Como escolher o fluxograma mais eficaz

O que é um fluxograma? 

Os fluxogramas oferecem às pessoas uma forma de representação visual de um processo ou sistema através de formas ou de uma combinação de formas e palavras. Podem ser imagens desenhos à mão rápidos ou diagramas gerados por computador robustos que decompõem as ideias complexas em elementos fáceis de compreender e assimilar. Além disso, os fluxogramas podem ser utilizados por técnicos e não técnicos em praticamente qualquer domínio. 

São particularmente úteis em várias situações, incluindo:  

  • Documentar e analisar processos 
  • Desenvolver o software ou as redes 
  • Comunicar ou padronizar os processos 
  • Identificar redundâncias, obstáculos e ineficiências nos processos 
  • Criar um plano ou uma estrutura para um novo projeto, departamento ou empresa 
  • Planear o trabalho do projeto com vários intervenientes 
  • Compreender a forma como os utilizadores navegam num Web site ou numa loja 
  • Ilustrar um processo de fabrico 
  • Criar um novo produto ou serviço 

 Vantagens dos fluxogramas 

Além da capacidade para trabalhar em praticamente qualquer cenário, os fluxogramas oferecem inúmeras vantagens, incluindo:  

Visualização de informações 

Um fluxograma pode ser uma vantagem ao oferecer uma representação visual sobre como um produto ou serviço deve funcionar, quais os fluxos de um projeto ou como funciona uma rede antes de ser criada. Ao permitir identificar as dependências, as eficiências, as necessidades de pessoal e outras variáveis que podem afetar mais tarde o projeto, os fluxogramas podem ajudar a poupar tempo e dinheiro. 

Documentação 

Com um criador de fluxogramas, pode guardar todos os ficheiros digitalmente, distribuí-los quase instantaneamente e inclusivamente criar uma biblioteca de modelos de fluxogramas. Desta forma, os seus ficheiros estarão sempre acessíveis, as suas equipas poderão manter-se sempre atualizadas, a sua empresa pode manter a conformidade e não terá de reinventar a roda na próxima vez que precisar de desenhar um gráfico semelhante. 

Comunicação simplificada 

Os fluxogramas esclarecem cada detalhe para ajudarem as equipas a compreenderem rapidamente as tarefas em mãos, bem como quando e por quem devem ser executadas. Estas informações podem reduzir as reuniões necessários e as perguntas, bem como libertar tempo para a execução do trabalho. Os fluxogramas também são úteis nos manuais informativos ou inclusivamente ao integrar novos colaboradores. Basicamente, os fluxogramas acrescentam contexto aos conjuntos de instruções e aumentam a eficiência das tarefas recorrentes.  

Facilidade de execução 

Os modelos de fluxogramas online facilitam os primeiros passos. E com personalizações simples, a colaboração simplificada e o controlo de versões incorporado, poderá criar exatamente aquilo que a sua organização precisa, pedir contributos em cada uma das fases e saber sempre onde estão os melhores e mais recentes ficheiros.   

Tipos de fluxograma  

Apesar de poderem ser utilizados fluxogramas para explicar praticamente tudo, a maioria das pessoas utiliza-os por um de três motivos: fundamentar as decisões, mostrar processos ou visualizar dados, motivo pelo qual a maioria dos modelos de fluxogramas se enquadra numa destas três categorias. Vamos analisar o que cada tipo de fluxograma implica, bem como quando e porquê os deve utilizar.  

1. Árvore de decisão 

Pense numa árvore de decisão como um fluxograma “condição – resultado”. Ao permitir a criação de um mapa dos possíveis resultados, baseado num conjunto específico de escolhas, uma árvore de decisão pode ajudá-lo a ver claramente um caminho e a ponderar as opções. 

Normalmente, as árvores de decisão começam com um único nó (a pergunta), em seguida divide-se em duas opções (decisões), em seguida essas opções dão origem a nós adicionais (resultados possíveis). Dada a sua natureza, as árvores de decisão são particularmente úteis a destacar as probabilidades e as vantagens, e podem inclusivamente ser utilizadas para conceber algoritmos que ajudam a prever os resultados. 

2. Fluxograma de processos 

Ao permitir elaborar um diagrama e analisar o fluxo de atividades quando produz um produto ou serviço, um fluxograma de processos pode ajudá-lo a identificar as lacunas e as redundâncias no seu processo, identificar onde são necessários recursos, equipamento ou pessoas específicas, revelar os potenciais estrangulamentos ou áreas problemáticas, e identificar as possíveis eficiências.  

Além de delinearem a forma como uma atividade deve funcionar, ou as disposições de um produto ou serviço, os fluxogramas também podem integrar os novos colaboradores, dar formação às equipas existentes ou ajudar os consultores ou fornecedores externos a compreenderem o seu negócio e qual o seu lugar. 

3. Fluxograma de dados 

Quando precisa de fazer uma análise profunda dos seus dados, um diagrama de fluxo de dados pode ajudar. Ao recorrer a símbolos e a breves etiquetas de texto para mostrar as entradas, saídas, pontos de armazenamento e percursos dos dados, podem condensar as informações numa representação gráfica aquilo que pode ser difícil de verbalizar. E como as equipas técnicas e os intervenientes não técnicos podem utilizá-los, são uma excelente opção quando tem de fazer uma apresentação a um público vasto.  

diagrama de fluxograma de dados desenhado no bloco de notas
Exemplo: Diagrama de Fluxograma de Dados

Sugestões para a utilização de fluxogramas 

É muito simples criar um fluxograma, sobretudo quando utiliza um modelo de fluxograma. Mas fazer um fluxograma verdadeiramente eficaz demora mais algum tempo. Por isso, vamos apresentar algumas sugestões para criar um fluxograma que além de informar também vai impressionar. 

  • Crie diagramas fáceis de ler. Crie o fluxograma a pensar no utilizador final ao assegurar que o esquema e a composição ajudam o público a saber qual o ponto de partida e os pontos seguintes. Ajuste o alinhamento à medida das necessidades ao fazer um uso correto da gramática, utilizar títulos claros e evitar a gíria para assegurar que o seu diagrama é intuitivo. (Sugestão: em caso de dúvida, teste-o com alguém não familiarizado com o seu projeto.) 
  • Seja coerente. Quando utiliza formas, tipos de letra, cores e convenções de nomenclatura de forma coerente em todo o fluxograma, o seu público conseguirá acompanhá-lo facilmente.  
  • Recorra a jogos de contrastes. A utilização coerente das cores é fundamental, mas não convém utilizar a mesma cor ou família de cores para cada forma. Ao utilizar cores diferentes, pode destacar os passos ou as ações. Ao utilizar cores de tipo de letra que se destacam do fundo, o seu diagrama será mais fácil de ler. 
  • Utilize um criador de fluxogramas online. Ao conterem modelos, controlo de versões incorporado, colaboração simplificada e a opção de edição em qualquer altura, podem ajudá-lo a testar designs, bem como a criar e gerir os seus diagramas ao seu ritmo.   

Integre o seu fluxograma 

Quer precise de tomar uma decisão, explicar um processo ou partilhar dados com o seu CEO, a incorporação de fluxogramas noutras aplicações empresariais e ferramentas de comunicação pode melhorar ainda mais a produtividade. A utilização de ferramentas de produtividade e de um criador de fluxogramas permite extrair conteúdos para os seus diagramas de todas as suas origens, incluindo documentos, ficheiros e sites de redes sociais.  

Também pode avaliar a possibilidade de integrar os seus fluxogramas com ferramentas de business intelligence (BI), o que lhe permite a si e à sua equipa interagir com os seus dados e contar melhor a sua história. Com os fluxogramas incorporados e as ferramentas de BI poderá transformar os dados em elementos visuais apelativos, criar relatórios interativos, explorar detalhadamente os dados e obter insights que permitem tomar decisões fundamentadas de forma rápida.  

Existem muitas novas formas de criar fluxogramas e de integração inovações na sua empresa. Para saber mais, consulte este guia passo a passo para automatizar os fluxogramas a partir de dados estruturados em folhas de cálculo e analisar em profundidade as ferramentas de fluxogramas modernas.  

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