현대글로비스는 AI 기반 변화 관리 프로젝트의 일환으로 Microsoft 365 Copilot(이하 M365 Copilot)을 도입하여 업무 효율성과 데이터 활용성을 향상시키고 있습니다. 초기 도입 과정에서 체험 및 시나리오 중심의 Copilot Excitement Day와 챔피언 프로그램을 운영하여, 임직원들로부터 AI 생산성 도구에 대한 높은 관심과 참여를 이끌어 냈습니다.
M365 Copilot 도입 후, 선박 운송 지연 및 통관 이슈 대응, Excel 기반 데이터 검토 자동화 등 다양한 업무에서 실질적인 성과를 창출하며 업무 혁신을 가속화하는 중입니다.
또한, 현대글로비스는 M365 Copilot을 Microsoft 365 기반의 데이터 중앙화 전략으로 업무 생산성을 극대화하며 AI 전환의 모범 사례를 만들어가고 있습니다.
현대글로비스는 글로벌 종합물류유통기업으로서 물류, 해운, 유통 사업을 운영합니다. 글로벌 완성차 · 에너지 · 소비재 · e커머스 등 다양한 사업군에서 물류 사업을 수행하며, 또한 KD사업과 중고차 유통 사업, 트레이딩 사업을 영위하고 있습니다. 최근에는 스마트 물류 솔루션, 사용후 배터리 사업 등 미래 신사업 서비스도 제공하고 있습니다.
젊은 인력이 주축인 조직 특성상 생성형 AI를 활용한 업무 효율화에 대한 관심이 지대했고, 이에 현대글로비스 경영지원IT팀은 내부에서 활용 가능한 AI 기반 생산성 도구를 모색하게 되었습니다. 고심 끝에 이미 사용 중인 M365 앱과 완벽하게 통합되며 기존 Microsoft 365의 보안 정책을 상속하고 사용자 권한을 준수하여 안전한 데이터 처리를 보장하는 M365 Copilot을 도입하기로 결정했습니다. 2024년 7월부터 도입 논의를 시작해 8월에 라이선스를 구매하고, 하반기 동안 AI 기반 변화 관리의 파일럿 프로젝트를 진행하면서 M365 Copilot의 실효성을 검증했습니다.
기업 변화 관리는 저절로 이루어지지 않습니다. 최첨단 AI 생산성 도구를 도입했다 할지라도, 사용자들이 그 활용법을 이해하지 못하고 있는 상태에서는 소기의 성과를 거두기 어렵습니다. 현대글로비스가 이러한 고민에서 출발하여 기획한 것이 임직원 대상 M365 Copilot 체험 행사인 Copilot Excitement Day입니다. M365 Copilot 도입 초기였던 9월에 사내 카페테리아에서 개최한 이 행사에서는, M365 Copilot 체험존을 운영하여 라이브 데모 시연 및 실제 사용해 볼 수 기회도 제공했습니다. 행사 당일 예상보다 훨씬 많은 인원이 참여해 M365 Copilot의 실무 적용 가능성을 직접 경험했고, 행사 후 진행한 설문조사에서 95%의 응답자가 후속 교육을 희망한다고 답할 정도로 반응이 뜨거웠습니다. 이후 희망자들을 대상으로 M365 Copilot 체험단 실습 교육을 2차에 걸쳐 진행했습니다.
또한, M365 Copilot 활용을 확산하기 위해 챔피언 프로그램을 운영했습니다. 포워딩, IT, 기획재경, 경영지원의 4개 사업부별로 각 15명씩 선정하여 해당 업무 도메인에 맞는 최적의 시나리오를 발굴하는 것을 목표로 진행했습니다. Microsoft 솔루션 전문가의 지원 속에서, 1차 세션에서는 업무에 맞는 활용 시나리오를 발굴하고, 2차 세션에서는 해당 시나리오에 맞는 프롬프트를 개발하는 데 집중했습니다.
현대글로비스 경영지원IT팀 이재용 매니저는 Copilot Excitement Day 및 챔피언 프로그램 모두 일회성 이벤트가 아닌, 실제 변화 관리 프로젝트의 일환으로 운영된다고 이야기합니다. 특히, 챔피언들은 업무 복귀 후 각 소속 사업부에서 M365 Copilot 앰배서더 역할을 수행하고 있으며, 발굴한 시나리오들은 업무 자산이 되고 있습니다
“M365 Copilot은 정해진 기능을 제공하는 완성형 시스템이 아니라 진화하는 도구이기 때문에, 사용자가 자신의 업무에 맞게 활용법을 찾아가야 합니다.”
안효진, 경영지원IT팀 매니저, 현대글로비스
현대글로비스는 M365 Copilot을 통해 업무 효율성은 물론 데이터 활용성 또한 크게 향상시키고 있습니다. 그리고 이러한 우수 활용 사례는 앞서 소개한 챔피언 프로그램 등을 통해 모범 시나리오로 발굴하여 임직원들에게 공유함으로써 전사적 생산성 향상을 더욱 가속화하는 선순환을 이루고 있습니다.
대표적인 사례로 선박 운송 지연 및 통관 이슈 대응 업무의 경우, 과거에는 유사 사례를 찾기 위해 Microsoft Teams나 OneDrive를 통해 수작업으로 자료를 검색해야 했으나, M365 Copilot을 활용하면 이전 사례를 표 형식으로 자동 정리하고, 이를 기반으로 신속하게 대응 보고서를 작성할 수 있습니다. 이를 통해 업무 시간이 크게 단축되었고, 신속한 의사결정이 가능해졌습니다.
또한, 선적 실적 관리에 있어서 Copilot in Excel을 활용한 데이터 정합성 검토 및 자동화도 중요한 성과입니다. 기존에는 수기로 데이터 정합성을 확인하고, 오류가 발생하면 팀 간 수차례 Excel 파일을 주고받으며 수정해야 했습니다. M365 Copilot 도입 후, 자동으로 중복 데이터를 제거하고, VBA 코드를 생성하여 별도 Excel 양식으로 데이터를 변환해 차트로 시각화하는 작업까지 자동화했습니다. M365 Copilot을 통해 업무 정확성과 생산성이 크게 향상된 또 하나의 시나리오입니다.
현대글로비스 경영지원IT팀 안효진 매니저는 M365 Copilot 사용자들에게 이렇게 조언합니다.
"M365 Copilot은 정해진 기능을 제공하는 완성형 시스템이 아니라 진화하는 도구이기 때문에, 사용자가 자신의 업무에 맞게 활용법을 찾아가야 합니다. 교육에서도 강조했듯이, 한 번 프롬프트를 입력했을 때 원하는 답이 나오지 않는다고 해서 사용을 포기하기보다는 프롬프트를 다듬고, 참조 자료를 변경해보며, '메일에서만 찾아줘' 또는 '보고서 회의 내용에서 검색해줘' 같은 조건을 추가하는 방식으로 프롬프트 엔지니어링을 학습해 나가는 것이 중요합니다."
이러한 실제 사례들을 경험하면서, 현대글로비스 내부에서 AI 기반 생산성 도구의 필요성에 대한 인식이 빠르게 확산되었고 M365 Copilot 라이선스 확대 요청도 꾸준히 증가하고 있습니다. 현재 사내 라이선스 보급율은 10% 정도인데 2025년에는 우선 20%까지 늘릴 계획입니다.
도입 초기에 M365 Copilot을 가장 활발히 사용하기 시작한 부서는 포워딩 사업부였지만, 이후 높은 관심을 보이는 부서는 기획재경 사업부입니다. 경영지원IT팀은 기획재경 사업부가 M365 Copilot을 활용하여 비즈니스 프로세스를 업무 매뉴얼화 하도록 지원할 계획도 검토중입니다.
현대글로비스의 이러한 M365 Copilot 도입 성과는 Microsoft 365 에코시스템 전반에서 시너지를 도출함으로써 증폭될 수 있었습니다. 이는 Microsoft 365의 각 기능을 사용하는 것에서 더 나아가, Microsoft 365 플랫폼 기반의 데이터 관리를 통해 얻어지는 것이라고 이재용 매니저는 강조합니다.
"단순히 Teams를 사용하거나 Excel 및 PowerPoint 작업을 할 때 M365 Copilot의 도움을 받는 수준을 넘어, OneDrive와 SharePoint를 적극 활용하는 것이 M365 Copilot의 효과를 극대화하는 핵심 요소입니다. 현대글로비스는 모든 내부 데이터를 Microsoft 365 클라우드 내에서 관리하고 있어, M365 Copilot이 더욱 정확한 정보를 제공할 수 있는 최적의 데이터 환경을 갖추고 있습니다. 반면, 로컬 저장소나 별도 파일 서버를 활용하는 기업의 경우, 해당 데이터가 M365 Copilot에서 활용되지 못하고 단순한 보관 자료로 남을 수밖에 없습니다. 따라서 AI 서비스를 효과적으로 비즈니스에 접목하려면, 클라우드 환경의 안정적인 구축과 문서의 중앙화가 필수적입니다."
현대글로비스는 향후, M365 Copilot과 연계할 수 있는 Microsoft Power Platform의 Power Automate 도입도 검토 중입니다. M365 Copilot을 통한 AI 기반 업무 자동화가 본격화되면서, 추가적인 자동화 솔루션에 대한 관심이 높아졌기 때문입니다. Power Automate와 M365 Copilot을 결합하여 더욱 정교한 AI 기반 업무 프로세스 구축을 기대하고 있습니다.
현대글로비스의 M365 Copilot 도입 사례는 단순한 AI 활용을 넘어, AX(AI Transformation) 시대에 맞춰 조직이 어떻게 AI를 실무에 접목하고, 업무 문화를 변화시킬 수 있는지를 보여주는 대표적인 사례입니다. 이재용 매니저는 성공적인 AI 전환을 위해서는 기업 고유의 특성에 대한 정확한 이해가 선행되어야 한다고 말합니다.
“단순히 라이선스를 제공하는 것에 그치지 않고, 기업 성격에 맞는 AI 교육 프로그램 및 활성화 전략을 기획하는 것이 중요합니다. 또한, 어떤 사용자에게 서비스를 소개하고 어떤 경험을 제공할지, 이를 통해 IT 담당자들이 얻고자 하는 인사이트가 무엇인지도 명확히 파악해야 합니다. 그저 피드백을 기다릴 것이 아니라, 사용자들이 불편함을 느끼는 지점을 적극적으로 찾아내고 해결책을 제안하는 태도가 필요합니다. 결국, IT 담당자는 단순한 기술 지원을 넘어 조직과 기술을 효과적으로 연결하는 코디네이터 역할을 해야 하는데, 그러기 위해서는 내부 임직원들의 특색과 업무에 대한 이해와 분석이 먼저 이루어져야 한다고 생각합니다.”
현대글로비스의 AI 기반 변화 관리 프로젝트는 현재 진행형입니다. 2025년에는 교육 횟수를 늘리고 임원 세션을 따로 개설할 계획도 수립하고 있습니다. 현대글로비스는 M365 Copilot 도입을 통해 AI 기반 변화 관리를 선도하고 있으며, 업무 생산성과 데이터 활용도를 높여 나가는 중입니다. 향후 AI 기술의 발전과 함께, 현대글로비스의 AI 기반 업무 혁신은 더욱 가속화될 것으로 기대됩니다.
“IT 담당자는 단순한 기술 지원을 넘어 조직과 기술을 효과적으로 연결하는 코디네이터 역할을 해야 하는데, 그러기 위해서는 내부 임직원들의 특색과 업무에 대한 이해와 분석이 먼저 이루어져야 한다고 생각합니다.”
이재용, 경영지원IT팀 매니저, 현대글로비스
Microsoft 팔로우