Een project door de drukke en stressvolle wateren van een altijd bewegende organisatie loodsen kan een ontmoedigend vooruitzicht zijn. Tegenwoordig wordt de gemiddelde kantoormedewerker belast door een groot aantal deadlines, Vergaderingen, e-mails en taken, wat betekent dat ze waarschijnlijk niet de tijd of ruimte hebben om hun volledige talent aan jou en je project toe te wijden. Gelukkig kun je helpen om dingen gemakkelijker te maken. Bekijk deze vijf hulpprogramma's voor projectbeheer waarmee je tijd, geld en energie kunt besparen, of je nu een klant of een interne belanghebbende bent.
5 hulpprogramma's voor projectbeheer die tijd, geld en energie besparen
Gantt-grafieken en scrumborden
In een tijdperk van oneindige inhoud, waarin legers aan tekst voortdurend strijden om onze beperkte aandacht, kan een simpele visualisatie verfrissend en zeer effectief zijn. Gantt-grafieken maken gebruik van simpele horizontale balken om projectfasen en voortgang weer te geven. Met een snelle blik kunnen je teamgenoten zien welk werk er op dit moment gedaan wordt (of in ieder geval welk werk er gedaan zou moeten worden) en wanneer hun bijdrage nodig is. Ze kunnen ook zien hoeveel tijd elke fase naar verwachting in beslag zal nemen. Scrumborden functioneren op een vergelijkbare manier en werken geweldig voor projecten met een minder strakke tijdlijn en waarbij meerdere teams betrokken zijn. Het bord geeft verschillende projectfasen weer zoals planning, uitvoering, enzovoort, en markeringen voor elk team. Naarmate ze fases voltooien en vooruitgang boeken, kunnen teams hun markeringen over het bord verplaatsen. Hierdoor kunnen alle betrokkenen het grotere geheel en hun plaats hierbinnen zien.
Taaktoewijzingen
Beloven om iets te doen is makkelijk, onthouden om het te doen een stuk moeilijker. Al helemaal wanneer elk bericht lijkt te komen met een nieuw verzoek. Daarom is een online hulpprogramma voor taaktoewijzingen zo waardevol. Degenen die verantwoordelijk zijn voor het voltooien van een deel van het project, of dat nu het ontwerpen van een logo is of het berekenen van wat laatste cijfers, kunnen inloggen en precies zien wat ze moeten doen. Afhankelijk van hun accountinstellingen ontvangen ze ook e-mailmeldingen over deadlines. Aan de andere kant kunnen projectmanagers hun team in de gaten houden en ervoor zorgen dat alle taken op tijd worden voltooid zonder door lange e-mailketens te moeten bladeren. Dit helpt dure vertragingen en onnodige frustraties te voorkomen.
Brontoewijzing
In een agentschapsomgeving is het toewijzing van middelen cruciaal. Projectmanagers hebben een effectief hulpprogramma nodig om de uren voor elk lid van hun team te plannen en bij te houden om overboeking, gemiste deadlines en ontevreden klanten te voorkomen. Deze manier van organisatie hoeft echter niet te worden beperkt tot de 'creatieve' wereld. Zou het niet nuttig zijn, zelfs in een bedrijfskantoor, om een duidelijk beeld te krijgen van de beschikbaarheid van teamleden? Vraag je team van tevoren om, voor zover mogelijk, een inschatting te maken van hun beschikbaarheid tijdens het project. Laat ze de dagen markeren waarop ze op vakantie zijn, dagen waarop ze niet kunnen werken vanwege Vergaderingen en dagen waarop ze andere deadlines hebben. Als je een idee hebt van de beschikbaarheid per uur, kun je realistische tijdschema's opstellen. Met een online hulpprogramma voor het toewijzen van resources kunnen jij en je teamgenoten eenvoudig de werkelijke uren vergelijken met de schattingen en deze dienovereenkomstig aanpassen, zodat toekomstige workflows soepeler verlopen.
Eenvoudig projectbeheer.
Iedereen beheert projecten. Met Microsoft Project heb je de kracht en eenvoud om elk project te laten slagen.
Hulpprogramma's voor feedback
Feedback geven betekent verschillende dingen voor verschillende mensen, sommigen geven starre verzoeken voor verandering, anderen eerder vage gevoelens en reacties. Soms geven verschillende belanghebbenden conflicterende meningen. Dit alles maakt het moeilijk voor de persoon die de feedback ontvangt om te weten hoe hiermee om te gaan. Naar wie moeten ze luisteren?
Hulpprogramma's voor feedback stellen belanghebbenden in staat om te stemmen op verschillende versies van deliverables en deze te rangschikken, waardoor het voor een groep eenvoudiger wordt om op een eerlijke manier samenhangende instructies te geven. Als de mening van een bepaalde persoon zwaarder mee moet tellen, bijvoorbeeld omdat hij of zij veel relevante expertise heeft, kun je zijn of haar stem dubbel laten tellen.
Kant-en-klare rapporten
Voortgangsrapporten en post-mortems zijn cruciale onderdelen van elk project en hoeven geen tijdrovend karwei te zijn. Kies een out-of-the-box-optie in plaats van waardevolle uren te besteden aan het maken van een aangepast rapport. Je kunt relevante getallen en cijfers invoeren en het programma de juiste opmaak en gegevensvisualisaties laten genereren.
Dat betekent dat je veel eerder kunt beginnen met het plannen van je volgende project.
Reserveer tijd voor jezelf
Zorgen dat je wat vrije tijd hebt om te besteden aan de mensen en dingen die je buiten je werk doet, is van vitaal belang voor je mentale welzijn. Uiteindelijk kan deze mentale time-out je helpen om energiek en gepassioneerd te blijven over je werk. Het is immers belangrijk om alles in balans te houden.
Die balans omvat ook een volledige nachtrust om 's nachts weer op te laden en regelmatige lichaamsbeweging, wat allemaal essentieel is om die blijvende groei te behouden. Een Harvard-studie concludeerde dat slapeloosheid ervoor kan zorgen dat de gemiddelde werknemer tot 11,3 dagen productiviteit per jaar verliest, terwijl een andere studie tot de conclusie kwam dat een regelmatige sportroutine helpt om stressniveaus te verlagen, concentratie te verbeteren, cognitieve vaardigheden te versnellen en het geheugen te verbeteren.
Ontdek meer productiviteitstips en profiteer van gratis bedrijfssjablonen om slimmer, sneller en efficiënter te werken.
Aan de slag met Microsoft 365
Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo krijg je overal en altijd meer gedaan.
Verwante inhoud
Mijn bedrijf beheren
Je kleine bedrijf voorbereiden op succes met AI
Mijn bedrijf beheren
AI aan de frontlijn: Toepassingen voor verschillende branches
Mijn bedrijf beheren
Frontlijnbeheer: Een gids voor leiderschap voor frontlijnbeheer
Bouw je bedrijf op
De retentie en betrokkenheid van Frontlijnmedewerkers verbeteren
Business Insights and Ideas is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je belasting- of financieel adviseur om je persoonlijke situatie door te nemen.
Microsoft 365 volgen