Wat is een Gantt-diagram en hoe gebruik je die

Als je hulp nodig hebt bij het afvinken van je takenlijst, is een Gantt-diagram een handig hulpmiddel. Gelukkig is het heel eenvoudig om zelf een Gantt-diagram te maken. Lees verder en ontdek hoe een Gantt-diagram je helpt thuis of op kantoor georganiseerd te blijven.

Je hebt waarschijnlijk al eens een Gantt-diagram gezien zonder dat je het doorhad. Gantt-diagrammen zijn erg populair in kantooromgevingen als ondersteuning van werkgerelateerde projecten. Met Gantt-diagrammen kun je tijdlijnen van projecten plannen voor werkprojecten of zelfs persoonlijke projecten, zoals het verbouwen van je huis. Een Gantt-diagram gebruiken heeft veel voordelen

Het Gantt-diagram dankt zijn naam aan Henry Gantt, de Amerikaanse werktuigbouwkundige die hem heeft ontworpen. Gantt-diagrammen zijn veelgebruikte projectmanagementhulpmiddelen waarmee je taken, voortgang en tijdlijnen in enkele seconden kunt volgen. Ze zijn ook handig voor managers om de benodigde bronnen en teamleden te volgen die nodig zijn om een project af te ronden, terwijl ze ook de start- en einddatums van het project bewaken. Gantt-diagrammen zijn ideaal om projecten van elke tijdsduur te volgen, of het project nu twee dagen of tien maanden duurt.

Een Gantt-diagram is een type diagram dat balken gebruikt om projecttijdlijnen te visualiseren. Je kunt er de duur van een project mee volgen in dagen, weken of zelfs maanden. In een Gantt-diagram wordt elke taak voor het project in het diagram door een horizontale balk vermeld en weergegeven. De X-as van het diagram is de tijdlijn en de Y-as bevat elke taak die moet worden uitgevoerd.

Sommige Gantt-diagrammen gebruiken vaste balken in één kleur voor een eenvoudige visuele weergave van projecttijdlijnen. Andere bieden de optie om de voortgang bij te werken. Dan verandert de kleur van de balk, of van delen ervan, om de voortgang weer te geven. Als je bijvoorbeeld aangeeft dat een specifieke taak voor 25% is voltooid, kan een kwart van de balk groen zijn om de geboekte voortgang weer te geven, terwijl de resterende 75% van de balk rood blijft voor het werk dat nog gedaan moet worden. Deze indeling geeft projectmanagers in één oogopslag inzicht in hoeveel werk er nog resteert per taak.

Je eigen Gantt-diagram maken is eenvoudig. Je kunt er zelf een maken met eenvoudige formules in Excel. Als je daar geen tijd voor hebt of geen gevorderde Excel-kennis hebt, kun je aan de slag met een gratis sjabloon.

Om aan de slag te gaan met je Gantt-diagram, heb je het volgende nodig:

• Een lijst met taken die afgerond moeten worden
• Start- en einddatums voor elke taak
• Taakeigenaren en teamleden voor elke opdracht

Een Gantt-diagram maken gaat een stuk makkelijker met een sjabloon, en er zijn genoeg gratis sjablonen voor Gantt-diagrammen beschikbaar. Wanneer je een sjabloon zoals deze gebruikt, kun je de cellen in de kolom “Activiteit” aanpassen om elke taak te benoemen. Voer in de volgende twee kolommen de startdatum en einddatum van het project in. In kolommen E en F voer je de werkelijke startdatums en werkelijke einddatums in. De werkelijke start- en einddatums geven aan wanneer het project officieel begon. Als je bijvoorbeeld je dak op de 5e wilde repareren, maar door een storm pas op de 10e kon beginnen, dan zou de 5e je geplande startdatum zijn en de 10e je werkelijke startdatum. Je ziet dat de balken op de x-as veranderen, afhankelijk van je start- en einddatums. Zorg er ook voor dat je handmatig het percentage van het project dat is voltooid invult, zodat je de opdracht goed kunt bijhouden. Upload vervolgens je voltooide Gantt-diagram opnieuw naar een gedeelde werkruimte waar al je medewerkers erbij kunnen en hem up-to-date kunnen houden.

• Geef de taakbalken een kleur op basis van team, toegewezen persoon of prioriteitsniveau. Je kunt de balken van urgente taken bijvoorbeeld rood maken. Visuele aanwijzingen zoals deze maken je Gantt-diagram een stuk overzichtelijker.
• Hoe specifieker je taken zijn, hoe beter. Zonder voldoende details wordt het lastig om de status van een taak bij te werken of goed in te schatten.
• Het toevoegen van mijlpalen aan je Gantt-diagram is een geweldige manier om je team te motiveren en te laten zien hoe ver ze al zijn gekomen.

Gantt-diagrammen zijn een beproefde manier om projecten overzichtelijk te houden en start- en einddatums bij te houden. Nu je weet hoe je een Gantt-diagram maakt, kun je je projecten moeiteloos beheren.