Pravi čas za integracijo prostega časa in dela
Zlasti po izbruhu pandemije COVID-19 se je pogovor o ravnovesju med prostim časom in delom spremenil v pogovor o integraciji prostega časa in dela.
Kaj je ravnovesje med prostim časom in delom?
Ravnovesje med prostim časom in delom se nanaša na osebne in poklicne obveznosti, ki zahtevajo naš čas in našo pozornost. Mnogi menijo, da je rešitev v zagotavljanju kombinacije učinkovitega ter trajnostnega dela, zdravja in odnosov.
Kaj je integracija prostega časa in dela?
Integracija prostega časa in dela je naravni razvoj ravnovesja med prostim časom in delom. V številnih primerih prilagojene zaposlitve so meje med službenim in domačim življenjem zabrisane. Zato je še toliko bolj pomembno, da razmislimo o tem, kako močno sta delo in preostalo življenje povezana – bolj, kot si morda mislimo.
Integracija prostega časa in dela ne ločuje zasebnega in poklicnega življenja, temveč ustvarja prostor za prilagojene urnike, ki vključuje tako delovne obveznosti kot tudi obveznosti v prostem času.
Večja potreba po integraciji prostega časa in dela
V zadnjih dveh letih so se naše prioritete močno spremenile. Po podatkih poročila o indeksu delovnih trendov skoraj polovica anketirancev bolj verjetno daje prednost družinskemu in zasebnemu življenju pred delom kot pred pandemijo.
Dajte prednost optimalnemu razporedu dejavnosti na delovnem mestu
Med zahtevami pri iskanju zaposlitve so pri ljudeh na prvem mestu podjetja s pozitivno kulturo in poudarkom na optimalnem razporedu dejavnosti. Podjetja, ki dajejo prednost optimalnemu razporedu dejavnosti, iskalcem zaposlitve sporočajo zavedanje, da pozitivna delovna kultura navdihuje, vključuje in motivira njihovo ekipo.
Pomen optimalnega razporeda dejavnosti zaposlenih
Pomembno je, da dajete prednost lastnemu splošnemu zdravju, kar vključuje stvari, ki vas spodbujajo in navdihujejo, ne glede na to, v kateri panogi delate. To lahko vključuje dejavnosti, kot so gibanje v naravi, branje, športne aktivnosti ali navezovanje novih stikov.
Vloga zaposlenih pri optimalnem razporedu dejavnosti na delovnem mestu
Na delovnem mestu lahko hitro posvetimo svojo pozornost malenkostim. Pomembno je, da si ogledamo stvari s širše perspektive in poiščemo smisel v tem, kar počnemo. Za nekatere smiselno delo pomeni služiti svoji ekipi. Pri drugih je poudarek morda na reševanju težav. Pomembno je najti pomen, ne glede na razlog.
Kako optimizirati integracijo prostega časa in dela
Integracija prostega časa in dela zahteva spremembo kulture na delovnem mestu, ki upošteva spreminjajoče se potrebe zaposlenih. Storitev Viva Insights zagotavlja vpoglede in priporočila, ki temeljijo na podatkih in ščitijo zasebnost ter pomagajo izboljšati optimalni razpored dejavnosti zaposlenih.
Nasveti za uspešno usklajevanje integracije prostega časa in dela
Sprejmite proaktivne ukrepe za preprečevanje izgorelosti in stresa
Ob zabrisanih mejah med službenim in domačim življenjem je pomembno, da ostanete profesionalni, hkrati pa pazite, da ne izgorite. Tako kot morajo družinski člani in sostanovalci spoštovati vaše delovno območje in delovni čas, se morajo tudi vodje in sodelavci zavedati, da lahko večurni videoklici povzročijo vizualno in duševno utrujenost.
V nadaljevanju je na voljo nekaj nasvetov za postavljanje meja glede težav, povezanih z delom:
- V koledarju nastavite čas v fokusu in izklopite obvestila.
- E-poštna sporočila pošiljajte samo med delovnim časom.
- Skupaj z vodji pripravite pogodbe za ekipe, ki upoštevajo različne potrebe.
- Nastavite opomnike za raztezne vaje, obroke in meditacijo ter zaščitite ta čas.
- Če ste na dopustu, objavite svoje stanje, tako da bodo drugi vedeli, da se ne boste takoj odzvali.
S storitvijo Microsoft Viva Insights lahko konfigurirate svoj delovni čas – če vam na primer določena oseba pošlje e-pošto po delovnem času, so prikazani predlogi za načrtovanje pošiljanja za namene usklajevanja dostave e-pošte z vašim delovnim časom. S storitvijo Viva Insights lahko konfigurirate tudi čas brez prejemanja/pošiljanja sporočil za utišanje mobilnih obvestil aplikacije Microsoft Teams in Outlooka po koncu delovnega časa.
Razvijte zavedanje svojega telesnega in duševnega zdravja
Vsak človek ima različne potrebe glede vsakodnevnega gibanja. Za mnoge je odlično izhodišče, da se osredotočijo na povečanje časa gibanja in odpravljanje posledic dolgotrajnega sedenja.
S storitvijo Microsoft Viva Insights lahko samodejno načrtujete začetek srečanj pet minut čez uro ali opomnik po poteku 30 minut, da boste imeli čas vstati in se sprehoditi. S storitvijo Viva Insights lahko rezervirate tudi ponavljajoči se čas za redne odmore.
Druge tehnike za čim boljši izkoristek odmorov tekom dneva vključujejo občasen odmik pogleda od zaslona ali sprehod po delovnem prostoru, sprehod v naravi in sanjarjenje – da, prav ste slišali, sanjarjenje! To je učinkovita oblika »budnega počitka«.
Prevzemite nadzor nad delovnim dnem in izboljšajte storilnost
Študija, ki so jo izvedli na univerzi University of California-Irvine, je pokazala, da za ponovno osredotočenje na določeno opravilo po odvrnitvi pozornosti lahko v povprečju potrebujemo 23 minut. Nenehne motnje v domači pisarni lahko povzročijo večji stres in manjšo storilnost.
Poleg tega se težko osredotočite na zahtevno delo, če imate na voljo le majhne koščke časa med srečanji ali če vašo pozornost odvračajo prejeta e-poštna sporočila in klepeti. Če vsak dan rezervirate nekaj ur za osredotočeno delo brez prekinitev, lahko lažje najdete čas za svoje projekte in dosežete dejanski napredek.
S storitvijo Microsoft Viva Insights lahko zaščitite čas za osredotočeno delo in utišate obvestila aplikacije Teams med časom v fokusu. Poleg tega lahko z novo izkušnjo načina fokusa v aplikaciji Viva Insights v aplikaciji Teams lažje razdelite čas v fokusu na kratke dele visokostorilnega dela, med katerimi so načrtovani odmori.
Prevzemite nadzor nad delovnim dnem z ustvarjanjem prilagojene rutine
S porastom modelov dela na daljavo se je povečala tudi prilagodljivost ljudi pri oblikovanju prilagojenih urnikov. Najbolj produktivni ste lahko na primer zgodaj zjutraj, ko vsi v vašem gospodinjstvu še spijo. Morda je vaša produktivnost na vrhuncu pozno popoldne.
Mnogi ljudje ugotavljajo, da imajo tekom dneva dovolj časa za dejavnosti, v katerih uživajo, kot so telovadba, pomoč otrokom pri domači nalogi, kosilo s prijateljem ali opoldanski sprehod.
Razmislite o oblikovanju urnika, s katerim optimizirate čas, energijo in pozornost, nato pa razmislite o tem, kako ga lahko udejanjite. Za lažji prehod iz delovnega v domači način, preskusite izkušnjo virtualne poti na delo in domov, ki je na voljo v aplikaciji Viva Insights v aplikaciji Teams.
Prednosti prilagodljivega dela
Vse več modelov dela na daljavo vključuje dolgoročne pozitivne vidike – ne le za optimalni razpored dejavnosti zaposlenih, temveč tudi za dobiček delodajalcev. Spodaj je predstavljenih nekaj načinov, kako lahko delo na daljavo ali hibridno delo pripomore k pozitivnim spremembam:
Prednosti za zaposlene:
- Vključenost: Glede na naše poročilo o indeksu delovnih trendov iz leta 2022 se več kot polovica (52 %) anketirancev počuti bolj cenjene ali vključene kot oddaljeni sodelavci v srečanjih. Prav tako je bilo opaženo, da je klepet v srečanjih postal kanal, prek katerega lahko več ljudi posreduje svoja mnenja.
- Empatija: Od začetka pandemije je 62 % anketirancev izjavilo, da so zdaj bolj sočutni do svojih sodelavcev, saj imajo boljši vpogled v njihovo življenje doma.
- Integracija prostega časa in dela: Če ljudje delajo od doma, lahko bolje opravljajo obveznosti zunaj dela, kot so službeno usposabljanje in izobraževanje, skrb za družinske člane, vožnja otrok iz šole, telesna vadba in dobra prehrana.
- Manjši stres: Številne študije kažejo, da je obremenjenost, povezana z delom, glavni vir stresa pri odraslih, ki se je v zadnjih letih močno povečal. Po podatkih študije CDC je oblikovanje delovnega urnika, ki je skladen z zahtevami zunaj delovnega mesta, eno glavnih priporočil za zmanjšanje stresa na delovnem mestu.
- Zmanjšana potreba po plačani odsotnosti z delovnega mesta: Prilagodljiv urnik ljudem omogoča, da si dneve bolniške odsotnosti rezervirajo za izvajanje osebnih opravil, kot so bančne storitve, opravki in obiski pri zdravniku. Večja prilagodljivost zagotavlja, da si ljudje lahko rezervirajo bolniške dneve za resnična zdravstvena stanja in prihranijo dneve dopusta za daljše počitnice.
- Splošno izboljšan optimalni razpored dejavnosti. Poiščite načine za zagotavljanje ustvarjalnosti in rezervirajte nekaj osebnega časa tekom dneva, ne glede na to, kje izvajate opravila. Namesto dodatnega videoklica predlagajte samo zvočni klic, da se lahko med pogovorom sprehodite ali spremenite lokacijo. (Študija informacijskih delavcev iz leta 2020 je pokazala, da zmerna telesna aktivnost izboljša storilnost in razpoloženje.) Če se želite sprostiti med projekti ali zmanjšati stres pred veliko predstavitvijo, preskusite naše vsebine za pozornost ponudnikov, kot je Headspace, ki nudi vodene meditacije v aplikaciji Microsoft Teams.
Prednosti za delodajalce:
- Povečano zadržanje zaposlenih: Raziskava iz leta 2018 je pokazala, da bi 80 % delavcev izbralo delovno mesto, ki ponuja prilagodljiv urnik, pred tistimi, ki ga ne ponuja. Če vodje najdejo načine, kako zaposlenim zagotoviti prilagodljivo delo, ki omogoča boljšo integracijo službenih in domačih obveznosti, so nagrajeni s hvaležnimi in zvestimi zaposlenimi, ki običajno ostanejo na delovnem mestu dlje in prihranijo stroške zamenjave usposobljenih, izkušenih in nadarjenih zaposlenih.
- Vključeni zaposleni: Raziskava podjetja Gallup iz leta 2020 je pokazala, da se »vključenost poveča, če zaposleni nekaj časa delajo na daljavo, nekaj časa pa na lokaciji s sodelavci«. »Optimalno povečanje vključenosti se pojavi, če zaposleni 60–80 % svojega delovnega časa preživijo zunaj delovnega mesta.« Bolj ko so ljudje pri delu zadovoljni in vključeni, bolj so produktivni. Prilagodljivost je koristna za vse.
- Povečan dobiček: Po podatkih raziskave podjetja Gallup: »Vključeni zaposleni so bolj navdušeni, energični in pozitivno naravnani, se bolje počutijo pri svojem delu in na delovnem mestu ter so bolj fizično zdravi, vendar pa vključenost ni nagrada, ki jo podarijo vodje, temveč način, s katerim lahko vodje izboljšajo KPI-je. Desetletja raziskav podjetja Gallup kažejo povečanje učinkovitosti zaposlenih, če je zagotovljena njihova vključenost: Visoko vključena delovna mesta beležijo 41 % manjšo odsotnosti z dela, 40 % manj napak v kakovosti in 21 % večjo donosnost.«
Delodajalci morajo razumeti, da prilagajanje spreminjajočim se potrebam delavcev, ki so v neposrednem stiku s strankami in običajno nimajo na voljo možnosti hibridnega dela ali dela na daljavo, pomeni večjo stopnjo zadržanja zaposlenih.
Po podatkih nedavne študije je 44 % delavcev, ki so v neposrednem stiku s strankami, zapustilo svoje delovno mesto zaradi pomanjkanja prilagodljivih možnosti dela, pri čemer so navedli potrebo po bolj prilagodljivih urnikih in predvidljivem delovnem času. Natalie Bickford, izvršna podpredsednica podjetja Sanofi in vodja kadrovske službe, ugotavlja, da »tako kot številne druge organizacije, tudi mi uporabljamo različna orodja, kot so delovna mesta s krajšim delovnim časom, skupna raba delovnega mesta, družinske pogodbe in časovne pogodbe, ki omogočajo prilagodljivost vlog delavcev, ki so v neposrednem stiku s strankami.«
Kako podpirati optimalni razpored dejavnosti zaposlenih
Številne organizacije oblikujejo programe dobrega počutja za svoje zaposlene, vendar pogosto ne razlikujejo med dobrim počutjem in optimalnim razporedom dejavnosti. Programi dobrega počutja so običajno osredotočeni na telesno zdravje – ko pa govorimo o optimalnem razporedu dejavnosti, mora biti pristop bolj celosten. Zaposleni so lahko na primer telesno zdravi, vendar če se bojijo priti v službo, bo to seveda močno vplivalo na njihovi splošni optimalni razpored dejavnosti.
Ocenite potrebe ljudi
Če želite pridobiti jasnejšo sliko o optimalnem razporedu dejavnosti zaposlenih, ugotovite, s katerimi težavami se sooča ekipa in jih ustrezno rešite. Razmislite o zbiranju anonimnih podatkov z anketami za zaposlene ali pa v letno anketo za zaposlene vključite ta vprašanja:
- Kako se počutite?
- Trenutno imam dobro podporo s strani podjetja <Company Name>. (zelo se ne strinjam, zelo se strinjam)
- V podjetju <Company Name> čutim pripadnost. (zelo se ne strinjam, zelo se strinjam)
- V prostem času se lahko odklopim od dela. (zelo se ne strinjam, zelo se strinjam)
- Imam vse, kar potrebujem za produktivno delo na daljavo ali v hibridnem okolju. (zelo se ne strinjam, zelo se strinjam)
- Kaj je najpomembnejše, ko razmišljate o svojih trenutnih potrebah? (Izberite največ dve možnosti: zdravstveno varstvo in informacije v zvezi z zdravjem, skrb za otroke ali družino, sredstva za podporo uporabnikom, sredstva za hibridno/prilagodljivo delo, občutek varnosti in čistoče na delovnem mestu, najnovejše informacije, varnost zaposlitve, usklajevanje službenega in zasebnega življenja, obvladovanje delovne obremenitve, zavedanje, kam naj usmerim svoja prizadevanja, dostop do usposabljanja, pripadnost in vključenost na delovnem mestu, nimam skrbi, drugo – navedite v opombah)
- Kateri so dejavniki, zaradi katerih se trenutno počutite bolj podprte? (odprto)
- Katere prakse optimalnega razporeda dejavnosti so po vašem mnenju najbolj dragocene?
- Kakšno je po vašem mnenju ustrezno ravnovesje med prostim časom in delom?
Bodite vključujoči
Če ste v domači pisarni, ločeni od sodelavcev, se lahko počutite osamljeno. Izziv za delodajalce je zagotoviti povezanost ekip, tako da se nihče ne počuti odrinjenega ali zapostavljenega. Naravno je, da udeleženci osebnega srečanja več komunicirajo drug z drugim kot z oddaljenimi sodelavci. Bodite pozorni na to, da morate v virtualnih srečanjih zavestno vključiti vse udeležence in ne le tistih, ki so fizično prisotni.
Aplikacija Microsoft Teams je zasnovana z mislijo na vključenost. Uporabite aplikacijo Teams za klepet, srečanja, klice in sodelovanje. Prostor ekipe prilagodite tako, da bo lahko na enem mestu kadar koli dostopala do vse vsebine, ki jo potrebuje za sodelovanje. Zaposleni lahko sodelujejo in se povezujejo z vsemi ekipami ter posredujejo svoje zamisli in zapiske.
Ustvarite prave odnose
Vzpostavite pristne odnose z zaposlenimi, da se izognete izolaciji in nepovezanosti. Redno se povezujte prek videoklicev. Če ste vodja, vlagajte v spoznavanje ljudi v ekipi zunaj njihovega delovnega mesta. Razmislite o tem, da se kot ekipa občasno srečate v družabnem okolju. Interaktivni spletni dogodki so tudi odličen način povezovanja z vsemi, ne glede na njihovo lokacijo.
Gary Vayerchuk, ustanovitelj in izvršni direktor podjetja VaynerMedia, ugotavlja, da je »druga značilnost dobrega vodje zastavljanje vprašanj. To je najboljši način, da svoji ekipi pokažete, da so za vas več kot le zaposleni. »Hej, kako ste?« »Kako je kaj vaš novorojenček?« »Kakšna so vaša zanimanja?« »Ali se želite pogovoriti o kakšni zamisli?« In nato ... poslušajte.«
Pogosta vprašanja
-
Ravnovesje med prostim časom in delom se nanaša na osebne in poklicne obveznosti, ki zahtevajo naš čas in našo pozornost.
-
Pri prilagodljivih oblikah zaposlitve sta službeno in domače življenje manj ločena kot sta bila včasih. Integracija prostega časa in dela ne ločuje zasebnega in poklicnega življenja, temveč zagotavlja priložnost za ustvarjanje prilagojenih urnikov, ki vključujejo tako delovne obveznosti kot tudi obveznosti v prostem času.
-
Optimalni razpored dejavnosti zaposlenega vključuje fizično, finančno, duševno in čustveno zdravje.
-
Skrb za optimalni razpored dejavnosti zagotavlja, da se ljudje izognejo izgorelosti, izolaciji in stresu, ter jim pomaga pri celostnem razvoju. Ko podjetja vlagajo v optimalni razpored dejavnosti svojih zaposlenih, to pozitivno vpliva na osebne, poklicne in finančne vidike vseh udeleženih.
Ponudite ljudem in ekipam orodja, ki jih potrebujejo za uspešnost
Microsoft Viva je platforma za izkušnje zaposlenih, ki ljudem omogoča lažje povezovanje, osredotočanje in učenje ter uspešno opravljanje dela v službi.
Spremljajte Microsoft 365