Izveidojiet vizuālu attēlojumu par biznesa procesu vai procesu plūsmas shēmu, kas nosaka nākotnes darbplūsmas notikumus.
Kā procesu kartēšana var palīdzēt jūsu uzņēmumam gūt panākumus
Kas ir procesu kartēšana?
Procesu kartēšana var palīdzēt izveidot biznesa procesu vai procesu plūsmas shēmu, kas nosaka notikumu secību turpmākajā darbplūsmā un bieži vien ir vizuāls attēlojums. Pēc tam procesu kartes ļauj vadītājiem un projektu vadītājiem apvienot komandas, palīdz cilvēkiem saprast, kur viņi iederas projektā un kā viņu darbs ietekmē citus — galu galā virzoties uz veiksmīgu rezultātu.
Procesu kartes parasti nosaka jaunu procesu vai uzlabo esošo. Ar procesu kartēšanas programmatūru ikviens var izveidot projekta vizuālu attēlojumu.
Ieguvumi no procesu kartēšanas
Iespēja vizuāli redzēt un izprast procesu no sākuma līdz beigām ļaus ātri pamanīt jomas, kurās iespējams uzlabot efektivitāti. Šis caurspīdīgums ir ļoti svarīgs, jo īpaši pēc-pandēmijas apstākļos, kad pielāgošanās spēja ir nepieciešamība. Turklāt procesu plūsmas shēma var palīdzēt jums:
- Nodrošināt procesa dokumentāciju, atbilstību un auditu.
- Skatīt vizuālu projektu no sākuma līdz beigām.
- Kopīgot detaļas vizuāli, lai tās varētu uzreiz saprast, un saturu varētu viegli nodot vadībai.
- Izcelt sarežģītību un liekas darbības, kā arī iespējamās problēmas un risinājumus.
- Pārkārtot procesus soļos, izmantojot viegli saprotamu sistēmu.
- Skatīt, kā komandas dalībnieki ir savstarpēji saistīti, palīdzot veicināt jēgpilnākas mijiedarbības.
- Sniegt savai komandai atskaites punktu, lai uzdotu un atbildētu uz stratēģiskākiem jautājumiem un pieņemtu pamatotākus lēmumus.
- Izveidot plūsmas shēmu bibliotēku, ko varat lietot, atkārtoti izmantot un pielāgot, kad rodas jauni projekti.
- Nodrošināt klientiem labākus produktus un pakalpojumus.
Procesu kartēšanas izmantošanas veidi
Neatkarīgi no tā, vai strādājat rūpnieciskā vidē, birojā, noliktavā vai veselības aprūpes iestādē, procesu kartēšana palīdz jūsu komandai labāk saprast, kā viņu darbs ir saistīts ar citiem projektiem. Jebkuram mazajam uzņēmumam procesu kartēšanas ieviešana var palīdzēt uzreiz identificēt jomas, kurās nepieciešami uzlabojumi, kā arī noteikt, kad risināt ar klientiem, ražošanu vai krājumiem saistītas problēmas. Pandēmija ir likusi arvien vairāk cilvēku pāriet uz hibrīddarbu un tāldarbu, tāpēc komandām jāspēj redzēt, kā projekti ir savstarpēji saistīti, lai to varētu darīt viegli, ātri un efektīvi.
Ir divi procesu kartēšanas lietošanas veidi: procesu plūsma un biznesa process. Apskatiet abus, lai varētu izlemt, kurš ir piemērotāks jūsu projektam.
Procesa plūsma
Procesu plūsmas shēma palīdz detalizēti aprakstīt saistības starp projekta vai nozares komponentiem. Tā palīdz noteikt standartus un procedūras, kā arī var tikt izmantota kā uzdevumu ceļvedis. Turklāt tā palīdz nodrošināt, ka komandas ievēro katru jūsu darbplūsmas soli noteiktajā secībā.
Procesu plūsmas shēmas dokumentē vai uzlabo procesu — vai vienkārši modelē jaunu procesu. Kad procesu plūsmas shēmas tiek izveidotas ar procesu kartēšanas programmatūru, varat izveidot klikšķināmus simbolus, kas tiek izvērsti, lai sniegtu papildu informāciju par katru procesa posmu. Tāpēc, pirms izveidojat darbplūsmu vai biznesa plūsmas shēmu ar uzdevumiem, apsveriet iespēju ieskicēt kopējo procesu plūsmas shēmā.
Biznesa process
Attēls: procesa plūsmas piemērs
Biznesa process
Microsoft 365 Copilot
Ietaupiet laiku un koncentrējieties uz svarīgāko ar mākslīgo intelektu pakalpojumā Microsoft 365 uzņēmumiem.
Biznesa procesu kartēšana detalizē jūsu procesu. No sākuma līdz beigām tā parāda, kas ir jādara, lai sasniegtu galamērķi. Procedūrā ir iekļauti nepieciešamie dalībnieki, viņu uzdevumi un pabeigšanas datumi. Tā sniedz jūsu komandas dalībniekiem iemeslu, kam ticēt, un ieskatu lielākajos mērķos. Tā parāda viņu lomas tvērumu, kāpēc viņi ir būtiski procesam un kā visi komandas dalībnieki sadarbosies, lai pabeigtu projektu.
Tāpat kā visas procesu kartēšanas shēmas, biznesa procesu kartēšana izmanto simbolus ar iespēju izvērst papildu informāciju, lai norādītu uz saskares punktiem procesā.
Biznesa procesu shēmas piemērs
Procesu kartēšanas tipi
Tā kā dažādiem uzņēmumiem un projektiem ir savas unikālās vajadzības, vienas un tās pašas procesu plūsmas shēmas izmantošana visiem projektiem nebūtu labākais rīka lietojums. Tāpēc pastāv vairāki procesu kartēšanas veidi specifiskākām vajadzībām. Apskatiet tos, lai izlemtu, kurš ir piemērotākais jūsu projektam.
- Detalizēta procesa kartēšana. Sniedzot projekta sīkumaināko informāciju procesu kartes formā, detalizēta procesu kartēšana nodrošina tehnisku ieskatu precīzajos soļos, tostarp ievaddatos, izvadēs, rādītājos un cilvēkos, kas nepieciešami procesa pabeigšanai. Maziniet neskaidrības, parādiet atkarības un sagatavojiet komandu projekta sākšanai un fokusa saglabāšanai. Detalizētās procesu kartes parasti saistās ar augsta līmeņa, galveno vai primāro procesa karti.
- Dokumentu procesu kartēšana. Projekta ievaddatu un izvaddatu definēšana. Ieskicējot informāciju, kas nepieciešama katrā posmā, kā arī ar projektu saistītās izvadēs (vai taustāmās vienībās vai pakalpojumos), jūs labāk sapratīsit, kas nepieciešams jūsu komandai, un gūsit priekšstatu par gala rezultātiem. Pievienojot dokumenta procesu karti detalizētai procesu kartei, tiek nodrošināts caurspīdīgums par mainīgajiem lielumiem un lēmumiem, kas var ietekmēt jūsu darbu.
- Augsta līmeņa procesu kartēšana. Tiek piedāvāts pārskats par organizācijas procesiem un mērķiem. Projektu vajadzībām varat norādīt nodaļas un pēc tam arī lomas, no kurām būs nepieciešama pārstāvība. Izmantojot procesu kartēšanas programmatūru, katru nodaļu vai lomu var padarīt klikšķināmu, lai detalizētāk apskatītu projekta vajadzības.
- Atveidota procesu kartēšana. Ieskicējot pašreizējos un nākotnes procesus, varat iegūt skatu no putna lidojuma uz to, kā darbojas jūsu organizācija vai projekts. Šis apskats var palīdzēt atrast jaunus veidus, kā racionalizēt darbu, noteikt kritiskās ieinteresētās puses un savienojuma punktus, uzlabot darba attiecības un izveidot procesu, kas lietderīgi izmanto jūsu komandas laiku un talantus.
- Celiņa/daudzfunkcionālo procesu kartēšana. Projekta iesaistīto nodaļu identificēšana, procesa sadalīšana soļos un resursu piešķiršana pareizajiem cilvēkiem. Tas ir lielisks veids, kā paskatīties uz procesu jaunā veidā, atrast uzlabojumu jomas un noteikt reālus vai potenciālus trūkumus vai pārklāšanās punktus, lai varētu laikus plānot.
- Vērtību pievienojošās ķēdes procesu kartēšana. Nodrošinot komandas dalībniekiem vispārēju pārskatu par jūsu projektu. Tā ir vienkārša nesavienotu lodziņu karte, kas ļauj īsumā vizualizēt procesu. Tādējādi jūs redzēsit, kuras ieinteresētās puses jāiekļauj projektā, lai izprastu, kā projekts virzīsies.
- Vērtību straumes procesu kartēšana (VSM). Ilustrējot, analizējot un uzlabojot soļus, kas nepieciešami produkta vai pakalpojuma piegādei, vienlaikus arī identificējot un novēršot zudumus. Galvenā daļa no vienkāršākās metodoloģijas, VSM pārskata procesa darbību plūsmu un informāciju no izcelsmes līdz piegādei klientam. To parasti izmanto uzņēmumi, kas ražo patērētājiem taustāmas preces.
- Darbību procesu kartēšana. Tiek attēlotas procesa pievienotās vērtības un bezvērtības darbības. Šis vērtību plūsmas kartēšanas rīks palīdz noteikt, kad un kur šīs darbības notiek, palīdzot identificēt sinerģijas starp ieinteresētajām pusēm, kur ir iespēja pievienot vērtību, kas iepriekš nepastāvēja.
Darbplūsmas procesu kartēšana
Kad izveidojat procesu shēmu “plūsmas” formātā, tā neietvers valodas Unified Modeling Language (UML) simbolus. Tā vietā tiks izmantotas informācijas notācijas vai vārdi. Tā ir lieliska izvēle, sazinoties ar cilvēkiem, kuri nesaprot UML simbolus vai kuriem vārdi ir labāk nekā simboli.
Biznesa procesu kartēšana prasa laiku, taču tā ir tā vērta. Nodrošinot katram jūsu komandas dalībniekam redzējumu, procesu un tā uzdevumus vai vienkārši padziļinātu izpratni par jūsu uzņēmuma darbību, varat noteikt skaidras robežas, izklāstīt lomas un pienākumus un informēt ikvienu par to, kas jāzina un kad. Ja uzskatāt, ka procesu kartēšana ir piemērota tikai uzņēmumam, kas nodrošina ienesīgus rezultātus, padomājiet vēlreiz.
2018. gadā ASV Nacionālā medicīnas bibliotēka un Nacionālie veselības institūti publicēja rakstu par procesu kartēšanas nozīmi veselības aprūpē. Saskaņā ar atskaiti procesu kartēšana sniedz priekšrocības veselības aprūpes speciālistiem, palīdzot viņiem:
- Mācīties un iegūt kopīgu izpratni
- Identificēt uzlabošanas iespējas
- Iesaistīt projektā ieinteresētās puses
- Definēt projekta mērķus
- Pārraudzīt projekta progresu
- Iegūt vienkāršu plānošanas metodi
Izveidot procesu kartēšanas shēmas, kas kļūst par galveno uzmanības centru
Tātad neatkarīgi no tā, kāda veida uzņēmumu pārvaldāt — vai tā būtu programmatūras izstrāde, veselības aprūpe, būvniecība vai mārketings — procesu kartēšana var palīdzēt strādāt gudrāk un nezaudēt virzienu. Mazo uzņēmumu īpašniekiem, pielāgojoties darbam pēc-pandēmijas pasaulē, procesu kartēšana palīdz optimizēt katru procesu, stratēģiju un uzdevumu, nodrošinot lielāku efektivitāti, mazākas izmaksas, labākus biznesa lēmumus un izaugsmi. Turklāt tā var palīdzēt komandai sadarboties, vadoties pēc kopīga mērķa, lai ikviens varētu darīt visu iespējamo uzņēmuma un klientu labā.
Microsoft Visio ļauj viegli pielāgot vizualizācijas, lai organizētu datus, sniegtu ieskatus, prezentētu viegli saprotamas diagrammas un padarītu procesu kartēšanu reālu. Lai uzzinātu vairāk, skatiet šo detalizēto ceļvedi diagrammu veidošanai ar procesu kartēšanas programmatūru.
Microsoft 365 komanda ir fokusējusies uz resursu koplietošanu, lai palīdzētu jums uzsākt, vadīt un attīstīt savu uzņēmumu.
Darba sākšana ar Visio
Izmantojot Visio, vizualizējiet un apspriediet idejas, informāciju un procesus no praktiski jebkuras vietas un jebkurā ierīcē.
Saistītais saturs
Biznesa tehnoloģijas
Seši ģeneratīvā mākslīgā intelekta ieguvumi mazajiem uzņēmumiem
Uzņēmējdarbības produktivitāte
Kā izmantot mākslīgo intelektu, lai strādātu produktīvāk un efektīvāk
Biznesa tehnoloģijas
AI un produktivitāte: Kā izmantot mākslīgā intelekta rīkus, lai uzlabotu darbinieku pieredzi”
Uzņēmējdarbības produktivitāte
Spējās izstrādes DevOps rokasgrāmata mazajiem un vidējiem uzņēmumiem
Business Insights and Ideas nesniedz profesionālu konsultāciju nodokļu vai finanšu jomā. Jums jāsazinās ar savu nodokļu vai finanšu speciālistu, lai apspriestu savu situāciju.
Sekot produktam Microsoft 365