This is the Trace Id: 7f9194d2a96295da7782f0b954da7163
Salt la conținutul principal Gestionarea conținutului Gestionarea activelor digitale Gestionarea documentelor Gestionarea conținutului la nivel de întreprindere Gestionare de conținut la scară largă Reținerea datelor Hubul de comunitate pentru gestionarea conținutului Copilot pentru Microsoft 365 SharePoint Arhiva Microsoft 365 Backup Microsoft 365 OneDrive Asistență Mai multe de la Microsoft 365
O femeie care scrie pe o tablă albă.
Introducere

Strategii de reținere a datelor pentru guvernanță îmbunătățită

Păstrați conformitatea, protejați datele critice și asigurați recuperarea rapidă în cazul pierderilor de date. Aflați informații despre instrumente inteligente de reținere pe care le puteți utiliza în cadrul întreprinderii.
Explorați Arhiva Microsoft 365 Descoperiți Backup Microsoft 365
  • Definiți cât timp trebuie păstrate datele pentru a păstra conformitatea și a evita costurile inutile de stocare.
  • Utilizați sisteme precum ECM și DMS pentru a automatiza gestionarea datelor, simplificând reținerea și regăsirea acestora.
  • Revizuiți și actualizați periodic strategiile de reținere a datelor, pentru a ține pasul cu noile reguli și cerințe de business.
  • Eliminați în siguranță datele atunci când nu mai sunt necesare, pentru a proteja informațiile confidențiale și a reduce riscurile.
  • Instruiți personalul cu privire la politicile de reținere a datelor, astfel încât toată lumea să-și înțeleagă rolul în menținerea securității și a conformității.
fundal
Concepte de bază despre reținerea datelor

Stăpâniți reținerea datelor

Protejați-vă datele

Păstrați datele securizate, conforme și mereu accesibile. 
O femeie care stă pe scaun și utilizează un laptop.

Stabiliți politici clare

Definiți cât timp trebuie păstrate datele, precum și cine le poate accesa, modifica sau șterge.
Un bărbat care stă pe scaun și utilizează un laptop

Cunoașteți perioada de reținere

Mențineți conformitatea, păstrând datele atât timp cât este necesar din punct de vedere legal.
o femeie care utilizează un telefon

Arhivați pentru acces facil

Stocați în mod securizat datele inactive, gata de auditare sau pentru motive juridice.
un bărbat care utilizează un laptop

Ștergeți cu încredere

Eliminați în siguranță datele perimate pentru a menține securitatea.

Aspecte principale ale reținerii datelor

Stocați datele inteligent, pentru un plus de control și securitate


Reținerea eficientă a datelor este o parte esențială a strategiei de gestionare a datelor în orice organizație. Aceasta asigură protecția datelor, conformitatea cu reglementările și accesibilitatea lor atunci când este nevoie.

Politica de reținere a datelor
Politica de reținere a datelor stabilește regulile privind durata păstrării datelor și cine anume le poate accesa, edita sau șterge. Aceasta include standarde pentru metadate și fluxuri de lucru pentru aprobare și atribuie roluri echipelor, de exemplu, celor de tehnologia informației și de conformitate. Monitorizarea și automatizarea acestor politici asigură conformitatea și reduce riscurile.

Perioada de reținere a datelor
Perioada de reținere definește cât timp trebuie păstrate datele, în funcție de confidențialitatea lor și de cerințele legale. Stabilirea unor perioade de reținere corespunzătoare ajută firmele să rămână conforme, să gestioneze riscurile și să asigure disponibilitatea datelor importante pentru auditare sau din motive juridice.

Arhivarea datelor
Arhivarea datelor stochează informațiile pentru utilizarea pe termen lung și regăsirea lor cu ușurință. Utilizând depozite centralizate, indexare clară și metadate, organizațiile pot accesa eficient datele atunci când au nevoie, fie în scopul auditării, fie din motive juridice, cu ajutorul unor soluții DMS sau ECM.

Eliminarea datelor
La finalul perioadei de reținere, ștergerea securizată a datelor asigură eliminarea în siguranță a conținutului perimat. Alinierea copiilor de backup cu politicile de reținere este esențială pentru a preveni reținerea informațiilor confidențiale mai mult decât este nevoie, asigurând conformitatea și securitatea.
fundal albastru
Soluții

Soluții pentru arhivarea și backupul datelor

Microsoft 365 oferă soluții robuste pentru protecția datelor cu caracter personal și recuperarea lor, inclusiv arhivare pe termen lung, copiere de backup a datelor și instrumente de colaborare. 

Arhiva Microsoft 365

Stocați datele inactive din SharePoint cu o stocare la rece rentabilă și conformă. Asigurați conformitatea în timp ce vă păstrați datele securizate și accesibile pentru viitor. 
Aflați mai multe

Backup Microsoft 365

Protejați-vă datele cu o soluție de backup fiabilă pentru recuperare rapidă, asigurând continuarea activității și restaurarea promptă a datelor pierdute sau deteriorate. 
Aflați mai multe

SharePoint în Microsoft 365

Partajați, gestionați și găsiți cu ușurință conținutul cu SharePoint, integrat cu soluțiile Arhivă și Backup Microsoft 365, pentru a vă asigura că datele sunt securizate și accesibile. 
Aflați mai multe

De ce este importantă reținerea datelor pentru întreprinderi? 

Protejați viitorul datelor dvs.


Reținerea datelor este o strategie vitală pentru conformitate, protecție și eficiență operațională. Politicile de reținere bine definite ajută firmele să-și mențină securitatea, să se recupereze rapid și să-și gestioneze eficient datele.

Conformitate cu reglementările
Reținerea datelor asigură faptul că organizația dvs. întrunește cerințe legale precum HIPAA, RGPD și SOX. Păstrând datele pe durata impusă și stocându-le în mod securizat, vă păstrați conformitatea și evitați penalitățile costisitoare.

Gestionarea riscurilor și protecția datelor cu caracter personal
Cu strategiile de reținere potrivite, vă protejați împotriva pierderilor de date, a atacurilor ransomware și a ștergerilor accidentale. Soluțiile de backup și perioadele de reținere structurate vă permit recuperarea rapidă după întreruperi, păstrând datele critice în siguranță.

Stocare și regăsire eficientă a conținutului
O politică de reținere clară simplifică modul în care datele sunt stocate, arhivate și regăsite. Prin clasificarea datelor și stabilirea unor cronologii de reținere, economisiți timp și resurse, asigurând totodată accesul rapid la conținutul esențial.

Guvernanță îmbunătățită a conținutului
Politicile clare de reținere a datelor îmbunătățesc responsabilitatea și proprietatea. Rolurile și fluxurile de lucru bine definite asigură gestionarea și supravegherea cu consecvență, ducând la o securitate mai bună și operațiuni mai eficiente.

Cerințe de conformitate privind reținerea datelor

Respectați standardele legale și protejați-vă afacerea
 

Conformitatea este esențială pentru a vă asigura că datele sunt stocate, protejate și eliminate corect. Reglementările dictează cât timp trebuie păstrate diferite tipuri de date, cum trebuie protejate și când trebuie șterse în mod securizat. Nerespectarea acestor reglementări poate duce la amenzi, afectarea reputației și riscuri de securitate.

Regulamentul general privind protecția datelor (RGPD)
  • Se aplică tuturor organizațiilor care prelucrează date ale cetățenilor Uniunii Europene (UE). 
  • Datele cu caracter personal trebuie reținute doar atât timp cât este necesar pentru scopul inițial. 
  • Organizațiile trebuie să definească și să documenteze perioadele de reținere într-o politică clară. 
  • Datele cu caracter personal trebuie șterse în mod securizat de îndată ce nu mai sunt necesare. 
Legea privind confidențialitatea consumatorilor din California (CCPA) / Legea privind drepturile la confidențialitate din California (CPRA)
  • Se aplică legislației din statul California. 
  • Organizațiile trebuie să-și dezvăluie politicile de reținere a datelor și categoriile de date cu caracter personal pe care le colectează. 
  • Consumatorii au dreptul să solicite ștergerea datelor lor cu caracter personal. 
  • Organizațiile trebuie să onoreze cererile de ștergere în termenele stabilite. 
Legea privind contabilitatea și portabilitatea pentru asigurările de sănătate (HIPAA)
  • Se aplică legislației federale din Statele Unite. 
  • Organizațiile din domeniul sănătății trebuie să rețină dosarele medicale și informațiile protejate despre sănătate (PHI) timp de cel puțin șase ani. 
  • Informațiile protejate despre sănătate trebuie eliminate în mod securizat de îndată ce nu mai sunt necesare. 
Legea Sarbanes–Oxley (SOX)
  • Se aplică legislației federale din Statele Unite. 
  • Firmele publice trebuie să rețină înregistrările financiare și contabile timp de cel puțin șapte ani. 
  • Înregistrările trebuie eliminate în mod securizat la sfârșitul perioadei de reținere.
Legea Comisiei Federale de Comerț (FTC)
  • Se aplică legislației federale din Statele Unite. 
  • Datele trebuie reținute pentru o "perioadă rezonabilă" pentru a-și îndeplini scopul propus. 
  • Datele trebuie eliminate în mod securizat de îndată ce nu mai sunt necesare.
Legea Financial Modernization Act din 1999 (GLB)
  • Se aplică legislației federale din Statele Unite. 
  • Instituțiile financiare trebuie să rețină înregistrările (precum informațiile clienților) timp de cel puțin cinci ani. 
  • Instituțiile trebuie să asigure eliminarea în mod securizat a datelor clienților atunci de îndată ce acestea nu mai sunt necesare.
Administrația pentru Securitate și Sănătate Ocupațională (OSHA)
  • Se aplică legislației federale din Statele Unite. 
  • Înregistrările trebuie să conțină detalii despre angajați, tipul incidentului și tratamentul acordat. 
  • Angajatorii trebuie să păstreze înregistrările privind accidentele de muncă și bolile profesionale timp de cel puțin cinci ani. 
  • Înregistrările privind expunerea la substanțe periculoase (precum azbestul sau plumbul) trebuie păstrate timp de 30 de ani.
Legea privind protecția informațiilor personale și documentele electronice (PIPEDA)
  • Se aplică organizațiilor din sectorul privat din Canada, cu excepția provinciilor care au legi similare. 
  • Persoanele au dreptul de a-și accesa informațiile de identificare personală și de a solicita corecții. 
  • Informațiile de identificare personală trebuie reținute doar atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate. 
  • Organizațiile trebuie să stabilească politici clare de reținere și să elimine în mod securizat datele personale de îndată ce nu mai sunt necesare.
 

Creați propria politică de reținere a datelor

  1. Auditați inițial datele
    Identificați și clasificați datele după tip și confidențialitate.
  2. Definiți perioadele de reținere
    Aliniați-vă cerințelor de conformitate (precum HIPAA sau RGPD) și diferențiați între nevoile pe termen scurt și cele pe termen lung.
  3. Stabiliți reguli pentru stocare și eliminare
    Definiți proceduri pentru stocarea, arhivarea și ștergerea datelor în mod securizat.
  4. Atribuiți roluri
    Clarificați proprietatea și responsabilitatea la nivelul echipelor.
  5. Instruiți și automatizați
    Educați echipele și automatizați aplicarea politicilor (de exemplu, pentru avertizări și ștergeri planificate).
  6. Monitorizați pentru a îmbunătăți performanța
    Auditați și actualizați periodic politicile, pe măsură ce reglementările și nevoile evoluează.
fundal albastru
Politica de reținere

Cum să creați și să implementați o politică de reținere a datelor

Implementarea unei politici solide de reținere a datelor este esențială atât pentru conformitate, cât și pentru securitatea datelor. Urmați acești pași, astfel încât organizația dvs. să poată gestiona reținerea, stocarea și eliminarea datelor într-un mod ce reduce riscurile și respectă cerințele legale.

Pasul 1: Auditați datele existente

Identificați datele deținute de organizația dvs. și clasificați-le după tip și confidențialitate. Acest proces ajută la ierarhizarea datelor pentru reținere și asigură conformitatea cu reglementările.

Pasul 2: Definiți perioadele de reținere

Stabiliți perioade de reținere conform cerințelor legale (de exemplu, HIPAA, SOX, RGPD). Definiți clar nevoile pe termen scurt și lung, pentru a evita reținerea inutilă a datelor. 

Pasul 3: Stabiliți proceduri pentru stocare, arhivare și eliminare

Stabiliți metode securizate pentru stocarea, arhivarea și ștergerea datelor. Asigurați-vă că sistemele de backup respectă politicile de eliminare, pentru a proteja informațiile confidențiale. 

Pasul 4: Atribuiți roluri și responsabilități

Clarificați cine este responsabil cu procesul de reținere a datelor în echipele de tehnologia informației, conformitate și business. Atribuiți responsabilități pentru a asigura aplicarea politicilor.

Pasul 5: Instruiți echipele și integrați-le în fluxurile de lucru

Instruiți echipele privind clasificarea, stocarea și eliminarea datelor. Automatizați aplicarea politicilor cu avertizări și ștergeri planificate, pentru a asigura consecvența. 

Pasul 6: Monitorizați, evaluați și îmbunătățiți

Auditați și revizuiți periodic, pentru a menține politicile actualizate în conformitate cu noile reglementări. Actualizați politicile ori de câte ori este necesar pentru a păstra conformitatea.

Dezvoltarea unei strategii solide pentru reținerea datelor, pentru guvernanță îmbunătățită

Stabiliți reguli care ajută la protejarea datelor


O strategie robustă de reținere a datelor este esențială pentru a asigura conformitatea, continuarea activității, reducerea riscurilor și economiile de costuri. Prin implementarea unor politici clare și a unor sisteme fiabile, organizațiile pot să gestioneze eficient datele, să rămână conforme și să reducă riscurile operaționale.


De ce să implementați practici solide de reținere a datelor
  • Conformitate – garantează respectarea reglementărilor precum HIPAA, RGPD și SOX. 
  • Continuarea activității – protejează datele critice pentru a asigura funcționarea lină în perioadele de întrerupere. 
  • Reducerea riscurilor – diminuează riscul scurgerilor și al pierderilor de date. 
  • Economii de costuri – contribuie la evitarea costurilor inutile de stocare și procesare.
Elementele de bază ale unei strategii pentru reținerea datelor
  • Politici clare – definiți cât timp sunt reținute datele, cine le gestionează și cum sunt protejate. 
  • Guvernanță – stabiliți procese pentru controlul accesului, auditare și responsabilitate. 
  • Stocare și arhivare securizate – protejați datele prin metode de stocare conforme și fiabile. 
  • Strategii fiabile de backup – asigurați-vă că datele pot fi recuperate rapid în cazul pierderii sau al deteriorării.
Pe măsură ce reglementările evoluează, firmele trebuie să își actualizeze periodic politicile de reținere pentru gestionarea datelor la scară largă și păstrarea conformității. O abordare proactivă garantează că strategia dvs. rămâne eficientă și aliniată cu cerințele legale.

Resurse

O femeie care utilizează un laptop.
Stocarea datelor

Păstrați datele inactive din SharePoint

Asigurați-vă că datele dvs. sunt securizate, accesibile cu ușurință și aliniate cu cerințele de conformitate, minimizând totodată costurile.
  • Stocare la rece rentabilă pentru datele inactive
  • Conformitate cu standardele de reglementare
  • Acces facil pentru auditare și blocări din motive juridice
Aflați mai multe
Un bărbat și o femeie care discută în timp ce utilizează un laptop.
Soluție

Soluții pentru gestionarea conținutului

Obțineți soluții cuprinzătoare de gestionare a conținutului pentru organizarea, stocarea și securizarea datelor profesionale.
Aflați mai multe
Un bărbat și o femeie uitându-se la o tabletă.
Blog

Gestionarea activelor digitale

Înțelegeți cum poate gestionarea activelor digitale să vă ajute firma la stocarea și organizarea conținutului valoros într-un mod mai eficient.
Citiți blogul
Un bărbat cu o listă de cumpărături
Blog

Stocare în cloud pentru firme mici

Explorați cele mai bune practici pentru stocarea în cloud care pot ajuta firmele mici să economisească bani și să scaleze eficient.
Citiți blogul
Doi bărbați care discută.
Blog

Guvernarea datelor pentru întreprinderi

Aflați conceptele de bază și practicile pentru guvernarea datelor pentru a securiza și a gestiona eficient datele întreprinderii.
Citiți blogul
Înapoi la secțiunea RESURSE SUPLIMENTARE

Întrebări frecvente

  • Politica de reținere a datelor este un set de reguli și îndrumări care precizează cât timp își va reține o organizație datele, cum le va stoca și când anume le va șterge sau arhiva. Această politică garantează conformitatea organizației cu cerințele legale și gestionarea eficientă a datelor, prin reținerea exclusivă a informațiilor necesare și eliminarea în mod securizat a conținutului perimat sau inutil.
  • Odată ajunse la sfârșitul perioadei de reținere, datele trebuie șterse sau arhivate în mod securizat. Ștergerea securizată asigură faptul că informațiile confidențiale nu mai sunt accesibile, iar arhivarea poate fi utilizată pentru datele care trebuie păstrate pentru conformitate sau referințe viitoare. Auditarea regulată și sistemele automatizate pot ajuta la aplicarea acestor practici, asigurându-vă că datele nu sunt reținute mai mult decât este necesar.
  • Pentru implementarea politicilor de reținere a datelor în vederea conformității legale:

    1. auditați datele existente – identificați și clasificați datele în funcție de tip și confidențialitate;
    2. definiți perioadele de reținere – aliniați cronologiile de reținere cu reglementările relevante (precum HIPAA, RGPD sau SOX);
    3. stabiliți proceduri pentru stocare și eliminare – definiți metodele de stocare securizată, procesele de arhivare și practicile de ștergere; 
    4. atribuiți roluri și responsabilități – clarificați proprietatea în cadrul echipelor de tehnologia informației, conformitate și business;
    5. revizuiți periodic – auditați și actualizați periodic politicile, pentru a reflecta schimbările de reglementare.
  • Guvernanța conținutului se referă la politicile și procesele care controlează modul în care datele și conținutul sunt gestionate, accesate, stocate și șterse în cadrul unei organizații. Aceasta asigură protecția conținutului, conformitatea cu reglementările și accesibilitatea sa atunci când este nevoie. O guvernanță bună presupune stabilirea unor roluri, responsabilități și fluxuri de lucru clare pentru gestionarea datelor în mod securizat.
  • Backupul conținutului este procesul de creare și stocare a unor copii ale datelor, pentru a le proteja de pierdere sau deteriorare. Strategiile de backup asigură faptul că se poate restaura conținutul esențial în cazul pierderii datelor din cauza unei erori de sistem, a unor atacuri cibernetice (precum ransomware) sau a ștergerii accidentale. Reprezintă o parte esențială a strategiilor de reținere a datelor pentru continuarea activității. 
  • Arhivarea conținutului se referă la stocarea datelor inactive sau mai vechi, care nu mai sunt utilizate în mod activ, dar care trebuie încă păstrate pentru conformitate, din motive legale sau istorice. Arhivarea asigură faptul că datele sunt stocate în mod securizat și accesibile pentru auditare sau blocări din motive juridice, fără a ocupa spațiu inutil în sistemele active. Deseori, aceasta se face utilizând soluții de stocare securizate și conforme, precum SharePoint sau platforme în cloud.

Urmăriți Microsoft 365

Explorați Copilot Microsoft 365 Aplicații Windows 11 Profil de cont Centrul de descărcare Retururi Urmărire comandă Reciclare Garanții comerciale Microsoft Education Dispozitive pentru educație Microsoft Teams pentru educație Microsoft 365 Education Office Education Instruirea și dezvoltarea educatorilor Promoții pentru studenți și părinți Azure pentru studenți
Inteligență artificială Microsoft Securitate Microsoft Azure Dynamics 365 Microsoft 365 Microsoft Advertising Microsoft Copilot Microsoft Teams Dezvoltator Microsoft Documentație Microsoft Learn Comunitatea tehnică Microsoft Microsoft Marketplace Microsoft Power Platform Firme de software Visual Studio Cariere Confidențialitatea în cadrul companiei Microsoft Angajamentul Microsoft privind prevenirea corupției și mitei Investitori
Română (România) Confidențialitatea pentru sănătatea consumatorilor Contactați Microsoft Confidențialitate Gestionare cookie-uri Condiţii de utilizare Mărci comerciale Despre reclamele noastre EU Compliance DoCs