This is the Trace Id: a35d797053fb580f69de082618da8460
Preskoči na glavno vsebino Upravljanje vsebine Upravljanje digitalnih sredstev Upravljanje dokumentov Enterprise Content Management Upravljanje vsebine v velikem obsegu Hranjenje podatkov Središče skupnosti za upravljanje vsebin Copilot za Microsoft 365 SharePoint Arhiv okolja Microsoft 365 Varnostna kopija okolja Microsoft 365 OneDrive Podpora Več okolja Microsoft 365
Ženska piše na pametno tablo.
Uvod

Strategije hranjenja podatkov za izboljšano upravljanje

Ohranite skladnost s predpisi, zaščitite kritične podatke in omogočite hitro obnovitev v primeru izgube podatkov. Spoznajte napredna orodja za hranjenje podatkov, ki jih lahko uporabljate v celotnem podjetju.
Raziščite arhiv okolja Microsoft 365 Odkrijte varnostno kopijo okolja Microsoft 365
Hranjenje podatkov je proces varnega shranjevanja ključnih informacij za določeno obdobje, ki ščiti pred vdori ter podpira skladnost s predpisi in neprekinjeno poslovanje.


Hranjenje podatkov podjetjem pomaga ohranjati skladnost s predpisi, obvladovati tveganja in učinkovito opravljati dejavnosti. Integrira se z upravljanjem vsebin podjetja (ECM) in sistemi za upravljanje dokumentov (DMS), da optimizira shranjevanje in iskanje podatkov.
  • Določite, kako dolgo se hranijo podatki, da zagotovite skladnost s predpisi in zmanjšate nepotrebne stroške shranjevanja.
  • Uporabite sisteme, kot sta ECM in DMS, za avtomatizacijo upravljanja podatkov, kar poenostavi njihovo hranjenje in iskanje.
  • Redno pregledujte in posodabljajte strategije hranjenja podatkov, da sledite novim pravilom in potrebam poslovanja.
  • Varno odstranite podatke, ko niso več potrebni, da zaščitite občutljive informacije in zmanjšate tveganje.
  • Poučite zaposlene o pravilnikih hrambe podatkov, da vsak razume svojo vlogo pri zagotavljanju varnosti in skladnosti.
ozadje
Osnove hranjenja podatkov

Obvladovanje hranjenja podatkov

Zaščitite svoje podatke

Ohranjajte podatke varne, skladne in vedno dostopne. 
Ženska sedi na stolu in uporablja prenosnik.

Vzpostavite jasne pravilnike

Določite, kako dolgo naj se podatki hranijo ter kdo ima pravico dostopa, urejanja ali brisanja.
Moški sedi na stolu in uporablja prenosnik

Seznanite se s časom hranjenja

Ostanite skladni tako, da podatke hranite toliko časa, kot to zahteva zakonodaja.
ženska uporablja telefon

Arhivirajte za preprost dostop

Varno shranjujte nedejavne podatke, da so pripravljeni za revizije ali pravne potrebe.
moški uporablja prenosnik

Ustvarjajte z zanesljivostjo

Varno odstranite zastarele podatke, da ohranite varnost.

Ključni vidiki hranjenja podatkov

Pametno shranjujte podatke za večjo varnost in nadzor


Učinkovito hranjenje podatkov je ključni del strategije upravljanja podatkov vsake organizacije. Zagotavlja zaščito podatkov, skladnost z zakonodajo in hiter dostop, ko so podatki potrebni.

Pravilnik o hranjenju podatkov
Pravilnik o hranjenju podatkov določa pravila o tem, kako dolgo se podatki hranijo in kdo lahko do njih dostopa, jih ureja ali briše. Vključuje standarde metapodatkov, poteke dela za odobritev in dodeljevanje vlog ekipam, kot sta IT in skladnost. Z nadzorom in avtomatizacijo teh pravilnikov zagotovite skladnost ter zmanjšate tveganje.

Čas hranjenja podatkov
Čas hranjenja podatkov določa, kako dolgo je treba podatke glede na njihovo občutljivost in zakonske zahteve hraniti. Pravilno nastavljen čas hranjenja podatkov pomaga podjetjem ohranjati skladnost, obvladovati tveganja in zagotavljati dostopnost pomembnih podatkov za revizije ali pravne potrebe.

Arhiviranje podatkov
Arhiviranje podatkov omogoča dolgoročno shranjevanje in enostaven dostop do informacij. Z uporabo centraliziranih skladišč, jasnega indeksiranja in metapodatkov lahko organizacije učinkovito dostopajo do podatkov, kadar jih potrebujejo, na primer za revizije ali pravne zadeve, s pomočjo rešitev DMS ali ECM.

Odstranjevanje podatkov
Ko čas hranjenja poteče, varno brisanje podatkov zagotavlja, da se zastarela vsebina trajno in varno odstrani. Usklajevanje varnostnih kopij s pravili hranjenja je ključno za preprečevanje hranjenja občutljivih informacij dlje, kot je potrebno, kar zagotavlja skladnost in varnost.
modro ozadje
Rešitve

Rešitve za arhiviranje in varnostno kopiranje podatkov

Microsoft 365 ponuja zmogljive rešitve za zaščito in obnovitev podatkov, vključno z dolgoročnim arhiviranjem, varnostnimi kopijami podatkov in orodji za sodelovanje. 

Arhiv okolja Microsoft 365

Shranite nedejavne podatke v SharePoint z uporabo stroškovno učinkovitega in skladnega hladnega prostora za shranjevanje. Zagotovite skladnost, hkrati pa poskrbite, da bodo vaši podatki varni in dostopni tudi v prihodnje. 
Več informacij

Varnostna kopija okolja Microsoft 365

Zaščitite svoje podatke z zanesljivo rešitvijo za varnostno kopiranje, ki omogoča hitro obnovitev, zagotavlja neprekinjeno poslovanje in hitro povrnitev izgubljenih ali poškodovanih podatkov. 
Več informacij

SharePoint v okolju Microsoft 365

Zlahka delite, upravljajte in poiščite vsebine s SharePointom, integriranim z varnostno kopijo okolja Microsoft 365 in arhiviranjem, za varne in dostopne podatke. 
Več informacij

Zakaj je hranjenje podatkov ključno za podjetja? 

Zavarujte prihodnost svojih podatkov


Hranjenje podatkov je ključna strategija za zagotavljanje skladnosti, zaščite in operativne učinkovitosti. Dobro opredeljeni pravilniki hranjenja pomagajo podjetjem ohranjati varnost, hitro obnoviti podatke in učinkovito upravljati informacije.

Skladnost s predpisi
Hranjenje podatkov zagotavlja, da vaša organizacija izpolnjuje zakonske zahteve, kot so HIPAA, GDPR in SOX. Z ohranjanjem podatkov za predpisano obdobje in njihovim varnim shranjevanjem ostanete skladni s predpisi ter se izognete dragim kaznim.

Upravljanje tveganj in zaščita podatkov
Z ustreznimi strategijami hranjenja se zaščitite pred izgubo podatkov, izsiljevalsko programsko opremo in nenamernimi izbrisi. Rešitve za varnostno kopiranje in strukturirana obdobja hranjenja omogočajo hitro obnovitev po motnjah ter varujejo ključne podatke.

Učinkovito shranjevanje in iskanje vsebin
Z jasnim pravilnikom o hranjenju podatkov postane shranjevanje, arhiviranje in iskanje podatkov učinkovitejše. S kategorizacijo podatkov in nastavitvijo časovnih okvirov hranjenja prihranite čas in vire, hkrati pa zagotovite hiter dostop do ključnih vsebin.

Izboljšano upravljanje vsebin
Z jasnimi pravilniki o hranjenju podatkov izboljšate odgovornost in pregled nad lastništvom. Določene vloge in poteki dela zagotavljajo dosledno upravljanje in nadzor, kar prinaša večjo varnost in učinkovitejše poslovanje.

Zahteve za skladnost s predpisi pri hranjenju podatkov

Izpolnite pravne standarde in zaščitite svoje podjetje
 

Skladnost s predpisi je ključna za pravilno shranjevanje, zaščito in varno odstranjevanje podatkov. Predpisi določajo, kako dolgo je treba hraniti različne vrste podatkov, kako jih zaščititi in kdaj jih varno izbrisati. Neupoštevanje teh predpisov lahko privede do glob, škode ugledu in varnostnih tveganj.

Splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR)
  • Velja za vse organizacije, ki obdelujejo podatke državljanov Evropske unije (EU). 
  • Osebni podatki se smejo hraniti le toliko časa, kolikor je potrebno za njihov prvotni namen. 
  • Organizacije morajo jasno določiti in dokumentirati obdobja hranjenja v svojih pravilnikih. 
  • Osebni podatki morajo biti varno izbrisani, ko niso več potrebni. 
Kalifornijski zakon o varstvu zasebnosti potrošnikov (CCPA) in Kalifornijski zakon o pravicah do zasebnosti (CPRA)
  • Velja za zakonodajo države Kalifornije. 
  • Organizacije morajo razkriti svoje pravilnike hranjenja podatkov in kategorije osebnih podatkov, ki jih zbirajo. 
  • Potrošniki imajo pravico zahtevati izbris svojih osebnih podatkov. 
  • Organizacije morajo izpolniti zahteve za izbris v določenih časovnih okvirih. 
Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA)
  • Velja za zvezno zakonodajo ZDA. 
  • Zdravstvene organizacije morajo hraniti zdravstvene kartoteke in zaščitene informacije o zdravju (PHI) vsaj šest let. 
  • Zaščitene informacije o zdravju je treba varno odstraniti, ko niso več potrebne. 
Zakon Sarbanes–Oxley (SOX)
  • Velja za zvezno zakonodajo ZDA. 
  • Javne družbe morajo hraniti finančno in računovodsko dokumentacijo vsaj sedem let. 
  • Evidence je treba varno uničiti po poteku časa hranjenja.
Zakon o Zvezni trgovinski komisiji (FTC)
  • Velja za zvezno zakonodajo ZDA. 
  • Podatke je treba hraniti "razumno obdobje", da se izpolni njihov namen. 
  • Podatke je treba varno odstraniti, ko niso več potrebni.
Zakon Gramm–Leach–Bliley (GLBA)
  • Velja za zvezno zakonodajo ZDA. 
  • Finančne ustanove morajo hraniti dokumentacijo (kot so podatki o strankah) vsaj pet let. 
  • Ustanove morajo zagotoviti varno odstranitev podatkov strank, ko niso več potrebni.
Uprava za varnost in zdravje pri delu (OSHA)
  • Velja za zvezno zakonodajo ZDA. 
  • Dokumentacija mora vsebovati podatke o zaposlenem, vrsti dogodka in nudenem zdravljenju. 
  • Delodajalci morajo dokumentacijo o poškodbah in boleznih na delovnem mestu hraniti vsaj pet let. 
  • Dokumentacijo o izpostavljenosti nevarnim snovem (kot sta azbest ali svinec) je treba hraniti 30 let.
Zakon o varstvu osebnih podatkov in elektronskih dokumentov (PIPEDA)
  • Velja za organizacije v zasebnem sektorju po vsej Kanadi (razen v provincah z enakovredno zakonodajo). 
  • Posamezniki imajo pravico do dostopa do svojih osebnih podatkov in zahteve do popravkov. 
  • Osebne podatke je treba hraniti le toliko časa, kolikor je potrebno za izpolnitev namena njihovega zbiranja. 
  • Organizacije morajo vzpostaviti jasne pravilnike hranjenja podatkov in zagotoviti varno odstranitev osebnih podatkov, ko ti niso več potrebni.
 

Ustvarite svoj pravilnik o hranjenju podatkov

  1. Najprej izvedite nadzor podatkov
    Identificirajte in razvrstite podatke glede na vrsto in stopnjo občutljivosti.
  2. Določite čas hranjenja podatkov
    Uskladite ga z zahtevami skladnosti s predpisi (npr. HIPAA, GDPR) ter jasno ločite kratkoročne in dolgoročne potrebe.
  3. Določite pravila za shranjevanje in odstranjevanje podatkov
    Vzpostavite varne postopke za shranjevanje, arhiviranje in brisanje podatkov.
  4. Dodelite vloge
    Jasno opredelite lastništvo in odgovornosti med ekipami.
  5. Učite in avtomatizirajte
    Izobražujte ekipe in avtomatizirajte izvajanje pravilnikov (kot so opozorila in načrtovani izbrisi).
  6. Spremljajte za izboljšanje učinkovitosti delovanja
    Redno pregledujte in posodabljajte pravilnike glede na spremembe predpisov in potreb.
modro ozadje
Pravilnik o hranjenju

Kako oblikovati in uvesti pravilnik o hranjenju podatkov

Uvedba zanesljivega pravilnika o hranjenju podatkov je ključna za zagotavljanje skladnosti in varnosti podatkov. Sledite tem korakom, da bo vaša organizacija učinkovito upravljala hranjenje podatkov, prostor za shranjevanje podatkov in odstranjevanje podatkov, zmanjšala tveganja in izpolnjevala pravne zahteve.

1. korak: Nadzor obstoječih podatkov

Določite, katere podatke hrani vaša organizacija, in jih razvrstite po vrsti ter stopnji občutljivosti. To omogoča razvrščanje podatkov za hranjenje in zagotavlja skladnost z zakonodajo.

2. korak: Določite obdobja hranjenja podatkov

Določite obdobja hranjenja podatkov v skladu z zakonskimi zahtevami (npr. HIPAA, SOX, GDPR). Jasno opredelite kratkoročne in dolgoročne potrebe, da se izognete nepotrebnemu hranjenju podatkov. 

3. korak: Uvedba postopkov za shranjevanje, arhiviranje in odstranjevanje podatkov

Vzpostavite varne načine za shranjevanje, arhiviranje in brisanje podatkov. Poskrbite, da so varnostne kopije usklajene s pravilniki o odstranjevanju podatkov za zaščito občutljivih informacij. 

4. korak: Dodelitev vlog in odgovornosti

Določite, kdo je odgovoren za proces hranjenja podatkov v ekipah za IT, skladnost in poslovanje. Dodelite odgovornosti za uveljavljanje pravilnikov.

5. korak: Usposabljanje ekip in integracija v poteke dela

Usposabljajte ekipe o razvrščanju, shranjevanju in odstranjevanju podatkov. Avtomatizirajte uveljavljanje pravilnikov z opozorili in načrtovanimi izbrisi za zagotavljanje doslednosti. 

6. korak: Spremljanje, pregled in izboljšave

Izvajajte redne revizije in preglede, da bodo pravilniki posodobljeni in usklajeni z novimi predpisi. Po potrebi posodobite pravilnike, da ohranite skladnost s predpisi.

Vzpostavite močno strategijo hranjenja podatkov za izboljšano upravljanje

Postavite pravila, ki varujejo vaše podatke


Močna strategija hranjenja podatkov je ključna za zagotavljanje skladnosti, nemoteno poslovanje, zmanjševanje tveganj in prihranek stroškov. Z uvedbo jasnih pravilnikov in zanesljivih sistemov lahko organizacije učinkovito upravljajo podatke, ostanejo skladne in zmanjšajo operativna tveganja.


Zakaj uvesti učinkovite prakse hranjenja podatkov
  • Skladnost s predpisi – zagotavlja spoštovanje predpisov, kot so HIPAA, GDPR in SOX. 
  • Nemoteno poslovanje – ščiti ključne podatke za nemoteno poslovanje tudi v primeru motenj. 
  • Zmanjšanje tveganj – omejuje tveganje za vdore v podatke in izgubo podatkov. 
  • Prihranek stroškov – pomaga preprečiti nepotrebne stroške shranjevanja in obdelave.
Ključni elementi strategije hranjenja podatkov
  • Jasne pravilniki – določajo, kako dolgo se podatki hranijo, kdo jih upravlja in kako so zaščiteni. 
  • Upravljanje – vzpostavite procese za nadzor dostopa, revizije in odgovornost. 
  • Varno shranjevanje in arhiviranje – zaščitite podatke z zanesljivimi in skladnimi načini shranjevanja. 
  • Zanesljive strategije varnostnega kopiranja – zagotovite hitro obnovitev podatkov v primeru izgube ali poškodbe.
Ker se predpisi spreminjajo, morajo podjetja redno posodabljati svoje pravilnike hranjenja podatkov, da upravljajo podatke v velikem obsegu in ostanejo skladna s predpisi. Proaktiven pristop zagotavlja, da vaša strategija ostaja učinkovita in usklajena z zakonskimi zahtevami.

Viri

Ženska uporablja prenosnik.
Prostor za shranjevanje podatkov

Shranjujte nedejavne podatke v SharePoint

Zagotovite, da so vaši podatki varni, zlahka dostopni in usklajeni z zakonskimi zahtevami, hkrati pa čim bolj zmanjšajte stroške.
  • Stroškovno učinkovito hladno shranjevanje za nedejavne podatke
  • Skladnost z zakonodajnimi standardi
  • Enostaven dostop za revizije in pravna zadržanja
Več informacij
Moški in ženska se pogovarjata ob uporabi prenosnika.
Rešitev

Rešitve za upravljanje vsebine

Pridobite celovite rešitve upravljanja vsebine, za organizacijo, shranjevanje in varovanje vaših poslovnih podatkov.
Več informacij
Moški in ženska gledata v tablični računalnik.
Spletni dnevnik

Upravljanje digitalnih sredstev

Spoznajte, kako lahko upravljanje digitalnih sredstev pomaga vašemu podjetju učinkoviteje shranjevati in organizirati dragocene vsebine.
Preberite spletni dnevnik
Moški pri seznamu za nakupovanje
Spletni dnevnik

Shranjevanje v oblaku za mala podjetja

Raziščite najboljše prakse shranjevanja v oblaku, ki malim podjetjem pomagajo prihraniti denar in učinkovito rasti.
Preberite spletni dnevnik
Dva moška se pogovarjata.
Spletni dnevnik

Upravljanje podatkov za velika podjetja

Spoznajte ključne koncepte in prakse upravljanja podatkov za učinkovito zaščito in upravljanje podatkov v podjetju.
Preberite spletni dnevnik
Nazaj na razdelek DODATNI VIRI

Pogosta vprašanja

  • Pravilnik o hranjenju podatkov je niz pravil in smernic, ki določajo, kako dolgo bo organizacija hranila podatke, kako jih bo shranjevala ter kdaj jih bo izbrisala ali arhivirala. Ta pravilnik zagotavlja skladnost z zakonskimi zahtevami in učinkovito upravljanje podatkov z ohranjanjem le potrebnih informacij ter varnim odstranjevanjem zastarelih ali nepotrebnih vsebin.
  • Ko podatki dosežejo konec časa hranjenja, jih je treba varno izbrisati ali arhivirati. Varno brisanje zagotavlja, da občutljive informacije niso več dostopne, medtem ko arhiviranje omogoča ohranjanje podatkov za skladnost ali prihodnjo uporabo. Redne revizije in avtomatizirani sistemi pomagajo uveljavljati te prakse ter zagotavljajo, da se podatki ne hranijo dlje, kot je potrebno.
  • Za izvajanje pravilnikov o hranjenju podatkov v skladu z zakonodajo:

    1. Nadzor obstoječih podatkov – identificirajte in razvrstite podatke glede na vrsto in stopnjo občutljivosti.
    2. Določite obdobja hranjenja – uskladite časovne okvire z veljavnimi predpisi, kot so HIPAA, GDPR ali SOX.
    3. Vzpostavite postopke shranjevanja in odstranjevanja – določite varne metode shranjevanja, arhiviranja in brisanja podatkov. 
    4. Dodelite vloge in odgovornosti – jasno opredelite lastništvo v ekipah za IT, skladnost in poslovanje.
    5. Izvajajte redne preglede – občasno opravite nadzor in posodobite pravilnike, da bodo usklajeni z razvijajočimi se predpisi.
  • Upravljanje vsebin se nanaša na pravilnike in postopke, ki nadzorujejo upravljanje, dostop, shranjevanje in brisanje podatkov ter vsebin v celotni organizaciji. Zagotavlja, da je vsebina zaščitena, skladna s predpisi in dostopna, ko je to potrebno. Dobro upravljanje vključuje določitev jasnih vlog, odgovornosti in potekov dela za varno upravljanje podatkov.
  • Varnostno kopiranje vsebin je postopek ustvarjanja in shranjevanja kopij podatkov za zaščito pred izgubo ali poškodbo. Strategije varnostnega kopiranja zagotavljajo obnovitev pomembnih vsebin v primeru izgube podatkov zaradi okvare sistema, kibernetskih napadov (npr. izsiljevalske programske opreme) ali nenamernega brisanja. Je nepogrešljiv del strategij hranjenja podatkov za zagotavljanje nemotenega poslovanja. 
  • Arhiviranje vsebin pomeni shranjevanje nedejavnih ali starejših podatkov, ki niso več v aktivni uporabi, a jih je treba hraniti zaradi skladnosti, pravnih ali zgodovinskih namenov. Arhiviranje zagotavlja varno shranjevanje podatkov in njihovo dostopnost za revizije ali pravna zadržanja, hkrati pa ne zasedajo nepotrebnega prostora v aktivnih sistemih. Pogosto se izvaja z uporabo varnih in skladnih rešitev za shranjevanje, kot so SharePoint ali platforme v oblaku.

Spremljajte Microsoft 365

Microsoft Copilot Microsoft 365 Aplikacije za Windows 11 Profil računa Središče za prenose Vračila Sledenje naročilom Recikliranje Commercial Warranties Microsoft Education Naprave za izobraževanje Microsoft Teams za izobraževanje Microsoft 365 Education Office Education Izobraževanje in razvoj učiteljev Posebne ponudbe za študente in starše Azure za študente
Microsoftova umetna inteligenca Microsoftova varnost Azure Dynamics 365 Microsoft 365 Microsoft Advertising Microsoft Copilot Microsoft Teams Razvijalec za Microsoft Microsoft Learn Podpora za aplikacije UI na tržnici Microsoftova skupnost tehnikov Microsoft Marketplace Microsoft Power Platform Podjetja za programsko opremo Visual Studio Zaposlitev O Microsoftu Zasebnost pri Microsoftu Vlagatelji
Slovenščina (Slovenija) Zasebnost o zdravstvenem stanju potrošnikov Obrnite se na Microsoft Zasebnost Upravljanje piškotkov Pogoji za uporabo Blagovne znamke O naših oglasih EU Compliance DoCs