Wat is documentverwerking | Microsoft Power Automate

Applicaties voor documentverwerkingToepassingen voor documentverwerking gebruik machine learning en kunstmatige intelligentie (AI) om gegevens uit documenten en formulieren te extraheren. Ze nemen gegevens op, zoals gegevens van facturen, ontvangstbewijzen en leveringsorders in e-mail- of papieren vorm, digitaliseren deze en slaan deze op in een gestructureerde database-indeling. Die gegevens worden vervolgens geïmporteerd in een doelsysteem, zoals een ERP-oplossing (Enterprise Resource Planning) of CRM-oplossing (Customer Relationship Management). De efficiëntie die documentverwerkingstoepassingen bieden, kan een grote invloed hebben op de wijze waarop bedrijven geld besparen, de productiviteit verhogen en werknemers vrij maken van terugkerende, foutgevoelige taken met lage waarde.

Het vinden van een oplossing voor het digitaliseren van een groot aantal papieren documenten is een uitdaging waar veel bedrijven op een bepaald moment mee te maken krijgen. Documentverwerkingsapplicaties bieden meer efficiëntie op dit gebied door niet alleen de arbeidsintensieve taak van handmatige gegevensinvoer te elimineren, maar ook door bedrijven inzicht te geven in hoe ze meer uit hun gegevens kunnen halen.

Vereenvoudig je werkprocessen met Power Automate

Minimaliseer handmatige, repetitieve taken met Power Automate – een oplossing met weinig code waarmee je complexe bedrijfsprocessen kunt automatiseren om verbeterde en vereenvoudigde werkstromen voor documentbeheer te ontwikkelen.

Probeer gratis

Hoe werkt documentverwerking?

Documentverwerking is gebaseerd op de basis van optische tekenherkenning (OCR), machine learning en Robotic Process Automation (RPA). Deze drie elementen zijn in feite in staat informatie te interpreteren en te begrijpen die vergelijkbaar is met de manier waarop mensen dat zouden doen.

OCR herkent gedrukt, geschreven of getypt tekst uit gescande documenten of afbeeldingen. Het identificeert lichte en donkere gebieden in de gescande inhoud en zoekt naar letters of cijfers, die vervolgens worden gecategoriseerd op basis van patronen of kenmerken.
Machine Learning maakt algoritmen die leren van patronen en context in documenten. Naarmate er steeds meer informatie wordt verwerkt, leert machine learning van alle gebruiksvoorbeelden die het tegenkomt, om slimmer en efficiënter te worden in de manier waarop het beslissingen neemt.
RPA maakt gebruik van bots die regels en instructies uitvoeren die ze ontvangen om repetitieve taken te automatiseren. Met behulp van geavanceerde mogelijkheden voor tekstherkenning kan RPA snel gegevens uit meerdere bronnen verwerken.

Met OCR, machine learning en RPA die samenwerken, doorloopt documentverwerking doorgaans de volgende stappen:

Verzameling

Data uit bronnen zoals papieren documenten, PDF's, e-mails en elektronische formulieren worden gescand en gedigitaliseerd.

Voorverwerking

De kwaliteit en nauwkeurigheid van de gescande data worden verbeterd, bijvoorbeeld door scheve hoeken te corrigeren, ruis te verminderen door vlekken op de achtergrond te verwijderen en ongewenste buitenste gebieden uit afbeeldingen te snijden.

Classificatie

Documenten worden in verschillende categorieën onderverdeeld op basis van hun indeling, inhoud en type om het extraheren en archiveren van data te verbeteren.

Extractie

Een essentiële stap in het proces waarbij OCR data uit documenten extraheert en bepaalt welke typen omgezet moeten worden (zoals namen, nummers, datums, handgeschreven tekst).

Validatie

RPA controleert en verifieert alle gegevens voordat deze naar relevante systemen, databases en werkstromen worden verplaatst. Eventuele onnauwkeurigheden worden in deze fase gemarkeerd voor handmatige controle en correctie.

Integratie

Als alle andere processen eenmaal zijn uitgevoerd, worden de data naar de relevante databases en opslagplaatsen verzonden via API's (Application Programming Interfaces).

Wat is Deep Learning-documentanalyse?

Deep Learning-documentatie kan worden geïntegreerd met documentverwerking door te vertrouwen op de mogelijkheden van neurale netwerken om patronen in gegevens te herkennen, met name voor document- en indelingsanalyse, tekstidentificatie en het ophalen van documenten. Net als hoe een menselijk brein leert, verzamelen neurale netwerken informatie op veel lagen door steeds meer informatie en kennis op te halen, en steeds slimmer te worden.

Deep Learning-documentanalyse maakt gebruik van de mogelijkheid om menselijke AI aan te zetten via verschillende neurale netwerkalgoritmen, voornamelijk convolutionele en terugkerende. Convolutionele neurale netwerken filteren door afbeeldingen om elk element in de netwerken te detecteren, terwijl terugkerende neurale netwerken gegevenspunten kunnen onthouden, waardoor ze toekomstige resultaten kunnen voorspellen.

Voordelen van geautomatiseerde documentverwerking

Geautomatiseerde documentverwerkingGeautomatiseerde documentverwerking verbetert bedrijfsprocessen en verhoogt de efficiëntie van het team door snelheid, nauwkeurigheid en schaalbaarheid te leveren. Het kan een verstrekkende invloed hebben op de wijze waarop branches zoals juridisch, onroerend goed, Gezondheidszorg en bankwezen hun processen en basisbeginselen verbeteren.

De belangrijkste voordelen van geautomatiseerde documentverwerking zijn onder meer:

Snel ophalen:

Zodra documenten zijn gedigitaliseerd, zijn ze vrijwel altijd en overal beschikbaar voor iedereen die is geautoriseerd om ze te bekijken.

Verbeterde beveiliging en privacy

Bedrijven kunnen hun bestanden versleutelen en beveiligingsniveaus toewijzen om hun data tegen onbedoelde gebruikers te beschermen.

Tijd- en kostenbesparingen:

Door het tijdrovende en kostbare beheer van papieren bestanden te elimineren, hebben werknemers meer tijd om zich te richten op bedrijfskritische doelstellingen en worden ze productiever.

Minder risico op menselijke fouten:

Zonder de noodzaak van handmatige data-invoer verbetert documentautomatisering de nauwkeurigheid en kwaliteit van documenten aanzienlijk.

Meer samenwerking:

Werknemers in verschillende teams op allerlei afdelingen kunnen documenten delen en samen bewerken, waarbij ze in realtime op de hoogte blijven van de status.

Gestandaardiseerde sjablonen:

Met documentautomatisering kun je sjablonen en structuren standaardiseren die doorlopend op werkstromen kunnen worden toegepast.

Een oplossing voor documentverwerkingssoftware kiezen

Het kiezen van een oplossing voor documentverwerking is afhankelijk van factoren die specifiek zijn voor je behoeften. Een van de belangrijkste beslissingen die je moet nemen, is of je wilt dat je oplossing wordt uitgevoerd in de cloud of op je locatie. Cloudsystemen worden tegen betaling door een provider gehost en slaan automatisch al je gegevens op, waardoor alles online toegankelijk is. Een on-premises-oplossing betekent dat je je eigen servers en opslag gebruikt, je eigen onderhoud doet en je eigen back-ups maakt.

Andere belangrijke overwegingen bij het kiezen van een documentverwerkingsoplossing zijn:

Zoeken:

Het is een goede regel om een groot aantal zoekopties te hebben, waaronder bestandsnaam en type, inhoud en datums die zijn gewijzigd. Het is ook goed om metagegevens en tags toe te wijzen voor het ordenen van al je bestanden.

Eenvoudige bestandsstructuur:

Het is belangrijk dat de bestandsstructuur eenvoudig in gebruik en logisch is voor alle gebruikers.

Beveiliging:

Je moet de toegang tot gevoelige documenten kunnen beperken en machtigingen kunnen instellen voor gebruikers.

Eenvoud:

Alle werknemers moeten gemakkelijk met het systeem kunnen werken zonder dat dit hun dagelijkse werkzaamheden verstoort.

Integratie:

Zorg ervoor dat je het systeem kunt gebruiken met programma's die je al gebruikt, zoals je e-mailclient en software voor klantbeheer.

Ga nu aan de slag met de transformatie van je documentverwerking

Microsoft Power Automate is een gebruiksvriendelijke oplossing voor werkstroomoptimalisatie waarmee je werknemers een oplossing voor documentverwerking kunnen maken. Minimaliseer terugkerende, handmatige en tijdrovende taken en maak meer tijd voor je teams om zich te richten op strategisch werk met één platform voor automatisering.

Verken Microsoft Power Automate

Applicaties voor documentverwerking bieden een geautomatiseerde oplossing voor het digitaliseren van grote hoeveelheden papieren documenten.
Documentverwerking is gebaseerd op machine learning en kunstmatige intelligentie, waarmee gegevens uit documenten worden geëxtraheerd en in een database worden opgeslagen.
Analyse van deep learning-documentatie is afhankelijk van de mogelijkheden van neurale netwerken, die kennis opnemen en verkrijgen die vergelijkbaar is met de manier waarop menselijke hersenen dat doen. Hoe meer informatie deze netwerken verkrijgen en van leren, hoe slimmer ze worden wanneer ze meer informatie verwerken.
Hogere productiviteit, minder risico op menselijke fouten en een betere schaalbaarheid zijn voorbeelden van de vele voordelen van geautomatiseerde documentverwerking.
Begin met het evalueren van je huidige documentwerkstroom en bepaal wat je wilt verbeteren. Enkele belangrijke dingen die je van een oplossing voor documentverwerking wilt hebben, zijn scanmogelijkheden, cloudopslag, zoekfunctionaliteit, documentversiebeheer en de mogelijkheid om machtigingen te beheren.

Wat zijn toepassingen voor documentverwerking?

Vereenvoudig je werkprocessen met Power Automate

Hoe werkt documentverwerking?

Verzameling

Voorverwerking

Classificatie

Extractie

Validatie

Integratie

Wat is Deep Learning-documentanalyse?

Voordelen van geautomatiseerde documentverwerking

Snel ophalen:

Verbeterde beveiliging en privacy

Tijd- en kostenbesparingen:

Minder risico op menselijke fouten:

Meer samenwerking:

Gestandaardiseerde sjablonen:

Een oplossing voor documentverwerkingssoftware kiezen

Zoeken:

Eenvoudige bestandsstructuur:

Beveiliging:

Eenvoud:

Integratie:

Ga nu aan de slag met de transformatie van je documentverwerking

Veelgestelde vragen

Wat zijn toepassingen voor documentverwerking?

Hoe werkt documentverwerking?

Wat is Deep Learning-documentanalyse?

Wat zijn de voordelen van geautomatiseerde documentverwerking?

Hoe kies ik een oplossing voor documentverwerkingssoftware?

Over Power Platform