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문서 처리 애플리케이션은 기계 학습과 AI(인공 지능)를 사용하여 문서와 양식에서 데이터를 추출합니다. 이메일이나 종이 양식의 송장, 영수증, 배송 주문서 등의 데이터를 가져와 디지털화하여 구조화된 데이터베이스 형식으로 저장합니다. 그런 다음 해당 데이터를 ERP(전사적 자원 관리) 또는 CRM(고객 관계 관리) 솔루션과 같은 대상 시스템으로 가져옵니다. 문서 처리 애플리케이션이 제공하는 효율성은 기업이 비용을 절감하고 생산성을 높이며 직원들이 반복적이고 오류가 발생하기 쉬운 낮은 가치의 업무에서 벗어나도록 하는 데 큰 영향을 미칠 수 있습니다.
대량의 종이 문서를 디지털화하기 위한 솔루션을 찾는 것은 많은 기업이 언젠가는 직면하게 될 과제입니다. 문서 처리 애플리케이션은 수작업으로 데이터를 입력하는 노동 집약적인 작업을 제거할 뿐만 아니라 데이터에서 더 많은 것을 얻을 수 있는 방법에 대한 인사이트를 제공함으로써 이 분야에서 뛰어난 효율성을 제공합니다.
문서 처리는 OCR(광학 문자 인식), 기계 학습, RPA(로봇 프로세스 자동화)를 기반으로 구축됩니다. 이 세 가지 요소는 기본적으로 인간과 유사한 방식으로 정보를 해석하고 이해할 수 있습니다.
일반적으로 문서 처리는 OCR, 기계 학습, RPA가 함께 작동하여 다음과 같은 단계에 따라 이루어집니다.
종이 문서, PDF, 이메일, 전자 양식과 같은 소스에서 데이터를 스캔하여 디지털화합니다.
스캔한 데이터의 품질과 정확도를 높이려면 기울어진 각도를 수정하고, 배경 얼룩이나 표시를 제거하여 노이즈를 줄이고, 이미지에서 원하지 않는 외부 영역을 잘라냅니다.
문서는 형식, 내용, 유형에 따라 여러 범주로 분류되므로 데이터 추출 및 보관을 개선하는 데 도움이 됩니다.
처리 과정에서 중요한 단계는 OCR이 데이터를 추출하고 번역해야 하는 유형(예: 이름, 숫자, 날짜, 손글씨)을 정의하는 것입니다.
RPA는 모든 데이터를 관련 시스템, 데이터베이스 및 작업 흐름으로 이동하기 전에 확인하고 검증합니다. 이 단계에서 부정확한 내용은 수동 검토 및 수정을 위해 플래그됩니다.
다른 모든 프로세스가 실행되면 데이터는 애플리케이션 프로그래밍 인터페이스를 통해 관련 데이터베이스 및 저장소로 전송됩니다.
딥 러닝 설명서는 특히 문서 및 레이아웃 분석, 텍스트 식별, 문서 검색을 위해 데이터의 패턴을 인식하는 신경망의 기능에 의존하여 문서 처리와 통합됩니다. 인간의 두뇌가 학습하는 방식과 마찬가지로 신경망은 점점 더 많은 정보와 지식을 습득하여 여러 계층의 정보를 수집하고, 갈수록 점점 더 똑똑해집니다.
딥 러닝 문서 분석은 주로 합성곱 신경망과 순환 신경망을 통해 인간과 유사한 AI를 구동하는 능력을 사용합니다. 합성곱 신경망은 이미지 내의 모든 요소를 감지하기 위해 이미지를 필터링하고, 순환 신경망은 데이터 포인트를 기억하여 미래 결과를 예측하는 능력을 형성합니다.
자동화된 문서 처리는 속도, 정확성 및 확장성을 제공하여 비즈니스 프로세스를 개선하고 팀의 효율성을 높입니다. 이는 법률, 부동산, 의료, 은행과 같은 산업에서 프로세스와 수익을 개선하는 방식에 광범위한 영향을 미칠 수 있습니다.
자동 문서 처리의 주요 이점은 다음과 같습니다.
문서가 디지털화되면 문서를 볼 권한이 있는 사람은 누구나 언제 어디서나 액세스할 수 있습니다.
기업은 파일을 암호화하고 보안 수준을 할당하여 의도하지 않은 사용자로부터 데이터를 보호할 수 있습니다.
시간과 비용이 많이 드는 종이 파일 관리 프로세스를 제거하면 직원들은 중요한 비즈니스 목표에 더 많은 시간을 할애하고 생산성을 높일 수 있습니다.
데이터를 수동으로 입력할 필요가 없는 문서 자동화는 문서의 정확성과 품질을 크게 향상시킵니다.
부서 전반에서 다른 팀에 있는 직원이 문서를 공유하고 함께 작업할 수 있어 작업 상태를 실시간으로 파악할 수 있습니다.
문서 자동화를 하면 워크플로에 계속해서 적용할 수 있는 표준화된 템플릿 및 구조를 갖출 수 있습니다.
여러분의 필요에 따라 어떤 문서 처리 솔루션을 선택해야 하는지가 달라집니다. 가장 중요한 결정 중 하나는 솔루션을 클라우드에서 실행할 것인지, 아니면 현장에서 직접 운영할 것인지를 고려하는 것입니다. 클라우드 기반 시스템은 제공업체가 유료로 호스팅하며 모든 데이터를 자동으로 저장하여 모든 것을 온라인으로 액세스할 수 있도록 합니다. 온프레미스 솔루션은 자체 서버와 스토리지를 사용하고, 자체 유지관리를 수행하며, 자체 백업을 실행한다는 의미입니다.
문서 처리 솔루션을 선택하기 위한 기타 중요한 고려 사항은 다음과 같습니다.
파일 이름과 유형, 콘텐츠, 수정된 날짜 등 다양한 검색 옵션을 설정하는 것이 좋습니다. 모든 파일을 정리할 수 있는 메타데이터와 태그를 지정할 수 있는 기능도 유용합니다.
파일 구조는 논리적이고 모든 사용자가 쉽게 사용할 수 있어야 합니다.
시스템은 민감한 문서에 대한 액세스를 제한하고 사용자별로 권한을 설정할 수 있어야 합니다.
모든 직원은 일상 업무에 지장을 주지 않고 시스템을 혼동하지 않고 쉽게 사용할 수 있어야 합니다.
이메일 클라이언트, 고객 관계 소프트웨어와 같이 이미 사용 중인 프로그램과 함께 사용할 수 있는 시스템이어야 합니다.
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