます。「これだけのサービスが無償提供されているのは驚くべきことだと思います」。

データ移行後は、全社ポータルや部門別ポータルを SharePoint Online 上に構築。これらを 2017 年 3 月にプレリリースし、同年 5 月には正式リリースしています。この上でプロジェクトごとのファイル格納や、進捗管理・質疑応答、チャットなども行えるようにしており、申請ベースで払い出したサイトをユーザー自身が自由に利用できるようにしています。

「これまではファイル サーバー上にプロジェクト フォルダを用意し、情報システムセンタで権限設定を行っていたのですが、最近ではより手軽に使える SharePoint Online や、その後展開した Teams を使うユーザーが増えており、ファイル サーバー上のプロジェクト フォルダという個別のフォルダは減少傾向にあります。また個人ファイルは OneDrive に保存されるようになり、これでファイル共有を行うユーザーも増えています。社外でも VPN を使うことなくスマート デバイスからアクセスできることに、喜んでいるユーザーも多いようです」 (浅野井 氏) 。

写真:横河レンタ・リース 営業統括本部 IT第二営業本部 第二営業部 第一課 課長 田中 祐輔 氏

横河レンタ・リース
営業統括本部 IT第二営業本部
第二営業部 第一課 課長
田中 祐輔 氏

Skype for Business は、インスタント メッセージ (IM) や Web 会議によって、コミュニケーションをリアルタイム化するうえで大きな貢献を果たしています。「以前はフェイス トゥ フェイスで会話することが当たり前だったので最初は違和感や照れ臭さがありましたが、Skype for Business を使うことで移動時間の無駄がなくなり、より多くのミーティングに対応できるようになりました」と語るのは、横河レンタ・リース 営業統括本部 IT第二営業本部 第二営業部 第一課 課長の田中 祐輔 氏。移動に必要な交通費も抑えられるので、経費削減にも効果があると指摘します。また横河レンタ・リース 営業統括本部 インナーセールス本部 東日本セールス部の東入來 敦子 氏は「これまでにもテレビ会議システムは導入されていましたが、Web 会議の方がはるかに手軽です。モバイルデバイスも使えるので、外出先からの会議参加も簡単です」といいます。

メールを Exchange Online へと移行したことも、コミュニケーションのリアルタイム化に貢献しています。IMAP4 でメールがプッシュされるので、受信したメールをすぐに確認できるからです。「これを最初に使った時はそのスピード感に驚きました」と田中 氏。またメールボックスの容量が極めて大きいため、アーカイブの必要がなくなったことも、利便性を高めている理由の1つといえるでしょう。

このように横河レンタ・リースでは、Office 365 のさまざまな機能を活用することで、社員の働き方の自由度と利便性を高めています。しかしこの取り組みはこれで終わったわけではありません。同社はこの後、2017 年 3 月に提供開始された Office 365 の新機能「Microsoft Teams」の活用もスタート。社内の情報共有とコミュニケーションをさらに活性化させているのです。

Office 365 導入背景のイメージ図

横河レンタ・リースにおける Office 365 の導入背景。情報共有の加速やワーク スタイル変革への対応を進めていくほか、自らの体験を顧客へのショーケースにすることで、ビジネスを成長させることが目指されています。[拡大図] 新しいウィンドウ

<導入効果>
Teams の活用にもいち早く着手、
情報共有とコミュニケーションのスピードがさらに向上

横河レンタ・リースが Teams の導入検討に入ったのは 2017 年 3 月。このころはまだ Teams に関する公開情報は限られていましたが、FTC より Teams の機能紹介などを行う説明会が開催されたことが検討開始のきっかけになったと浅野井 氏は振り返ります。その後、Yammer や Skype for Business との違いや棲み分けなどに関するミーティングも、FTC とともに 3 回に分けて実施。2017 年 4 月からテスト利用を開始しています。

「実は社内の一部に Salesforce を導入しており、そこで Chatter も利用されていましたが、利用する人に偏りがあり、Teams を展開しても本当に多くの人が活用してくれるのかという不安感もありました」と浅野井 氏。しかし、Salesforce Chatter に比べて Teams の方がはるかに自由度が高く、社員にとっての利用ハードルも低いと判断し、Teams の採用を決定したといいます。その後、約 3 か月のテスト利用で有効性を確認したうえで、2017 年 7 月に社内展開しています。

また Teams 関連の公開情報が少ないリリース当初の段階で、FastTrack から Teams の機能説明や準備、評価支援を行ったことも高く評価されています。結果的に検討から約 4 か月で、スムーズな本番稼働を実現。FastTrack は現在も引き続き、活用促進を支援しています。

Teams の導入で注目すべきなのは、トップダウン型で活用方法を示すのではなく、ユーザーの自主性に任せている点だといえるでしょう。「これまでの ICT ツールは使い方がほぼ決まっており、それに沿って活用することが効果を上げていくための前提条件でした。しかし Teams の最大の特長は自由度の高さであり、多種多様な使い方が考えられます。まずはツールに触れてもらい、ユーザー自身で業務改善の可能性や利便性を見出していく、というアプローチが適していると考えました」 (浅野井 氏) 。

では実際に Teams は、どのように使われているのでしょうか。

「営業現場でのコミュニケーションをもっと活性化したいと考え、仕事の内容や商談の進捗具合はもちろんのこと、世の中の技術動向やニュース記事など、あらゆる情報を Teams に集約するようにしています」と語るのは田中 氏です。またチーム内のコミュニケーションや、チーム間のやり取りも、Teams のチャットで行うことが増えていると説明します。「本当にリアルタイムで話をしたい時には Skype for Business を使いますが、SNS のように非同期で話をするときには Teams の方が手軽です。また OneDrive for Business のファイルにリンクを張ることや、ビデオ ストリーミングとの連携も容易。ある程度整理された情報を共有する場合には、Wiki ページも利用しています」。

写真:横河レンタ・リース 営業統括本部 インナーセールス本部 東日本セールス部 東入來 敦子 氏

横河レンタ・リース
営業統括本部
インナーセールス本部
東日本セールス部
東入來 敦子 氏

その一方で、「私はチャットの利用が多く、チャネルごとに分けたチャットが会議代わりになっています」というのは東入來 氏です。またチャットの相手を会話の中で直接指定する、メンション機能も役立っていると指摘します。「投稿やコメントの中に "@ 名前" と記述しておけば、すぐにメールで通知が飛んでいきます。グループに対するメンションも可能なので、複数メンバーへの一斉通知も簡単です」。

これに加えて浅野井 氏は、「私は会議の議事録や週報を One Note で作成しているのですが、これをそのまま Teams に掲載できるのも便利です」と言います。横河レンタ・リースでは、全社や部門全体に情報発信するポータルとドキュメント管理は SharePoint Online、ダイナミックな情報共有は Teams という使い分けが定着しつつありますが、One Note で作成したファイルはこれら両方で参照できるようにしていると説明します。

「Teams を活用することで、情報共有やコミュニケーションのスピードは飛躍的に向上しました」と田中 氏。訪問先で聞いた顧客の課題をすぐに Teams に入れて共有することで、社内の営業アシスタントに資料作成を依頼する、マーケティングや商品企画に質問して答えてもらうといったことが迅速に行え、作成した資料を他の営業担当者と共有することも容易になったそうです。

また、「Teams のチャットなら、文章量がメールの 1/3 以下になり、絵文字 1 つで返答することもできるので、とにかく早くやることが癖になってきました」と東入來 氏。Teams は極めて効果的な時短ツールだと言います。「最近ではメールで連絡することが、ほとんどなくなりました」。

Teams をはじめとする Office 365 の機能は、働き方改革の推進にも大きな貢献を果たしつつあります。横河レンタ・リースでは一部の男性営業職や女性営業事務職、男性スタッフ職を対象に、2017 年 10 月からテレ ワーク (在宅勤務) の試験運用を開始。同社は自社開発したデータレスPCTM ソリューションと組み合わせた Office 365 は、そのコミュニケーション基盤としても活用されているのです。この取り組みは、東京都の「TOKYO はたらくネット」のモデル実証事業にも採択されています。

Teams 画面例

Teams の画面 – コミュニケーションしている画面例 [拡大図] Teams 画面例

Teams 上のOne Note 画面例

Teams 上のOne Note – 議事録の画面例 [拡大図] Teams 上のOne Note 画面例

Teams 上の Stream 画面例

Teams 上の Stream の画面例 [拡大図] Teams 上の Stream 画面例

横河レンタ・リースでの Teams 活用画面例。上から、チャット画面、OneNote を使った議事録、ビデオ ストリームの画面です。Teams は自由度がきわめて高く、情報共有やコミュニケーションを多様な方法で行うことが可能です。

<今後の展望>
今後は社外連携やチャット ボットでも Teams を活用、
進化し続けるツールのポテンシャルを積極的に引き出す

社内利用している Office 365 を社外とつなぐことも可能です。既に SharePoint Online の社外連携は 2017 年 8 月から行われていますが、近い将来には Teams でも同様の取り組みを進めていく計画です。見積書や注文書、納品スケジュールなどを Teams で顧客やパートナーと共有できれば、ビジネス スピードがさらに向上すると期待されています。

Teams にはユーザー支援のためのチャットボット「T-Bot」が装備されていますが、これを社内の FAQ に活用することも視野に入っています。既に横河レンタ・リースでは、他社の AI サービスを利用したチャット ボットの研究プロジェクトが進められていますが、これを Teams に移す可能性もあるといいます。

なお横河レンタ・リースは 2016 年 4 月から Office 365 の販売事業を手掛けていますが、今回の Teams への取り組みは、このビジネスの拡大にも役立つと考えられています。「お客様が本当に聞きたい実体験をお伝えできるようになりました。自社にとってだけではなく、お客様に役立つ情報を提供する上でも、意味のある取り組みだと感じています」 (田中 氏) 。

最後に浅野井 氏は Teams について、次のように語っています。

「"Teams で何ができ、どのような業務に適応できるか" をシステム管理者が考えてからユーザーに提供するのでは、世の中の進歩に置き去りにされてしまうでしょう。システム管理者が "この業務にこう使ってもらおう" と判断した時点で、ユーザーによる活用の可能性が制限されてしまう恐れがあるからです。また、システム管理者の "このツールはよく分からないから導入を見送ろう" という考え方が危険なのは言うまでもありません。システム管理者はいち早くこのツールをユーザーに提供し、ユーザー自身でツールの有効性や利便性を見出してもらおうという感覚で展開していくことが重要だと考えています」。

働き方改革やビジネス スピード向上を、進化し続ける ICT ツール活用でどのように実現していくか。この問いへの答えは、このコメントに集約されているといえるのではないでしょうか。

写真左より、田中 氏、東入來 敦子 氏、浅野井 氏

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ソリューション概要

プロファイル

横河レンタ・リース株式会社外部サイトへ移動するため、別ウィンドウで開きますは 1987 年に設立された、IT 機器、計測器の大手レンタル企業です。IT 機器/計測器のマルチベンダー・レンタルサービス事業のほか、IT 機器と独自ソフトウエアを中核にしたシステムエンジニアリング事業も展開。「OPEN mind & NICE service」という企業理念の下、両事業を通じたデジタル革新の支援によって、顧客企業の課題解決と豊かな社会の実現に貢献しています。

導入メリット

  • 情報共有基盤を Office 365 へ移行したことで、どこででも情報共有やコミュニケーションを行えるようになり、リアルタイム性も向上した。
  • Teams をいち早く活用することで、情報共有やコミュニケーションがさらにスピードアップした。
  • SharePoint のデータ移行では FastTrack センターを活用することで、プロジェクトを確実に進めることが容易になった。

ユーザー コメント

「"Teams で何ができるのか" をシステム管理者が考えてからユーザーに提供するのでは、世の中の進歩に置き去りにされてしまうでしょう。有効性や利便性はユーザーが見つけてくれるはずなので、まずは使ってもらおうという感覚で、いち早く取り入れていくことが重要だと考えています」


横河レンタ・リース株式会社
情報システムセンタ
インフラ・サポート課長
浅野井 宏之 氏

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