Aumente a eficiência operacional da primeira linha

Para prosperar em mercados competitivos, as organizações devem alcançar a eficiência operacional - ou otimizar os processos e recursos empresariais para reduzir os custos e maximizar a produtividade. Em várias indústrias, a eficiência das operações é fundamental para o êxito.

A eficiência operacional na primeira linha permite que as organizações aumentem a produtividade e minimizem o desperdício de recursos empresariais na primeira linha. Os trabalhadores de primeira linha e as operações eficientes são essenciais porque ajudam as empresas a proporcionar experiências excecionais aos clientes, mantendo ou melhorando a rentabilidade geral. As empresas aumentam a eficiência das suas operações de primeira linha para obterem vantagens competitivas significativas.

A eficiência da primeira linha é particularmente importante porque estas equipas têm um impacto substancial na satisfação e retenção dos clientes. Ao contrário dos trabalhadores do conhecimento, os colaboradores da primeira linha estão frequentemente em contacto direto com os clientes para oferecer produtos e prestar serviços. Quando as empresas aumentam a eficiência na primeira linha, conseguem reduzir os custos, minimizar o período de indisponibilidade e os erros operacionais e, em última análise, servir mais clientes.

Transformar a eficiência operacional pode ser um desafio devido à variabilidade das tarefas e definições da primeira linha. O trabalho de primeira linha é muitas vezes dinâmico e requer flexibilidade, o que torna a implementação de padrões de eficiência difícil para muitas empresas. Além disso, melhorar a eficiência requer um conhecimento profundo dos seus processos empresariais atuais. Para realçar onde a sua empresa está a ter êxito e onde pode melhorar, considere a monitorização destes indicadores-chave de desempenho:
 

• Tempo de ciclo, o tempo que leva para concluir uma tarefa ou processo específico.
• Débito, a quantidade de trabalho realizado ou unidades produzidas num determinado período.
• Taxa de utilização, a percentagem do tempo disponível em que os colaboradores e os sistemas estão ativamente envolvidos em tarefas produtivas.
• Período de indisponibilidade, a quantidade de tempo que os sistemas e processos não estão operacionais.
• Taxa de erros, a frequência de defeitos ou erros operacionais.
• Custo por unidade, o custo total de produção de uma única unidade de um produto ou serviço.

Qualquer organização de qualquer dimensão, em qualquer sector de atividade, pode obter uma vantagem competitiva ao operar de forma mais eficiente. A eficiência operacional de primeira linha ajuda as empresas a reduzir custos e a aumentar a rentabilidade em todas as indústrias, incluindo:
 

• Cuidados de saúde. Os enfermeiros e os médicos implementam ferramentas tecnológicas nas suas operações para automatizar o agendamento de pacientes, otimizar os fluxos de pacientes e reduzir os tempos de espera. Por exemplo, muitos hospitais utilizam registos de saúde eletrónicos para transformar o acesso à informação dos pacientes e reduzir os documentos.
• Manufatura. As empresas, como a Toyota, minimizam os custos de inventário ao adotar sistemas de produção just-in-time - o que significa que só recebem e produzem o que é necessário, quando é necessário. Além disso, muitas fábricas utilizam a automatização e os robôs para ajudar a aumentar a precisão e a reduzir os erros.
• Hotelaria. Os hotéis adotam tecnologia, como ferramentas móveis de check-in e check-out, para reduzir as horas de espera e melhorar a satisfação. Também utilizam frequentemente software de agendamento para otimizar o pessoal com base na ocupação e na procura.
• Logística. As empresas de expedição automatizam a embalagem de artigos para acelerar os processos de cumprimento. Além disso, utilizam software de otimização de rotas para acelerar as entregas e reduzir o consumo de combustível.
• Retalho. As lojas utilizam soluções avançadas de gestão de inventário para evitar o excesso de stock e a escassez. Isto também impulsiona a satisfação dos clientes, garantindo que os produtos estão prontamente disponíveis para compra.

Compreender como a eficiência e a eficácia operacional diferem e se relacionam é importante para as organizações que procuram o êxito a longo prazo. Embora ambos os conceitos sejam críticos para o estado geral de funcionamento da empresa, a eficácia operacional centra-se nos resultados dos processos de negócio e na forma como esse trabalho atinge os objetivos e metas pretendidos. Por exemplo, quando as operações de primeira linha não conseguem satisfazer as expetativas dos clientes e as necessidades do negócio, podem ser consideradas ineficazes.

A eficiência operacional está relacionada com a otimização dos processos de uma organização. A implementação de operações eficientes ajuda a garantir que o negócio é conduzido da forma mais rentável possível. Sem eficiência, as operações eficazes não são sustentáveis - e sem eficácia, as operações eficientes não têm significado.

Ao utilizarem ferramentas de IA como o Microsoft Power Apps e o Microsoft Power Automate, as empresas podem realizar mais trabalho e utilizar menos recursos. As soluções inteligentes fornecem capacidades de automatização e análise de dados que ajudam as organizações a aumentar a produtividade e a tomar decisões mais informadas. Os trabalhadores de primeira linha podem impulsionar a eficiência da IA através da automatização de tarefas e processos de rotina - como a introdução de dados, o agendamento e a gestão de inventário - para alocar mais tempo e esforço a iniciativas empresariais impactantes. Além disso, os trabalhadores podem utilizar ferramentas de IA para analisar rapidamente grandes quantidades de dados, otimizando os processos de tomada de decisões empresariais e antecipando problemas operacionais antes que estes perturbem os fluxos de trabalho.

As estratégias e técnicas para melhorar a sua eficiência operacional de primeira linha incluem:
 

• Otimização de processos. Audite os seus fluxos de trabalho existentes para identificar estrangulamentos e ineficiências a otimizar. Além disso, implemente procedimentos operacionais padronizados para garantir a consistência e reduzir os erros.
• Adoção de tecnologia. Automatize tarefas repetitivas e processos morosos para ajudar a poupar tempo. Além disso, utilize ferramentas como o Microsoft Teams para melhorar a colaboração e a comunicação entre os trabalhadores de primeira linha.
• Formação e desenvolvimento dos colaboradores. Forneça continuamente aos trabalhadores de primeira linha as informações, tecnologias e melhores práticas atualizadas de que necessitam para alcançar o êxito. Além disso, recomende programas de desenvolvimento de competências para ajudar a impulsionar o envolvimento e a eficiência dos colaboradores.
• Monitorize o desempenho. Estabeleça métricas e indicadores-chave de desempenho para monitorizar a eficiência e a produtividade da primeira linha - e identificar áreas a melhorar.
• Gestão de recursos. Aloque os recursos empresariais, como pessoal e inventário de produtos, de forma otimizada para reduzir o desperdício e aumentar a rentabilidade.

Obtenha uma vantagem competitiva capacitando a sua empresa com uma solução abrangente de operações de primeira linha, como Microsoft 365. Utilizar ferramentas como o Microsoft Teams em todas as suas operações pode ajudar os trabalhadores a facilitar a colaboração e a superar os desafios de comunicação. Por exemplo, a Coop Norge, um grande mercado de mercearias norueguês, não tinha uma forma consistente de os colaboradores da primeira linha se contactarem e partilharem informações. Ao adotar o Teams, a Coop otimizou as comunicações entre mais de 23.000 trabalhadores, permitindo que todos acedessem rapidamente a informações importantes e colaborassem de forma eficiente.

As soluções de operações avançadas também permitem que a sua empresa poupe tempo e esforço através da automatização das tarefas diárias. Ao substituir processos que consomem muitos recursos por alternativas com tecnologia de IA, a sua empresa pode melhorar significativamente a eficiência das suas operações de primeira linha. Por exemplo, a empresa japonesa de cosméticos Shiseido implementou Power Apps para criar automaticamente propostas de vendas com tecnologia digital. Isto reduz o trabalho manual necessário para concluir um processo, ao mesmo tempo que garante uma maior consistência. Além disso, as soluções inteligentes de análise de dados podem ajudar as suas equipas de primeira linha a impulsionar a eficiência operacional e a sustentabilidade ao melhorar os processos de tomada de decisão.