Trace Id is missing

E-postassistent drevet av KI for Outlook

Reduserer gjentakende, tidkrevende oppgaver med din egen e-postassistent drevet av KI.
En mann og en kvinne ser på en bærbar datamaskin.

Hva er en e-postassistent drevet av KI?

En e-postassistent drevet av KI er et verktøy som hjelper folk med å administrere innboksen. Den er også kjent som en e-postgenerator drevet av KI og programvare for automatisering av e-post, og kan organisere meldinger, foreslå svar, prioritere viktig e-post, skrive utkast til e-post og til og med automatisere bestemte oppgaver som å planlegge møter.

Både bedrifter og enkeltpersoner bruker programvaren til å effektivisere kommunikasjonen, minimere rot i innboksen og bruke mindre tid på gjentakende e-postoppgaver.

I Outlook er det mange verktøy assistert av KI, blant annet Microsoft Copilot.

Hva kan en e-postassistent drevet av KI gjøre?

E-postassistenter drevet av KI bidrar til å gjøre administrasjon av e-post og møter mindre tidkrevende ved å øke farten på ulike oppgaver. Ta en titt på noen av de viktigste måtene programvare for automatisering av e-post gjør dette på.

Hold deg organisert

I stedet for å gå gjennom dusinvis av nye e-post på egenhånd, kan du få KI til å ta den tyngste jobben for deg gjennom:

 
  • Smart sortering. Skann ny e-post, og organiser dem i kategorier, slik som arbeid, personlig, kampanjer og reise, slik at du finner det du trenger, raskt.
  • Egendefinerte mapper. Opprett mapper for e-post automatisk basert å vaner.
  • E-postmerking. Merk e-post med merker som «Haster» eller «Følg opp», basert på innhold eller sender, slik at det er enklere å prioritere oppgaver.
  • Søppelpostfiltrering. Filtrer ut søppelpost eller meldinger med lav prioritet, slik at du bruker mindre tid på å luke ut forstyrrelser.
Du kan for eksempel flagge e-post fra bestemte personer, som høyt prioritert, slik som din overordnede eller læreren til barnet ditt.

Forenkle planlegging

Ta bort stresset fra administrasjon av kalender med KI som hjelper deg med å automatisk planlegge, organisere og holde oversikten over møter og oppgaver. Dette er hva den kan gjøre:

 
  • Smart planlegging. Analyser kalenderen og få forslag til de beste møtetidspunktene for alle, og unngå konflikter og ta hensyn til ulike tidssoner.
  • Frisk opp minnet. I stedet for å se gjennom kalenderen manuelt for å prøve å finne et kommende møte som du vet er planlagt en gang, kan du be KI om å finne det for deg.
  • Påminnelser. Hold deg oppdatert ved å motta påminnelser for kommende hendelser og oppgaver før de forsvinner i mengden.
Du kan for eksempel konfigurere regelmessige månedlige møter med en møteassistent drevet av KI – be den om å sende invitasjoner, velge et tidspunkt som fungerer for alle, og foreslå en agenda.

Effektivisering av kommunikasjon

E-postassistenter drevet av KI gjør det enklere å skrive og svare på e-post. De kan lage førsteutkast for deg og hjelpe deg med å holde e-postene tydelige og profesjonelle. Vi vet alle at e-postskriving kan kjennes tungvint og til og med ubehagelig, så litt hjelp har mye å si. Slik jobber de for å effektivisere hverdagskommunikasjonen:

 
  • Automatiske svar. Når det gjelder vanlige spørsmål som «Kan vi planlegge på nytt?», foreslår KI raske, logiske svar som du kan sende med bare et klikk.
  • Utkast generert av KI. Be en e-postassistent drevet av KI om å skrive en e-post for deg basert på konteksten i en samtale – enten det er en enkel oppfølging eller noe mer detaljert – for å spare deg for tid ved å starte fra bunnen av.
  • Finpusset skriving. KI står for grammatikk og flyt så e-posten høres klar ut. Gå et skritt videre og fortell KI hvilken tone du vil bruke for å formidle den mest passende stemmen.
Du kan for eksempel la KI foreslå omtenksomme svar på takkemeldinger eller arrangementsinvitasjoner.

Reelle fordeler ved e-postassistenter drevet av KI

E-postassistenter drevet av KI hjelper deg bare ikke med å kontrollere innboksen, men jobber også smartere. Ved å håndtere gjentakende oppgaver og forbedre hvordan du administrerer og prioriterer e-post, får du mer tid til å fokusere på viktigere ting. Slik leverer de verdi:

 
  • Økt produktivitet. I stedet for å bruke flere timer på å organisere e-post, svare på rutinemessige spørsmål, og planlegge møter, kan du la KI ta seg av disse oppgavene automatisk.
  • Smartere prioritering. KI kan fremheve e-posten som trenger oppmerksomheten din først, som hasteforespørsler eller viktige oppdateringer, slik at du ikke går glipp av viktig informasjon.
  • Sømløs administrasjon av e-post: Enten det er å flytte e-post til riktige mapper eller skrive utkast til meldinger, sørger KI for at innboksen fungerer problemfritt.

Hvordan beskytter KI i Outlook personvernet?

Etter hvert som KI fortsetter å vokse i popularitet, vokser også bekymringene rundt KI-sikkerhet og personvern. Heldigvis har Microsoft bygd robuste tiltak for personvern og sikkerhet i Copilot.

Datakontroll og personvern. Copilot bruker bare informasjonen du oppgir for å generere svar, og bruker ikke dataene dine til å lære opp grunnleggende KI-modeller. Dette betyr at e-postinnhold, kalenderdetaljer og filer forblir private og brukes ikke på nytt for å forbedre KI-en.

Sikker datahåndtering. Copilot krypterer alle data mens de sendes og når de lagres. Som en del av sikkerhetstiltakene, holdes dataene til personer og organisasjoner atskilt. Microsoft følger også globale standarder for datasikkerhet, som EUs personvernforordning (GDPR) og retningslinjer fra International Organization for Standardization/International Electrotechnical Commission for personvern i skyen.

Gjennomsiktighet og oppsyn. Enkeltpersoner og administratorer bestemmer hvordan Copilot får tilgang til og behandler data. Du kan for eksempel bruke følsomhetsetiketter for å begrense hva Copilot har tilgang til, og vise overvåkingslogger for å vise samhandlinger med Copilot for gjennomsiktighet og samsvar.

Hvis du vil ha mer informasjon om personvern i Copilot for organisasjoner, kan du gå til Data, personvern og sikkerhet for Microsoft 365 Copilot. Eller hvis du vil ha mer informasjon om personvern for enkeltpersoner i Copilot, kan du gå til Copilot i Microsoft 365-apper for hjemmebruk: data og personvern. 

KI-funksjoner i Outlook

Copilot i Outlook svarer på ledetekster med naturlig språk for å hjelpe med e-post, planlegging og produktivitet. Her er en liste over noen av tingene du kan be Copilot om å gjøre. (Tilgjengelige funksjoner varierer mellom abonnementer for Microsoft 365 for Business og Microsoft 365 for Personal eller Family.)

Lag utkast og svar på e-post

  • «Skriv en e-post for å takke teamet for presentasjonen.»
  • «Få tips til å skrive en e-postforespørsel for et tilbud.»
  • «Skriv et utkast til svar på denne e-posten, som godtar den foreslåtte tidslinjen.»

Organiser innboksen

  • «Flytt all e-post fra [name] til ’Faktura’-mappen.»
  • «Finn den sist e-posten fra [name] om budsjettrapporten.»

Oppsummer informasjon

  • «Oppsummer denne e-posttråden i nøkkelpunkter.»
  • «Hva er det siste om [project name]?»

Administrer tidsplaner

  • «Planlegg et møte på 30 minutter med [name] neste uke, og finn beste tilgjengelige tidspunkt.»
  • «Sett opp et regelmessig månedlig møte for prosjektteamet.»
  • «Når er det neste møtet mitt med [name]?»

Koordiner på tvers av apper

  • «Vis e-post og Teams-meldinger hvor jeg ble @omtalt denne uken.»
  • «Finn filen [name] som ble sendt til meg på e-post om forrige ukes [topic].»

Hjelp med oppgaver og påminnelser

  • «Angi fraværsmelding for turen som er planlagt [date range].”
  • «Har jeg noen gjøremål i den uleste e-posten i dag?»

Finpuss skrivingen

  • «Skriv denne e-posten så den høres mer profesjonell ut.»
  • «Forenkle denne e-posten for en større målgruppe.»

Vanlige spørsmål om e-postassistenter drevet av KI

  • En e-postassistent drevet av KI er et verktøy som hjelper folk med å administrere innboksen. Den er også kjent som en e-postgenerator drevet av KI og programvare for automatisering av e-post, og kan organisere meldinger, foreslå svar, prioritere viktig e-post, skrive utkast til e-post og til og med automatisere bestemte oppgaver som å planlegge møter.
  • Ja. E-postassistenten drevet av KI for Outlook er Microsoft 365 Copilot, eller bare Copilot i Outlook.
  • Ja, Copilot i Outlook hjelper deg med å skrive og redigere e-post. Den kan også justere for tone, lengde og målgruppe.
  • Det er mange måter å automatisere administrasjon av innboks på. Én måte er å lage bestemte regler som gjelder for fremtidige innkommende meldinger. Du kan for eksempel si at Copilot skal «Flagge tidligere og fremtidig e-post fra [name].” På denne måten er det mindre sannsynlighet for å gå glipp av en viktig melding.
  • E-postgeneratorer drevet av KI kan hjelpe deg med å skrive utkast til en ny e-post, men de sender ikke e-post på dine vegne. Når du er fornøyd med e-postens innhold, er den faktiske sendingen opptil deg – send den umiddelbart, eller planlegg at den sendes automatisk på en fremtidig bestemt dato og klokkeslett.

Følg Microsoft 365