Grote bestanden verzenden via cloudopslag

Ben je tijdens het e-mailen van een bestand ooit gestopt door een bericht zoals het volgende? “Het bestand dat je probeert te verzenden, overschrijdt de groottelimiet voor e-mail.” Gelukkig zijn er andere opties voor het verzenden van grote bestanden.  

Laten we andere manieren verkennen om grote bestanden te verzenden en je helpen beslissen welke manier de beste is.  

Waarom je grote bestanden niet als bijlagen kunt e-mailen 

Het kan frustrerend zijn als je e-mail wordt teruggestuurd of geblokkeerd vanwege een grote bijlage. Waarom gebeurt dit?  

De meeste internetproviders (ISP’s) en e-mailproviders beperken de grootte van de bestanden die je via e-mail kunt uploaden of verzenden. Deze limieten voorkomen dat enorme hoeveelheden gegevens hun services vertragen. De groottelimieten variëren per provider.  

Soms kun je de mogelijkheid kopen om grotere bestanden te verzenden. Sommige zakelijke e-mailproviders staan bijvoorbeeld bestanden tot 150 MB toe, wat veel groter is dan de gebruikelijke limiet. Je hoeft echter niet je e-mailaccount te upgraden om grote bestanden te kunnen verzenden. Er zijn andere methoden voor het verzenden van grote bijlagen waarbij je je serviceniveau niet hoeft te veranderen.   

De beste methoden voor het verzenden van grote bestanden 

Als je bestand te groot is om via e-mail te verzenden, heb je drie andere opties om het te verzenden. 

Cloudopslag 

Hoewel cloudopslag vaak wordt beschouwd als een hulpmiddel voor het opslaan en beschermen van bestanden, is het ook geweldig voor het verzenden of delen van grote documenten en media. Nadat je een bestand naar cloudopslag hebt geüpload, kun je het delen met behulp van een eenvoudige koppeling, hoe groot het ook is.  

Als je in een document of spreadsheet werkt, zie je in de bovenhoek waarschijnlijk een knop Delen. Wanneer je op die knop klikt, wordt er een koppeling gegenereerd die je kunt verzenden via e-mail, chat of sms. 

Als je je cloudbestanden in een map bekijkt, kun je met de rechtermuisknop op een bestand klikken om een optie voor delen weer te geven. Je kunt zelfs een hele map delen. 

Chat- en vergadersoftware  

Communicatie- en samenwerkingsplatforms combineren zakelijke chats, videovergaderingen en bestandsopslag. Deze systemen zijn vaak geïntegreerd met cloudopslag en maken het gemakkelijk om bestanden te verzenden via chat. 

Websites voor bestandsoverdracht 

Met websites voor bestandsoverdracht kun je een groot bestand uploaden en vervolgens een koppeling verzenden naar iemand die het bestand dan kan downloaden. Sommige websites bieden deze service gratis aan, en andere vereisen een abonnement. 

Voordat je dergelijke websites gebruikt, moet je de beveiligingsprotocollen van die websites bekijken. Meestal hebben ze geen robuuste beveiligings- of privacyprotocollen. Daarom kun je het beste je cloudopslagprovider gebruiken om bestanden te delen.  

De voordelen van het verzenden van grote bestanden via cloudopslag 

Grote bestanden via cloudopslag verzenden is uiteindelijk de veiligste en meest kosteneffectieve manier.  

Cloudopslag heeft veel meer voordelen dan andere methoden, waaronder: 

Gebruiksgemak

Je kunt grote bestanden verzenden via een e-mailuitnodiging of een directe koppeling. Ontvangers klikken gewoon op de koppeling om je bestand te openen. Ze hebben geen account bij de cloudopslagprovider nodig om de koppeling te kunnen gebruiken.  

Beveiliging

Cloudopslagservices zijn bijzonder veilig. Ze bieden functies zoals bestandsversleuteling, controle van verdachte aanmeldingsactiviteiten, ransomware-detectie, virusscans, tweevoudige verificatie en met een wachtwoord beveiligde koppelingen om te delen. Als je bestanden gevoelig zijn, biedt cloudopslag de beste bescherming. En om te verzekeren dat alleen de juiste personen toegang tot je gedeelde bestanden krijgen, kun je hen met een wachtwoord beveiligde koppelingen sturen die na bepaalde tijd verlopen. 

Machtigingen

Wanneer je bestanden via cloudopslag verzendt, kun je de toegangsmachtigingen instellen om te beperken wie de bestanden mag bekijken, erop mag reageren, mag bewerken of opnieuw mag delen. Je kunt de toegang bijvoorbeeld beperken tot één persoon, een groep, alle medewerkers van het bedrijf of iedereen.   

Herstel

Je kunt jezelf ook beschermen tegen menselijke fouten. Als de ontvanger je bestand verwijdert, kun je het terughalen uit de prullenbak. Als de ontvanger je bestand per ongeluk wijzigt, kun je de vorige versie herstellen via de ingebouwde versiegeschiedenis. 

Back-up

Van alle bestanden die je in cloudopslag bewaart, wordt een back-up gemaakt. Als je computer kwijtraakt, gestolen wordt of crasht, heb je nog steeds toegang tot je gegevens.  

Samenwerking

Er is waarschijnlijk een reden dat je een groot bestand deelt. In de meeste gevallen wil je er samen met iemand aan werken. Samenwerking is een groot voordeel van cloudopslag. Je kunt grote bestanden delen met collega’s. Zij kunnen vervolgens in realtime bewerkingen voorstellen of aanbrengen. Je kunt zelfs wijzigingen bijhouden om te zien welke items anderen toevoegen en verwijderen. 

Minder opslagruimte

Door cloudopslag te gebruiken, neem je minder lokale opslagruimte op je apparaat en minder opslagruimte in je toegewezen e-mailquota in beslag. 

Kosten

De meeste cloudopslagservices bieden een gratis abonnement en een betaald abonnement. Als je het betaalde abonnement gebruikt, waarom zou je dan extra betalen om je e-mailservice te upgraden of een service van een website voor bestandsoverdracht te kopen?   

Het verzenden van grote bestanden via e-mail kan een frustrerende ervaring zijn. Gelukkig is cloudopslag een snelle, veilige en functierijke methode om grote bestanden te verzenden. 

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen
Verwante inhoud
Technologie voor bedrijven

Cloudopslag vs. on-premises servers: 9 dingen om rekening mee te houden

Meer informatie
Technologie voor bedrijven

Haal het meeste uit gratis videovergaderingen

Meer informatie
Technologie voor bedrijven

Het is makkelijk om gratis je scherm te delen, maar doe je het op de goede manier?

Meer informatie
Technologie voor bedrijven

Telehealth-therapie aanbieden voor patiënten in tijden van nood

Meer informatie

Business Insights and Ideas is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je eigen belasting- of financieel adviseur om je eigen situatie door te nemen.