This is the Trace Id: 926e08134b7bf27d1dcdffcfd2bc484b
Перейти к основному контенту Управление контентом Управление цифровыми активами Управление документами Управление корпоративным информационным содержимым Управление контентом в большом масштабе Хранение данных Центр сообщества управления контентом Copilot для Microsoft 365 SharePoint Архив Microsoft 365 Резервное копирование Microsoft 365 OneDrive Поддержка Подробнее о Microsoft 365
Женщина держит в руках ноутбук

Руководство по управлению документами

Эффективное управление документами крайне важно, чтобы избежать утери важных файлов и данных как в компаниях малого бизнеса, так и на крупных предприятиях.
Обзор решений для управления контентом

Почему важны системы управления документами

Системы управления документами (DMS) помогают хранить, упорядочивать и отслеживать цифровые документы, а также управлять ими. Это основа эффективной работы бизнеса, влияющая на все его аспекты, от производительности до соответствия требованиям.

Основные выводы

  • Управление документами — это процесс хранения, упорядочения и отслеживания бумажных и цифровых документов, а также управления документами.
  • Системы управления документами (DMS) дают возможность находить последние версии файлов, безопасно предоставлять доступ к документам, выбирать, какие пользователи могут просматривать и редактировать документы, а также поддерживать журнал аудита.
  • Решения DMS, такие как Microsoft 365’s SharePoint и OneDrive, помогают повышать эффективность рабочих процессов, укрепляют безопасность конфиденциальных документов и улучшают соответствие требованиям.

Что такое управление документами?

Управление документами — это процесс хранения, упорядочения и отслеживания документов на бумаге и в цифровом формате, а также процесс управления документами. Цель этого процесса — избежать утраты файлов, поддержка управления версиями и реализация других функций.

Управление документами — важнейший компонент систем управления корпоративным информационным содержимым (ECM), поскольку количество документов, создаваемых компаниями, постоянно увеличивается.

Что такое система управления документами (DMS)?

Система управления документами (DMS) — это централизованное и безопасное решение с поддержкой поиска, предназначенное для упорядочения, отслеживания и обновления документов.

Можно выполнять поиск по ключевым словам, размечать файлы тегами метаданных и управлять доступом пользователей к различным ресурсам. Многие решения DMS также поддерживают интеграцию с инструментами для управления цифровыми ресурсами (DAM): это дает возможность упорядочивать изображения, видео и другое содержимое мультимедиа.

Коммерческие компании применяют такие системы для повышения эффективности работы и для обеспечения соответствия нормативным требованиям путем защиты документов и поддержания их в актуальном состоянии.

Какими основными возможностями обладает система управления документами?

Системы управления документами обладают следующими функциями:
 
  • Запись документов: можно отправлять файлы, включая отсканированные бумажные документы, непосредственно в DMS.
  • Хранение и упорядочение: для поддержания порядка в централизованном репозитории документов используется расстановка тегов с использованием метаданных, индексирование и единообразное именование.
  • Получение документов: поиск файлов по ключевым словам, тегам, авторам и содержимому.
  • Безопасность и управление доступом: отслеживание доступа, настройка разрешений и защита данных с помощью шифрования. 
  • Управление версиями: поддержание актуальности документов с учетом последних изменений; гарантия того, что все работают с одним и тем же файлом.
  • Автоматизация рабочих процессов: настройка правил для автоматической отправки документов на проверку, на утверждение или в архив.
  • Совместная работа: команды могут совместно редактировать документы в реальном времени, оставлять комментарии и делиться отзывами.
Решения Microsoft 365

Безопасные и эффективные решения DMS в большом масштабе

Microsoft 365 обладает всеми необходимыми возможностями для поддержки полного жизненного цикла документов. 

SharePoint

Удобные возможности предоставления доступа к документам, управления документами и поиска документов в организации. Можно настраивать сайты групп, упорядочивать файлы с помощью метаданных и совместно работать в реальном времени.
Подробнее

OneDrive

Доступ к документам и совместная работа над документами из любой точки мира. Это отличное решение для индивидуальных пользователей и команд, которым требуется гибкость и возможность безопасно предоставлять доступ.
Подробнее

 Архив Microsoft 365

Неактивный контент хранится таким образом, что при этом соблюдаются применимые требования, а также поддерживается доступность исторических данных.
Подробнее

В чем заключаются преимущества использования системы управления документами?

Инструменты, такие как SharePoint и OneDrive, упрощают управление документами, помогают поддерживать безопасность и обеспечивать соответствие требованиям.

Повышение эффективности
Системы управления документами ускоряют поиск файлов и получение утверждений. Используя Microsoft 365, команды могут автоматизировать рабочие процессы, расставлять в документах теги метаданных и получать доступ ко всему содержимому из единого ресурса.

Расширенные возможности совместной работы
Команды могут совместно редактировать документы, оставлять комментарии и отслеживать измерения в реальном времени. Благодаря этому снижается количества ошибок, а работа над проектами ведется без опозданий.

Укрепление безопасности
Конфиденциальные файлы надежно защищены с помощью встроенных средств безопасности. В Microsoft 365 предусмотрены метки конфиденциальности и условный доступ.

Улучшенное соответствие требованиям
Система управления документами помогает вести журналы аудита, применять политики хранения и обеспечивать безопасное хранение. В Microsoft 365 поддерживается резервное копирование контента и управление контентом. За счет этого данные поддерживаются в доступном состоянии и обеспечивается соответствие требованиям.
Процесс

Процесс управление документами включает 6 этапов

Каким образом организации управляют документами на протяжении всего жизненного цикла: от создания до ликвидации.

Создание и запись документов

Документы создаются в цифровом виде или из физических источников путем сканирования.

Организация и получение

Файлы упорядочиваются благодаря использованию тегов метаданных и единообразных соглашений об именовании. Инструменты поиска и фильтры дают возможность без труда находить нужные документы.

Хранилище и защита

Документы хранятся в централизованном репозитории. Для защиты документов применяется шифрование и средства управления доступом. В журналах аудита содержатся сведения о том, какие пользователи обращались к каждому файлу и редактировали его.

Доступ, распространение и совместная работа

Авторизованным пользователям предоставляется безопасный доступ к файлам. Команды могут совместно редактировать документы, оставлять комментарии и отслеживать изменения в реальном времени.

Управление версиями и утверждение

Изменения отслеживаются автоматически, поэтому у вас всегда есть доступ к актуальной версии. Можно автоматически направлять документы на согласование и утверждение.

Хранение, архивация и ликвидация

Документы хранятся в течение необходимого срока в соответствии с требованиями юридических или коммерческих политик. После этого документы либо перемещаются в архив на долгосрочное хранение, либо безопасно удаляются.

Все возможности в единой системе

Система управления документами помогает поддерживать документы в актуальном состоянии и защищать их. Если вы уже используете программные инструменты Майкрософт, такие как SharePoint, OneDrive или Teams, то у вас уже есть все необходимые средства для управления контентом в большом масштабе.
Мужчина в очках и синей рубашке смотрит на ноутбук.
Начать работу

Microsoft SharePoint

Безопасная совместная работа и предоставление доступа к документам в пределах вашей компании.
Подробнее
Женщина в очках в белом пиджаке работает за компьютером.
Решение

Управление контентом с помощью Microsoft 365

Создание и защита контента и данных, а также управление контентом и данными с использованием служб управления контентом на базе искусственного интеллекта в Microsoft 365.
Подробнее
женщины в очках смотрят на экран
Решение

Сканирование и сохранение с помощью OneDrive

Громоздкий сканер больше не нужен: преобразуйте документы, чеки, демонстрационные доски и даже карточки удостоверений в файлы PDF.
Подробнее
Мужчина в очках смотрит на ноутбук.
Продукт

Резервное копирование Microsoft 365: надежное хранение данных

Расширенные возможности резервного копирования: функции быстрого восстановления поддерживают работу бизнеса.
Подробнее
Мужчина и женщина смотрят на планшет.
Блог

Сведения о редакторах документов

Узнайте, что такое редакторы документов, и научитесь выбирать наилучший редактор документов в соответствии с вашими потребностями.
Подробнее
Назад к разделу РЕСУРСЫ — вкладка "Исследовательские отчеты"

Вопросы и ответы

  • Электронная система управления документами (DMS) — это программное обеспечение, помогающее хранить и упорядочивать цифровые файлы (например, документы Word, файлы PDF и электронные таблицы) и управлять ими. Все документы находятся в централизованном хранилище, поэтому их легко находить. Кроме того, поддерживается целый ряд полезных функций: управление версиями, разрешения доступа и журналы аудита.
  • Microsoft 365. Это решение включает полезные инструменты, такие как SharePoint и OneDrive, и помогает организациям хранить и упорядочивать цифровые документы, защищать их и предоставлять к ним доступ.
  • Управление документами относится главным образом к упорядочению файлов, к их хранению и к организации эффективного доступа к файлам для команд и систем. Средства управления версиями документов гарантируют использование только утвержденных и актуальных версий документов. Для этого используются строгие разрешения и отслеживание версий.  
  • Microsoft 365. Это решение включает инструменты SharePoint и OneDrive, помогающие командам безопасно хранить документы, упорядочивать их и совместно работать с ними.
  • Сначала определите подробности вашей команды: это может быть безопасное хранилище, управление версиями или поддержка совместной работы. Постарайтесь найти решение, поддерживающее интеграцию с существующими инструментами, обеспечивающее соответствие требованиям и пригодное к масштабированию при изменении размеров вашего бизнеса. 

Следите за новостями Microsoft 365

Познакомьтесь с Copilot Microsoft 365 Узнайте больше о продуктах Microsoft Приложения Windows 11 Профиль учетной записи Центр загрузки Поддержка Microsoft Store Возврат товаров Отслеживание заказа Microsoft для образования Устройства для образования Microsoft Teams для образования Microsoft 365 для образования Office для образования Подготовка и профессиональное развитие преподавателей Специальные предложения для учащихся и родителей Azure для учащихся
ИИ от Майкрософт Microsoft Security Azure Dynamics 365 Microsoft 365 Microsoft Advertising Microsoft Copilot Microsoft Teams Программа Майкрософт для разработчиков Microsoft Learn Поддержка ИИ-приложений на Marketplace Сообщество Microsoft Tech Microsoft Marketplace Microsoft Power Platform Компании-разработчики программного обеспечения Visual Studio Вакансии О корпорации Майкрософт Новости компании Политика конфиденциальности Майкрософт Инвесторы
Русский (Россия) Конфиденциальность медицинских сведений потребителей Связаться с Майкрософт Конфиденциальность Управление файлами cookie Условия использования Товарные знаки Сведения о рекламе