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Sugestões de utilização de ferramentas de BI

E como podem ajudar a sua organização.
Uma rapariga de meia camisola azul a olhar para o seu tablet

Como tirar o melhor partido dos dashboards e das ferramentas de BI

 

Os dados da sua empresa têm o poder de moldar a direção e a rentabilidade da sua empresa. Mas sem software adequado para identificar tendências e padrões, pode não estar a tirar pleno proveito da informação que recolheu. Pode até perder oportunidades de negócios significativas e formas de otimizar a receita.

 

As ferramentas e dashboards de business intelligence podem mudar isso. Estas tecnologias permitem-lhe armazenar, automatizar, analisar, relatar e extrair informações dos seus dados de forma eficiente, bem como prever o desempenho futuro dos negócios. Ao utilizar ferramentas de BI e dashboards para obter uma compreensão mais sólida das nuances dos seus dados, conseguirá tomar decisões mais informadas e seguras sobre as estratégias atuais e futuras da sua empresa e operações.

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Razões que levam as organizações a utilizar ferramentas de BI

 

Organizações de todos os tamanhos e indústrias utilizam ferramentas de BI e dashboards por uma variedade de razões. Aqui estão alguns dos benefícios mais comuns obtidos pelas empresas que utilizam esta tecnologia:

 

  • Recolher dados mais eficientemente. Utilizar ferramentas de BI ajuda-o a concentrar-se em fazer crescer o seu negócio em vez de apenas a administrá-lo. Ao eliminar a necessidade de entrada de dados, as ferramentas de BI ajudam as empresas a poupar tempo, reduzir erros humanos e libertar os colaboradores para realizar tarefas mais urgentes.

  • Melhorar o processo de criação de relatórios. As ferramentas de BI utilizam automatização e IA para tornar o relatório e a extração de informações a partir dos dados muito mais rápidos, simples e precisos. Além disso, as ferramentas e dashboards de BI permitem-lhe criar relatórios vibrantes e personalizados que apresentam gráficos, tabelas dinâmicas e outras representações visuais.

  • Simplificar a análise de dados. Em vez de analisar relatórios em papel ou contratar uma empresa externa para interpretar os seus dados por si, pode analisar rapidamente os seus dados da forma que faz mais sentido para si, utilizando dashboards self-service. Pode até usar uma linguagem conversacional para fazer perguntas sobre o seu negócio e obter respostas rápidas geradas por IA.

  • Determinar o êxito das suas vendas. Aceda a todos os dados sobre os seus representantes de vendas internos, parceiros de vendas externos e produtos a partir de um único dashboard e use o BI para identificar os melhores e piores desempenhos e elogiar, treinar ou ajustar as táticas de vendas em conformidade. Também pode acompanhar a demografia dos clientes e incorporar as suas descobertas nos seus esforços de marketing.

  • Identificar oportunidades para melhorar as receitas. Dispor de acesso mais rápido a dados mais precisos permite-lhe identificar rápida e fielmente tendências de mercado, determinar formas de aumentar os ganhos e até predizer ganhos futuros no mercado.

  • Otimizar as despesas do negócio. As ferramentas de BI permitem-lhe monitorizar as suas despesas operacionais mais facilmente, com todos os seus dados relevantes acessíveis a partir de um único dashboard. Estas também permitem-lhe detetar rapidamente locais para reduzir custos, como excesso de inventário, equipamentos não utilizados e assinaturas.

  • Recolher e analisar os comentários dos clientes. As ferramentas de BI permitem-lhe saber facilmente o que os seus clientes realmente pensam dos seus produtos, serviços e marca em geral - informações valiosas que influenciam as decisões de negócio.

  • Melhorar a cultura da empresa. Realize inquéritos aos seus colaboradores sobre o que pensam da sua organização, dos seus produtos, do fluxo de trabalho e da cultura da empresa. Depois, utilize essa informação para melhorar as suas operações empresariais, produtos e a satisfação dos colaboradores.

  • Promover a sua marca online. Muitas ferramentas de BI têm capacidades de redes sociais que lhe permitem interagir com líderes, clientes e influenciadores a partir da própria ferramenta. Também pode usar ferramentas de BI para compreender como a sua base de clientes utiliza as redes sociais, o que pode ajudar a fortalecer a sua estratégia.

  • Prever valores futuros. Através da utilização de funcionalidades de IA integradas, as ferramentas de BI podem basear-se em dados passados e presentes para ajudá-lo a prever números essenciais, incluindo taxas de conversão de clientes, vendas de produtos e receitas. Equipar-se com este conhecimento ajuda-o a tomar decisões empresariais mais relevantes, seja ao encomendar inventário, orçamentar para novas contratações ou planear campanhas de marketing futuras.

Utilizações práticas quotidianas das ferramentas de BI

 

Existe toda uma panóplia de formas de utilização das ferramentas de BI para ajudar a gerir e fazer crescer o seu negócio. Alguns dos usos mais populares incluem:

 

  • Recolha de dados. As funcionalidades incorporadas, como questionários e inquéritos online, ajudam a capturar facilmente dados dos seus clientes, colaboradores, parceiros empresariais e outros intervenientes.

  • Datamining. Encontre padrões de vendas, receitas e clientes nos seus conjuntos de dados com a ajuda de BI, da aprendizagem automática e das estatísticas.

  • Consultas. Utilize dashboards de BI self-service para obter respostas para perguntas específicas, como Quais dos seus produtos gera mais receitas? e Qual é a principal forma de os nossos clientes tomarem conhecimento da nossa empresa?

  • Referência. Personalize dashboards de dados para controlar o seu desempenho ao longo de um período específico face aos seus objetivos ou métricas.

  • Análise. Descubra tendências e padrões nos seus dados e compreenda a razão pela qual aconteceram e como pode repeti-los ou melhorá-los.

  • Visualização de dados. Crie representações visuais das suas descobertas que sejam fáceis de compreender para os outros, utilizando tabelas, gráficos e mapas, independentemente das suas competências técnicas.

  • Relatórios. Disponibilize as suas conclusões em formatos facilmente digeríveis e partilhe-as com colegas, líderes e consultores para tomar decisões mais informadas.

Dar aos colaboradores acesso às ferramentas de BI

 

Não precisa ser um profissional de TI ou analista de negócio para criar rapidamente relatórios informativos e personalizados e interpretações visuais de dados. Com ferramentas de BI e dashboards de dados self-service e fáceis de usar, as pessoas em toda a sua organização podem facilmente modelar, interpretar, colaborar em relatórios e tomar decisões com base nos seus dados.

 

Eis como fazê-lo:

 

  • Selecione uma ferramenta de BI que suporte self-service. Ao adquirir uma ferramenta de BI, certifique-se de escolher uma que seja intuitiva para utilizadores não técnicos, suporte self-service, simplifique a visualização de dados e ofereça automatização baseada em IA. Se não tiver certeza de como as várias equipas da sua organização usariam o BI, pergunte. Isto informará qual ferramenta comprar e como a configurar.

  • Certifique-se de que a sua ferramenta de BI promove a colaboração. Escolha uma ferramenta de BI que facilite a colaboração entre os utilizadores, permitindo o compartilhamento, edição e colaboração em relatórios. Uma boa ferramenta de BI também automatizará alertas para colaboradores sobre edições feitas nos seus relatórios, alterações de dados inesperadas e relatórios programados regularmente.

  • Dar acesso aos colaboradores. As ferramentas de BI e as informações em tempo real que elas geram, não são apenas para a gestão e liderança. Capacitar as pessoas em toda a sua organização a utilizar ferramentas de BI ajudá-los-á a trabalhar de forma mais eficiente e a tomar decisões mais informadas. Isto não só pode aumentar a produtividade e moral dos colaboradores (sem mencionar aliviar parte da carga de trabalho da gestão), como também pode melhorar o seu resultado final.

  • Forneça formação adequada. As suas pessoas precisarão de apoio contínuo e formação para a sua ferramenta de BI e funcionalidades da mesma. Certifique-se de que o suporte ao cliente oferecido pelo fornecedor de soluções que escolher atende às necessidades da sua organização e esteja preparado para oferecer formação suplementar, se necessário. Soluções de BI com fóruns de utilizadores robustos, blogues e outros suportes comunitários serão de grande ajuda para os seus próprios utilizadores.

  • Controle a forma como as pessoas utilizam o BI. Continua a ter de envolver a sua equipa de TI na forma como a sua empresa utiliza a ferramenta de BI. Ao monitorizar que colaboradores utilizam a ferramenta, a que origens de dados acedem e como utilizam a ferramenta, o seu pessoal de TI pode controlar e ajustar quaisquer aspetos da solução de BI que tenham de ser melhorados.

Controlo de dados significativos

 

As ferramentas de software de BI podem transformar radicalmente a forma como a sua empresa analisa o passado e o presente e prevê o futuro. Mas sem um plano abrangente para a recolha e interpretação dos seus dados, mesmo as melhores ferramentas de BI não conseguirão ajudar a sua organização a extrair dos seus dados as informações necessárias para tomar decisões bem fundamentadas.

 

Para garantir que todos os dados de vendas, marketing, clientes e financeiros e outros dados empresariais recolhidos são os mais significativos possíveis:

 

  • Certifique-se de que a sua ferramenta de BI se reproduz bem com os dados que pretende controlar. Antes de concretizar a compra, determine se uma ferramenta de BI se ligará facilmente a todos os sistemas existentes, uniformizará os dados extraídos de diferentes origens e oferecerá o nível de segurança de que precisa.

  • Utilize KPIs para impulsionar decisões empresariais. Deixe que os seus dados o libertem de atirar barro à parede ou de "fazer as coisas ao azar e rezar". Crie KPIs realistas e baseados em dados no seu dashboard de BI para medir a eficácia das suas iniciativas e estratégias de negócios. Por exemplo, com base no que aprendeu com os dados do ano passado, pode definir um KPI para aumentar o seu lucro líquido em 10 por cento este ano.

  • Envolva os intervenientes decisivos. Aposte na ação interdepartamental em vez de trabalhar em silos. Por exemplo, é provável que a sua equipa de vendas tenha informações sobre como controlar e criar relatórios sobre os seus produtos mais vendidos no trimestre. Por isso, inclua-as quando configurar KPIs e relatórios de distribuição.

  • Defina os objetivos do seu projeto. Considere cuidadosamente e mapeie a linha cronológica e os marcos do seu projeto. Defina os passos que precisará realizar para cada fase do projeto, os resultados esperados para cada um e como seria um projeto bem-sucedido.

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Perguntas frequentes

  • Use ferramentas de BI para armazenar, automatizar, analisar, relatar e extrair informações dos seus dados de negócios, bem como prever métricas futuras. Essas ferramentas podem ajudá-lo a extrapolar informações críticas das suas vendas, marketing, clientes, detalhes financeiros e outros dados, que pode utilizar para tomar decisões mais precisas e informadas sobre as operações e estratégias da sua empresa.
  • As ferramentas de BI usam IA e aprendizagem automática para ajudar a operar e expandir o seu negócio de várias maneiras, incluindo:  
    • Coletar dados com recursos integrados, como pesquisas e questionários.
    • Extrair dados sobre o comportamento do cliente em busca de padrões e previsões.
    • Usar dashboards self-service para focar e pesquisar perguntas específicas.
    • Monitorizar o desempenho ao longo do tempo através de KPIs e dashboards de dados personalizados.
    • Analisar os seus dados para detetar tendências para tomar decisões ágeis e informadas.
    • Transformar pontos de dados não processados em mapas, gráficos e diagramas com visualização de dados.
    • Criar relatórios das suas descobertas para compartilhar com colegas e intervenientes importantes.
  • Uma das melhores maneiras de monitorizar dados com ferramentas de BI é criar KPIs no seu dashboard pelos quais medirá o sucesso das suas decisões de negócios, campanhas e estratégias. Por exemplo, pode definir um KPI de aumentar em 25 por cento o tráfego para o seu site este ano. Certifique-se de envolver os intervenientes chave ao definir estas métricas do dashboard.
  • As ferramentas de BI facilitam para as pessoas dentro das organizações, mesmo aquelas sem muita experiência técnica, ver, analisar, compreender, partilhar e colaborar nos seus dados. As organizações utilizam frequentemente ferramentas de BI para automatizar relatórios de dados, monitorizar receitas de vendas, identificar novas oportunidades de negócios, otimizar gastos operacionais, identificar problemas operacionais que necessitam de ajustes, recolher dados sobre preferências dos clientes e analisar demografias de clientes, para citar apenas alguns.
  • Sim. Conceder acesso a ferramentas de BI a pessoas em todos os níveis de uma organização é simplesmente uma boa prática empresarial. Na verdade, as ferramentas de BI self-service e os dashboards tornam a modelação de dados, relatórios e análise acessíveis até mesmo aos trabalhadores menos técnicos. Dar acesso a ferramentas de BI aos colaboradores equipa-os com informações em tempo real que podem utilizar para trabalhar de forma mais produtiva e tomar decisões mais informadas sobre os seus projetos.

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