Pentru a gestiona eficient conținutul, trebuie să vă concentrați pe organizare, stocare, controlul accesului, colaborare, conformitate și reținerea datelor.
Organizarea conținutului digital Gestionarea activelor digitale include documente text, imagini, audio, video și conținut multimedia. Organizați-le bine, astfel încât echipele să poată găsi rapid și logic ce le trebuie, pentru a lucra mai eficient.
- Utilizați etichetarea metadatelor pentru a face fișierele ușor de căutat.
- Creați structuri de foldere care reflectă modul de lucru al echipelor.
- Aplicați convenții de denumire consecvente.
Caz de utilizare: o echipă de marketing trebuie să găsească rapid activele unei campanii. Cu Căutarea Microsoft, pot regăsi conținutul etichetat în SharePoint și OneDrive folosind cuvinte cheie, tipuri de fișiere sau colaboratori.
Stocare și backup de conținut
Conținutul de întreprindere trebuie stocat în siguranță și copiat de rezervă periodic, pentru a proteja împotriva pierderilor de date sau a atacurilor ransomware. Stocarea este locul în care conținutul este păstrat și utilizat zilnic, iar copia de backup este în caz că ceva nu merge bine.
- Alegeți sisteme de date în cloud, locale sau hibride, în funcție de necesitățile dvs.
- Separați stocarea de backup, pentru a evita punctele unice de eșec.
- Planificați luând în calcul recuperarea după dezastru și atacurile ransomware
- Asigurați continuarea activității cu o cale pentru restaurarea accesului și acces de la distanță.
Caz de utilizare: o echipă juridică partajează fișiere confidențiale prin OneDrive cu avocați externi. Soluția Backup Microsoft 365 se asigură că acele fișiere pot fi recuperate în caz de ștergere accidentală sau atac.
Guvernarea conținutului și politica de reținere Guvernarea implică permisiuni și se asigură că numai utilizatorii autorizați pot accesa sau modifica conținutul. Politicile de reținere ajută organizațiile să fie conforme.
- Atribuiți accesul în funcție de responsabilitățile locului de muncă, pentru a proteja informațiile confidențiale și a reduce riscul.
- Definiți perioadele de reținere în funcție de tipul conținutului și nevoile juridice sau de business.
- Automatizați arhivarea și securizați ștergerea, pentru a reduce efortul manual și a asigura consistența.
Caz de utilizare: o echipă financiară trebuie să păstreze documentele fiscale timp de șapte ani. Microsoft Purview aplică o etichetă de reținere, iar politicile pentru
reținerea datelor securizează arhivarea și eliminarea acestora.
Colaborare Echipele trebuie să colaboreze în timp real, din diverse locații, pe diferite dispozitive și cu diferite soluții de produse.
- Permiteți elaborarea în comun și controlul versiunii.
- Utilizați fluxuri de aprobare pentru revizuirea documentelor.
- Centralizați fișierele proiectului.
Caz de utilizare: o echipă de produs colaborează la planurile de lansare în SharePoint, utilizând fluxuri de lucru automate pentru atribuirea sarcinilor și monitorizarea progresului.
Distribuție și gestionare Conținutul trebuie partajat în mod securizat și eficient între echipe și aplicații. Acest lucru presupune implementarea unor sisteme pentru gestionarea fluxurilor de lucru și integrare.
- Utilizați controale de acces și permisiuni pentru partajarea internă sau externă.
- Integrați conținutul în aplicații personalizate, pentru a gestiona fișierele direct în Microsoft 365.
- Automatizați fluxurile de lucru pentru distribuție, cum ar fi cele pentru rutarea, aprobarea și publicarea conținutului.
Caz de utilizare: o firmă software dezvoltă o aplicație de conținut care stochează ghidurile de utilizare în Microsoft 365. Cu SharePoint integrat, gestionează permisiunile și actualizările fără a dezvolta un back-end propriu.
Arhivarea și eliminarea conținutului
Arhivarea păstrează conținutul pentru conformitate sau ca referință istorică. Eliminarea previne aglomerarea sistemelor cu conținut învechit și se asigură că acesta nu prezintă riscuri.
- Arhivați conținutul pe baza regulilor de reținere a datelor.
- Eliminați conținutul în mod securizat la finalul ciclului său de viață.
- Păstrați lanțuri de audit pentru conformitate.
Caz de utilizare: un furnizor de servicii medicale arhivează înregistrările pacienților utilizând Arhiva Microsoft 365, asigurând stocarea pe termen lung și eliminarea securizată.
Urmăriți Microsoft Copilot