This is the Trace Id: 829770339bd801ebe6088d32b005c7f7
Overslaan naar hoofdinhoud Inhoudsbeheer Beheer van digitale middelen Documentbeheer Inhoudsbeheer voor ondernemingen Content management op schaal Gegevensretentie Inhoudsbeheer Community Hub Copilot voor Microsoft 365 SharePoint Microsoft 365-archief Microsoft 365-back-up OneDrive Ondersteuning Meer Microsoft 365
Een vrouw met een tablet

Documentbeheergids

Of je nu een klein bedrijf runt of een grote onderneming aanstuurt, documentbeheer is onmisbaar om te voorkomen dat belangrijke bestanden en gegevens zoekraken.
Ontdek apps voor content management

Het belang van documentbeheersystemen

Met een documentbeheersysteem (DMS) kun je digitale documenten opslaan, structureren, bijhouden en beheren. Het vormt een fundamenteel onderdeel van je organisatie en komt overal in terug, van productiviteit tot compliance.

Belangrijkste punten

  • Documentbeheer gaat over het opslaan, structureren, bijhouden en beheren van zowel papieren als digitale documenten.
  • Met een documentbeheersysteem (DMS) heb je altijd de nieuwste versie van een bestand, kun je documenten veilig delen, bepaal je wie documenten kan bekijken of bewerken en houd je audittrails bij.
  • Dankzij DMS-oplossingen zoals Microsoft 365, SharePoint en OneDrive worden workflows efficiënter, zijn gevoelige documenten beter beveiligd en wordt regelgeving beter nageleefd.

Wat is documentbeheer?

Documentbeheer gaat over het opslaan, structureren, bijhouden en beheren van zowel papieren als digitale documenten. Zo gaan er bijvoorbeeld geen documenten verloren en houd je zicht op alle documentversies.

Documentbeheer is een kernonderdeel van Inhoudsbeheer voor ondernemingen (ECM) naarmate bedrijven steeds meer documenten aanmaken.

Wat is een documentbeheersysteem (DMS)?

Een documentbeheersysteem (DMS) is een centrale, doorzoekbare en veilige oplossing voor het ordenen, bijhouden en bijwerken van documenten.

Je kunt zoeken op trefwoord, bestanden voorzien van metadata-tags en bepalen wie wat mag zien. Veel DMS-oplossingen integreren ook met tools voor digitaal activabeheer (DAM) om afbeeldingen, video's en andere media te organiseren.

Bedrijven kunnen hiermee efficiënt blijven werken en regelgeving naleven door te zorgen dat documenten beveiligd en actueel zijn.

Wat zijn de belangrijkste functies van een documentbeheersysteem?

Een documentbeheersysteem biedt de volgende functies:
 
  • Documentaanmaak: Bestanden direct uploaden naar het DMS, inclusief gescande papieren documenten.
  • Opslag en organisatie: Documenten organiseren in een centrale opslagplaats met meta-tags, indexering en consistente naamgeving.
  • Documenten terugvinden: Bestanden zoeken op trefwoord, tag, auteur of inhoud.
  • Beveiliging en toegangsbeheer: Toegang bijhouden, machtigingen instellen en met versleuteling gegevens beschermen. 
  • Versiebeheer: Je werkt altijd met de nieuwste wijzigingen en kunt zorgen dat iedereen met hetzelfde bestand werkt.
  • Automatisering van workflows: Regels instellen om documenten automatisch door te sturen ter beoordeling, goedkeuring of archivering.
  • Samenwerken: Teams kunnen documenten in real time gezamenlijk bewerken, opmerkingen plaatsen en feedback delen.
Microsoft 365-oplossingen

Veilige en efficiënte DMS-oplossingen op schaal

Microsoft 365 bevat alles wat je nodig hebt om documenten van begin tot eind te beheren. 

SharePoint

Maakt het eenvoudig om documenten binnen je organisatie te delen, te beheren en snel terug te vinden. Je kunt teamsites opzetten, bestanden organiseren met metadata en in real time samenwerken.
Meer informatie

OneDrive

Werk samen aan documenten, waar je ook bent. Ideaal voor individuen of kleine teams die behoefte hebben aan flexibiliteit en veilig delen.
Meer informatie

 Microsoft 365-archief

Bewaar inactieve content op een manier die aan regelgeving voldoet en makkelijk te beheren is, terwijl oudere gegevens toegankelijk blijven.
Meer informatie

Wat zijn de voordelen van een documentbeheersysteem?

Met tools als SharePoint en OneDrive kun je documentbeheer stroomlijnen. Ook zorg je dat alles aan de regelgeving voldoet en goed beveiligd is.

Meer efficiëntie
Een DMS verkort de tijd die je kwijt bent aan het zoeken naar bestanden en het achterhalen van goedkeuringen. Met Microsoft 365 kunnen teams workflows automatiseren, documenten voorzien van metadata en alles op één plek raadplegen.

Beter samenwerken
Teams kunnen documenten in real time gezamenlijk bewerken, opmerkingen toevoegen en wijzigingen bijhouden. Zo voorkom je fouten en blijven projecten op schema.

Betere beveiliging
Gevoelige bestanden blijven beschermd met ingebouwde beveiliging. Microsoft 365 bevat gevoeligheidslabels en voorwaardelijke toegang.

Voldoen aan wettelijke regelgeving
Een DMS helpt met het bijhouden van auditlogs, bewaarbeleidsregels en veilige opslag. Met Microsoft 365 kun je back-ups van content maken en die goed in de hand houden, zodat je gegevens altijd toegankelijk zijn en aan regelgeving voldoen.
Proces

Het documentbeheerproces in 6 stappen

Hoe organisaties documenten beheren, van begin tot eind.

Documentaanmaak en -vastlegging

Documenten worden digitaal aangemaakt of met scans van fysieke documenten.

Organiseren en terugvinden

Bestanden worden geordend met metadata-tags en consistente naamgevingsconventies. Met zoektools en filters vind je eenvoudig wat je nodig hebt.

Opslag en beveiliging

Documenten worden opgeslagen in een centrale opslagplaats, beveiligd met versleuteling en toegangscontroles. Auditlogboeken houden bij wie elk bestand heeft geopend of bewerkt.

Toegang, distributie en samenwerking

Bestanden worden veilig gedeeld met geautoriseerde gebruikers. Teams kunnen in real time samen bewerken, opmerkingen plaatsen en wijzigingen bijhouden.

Versiebeheer en goedkeuring

Wijzigingen worden automatisch bijgehouden, zodat je altijd toegang hebt tot de nieuwste versie. Documenten kunnen automatisch worden doorgestuurd ter beoordeling en goedkeuring.

Bewaren, archiveren en verwijderen

Op basis van wettelijke of zakelijke beleidsregels worden documenten gedurende de vereiste periode bewaard. Daarna worden ze gearchiveerd voor langdurige toegang of veilig verwijderd.

Alles samenbrengen

Een documentbeheersysteem houdt je documenten up-to-date en veilig. En als je al Microsoft-tools zoals SharePoint, OneDrive of Teams gebruikt, heb je alles in huis om content op schaal te beheren.
Een man met een bril en een blauw shirt zit achter een bureau.
Aan de slag

Microsoft SharePoint

Veilig samenwerken en documenten delen binnen je hele organisatie.
Meer informatie
Een vrouw met een bril en een wit jasje werkt op een computer.
Oplossing

Inhoud beheren met Microsoft 365

Maak, beheer en beveilig inhoud en gegevens met services in Microsoft 365 voor inhoudsbeheer, mogelijk gemaakt met AI.
Meer informatie
vrouw met een bril die naar het scherm kijkt
Oplossing

Scannen en opslaan met OneDrive

Zet je papieren documenten, ontvangstbewijzen, whiteboards en zelfs identiteitskaarten om in pdf's met de mobiele app van OneDrive. Geen lompe scanner meer nodig.
Meer informatie
Een man met een bril kijkt naar een laptop.
Product

Meer gemoedsrust met Microsoft 365-back-up

Ga verder dan back-ups - houd je bedrijf operationeel met snel herstel.
Meer informatie
Een man en een vrouw kijken naar een tablet.
Blog

Lees meer over document-editors

Ontdek wat een document-editor is en hoe je de juiste editor kiest voor jouw specifieke behoeften.
Meer informatie
Terug naar INFORMATIEBRONNEN - Tabbladsectie Onderzoeksrapporten

Veelgestelde vragen

  • Een elektronisch documentbeheersysteem (DMS) is software waarmee je digitale bestanden zoals Word-documenten, pdf's en spreadsheets kunt opslaan, organiseren en beheren. Alles staat op één plek, documenten zijn eenvoudig terug te vinden en je beschikt over functies zoals versiebeheer, toegangsrechten en audittrails.
  • Microsoft 365. Het bevat tools zoals SharePoint en OneDrive, waarmee organisaties digitale documenten kunnen opslaan, organiseren, delen en beveiligen.
  • Documentbeheer richt zich op het efficiënt organiseren, opslaan en openen van bestanden binnen teams en systemen. Documentcontrole zorgt ervoor dat alleen goedgekeurde, actuele versies van documenten worden gebruikt door strikte machtigingen en versiebeheer af te dwingen.  
  • Microsoft 365. Het omvat SharePoint en OneDrive, waarmee teams documenten veilig kunnen opslaan, organiseren en samen eraan kunnen werken.
  • Breng eerst de behoeften van je team in kaart als het gaat om dingen als veilige opslag, versiebeheer of samenwerking. Kies een oplossing die integreert met je bestaande tools, voldoet aan regelgeving en meegroeit met je bedrijf. 

Microsoft 365 volgen

Surface Pro Surface Laptop Copilot verkennen Microsoft 365 Bekijk Microsoft-producten Windows 11-apps Accountprofiel Downloadcentrum Ondersteuning Microsoft Store Terugzendingen Bestelling traceren Recyclage Commerciële garanties Microsoft Education Apparaten voor het onderwijs Microsoft Teams for Education Microsoft 365 Education Office Education Educator-training en -ontwikkeling Aanbiedingen voor studenten en ouders Azure voor studenten
Microsoft AI Microsoft Beveiliging Azure Dynamics 365 Microsoft 365 Microsoft Copilot Microsoft Teams Midden- en kleinbedrijf Microsoft-ontwikkelaar Microsoft Learn Ondersteuning voor AI-marketplace-apps Microsoft Tech Community Microsoft Marketplace Microsoft Power Platform Softwarebedrijven Visual Studio Vacatures Over Microsoft Bedrijfsnieuws Privacy bij Microsoft Investeerders
Nederlands (België) Privacy van consumentenstatus Contact opnemen met Microsoft Privacy Cookies beheren Gebruiksvoorwaarden Handelsmerken Over onze advertenties EU Compliance DoCs