Asistent de e-mail cu inteligență artificială pentru Outlook

Asistentul de e-mail cu inteligență artificială este un instrument care ajută utilizatorii să-și gestioneze inboxul. Cunoscut și ca generator de e-mail cu inteligență artificială și software de automatizare pentru e-mail, acesta poate să organizeze mesajele, să sugereze răspunsuri, să ierarhizeze mesajele de e-mail importante, să schițeze e-mailuri, precum și să automatizeze anumite activități, cum ar fi planificarea întâlnirilor.

Firmele și persoanele fizice deopotrivă folosesc software-ul pentru a simplifica comunicarea, a minimiza dezordinea în inbox și a petrece mai puțin timp efectuând activități de e-mail repetitive.

În Outlook, există multe instrumente asistate de inteligență artificială, inclusiv Microsoft Copilot.

Asistenții de e-mail cu inteligență artificială fac ca gestionarea întâlnirilor și a e-mailurilor să ocupe mai puțin timp, prin accelerarea unor activități. Aruncați o privire asupra câtorva modalități principale prin care software-ul de automatizare reușește acest lucru.

În loc să sortați zeci de e-mailuri noi pe cont propriu, lăsați inteligența artificială să ducă tot greul prin:

 

• Sortare inteligentă. Scanați e-mailurile noi și organizați-le pe categorii, de exemplu, Serviciu, Personal, Promoții și Călătorii, astfel încât să puteți găsi rapid tot ce vă trebuie.
• Foldere personalizate. Creați automat foldere pentru e-mailuri pe baza obiceiurilor dvs.
• Etichetarea e-mailurilor. Etichetați e-mailurile cu „Urgent” sau „De urmărit” în funcție de conținut sau expeditor, astfel încât să fie mai ușor de ierarhizat sarcinile.
• Filtrarea mesajelor nedorite. Filtrați corespondența nedorită sau mesajele cu prioritate scăzută, astfel încât să petreceți mai puțin timp eliminând distragerile.

De exemplu, semnalizați ca având prioritate ridicată e-mailurile de la anumite persoane, de exemplu, cele de la managerul direct sau învățătoarea copilului.

Eliminați inconvenientele gestionării calendarului cu o inteligență artificială care vă ajută să planificați, să organizați și să țineți evidența întâlnirilor și a sarcinilor în mod automat. Iată ce poate face:

 

• Planificare inteligentă. Analizați calendarul și obțineți sugestii pentru cele mai bune momente de întâlnire pentru toată lumea, evitând conflictele și ținând cont de diferitele fusuri orare.
• Reîmprospătarea memoriei. În loc să căutați manual prin calendar încercând să găsiți întâlnirea următoare despre care știți că este planificată cândva, solicitați inteligenței artificiale să o găsească pentru dvs.
• Mementouri. Rămâneți în grafic atunci când primiți mementouri pentru sarcinile și evenimentele viitoare, înainte să vă scape din vedere.

De exemplu, puteți să configurați o întâlnire recurentă lunar cu ajutorul unui asistent de e-mail cu inteligență artificială. Solicitați-i să trimită invitațiile, să aleagă momentul potrivit pentru toată lumea și să sugereze o agendă.

Asistenții de e-mail cu inteligență artificială simplifică scrierea e-mailurilor și a răspunsurilor. Aceștia pot să creeze o primă schiță pentru dvs. și vă ajută să mențineți claritatea și profesionalismul e-mailurilor. Cu toții știm că scrierea e-mailurilor poate fi greoaie și uneori de-a dreptul incomodă, așadar orice ajutor contează mult. Iată cum funcționează aceștia pentru a vă simplifica comunicațiile zilnice:

 

• Răspunsuri automate. Pentru întrebări comune precum „Putem reprograma”, inteligența artificială sugerează răspunsuri rapide și logice pe care le puteți trimite cu un singur clic.
• Schițe generate de inteligența artificială. Solicitați unui asistent de e-mail cu inteligență artificială să scrie un e-mail pentru dvs. pe baza contextului unei conversații, fie că este un simplu mesaj de urmărire sau ceva mai detaliat, economisind astfel timp pentru că nu mai porniți de la zero.
• Scris rafinat. Inteligența artificială ține cont de gramatică și de cum curg frazele, pentru a vă face e-mailurile să sune cât mai clar. Mai faceți un pas și spuneți-i inteligenței artificiale ce ton vreți să folosiți pentru a transmite mesajul potrivit.

De exemplu, lăsați inteligența artificială să sugereze răspunsuri bine gândite ca răspuns la mesaje de mulțumire sau invitații la evenimente.

Asistenții de e-mail cu inteligență artificială vă ajută nu doar să vă controlați inboxul, ci și să lucrați mai inteligent. Cu un asistent care se ocupă de sarcinile repetitive și îmbunătățește modul în care gestionați și ierarhizați e-mailurile, veți avea mai mult timp să vă concentrați asupra lucrurilor mai importante. Iată cum vă oferă valoare:

 

• Productivitate crescută. În loc să petreceți ore în șir organizând e-mailuri, răspunzând la întrebări de rutină și planificând întâlniri, lăsați inteligența artificială să se ocupe de aceste sarcini automat.
• Ierarhizare mai inteligentă. Inteligența artificială poate să evidențieze e-mailurile care au nevoie primele de atenția dvs., cum ar fi solicitările urgente sau actualizările importante, astfel încât să nu ratați informațiile esențiale.
• Gestionarea fără probleme a e-mailurilor: Fie că este vorba despre mutarea e-mailurilor în folderele potrivite sau de schițarea mesajelor, inteligența artificială se asigură că inboxul dvs. merge ca uns.

Pe măsură ce inteligența artificială continuă să crească în popularitate, cresc și preocupările privind securitatea inteligenței artificiale și confidențialitatea datelor. Din fericire, Microsoft a încorporat măsuri de securitate și confidențialitate solide în Copilot.

Confidențialitate și control asupra datelor. Copilot folosește informațiile pe care le furnizați doar pentru a genera răspunsuri și nu vă utilizează datele pentru a instrui modelele de inteligență artificială pe care se bazează. Acest lucru înseamnă că detaliile din calendar, conținutul e-mailurilor și fișierele rămân confidențiale și nu sunt refolosite pentru a îmbunătăți inteligența artificială.

Gestionare securizată a datelor. Copilot criptează toate datele, atât în timpul trimiterii, cât și atunci când sunt stocate. Ca parte a măsurilor de securitate, datele persoanelor și ale organizațiilor sunt păstrate separat. De asemenea, Microsoft respectă standarde globale pentru securitatea datelor, precum Regulamentul general privind protecția datelor, și recomandările făcute de Organizația internațională pentru standardizare/Comisia Internațională pentru Electrotehnică (IEC) pentru confidențialitatea mediului cloud.

Transparență și control. Utilizatorii și administratorii decid cum accesează și cum procesează Copilot datele. De exemplu, aplicați etichete de confidențialitate pentru a restricționa ce poate accesa Copilot și vizualizați jurnalele de auditare pentru a urmări interacțiunile cu Copilot, din motive de transparență și conformitate.

Pentru detalii suplimentare despre confidențialitatea Copilot pentru organizații, accesați Date, confidențialitate și securitate pentru Microsoft 365 Copilot. Pentru mai multe detalii despre confidențialitatea Copilot pentru persoane fizice, accesați Copilot în aplicațiile Microsoft 365 pentru domiciliu: confidențialitatea și datele dvs.. 

Copilot în Outlook răspunde la solicitări în limbaj natural pentru a vă ajuta cu e-mailurile, planificarea și productivitatea. Iată o listă cu câteva dintre lucrurile care le puteți solicita de la Copilot. (Caracteristicile disponibile variază între abonamentele Microsoft 365 pentru firme și Microsoft 365 pentru uz personal sau Family.)

• „Scrie un e-mail în care mulțumești echipei pentru prezentarea făcută.”
• „Oferă-mi sfaturi pentru scrierea unui e-mail cu o solicitare de propuneri.”
• „Schițează un răspunde la acest e-mail, în care ești de acord cu cronologia propusă.”

• „Mută toate e-mailurile de la [nume] în folderul Facturi.”
• „Găsește ultimul e-mail de la [nume] despre raportul de buget.”

• „Rezumă acest fir de e-mail în idei principale.”
• „Care sunt cele mai recente informații despre [numele proiectului]?”

• „Planifică o întâlnire de 30 de minute cu [nume] săptămâna viitoare și găsește cel mai potrivit interval orar disponibil.”
• „Configurează o întâlnire recurentă lunară pentru echipa de proiect.”
• „Când am următoarea întâlnire cu [nume]?”

• „Afișează e-mailurile și mesajele Teams care m-au @menționat săptămâna aceasta.”
• „Găsește fișierul despre care [nume] mi-a scris pe e-mail săptămâna trecută despre [subiect].”

• „Setează-mi răspunsul automat pentru călătoria pe care am planificat-o în perioada [interval de date].”
• „Am vreun element de acțiune în e-mailurile necitite de azi?”

• „Rescrie acest e-mail pentru a suna mai profesionist.”
• „Simplifică acest e-mail pentru o audiență mai largă.”