5 nástrojov na riadenie projektov, ktoré šetria čas i zdroje

Riadiť projekt v búrlivých a stresujúcich vodách organizácie, ktorá je v neustálom pohybe, môže byť skutočne tvrdý oriešok. V súčasnosti pracovníkov zaťažuje nespočetné množstvo termínov, schôdzí, e-mailov či úloh. Pravdepodobne teda nebudú vedieť venovať svoj čas, energiu alebo schopnosti vám a vášmu projektu. Našťastie im to však viete uľahčiť. Týchto päť nástrojov na riadenie projektov vám ušetrí čas, peniaze aj energiu, a váš projekt dovedú k úspechu, či už ide o prácu pre klienta alebo pre interných účastníkov projektu.

Ganttove grafy a tzv. scrum boardy

Žijeme v dobe nekončiaceho obsahu a o našu obmedzenú pozornosť bojujú celé zástupy slov. Jednoduchá vizuálna pomôcka preto môže priniesť osvieženie a zvýšiť efektivitu. Ganttove grafy používajú vodorovné pruhy, ktoré zobrazujú fázy a priebeh projektu. Stačí jeden pohľad a vaši kolegovia získajú okamžitý prehľad o tom, na čom sa momentálne pracuje (alebo minimálne na čom by sa malo momentálne pracovať) a kedy bude treba priložiť ruku k dielu. Uvidia takisto aj časový odhad jednotlivých fáz.

Podobne fungujú aj tzv. scrum boardy, ktoré sa využívajú pri projektoch s menej vyhranenou časovou osou, na ktorých väčšinou pracuje viacero tímov naraz. Na tabuľu sa rozpíšu rôzne fázy projektu, ako napríklad plánovanie alebo realizácia, a každému tímu sa pridelia značky. Akonáhle tím dokončí nejakú fázu a dosiahne pokrok, posunú svoje značky ďalej po tabuli. Vďaka tomu majú všetci celkový prehľad o projekte aj o svojom mieste v ňom.

Priraďovanie úloh

Je ľahké s úlohou súhlasiť, ale oveľa ťažšie si ju zapamätať a splniť, najmä keď sa vo všetkých správach, ktoré k vám zablúdia, skrýva len ďalšia žiadosť. Vtedy veľmi pomôže online nástroj na priraďovanie úloh. Ľudia, ktorí majú splniť istú časť projektu (či už ide o navrhnutie loga alebo konečné výpočty), sa jednoducho prihlásia a získajú presný prehľad o tom, čo sa od nich očakáva. V závislosti od nastavenia svojho konta budú takisto dostávať e-mailom oznámenia o blížiacich sa termínoch.

Na druhej strane môžu projektoví manažéri dohliadať na svoj tím a uistiť sa, že všetky úlohy sa plnia načas bez toho, aby museli prehľadávať dlhé reťazce e-mailov. Vďaka tomu sa vyhnú nákladným oneskoreniam či zbytočnej frustrácii.

Pridelenie zdrojov

V prostredí agentúry je prideľovanie zdrojov kľúčové. Projektoví manažéri potrebujú efektívny nástroj na plánovanie a sledovanie odpracovaných hodín v tíme, aby sa zabránilo preplneniu kalendárov, zmeškaným termínom a nespokojnosti klientov. Tento spôsob organizácie však nie je obmedzený len na „kreatívu“. Nebolo by aj v podnikovej kancelárii užitočné mať jasný prehľad o časovej dostupnosti členov tímu?

Vopred si od tímu vypýtajte čo najbližší odhad ich dostupnosti počas trvania projektu. Požiadajte ich, aby vám vyznačili, kedy majú dovolenku, kedy ich čakajú dôležité termíny a kedy sa nebudú môcť venovať práci, pretože majú naplánovaných veľa schôdzí. Ak získate približný prehľad o ich hodinovej dostupnosti, podarí sa vám navrhnúť realistický časový plán. Online nástroj na pridelenie zdrojov vám aj vášmu tímu umožní porovnať odpracované hodiny s odhadmi a na základe zistení ich upraviť, čo do budúcnosti zefektívni vaše pracovné postupy.

Nástroje na odosielanie pripomienok

Rôznym ľuďom vyhovujú rôzne formy pripomienok – niektorí preferujú presné a normatívne požiadavky na úpravu, iní nekonkrétne dojmy či reakcie. Niekedy si názory účastníkov projektu dokonca priamo odporujú. Popri tom všetkom je niekedy ťažké rozhodnúť sa, čo na základe pripomienok vlastne treba vykonať. Koho počúvnuť?

Pomocou nástrojov na odosielanie pripomienok môžu účastníci projektu hlasovať za rôzne výstupy a zoraďovať ich, vďaka čomu v danej záležitosti poskytnú férovejšie a súdržnejšie pokyny. Ak by mal mať názor určitej osoby väčšiu váhu, pretože má napríklad hlboké znalosti v určitej oblasti, ste schopní zdvojnásobiť váhu jej hlasu.

Predpripravené hlásenia

Hlásenia o priebehu a vyhodnocovanie sú dôležitou súčasťou každého projektu. Vôbec vás však nemusia stáť veľa času. Nemusíte celé hodiny premárniť tvorbou hlásení od základov. Namiesto toho môžete využiť možnosť predpripraveného hlásenia. Stačí do neho vložiť príslušné čísla a sumy, a program za vás vygeneruje vhodné formátovanie aj vizualizácie údajov.

O to skôr sa budete môcť pustiť do plánovania ďalšieho projektu.

Informácie o autorovi

Tím Centra rozvoja sa zameriava na to, aby ste mohli začať, riadiť a prevádzkovať svoj podnik.

Začíname so službami Microsoft 365

Ide o známy balík Office obohatený o nástroje, ktoré vám umožnia lepšie spolupracovať, takže urobíte viac – vždy a všade.

Kúpiť
Súvisiaci obsah
Manage my business

Ako efektívnejšie spravovať financie malého podniku

Ďalšie informácie
Manage my business

4 spôsoby, ako maximalizovať obchodnú komunikáciu

Ďalšie informácie
Manage my business

5 problémov a príležitostí spravovania hrozieb

Ďalšie informácie
Manage my business

Šetrite čas a peniaze – používajte lepší komunikačný softvér

Ďalšie informácie

Lokalita Growth Center neposkytuje profesionálne daňové ani finančné poradenstvo. Ak chcete prediskutovať svoju situáciu, mali by ste sa obrátiť na profesionálneho daňového alebo finančného poradcu.