Skylagring for små bedrifter
Skylagring for små bedrifter
Når personer jobber mer eksternt enn noensinne, er det viktig at de har tilgang til alle arbeidsfilene sine når som helst og hvor som helst. Mange små bedrifter går over til sikker skylagring for å fylle dette behovet. Enkelte bedrifter er imidlertid fortsatt usikre på hvordan de kan bruke skylagring, hvilke fordeler det gir, eller hvilke alternativer de bør velge.
Les videre for å finne ut mer om skylagring for små bedrifter og hvilken tjeneste som passer for deg
Hva er skylagring?
Skylagring er en tjeneste som sikkert lagrer dokumenter, regneark, bilder og andre filer på tvers av ulike eksterne lagringssystemer eller datasentre. I tillegg gir den tilgang hvor som helst til disse filene via datamaskinen, telefonen, nettbrettet eller nettleseren.
Skylagring for bedrifter tilbyr også skalerbarhet på forespørsel, noe som betyr at du kan skalere opp eller ned ressursbruken etter behov, noe som gir deg potensielle kostnadsbesparelser siden du bare betaler for det du bruker.
Før skylagring ble tilgjengelig, lagret de fleste bedrifter og deres ansatte filer og data på datamaskinens harddisk, eksterne harddisker eller på bedriftens server. I dagens tilkoblede verden gir skylagring mange fordeler sammenlignet med lokal lagring. For eksempel kan personer lagre, få tilgang til, redigere og dele filene sine fra hvilken som helst enhet – enten de er på kontoret, hjemme eller på reise – i tillegg til at filene er beskyttet mot utilsiktet tap og trusler på nettet.
Hvor sikker er skylagring?
En av de viktigste bekymringene når det gjelder bruk av skylagring, er å sørge for at dataene dine er trygge og sikre. Når du vurderer sikker skylagring for forretningsformål, er det viktig å se etter en leverandør som bruker sterke sikkerhetsprotokoller.
De beste leverandørene av skylagring bruker for eksempel sterke krypteringsalgoritmer for å sikre at dataene dine er beskyttet både under sending og oppbevaring. De bruker også tilgangskontrolltiltak – for eksempel tofaktorautentisering – for å sikre at bare autoriserte brukere får tilgang til dataene dine. I tillegg lagrer mange skylagringsleverandører kopier av dataene dine på flere fysiske steder for å beskytte mot tap eller skade som følge av systemfeil eller naturkatastrofer.
Selv om ingen skytjeneste er 100 prosent sikker, anses skylagring generelt for å være en svært trygg måte å lagre data på. Sikker skylagring for bedrifter:
- Sikrer at du har en sikkerhetskopi av alle filer og data.
- Holder konfidensielle data beskyttet.
- Gir praktisk tilgang til filer fra hvor som helst med en Internett-tilkobling.
- Muliggjør sikker fildeling med andre i organisasjonen via en kobling eller delt mappe.
Hvordan bruker små bedrifter skylagringstjenester?
Det finnes mange måter å bruke skytjenester på for små bedrifter. Noen bedrifter bruker det til å lagre dokumenter og filer, mens andre bruker det til å lagre kundedata eller lagerbeholdning. I alle tilfeller er bedrifter generelt avhengige av skylagring for sikkerhetskopiering og nødgjenoppretting.
Skylagringstjenester er enkle å bruke og ofte integrert i programmene som bedrifter og deres ansatte bruker daglig. En av de vanligste bruksområdene for skylagring for bedrifter inkluderer filbehandling. Skylagring brukes for eksempel til å:
- Lagre og få tilgang til filer. Lagring av filer i skyen er like sikkert og sømløst som å lagre dem på datamaskinen. Bedrifter bruker skyen til å holde dataene trygge og beskyttet. Skylagring hindrer også at filer hoper seg opp på stasjonære datamaskiner og harddisker. Med funksjoner som versjonslogg kan teammedlemmer til og med gjenopprette en tidligere versjon av en fil hvis de sletter eller endrer den ved et uhell.
- Dele filer. Skytjenester gjør det mulig for ansatte å dele filer med andre teammedlemmer eller med kunder. Fildeling gjør det mulig for team i en organisasjon å dele koblinger til filer via e-post i stedet for å sende selve filen. Dermed trenger ikke bedrifter å bekymre seg for at filstørrelsen blokkerer e-posten. Med passordbeskyttede koblinger kan teamene i tillegg sikre at sensitive filer havner i de rette hendene.
- Organisere filer. Skylagringssystemer er ofte brukervennlige. Teammedlemmer kan opprette mapper i andre mapper for å organisere filer. Søkefelt gjør det mulig for ansatte å finne filer på et blunk. Innebygd kunstig intelligens foreslår nå filer til ansatte basert på hva de og teammedlemmene deres nylig har jobbet med. Team kan også opprette gruppemapper slik at hvert teammedlem kan vise og få tilgang til viktige dokumenter. Til slutt kan gruppemedlemmer legge til filer i gruppemapper når de er klare for gjennomgang.
- Dele og samarbeide på filer. Ansatte kan redigere og kommentere dokumenter, regneark og andre filer sammen i sanntid. Det er ikke lenger nødvendig å sende flere versjoner av et dokument frem og tilbake. Med et skylagringssystem finnes det ett enkelt dokument og én enkelt kilde til sannheten. I tillegg kan fileiere spore endringer og avvise uønskede justeringer.
- Sikkerhetskopiere filer. Når filene er plassert i skylagring, kan alle i organisasjonen være trygge på at viktige filer, data og informasjon er sikkerhetskopiert.
- Beskytte filer. Skylagringstjenester inkluderer flere filbeskyttelsesfunksjoner, for eksempel filkryptering, overvåking av mistenkelig aktivitet, deteksjon av løsepengevirus, virusskanning og passordbeskyttede delingskoblinger. Disse funksjonene beskytter forretningsfilene dine mot trusler på nettet.
Microsoft 365 Copilot
Spar tid, og fokuser på tingene som betyr mest, med kunstig intelligens i Microsoft 365 for bedrifter.
Hvorfor er skylagring et uunnværlig verktøy for små bedrifter?
Skylagring for små bedrifter er avgjørende for produktivitet og datasikkerhet. Dette er noen av fordelene:
- Muliggjør eksternt arbeid. 70 prosent av personer rundt om i verden, arbeider eksternt minst én gang i uken. Mange av disse personene arbeider for små bedrifter. Skylagring for små bedrifter gir teamene mulighet til å lagre, få tilgang til, dele og arbeide med filer uansett hvor de er.
- Øker produktiviteten. Små bedrifter kan ikke kaste bort tid. Skylagring er pålitelig og alltid oppe. Den stenges ikke ned for oppdateringer som lokale servere kan. Samarbeidsfunksjoner er nødvendige for eksterne team. Ved å redigere sammen i sanntid kan teammedlemmene jobbe som om de befant seg i samme rom, selv om de er langt fra hverandre.
- Reduserer kostnadene. Skylagring har vanligvis et fast månedlig gebyr per ansatt i området USD 5–USD 15, og er ofte en del av en produktivitetsløsning. Sammenlign dette med kostnadene ved å kjøpe, lisensiere, drifte, oppgradere og vedlikeholde en server. Og ikke glem at du må forsvare serveren mot hackere og angrep fra skadelig programvare.
- Øker sikkerheten. 58 prosent av cyberangrep er rettet mot små bedrifter. Skytjenester for små bedrifter gir en løsning. De fleste av dem har robuste sikkerhetstiltak som stopper uønskede aktører. Disse inkluderer filkryptering, innbruddsovervåking og tofaktorautentisering. De beste lagringsplattformene tilbyr til og med gjenkjenning og gjenoppretting av løsepengevirus. Skylagring gir mer trygghet enn lagring på stasjonær enhet eller lokal server.
- Gir beskyttelse. Selv om skylagring ikke er en ekte sikkerhetskopiløsning for alle systemene dine, gjør den en fantastisk jobb med å sikkerhetskopiere og beskytte viktig bedriftsinformasjon, for eksempel filer, økonomiske data og til og med ansatt- og kundedata.
Hvordan evaluerer du skylagringsbehov for små bedrifter?
Når det gjelder skylagring for små bedrifter, er det noen viktige faktorer du må vurdere før du velger en tjeneste. Først må du vurdere hvor mye data du har for øyeblikket, og hvor mye du forventer å vokse. For det andre bør du tenke på hvor mange som trenger tilgang til og bruker skylagringssystemet regelmessig. Til slutt er kostnader alltid en vurdering, men heldigvis finnes det flere alternativer på markedet.
Når du har denne informasjonen og er klar til å velge en tjeneste, bør du se etter en som tilbyr:
- Sterk sikkerhet. Se etter skylagring med kryptering under sending og oppbevaring, virusskanning, versjonslogg og en valgfri påloggingsprosess med godkjenning med to faktorer. Forsvar mot hackere og skadelig programvare er avgjørende. I tillegg bør du sjekke om det finnes kontroller for roller og tillatelser, som sikrer at teammedlemmene bare ser filene som er ment for dem.
- Samarbeidsverktøy. Ansatte liker å bruke skylagring for å få jobben gjort på kontoret, eksternt og på farten med telefonene sine. Lagringstjenesten bør tilby fildeling, samarbeid i sanntid og en app som gir deg tilgang til og redigere filer hvor som helst.
- Brukervennlighet. Skylagringstjenesten bør være enkel å bruke. Hvis den ikke er intuitiv, kan de ansatte være imot å bruke den.
- Kostnadseffektivitet. De fleste leverandører tilbyr priser fra USD 5 til USD 15 per ansatt per måned. Denne kostnaden inkluderer vanligvis ikke bare skylagring, men også en pakke med apper som e-post, regneark, tekstbehandling, notater og chat-/møteapper. Sørg for at du vurderer disse funksjonene når du evaluerer skytjenester for små bedrifter.
Bør du få en personlig eller forretningsbasert skylagringskonto?
Når du har bestemt deg for skylagringsleverandøren, vil du komme opp mot et annet viktig spørsmål: Bør du få en personlig konto eller bedriftskonto?
En bedriftskonto – som OneDrive – er det beste valget. Disse kontoene tilbyr tillegg som:
- Administratorkontroller
- Forbedrede funksjoner for samarbeid
- Økt sikkerhet
- Ekstra eller ubegrenset lagring
- Oppgradert støtte
En bedriftskonto hjelper deg utvilsomt med å få mest mulig ut av skylagring og sikrer at du har den lagringskapasiteten, skalerbarheten og de funksjonene som kreves for å dekke bedriftens behov.
Utforsk flere ressurser for små bedrifter
Paul Diamond er produktmarkedsføringssjef for Microsoft OneDrive (forbruker og småbedrifter). Han har jobbet innen markedsføring og e-handel for Amazon, T-Mobile, Groupon og Vistage International. Han er også redaktør for bøkene: Fishing's Greatest Misadventures, Surfing's Greatest Misadventures og Cycling's Greatest Misadventures utgitt av Casagrande Press.
Kom i gang med Microsoft 365
Det er Office slik du kjenner det samt verktøy som gjør samarbeid enklere, slik at du får gjort mer, når som helst og hvor som helst.
Relatert innhold
Bedriftsteknologi
Seks fordeler med generativ kunstig intelligens for små bedrifter
Bedriftsproduktivitet
Slik bruker du kunstig intelligens til å bli mer produktiv og effektiv på jobb
Bedriftsteknologi
Kunstig intelligens og produktivitet: Slik bruker du kunstig intelligens-verktøy for å forbedre ansattopplevelsen
Bedriftsproduktivitet
En veiledning til Agile DevOps for små og mellomstore bedrifter
Forretningsinnsikt og ideer gir ikke råd om profesjonell skatt eller økonomiske spørsmål. Kontakt egen skatte- eller økonomirådgiver for å diskutere situasjonen din.
Følg Microsoft 365