Kaj je skladnost s predpisi uredbe GDPR?

Skladnost s predpisi uredbe GDPR je v vse bolj povezanem svetu postala ključna prednostna naloga za podjetja, ki obravnavajo osebne podatke, ne glede na to, kje poslujejo. Uredba GDPR, ki je bila uvedena leta 2018, je uredba v zakonodaji EU, ki se osredotoča na varstvo in zasebnost osebnih podatkov posameznikov v Evropski uniji. Neupoštevanje predpisov uredbe GDPR lahko povzroči visoke kazni, zato je za podjetja vseh velikosti bistveno, da upoštevajo njene predpise.

Glavni cilj uredbe GDPR je zaščititi osebne podatke in ljudem omogočiti večji nadzor nad njihovimi osebnimi podatki v spletu. Področje uporabe uredbe GDPR je obsežno in zajema vsa podjetja, ki obdelujejo osebne podatke prebivalcev EU, ne glede na fizično lokacijo podjetja.

Skladnost s predpisi uredbe GDPR ni le zakonska zahteva, ampak je postala poslovna obveza. Organizacije, ki ravnajo skladno s predpisi uredbe GDPR, so zavezane k varstvu zasebnosti podatkov, kar pripomore k večjemu zaupanju pri strankah, zaposlenih in partnerjih. Z zagotavljanjem skladnosti se podjetja izognejo tudi visokim finančnim kaznim, povezanim s kršitvami varstva podatkov in nespoštovanjem zahtev uredbe GDPR.

Splošna uredba o varstvu podatkov se je začela izvajati 25. maja 2018 in je nadomestila Direktivo 95/46/ES o varstvu podatkov. Oblikovana je bila kot odziv na hitro digitalizacijo podatkov in potrebo po reševanju vprašanj v zvezi z zasebnostjo podatkov. Namen celovitega okvira uredbe GDPR je okrepiti zakone o varovanju podatkov po vsej EU.

Glavni cilj uredbe GDPR je zaščititi osebne podatke in posameznikom omogočiti večji nadzor nad njihovimi informacijami. Področje uporabe uredbe GDPR je obsežno in zajema vsa podjetja, ki obdelujejo osebne podatke prebivalcev EU, ne glede na fizično lokacijo podjetja.

Ključna načela
GDPR določa sedem načel varovanja podatkov, ki jih morajo upoštevati organizacije v EU ali organizacije, ki poslujejo v EU:

1. Zakonitost, pravičnost in preglednost: Podatke je treba obdelovati na zakonit, pošten in pregleden način.
2. Omejitev namena: Podatke je treba zbirati in uporabljati samo za določene namene.
3. Najmanjši obseg podatkov: Zbrane podatke je treba omejiti na nujno potrebne podatke.
4. Pravilnost: Osebni podatki morajo biti točni in vedno posodobljeni.
5. Omejitev glede shranjevanja: Osebnih podatkov se ne sme hraniti dlje, kot je potrebno.
6. Celovitost in zaupnost: Osebne podatke je treba obdelovati varno in jih zaščititi pred nepooblaščeno ali nezakonito obdelavo, nenamerno izgubo ali poškodbo.
7. Odgovornost: Organizacije morajo biti sposobne dokazati skladnost z vsemi temi načeli.

Uredba GDPR državljanom EU zagotavlja pomemben nadzor nad njihovimi osebnimi podatki, saj določa jasne pravice za zaščito njihove zasebnosti. Uredba GDPR državljanom EU zagotavlja več pravic v zvezi z njihovimi osebnimi podatki, vključno z naslednjimi:
 

• Pravica do obveščenosti: Posamezniki imajo pravico, da so obveščeni o zbiranju in uporabi svojih osebnih podatkov, vključno s podrobnostmi o tem, zakaj se podatki zbirajo, kako dolgo bodo hranjeni in komu bodo posredovani.

• Pravice do dostopa: Posamezniki lahko zahtevajo dostop do svojih osebnih podatkov in dobijo njihovo kopijo, kar jim omogoča, da razumejo, kako in kdo obdeluje njihove podatke.

• Pravica do popravka: Če kateri koli osebni podatki niso točni ali so nepopolni, lahko posameznik zahteva njihovo urejanje, s čimer se zagotovi točnost in posodobljenost podatkov.

• Pravica do izbrisa (pravica do pozabe): V določenih okoliščinah imajo posamezniki pravico zahtevati izbris svojih osebnih podatkov in odstranitev podatkov iz sistemov organizacije, če ti niso več potrebni ali če prekličejo svoje soglasje.

• Pravica do omejitve obdelave: Posamezniki lahko omejijo način obdelave svojih osebnih podatkov, zlasti če izpodbijajo njihovo točnost ali če potrebujejo podatke za pravne zahteve.

• Pravica do prenosljivosti podatkov: Posamezniki lahko pridobijo svoje osebne podatke v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki zapisa ter jih po lastni izbiri prenesejo drugemu upravljavcu podatkov.

• Pravica do ugovora: Posamezniki imajo pravico do ugovora obdelavi svojih osebnih podatkov, zlasti če se uporabljajo za neposredno trženje ali če gre za poseben primer, ki zahteva zasebnost.
  
  

Te pravice skupaj omogočajo, da imajo posamezniki jasen vpogled v svoje osebne podatke in nadzor nad njimi ter zagotavljajo preglednost in odgovornost organizacij. Poleg teh pravic uredba GDPR določa tudi stroge smernice o tem, kako morajo organizacije pridobiti in upravljati soglasje posameznikov pred obdelavo njihovih podatkov.

Zahteve za soglasje
Uredba GDPR zahteva, da organizacije od posameznikov pridobijo izrecno soglasje, preden začnejo zbirati in shranjevati njihove podatke. To soglasje mora biti pridobljeno prostovoljno, določeno, temeljiti na podlagi prejetih informacij in nedvoumna, kar zagotavlja, da posamezniki v celoti razumejo za katero vrsto podatkov so podali soglasje za zbiranje.

Poleg smernic o pridobitvi soglasja uredba GDPR poudarja tudi proaktivne ukrepe za varovanje podatkov. Za dejavnosti obdelave podatkov z visokim tveganjem morajo organizacije izvesti ocenjevanja vpliva na zaščito podatkov, da ocenijo in zmanjšajo morebitna tveganja za pravice in svoboščine posameznikov.

Ocene vpliva na zaščito podatkov (DPIA)
Za vse postopke obdelave, ki bi lahko pomembno vplivali na pravice in svoboščine posameznikov, je obvezna ocena vpliva na zaščito podatkov. Ta ocena vključuje ocenjevanje tveganj, povezanih z obdelavo osebnih podatkov, in orise ukrepov za zmanjšanje teh tveganj, varovanje zasebnosti posameznikov in zagotavljanje skladnosti s predpisi.

Začetna ocena in analiza vrzeli
Doseganje skladnosti s predpisi uredbe GDPR se začne s podrobno oceno trenutnih podatkovnih praks v organizaciji. To vključuje opredelitev in načrtovanje vseh dejavnosti obdelovanja podatkov, vključno z zbiranjem, shranjevanjem, posredovanjem in brisanjem podatkov. Cilj je pridobiti celovit vpogled v to, kje so osebni podatki shranjeni, kako tečejo skozi organizacijo in kdo lahko dostopa do njih.

Po zbiranju informacij o trenutnih praksah ravnanja s podatki je naslednji korak izvedba analize vrzeli. V okviru te analize primerjate obstoječe prakse organizacije z zahtevami uredbe GDPR, s čimer določite morebitna pomanjkljiva področja. Pogoste vrzeli so lahko pomanjkanje jasnih zapisov o obdelovanju podatkov, neustrezni mehanizmi soglasja ali nezadostni varnostni ukrepi.

Odpravljanje teh vrzeli je ključnega pomena za skladnost s predpisi uredbe GDPR in pogosto zahteva sodelovanje med oddelki, kot so oddelek za IT ter pravni in kadrovski oddelek, da je zagotovljena usklajena strategija skladnosti s predpisi. Z razumevanjem trenutnega stanja organizacije lahko podjetja ustvarijo strukturiran načrt ukrepanja za odpravo vrzeli na področju skladnosti s predpisi in okrepitev ukrepov za zagotavljanje zasebnosti podatkov.

Preslikava podatkov in dokumentiranje
Preslikava podatkov je ključni del zagotavljanja skladnosti s predpisi uredbe GDPR, saj zagotavlja jasen vizualni prikaz toka podatkov v organizaciji. Ta postopek vključuje sledenje vsakemu delu osebnega podatka – od točke zbiranja, shranjevanja, obdelave, posredovanja in nazadnje do brisanja. S preslikavo podatkovnih tokov lahko organizacije prepoznajo nepotrebne dejavnosti obdelave podatkov, odkrijejo podatkovne silose ter zagotovijo zbiranje in hranjenje samo ustreznih podatkov. Poleg tega lahko podjetja s preslikavo podatkov lažje odkrijejo morebitne varnostne ranljivosti, zlasti pri prenosu podatkov med sistemi ali tretjim osebam.

Poleg preslikave podatkovnih tokov uredba GDPR od organizacij zahteva, da vodijo podrobne zapise o dejavnostih obdelave podatkov. Ti zapisi morajo vključevati namen zbiranja podatkov, pravne osnove za obdelavo, obdobja hranjenja podatkov in morebitne tretje osebe, ki so vključene v postopek obdelave podatkov.

Uvedba pravilnikov o zaščiti podatkov
Vzpostavitev zanesljivih pravilnikov o zaščiti podatkov je temeljnega pomena za zagotavljanje skladnosti s predpisi uredbe GDPR. Ti pravilniki vključujejo navodila za zahtevano ravnanje z osebnimi podatki v organizaciji in zajemajo področja, kot so dostop do podatkov ter hranjenje in varnost podatkov. Dobro oblikovan pravilnik o zaščiti podatkov zagotavlja smernice o sprejemljivi uporabi podatkov, pomaga zaposlenim razumeti njihovo vlogo pri ohranjanju varnosti podatkov in določa standard, kako naj organizacije izpolnjujejo svoje obveznosti v skladu s predpisi uredbe GDPR. Učinkoviti pravilniki o zaščiti podatkov morajo biti dostopni, jasni in redno pregledovani, da je zagotovljena njihova skladnost z razvijajočimi se zahtevami glede zasebnosti podatkov in tehnologij.

Uvajanje teh pravilnikov v organizaciji zahteva usposabljanje. Zaposleni na vseh ravneh morajo razumeti načela uredbe GDPR in biti spodbujeni k upoštevanju najboljših praks v zvezi z ravnanjem s podatki. Z zagotavljanjem, da so zaposleni seznanjeni s pomembnostjo zaščite podatkov in poznajo svoje vloge pri varovanju osebnih podatkov, lahko organizacije zmanjšajo tveganja nenamernih kršitev varnosti podatkov. Ta strukturiran pristop ne podpira le skladnosti s predpisi uredbe GDPR, temveč zagotavlja tudi splošno varnost podatkov.

Za podjetja v ZDA je zagotavljanje skladnosti s predpisi uredbe GDPR še bolj zapleteno. Organizacije s sedežem zunaj EU morda niso tako dobro seznanjene s standardi uredbe GDPR – če želijo zagotoviti skladnost s predpisi, pa morajo izpolnjevati stroge obveznosti tudi brez fizične prisotnosti v Evropi. Podjetja v ZDA, ki obdelujejo osebne podatke državljanov EU, morajo imenovati predstavnika v EU, upoštevati zakone o čezatlantskem prenosu podatkov in prilagoditi svoje postopke tako, da ustrezajo visokim standardom uredbe GDPR.

Organizacijam – tudi podjetjem s sedežem v ZDA – so na voljo številna orodja in viri za lažje zagotavljanje in ohranjanje skladnosti s predpisi uredbe GDPR, kot so programska oprema za zaščito podatkov, kontrolni seznami za skladnosti s predpisi in programi za usposabljanje.

Če želite zagotoviti stalno skladnost s predpisi uredbe GDPR, priporočamo, da uvedete ta kontrolni seznam:


Redne revizije in nadzor:
Izvajajte redne revizije dejavnosti obdelave podatkov, da prepoznate morebitna odstopanja od zahtev uredbe GDPR. Neprekinjeno spremljajte svoje sisteme in ukrepe za varnost podatkov.

Programi usposabljanje in ozaveščanje:
Zaposlenim zagotovite celovito usposabljanje o skladnosti s predpisi uredbe GDPR. Zagotovite, da vsi zaposleni razumejo svoje vloge in odgovornosti pri varovanju osebnih podatkov.

Odzivanje na kršitve varnosti podatkov in globe:
Ustvarite zanesljiv načrt odzivanja na dogodke za takojšnje ukrepanje v primeru kršitev varnosti podatkov in zmanjšanje njihovega vpliva. Bodite pripravljeni na morebitne globe in kazni v primeru neskladnosti s predpisi.

V nenehno razvijajočem se okolju zasebnosti podatkov sta lahko doseganje in ohranjanje skladnosti s predpisi uredbe GDPR zapleteno in zahtevno opravilo za podjetja vseh velikosti. Zaradi strogih predpisov, zasnovanih za zaščito osebnih podatkov posameznikov, podjetja potrebujejo zanesljive rešitve, ki podpirajo njihova prizadevanja za zagotavljanje skladnosti s predpisi na vseh ravneh. Za podporo vašim prizadevanjem za zagotavljanje skladnosti s predpisi Microsoft ponuja orodja in rešitve, kot so Microsoft Purview in druge rešitve za varnost podatkov, ki omogočajo učinkovitejše upravljanje obveznosti glede zaščite podatkov.

Z integracijo teh orodij lahko podjetja izboljšajo učinkovitost postopkov zagotavljanja skladnosti s predpisi, avtomatizirajo ključna opravila poročanja in izboljšajo splošno varnost podatkov ter zmanjšajo tveganja, povezana z neskladnostjo.