This is the Trace Id: 4d59c23f0000913f428f5605aac98933
Preskoči na glavno vsebino Upravljanje vsebine Upravljanje digitalnih sredstev Upravljanje dokumentov Enterprise Content Management Upravljanje vsebine v velikem obsegu Hranjenje podatkov Središče skupnosti za upravljanje vsebin Copilot za Microsoft 365 SharePoint Arhiv okolja Microsoft 365 Varnostna kopija okolja Microsoft 365 OneDrive Podpora Več okolja Microsoft 365
Ženska drži prenosnik

Vodnik za upravljanje dokumentov

Ne glede na to, ali ste majhno podjetje ali veliko podjetje, je upravljanje dokumentov nujno za to, da se pomembne datoteke in podatki ne izgubijo.
Raziščite upravljanje vsebine

Zakaj so sistemi za upravljanje dokumentov pomembni

Sistem za upravljanje dokumentov (DMS) vam pomaga shranjevati, organizirati, slediti in upravljati digitalne dokumente. Je temelj poslovanja in vpliva na vse, od storilnosti do skladnosti.

Ključne ugotovitve

  • Upravljanje dokumentov je proces shranjevanja, organiziranja, sledenja in upravljanja papirnih in digitalnih dokumentov.
  • Sistem za upravljanje dokumentov (DMS) vam omogoča, da hitro najdete najnovejšo različico datoteke, dokumente varno dajete v skupno rabo, nadzorujete, kdo jih lahko vidi ali ureja, ter ohranjate revizijske sledi.
  • Rešitve DMS, kot sta SharePoint in OneDrive v okolju Microsoft 365, pomagajo, da postanejo poteki dela učinkovitejši, občutljivi dokumenti varneje zaščiteni in skladnost s predpisi izboljšana.

Kaj je upravljanje dokumentov?

Upravljanje dokumentov je proces shranjevanja, organiziranja, sledenja in upravljanja papirnih in digitalnih dokumentov, s katerim preprečite izgubo datotek, uvedete nadzor različic in še več.

Upravljanje dokumentov je ključni del upravljanja vsebine v podjetju (ECM), saj podjetja ustvarjajo vse več dokumentov.

Kaj je sistem za upravljanje dokumentov (DMS)?

Sistem za upravljanje dokumentov (DMS) je centralizirana, iskalna in varna rešitev za organiziranje, sledenje in posodabljanje dokumentov.

Iščete lahko po ključni besedi, datoteke označite z metapodatki in nadzorujete, kdo kaj vidi. Številne rešitve DMS se integrirajo tudi z orodji upravljanja digitalnih sredstev (DAM) za organizacijo slik, videoposnetkov in druge večpredstavnostne vsebine.

Za podjetja to pomeni večjo učinkovitost poslovanja in boljšo skladnost s predpisi, saj so dokumenti varni in posodobljeni.

Katere so ključne funkcije sistema za upravljanje dokumentov?

Sistem za upravljanje dokumentov vključuje te funkcije:
 
  • Zajem dokumentov: Datoteke naložite neposredno v DMS, vključno z optično prebranimi papirnimi dokumenti.
  • Shranjevanje in organizacija: Dokumente organizirajte v osrednji shrambi z označevanjem metapodatkov, indeksiranjem in doslednim poimenovanjem.
  • Pridobivanje dokumentov: Datoteke iščite po ključni besedi, oznaki, avtorju ali vsebini.
  • Varnost in nadzor dostopa: Spremljajte dostop, nastavite dovoljenja in uporabite šifriranje za zaščito podatkov. 
  • Nadzor različic: Poskrbite, da bodo vedno uporabljene najnovejše spremembe in da bodo vsi delali v isti datoteki.
  • Avtomatizacija poteka dela: Nastavite pravila za samodejno pošiljanje dokumentov v pregled, odobritev ali arhiviranje.
  • Sodelovanje: Omogočite ekipam hkratno sprotno urejanje dokumentov, podajanje komentarjev in deljenje povratnih informacij.
Rešitve okolja Microsoft 365

Varne in učinkovite rešitve DMS v prilagojenem obsegu

Microsoft 365 vam ponuja vse, kar potrebujete za obravnavo celotnega življenjskega cikla dokumentov. 

SharePoint

Omogoča preprosto skupno rabo, upravljanje in iskanje dokumentov v celotni organizaciji. Nastavite lahko spletna mesta ekip, organizirate datoteke z metapodatki in sodelujete sproti.
Več informacij

OneDrive

Dostopajte do dokumentov in pri njih sodelujte kjer koli. Odličen je za posameznike ali manjše ekipe, ki potrebujejo prilagodljivost in varno skupno rabo.
Več informacij

 Arhiv okolja Microsoft 365

Nedejavno vsebino shranite na način, ki je skladen s predpisi in enostaven za upravljanje, pri tem pa ohranite dostop do zgodovinskih podatkov.
Več informacij

Kakšne so prednosti uporabe sistema za upravljanje dokumentov?

Orodji, kot sta SharePoint in OneDrive, poenostavita upravljanje dokumentov, pri tem pa ohranita varnost in skladnost s predpisi.

Večja učinkovitost
DMS skrajša čas, ki ga porabite za iskanje datotek in pridobivanje odobritev. Z okoljem Microsoft 365 lahko ekipe avtomatizirajo poteke dela, označujejo dokumente z metapodatki in do vsega dostopajo na enem mestu.

Izboljšano sodelovanje
Ekipe lahko dokumente urejajo skupaj, podajajo komentarje in sproti spremljajo spremembe – s tem zmanjšajo napake in izvajajo projekte po načrtu.

Boljša varnost
Občutljive datoteke ostanejo zaščitene z vgrajeno varnostjo. Microsoft 365 vključuje oznake občutljivosti in pogojni dostop.

Izboljšana skladnost s predpisi
DMS pomaga pri vodenju dnevnikov nadzora, pravilnikov hranjenja podatkov in varnem shranjevanju. Microsoft 365 podpira varnostno kopiranje vsebine in upravljanje, da so vaši podatki skladni s predpisi in dostopni.
Proces

Proces upravljanja dokumentov v 6 korakih

Kako organizacije upravljajo dokumente od nastanka do uničenja.

Ustvarjanje in zajem dokumentov

Dokumenti nastanejo digitalno ali pa jih zajamemo iz fizičnih virov z optičnim branjem.

Organizacija in pridobivanje

Datoteke so organizirane z oznakami metapodatkov in doslednimi pravili poimenovanja. Orodja za iskanje in filtri vam pomagajo hitro najti, kar potrebujete.

Shranjevanje in varnost

Dokumenti so shranjeni v osrednji shrambi, zaščiteni s šifriranjem in nadzorom dostopa. Dnevniki nadzora sledijo, kdo je dostopal do posamezne datoteke ali jo uredil.

Dostop, distribucija in sodelovanje

Datoteke so v varni skupni rabi s pooblaščenimi uporabniki. Ekipe lahko dokumente urejajo hkrati, komentirajo in sproti spremljajo spremembe.

Nadzor različic in odobritev

Spremembe se spremljajo samodejno, zato imate vedno dostop do najnovejše različice. Dokumenti so lahko samodejno usmerjeni v pregled in odobritev.

Hranjenje, arhiviranje in odstranjevanje

Dokumenti se hranijo zahtevano obdobje na podlagi pravnih ali poslovnih pravilnikov. Nato se arhivirajo za dolgoročen dostop ali varno izbrišejo.

Vse na enem mestu

Sistem za upravljanje dokumentov poskrbi, da so vaši dokumenti posodobljeni in varni. Če že uporabljate Microsoftova orodja, kot so SharePoint, OneDrive ali Teams, imate vse, kar potrebujete za upravljanje vsebine v prilagojenem obsegu.
Moški z očali in modro srajco gleda v prenosnik.
Uvod

Microsoft SharePoint

Varno sodelujte in delite dokumente z drugimi v celotnem podjetju.
Več informacij
Ženska z očali v beli jakni dela na računalniku.
Rešitev

Upravljajte vsebino z Microsoft 365

Ustvarjajte, upravljajte ter zavarujte vsebino in podatke s storitvami za upravljanje vsebine, ki uporabljajo UI, v okolju Microsoft 365.
Več informacij
ženske z očali gledajo v zaslon
Rešitev

Optično preberite in shranite z OneDrive

Znebite se nerodnega optičnega bralnika ter spremenite papirne dokumente, račune, table in celo osebne izkaznice v datoteke PDF z mobilno aplikacijo OneDrive.
Več informacij
Moški z očali gleda v prenosnik.
Izdelek

Bodite brez skrbi z varnostno kopijo okolja Microsoft 365

Presezite meje varnostnega kopiranja – vzdržujte svoje poslovanje s hitro obnovitvijo.
Več informacij
Moški in ženska gledata v tablični računalnik.
Spletni dnevnik

Preberite več o urejevalnikih dokumentov

Odkrijte, kaj je urejevalnik dokumentov, in ugotovite, kako izbrati ustreznega za svoje potrebe.
Več informacij
Nazaj na VIRE - Razdelek z zavihkom Raziskovalna poročila

Pogosta vprašanja

  • Elektronski sistem za upravljanje dokumentov (DMS) je programska oprema, ki vam pomaga shranjevati, organizirati in upravljati digitalne datoteke, kot so Wordovi dokumenti, PDF-ji in preglednice. Vse ohrani na enem mestu, zaradi česar je dokumente lažje najti. Poleg tega ponuja funkcije, kot so nadzor različic, dovoljenja za dostop in revizijske sledi.
  • Microsoft 365. Vključuje orodja, kot sta SharePoint in OneDrive, ki organizacijam pomagata shranjevati, organizirati, deliti in varovati digitalne dokumente.
  • Upravljanje dokumentov se osredotoča na učinkovito organiziranje, shranjevanje in dostop do datotek v ekipah in sistemih. Nadzor dokumentov zagotavlja, da se uporabljajo le odobrene in posodobljene različice dokumentov, saj uveljavlja stroga dovoljenja in sledenje različicam.  
  • Microsoft 365. Vključuje programa SharePoint in OneDrive, ki ekipam pomagata varno shranjevati, organizirati dokumente in v njih sodelovati.
  • Začnite z opredelitvijo potreb svoje ekipe – na primer varno shranjevanje, nadzor različic ali sodelovanje. Poiščite rešitev, ki se brezhibno povezuje z vašimi obstoječimi orodji, podpira zahteve po skladnosti in raste skupaj z vašim podjetjem. 

Spremljajte Microsoft 365

Microsoft Copilot Microsoft 365 Aplikacije za Windows 11 Profil računa Središče za prenose Vračila Sledenje naročilom Recikliranje Commercial Warranties Microsoft Education Naprave za izobraževanje Microsoft Teams za izobraževanje Microsoft 365 Education Office Education Izobraževanje in razvoj učiteljev Posebne ponudbe za študente in starše Azure za študente
Microsoftova umetna inteligenca Microsoftova varnost Azure Dynamics 365 Microsoft 365 Microsoft Advertising Microsoft Copilot Microsoft Teams Razvijalec za Microsoft Microsoft Learn Podpora za aplikacije UI na tržnici Microsoftova skupnost tehnikov Microsoft Marketplace Microsoft Power Platform Podjetja za programsko opremo Visual Studio Zaposlitev O Microsoftu Zasebnost pri Microsoftu Vlagatelji
Slovenščina (Slovenija) Zasebnost o zdravstvenem stanju potrošnikov Obrnite se na Microsoft Zasebnost Upravljanje piškotkov Pogoji za uporabo Blagovne znamke O naših oglasih EU Compliance DoCs