Konsten att välja det mest effektiva flödesschemat

Vad är ett flödesschema? 

Ett flödesschema hjälper dig att avbilda funktionen hos en process eller ett system med en kombination av former och ord. Det kan handla om allt från enkla, handritade bilder till omfattande datorgenererade scheman som bryter ned komplexa sammanhang till enkla och lättförståeliga delar. Flödesscheman är dessutom enkla att använda för de flesta människor, oavsett nivån på deras tekniska kunskaper. 

De är mycket användbara i en mängd olika situationer, till exempel för att:  

  • Dokumentera och analysera processer 
  • Utveckla programvaror eller nätverk för datorer 
  • Kommunicera eller standardisera processer 
  • Identifiera redundanser, spärrar och ineffektiviteter i processer 
  • Skapa en plan eller en struktur för ett nytt projekt, en ny avdelning eller en ny verksamhet 
  • Planera projektarbeten med flera deltagande intressenter 
  • Få förståelse för hur användarna navigerar på en webbplats eller i en webbutik 
  • Illustrera en tillverkningsprocess 
  • Skapa en ny produkt eller tjänst 

 Fördelarna med flödesscheman 

Flödesscheman kan användas för de flesta scenarier och erbjuder en mängd olika fördelar. Här följer några exempel på dessa fördelar.  

Visualisering av information 

Ett flödesschema kan vara till mycket stor nytta eftersom det visualiserar hur en produkt eller tjänst bör fungera, det förväntade flödet i ett projekt eller hur ett nätverk är tänkt att fungera innan det faktiska arbetet har påbörjats. Flödesscheman kan hjälpa dig att spara både tid och pengar genom möjligheten att identifiera beroenden, effektiviteter, personalbehov och andra variabler som kan påverka ditt projekt i ett senare skede. 

Dokumentation 

Användningen av ett verktyg för att skapa flödesscheman gör det möjligt att spara alla dina filer digitalt, distribuera dem nästan omedelbart och till och med skapa ett bibliotek med flödesmallar. Det gör att dina filer alltid är lättillgängliga, dina team enkelt kan hålla sig uppdaterade och att ditt företag kan efterleva tillämpliga regelverk. Du behöver då inte heller uppfinna hjulet igen varje gång du vill skapa ett liknande flödesschema. 

Förenklad kommunikation 

Flödesscheman kan användas för att förtydliga enskilda detaljer, vilket gör det enklare för team att få en förståelse för hur, när och av vem en arbetsuppgift ska utföras. Den här informationen kan minska antalet möten och efterföljande frågor samt ge mer tid över till arbetet. Flödesscheman kan även vara praktiska att använda i informationshandböcker, vid utbildning av nya medarbetare samt för att effektivisera återkommande uppgifter.  

Enkla att skapa 

Onlinemallar för flödesscheman gör det enkelt att komma i gång snabbt. De enkla anpassningsmöjligheterna, de smidiga samarbetsmöjligheterna och den inbyggda versionskontrollen gör det enkelt att skapa de scheman din organisation behöver, diskutera det pågående arbetets olika stadier och alltid veta vilka som är dina senaste och mest genomarbetade filer.   

Olika typer av flödesscheman  

Flödesscheman kan användas för att beskriva nästan vad som helst, men används oftast för något av följande tre ändamål: informera om beslut, förtydliga processer eller visualisera data. Det är av den här anledningen som de flesta flödesscheman kan hänföras till någon av följande tre kategorier. Vi tar nu en titt på de olika typerna av flödesscheman, vilka möjligheter de ger samt när och hur du bör använda dem.  

1. Beslutsträd 

Ett beslutsträd kan sägas bestå av ett flödesschema med instruktioner av typen ”Om A inträffar, gör B”. Ett beslutsträd gör det möjligt att skapa en karta över möjliga resultat baserat på en uppsättning specifika val. Det ger dig en tydlig översikt över de olika beslutsvägarna och möjligheten att enkelt väga olika alternativ mot varandra. 

Ett beslutsträd börjar vanligtvis med en enkel nod (frågan) och förgrenar sig sedan i två alternativ (beslut). Dessa alternativ förgrenar sig sedan i ytterligare noder (möjliga utfall). Beslutsträdets uppbyggnad gör det särskilt lämpligt för att belysa sannolikheter och fördelar och det kan till och med användas för att skapa algoritmer som hjälper till att förutsäga utfall. 

2. Processflödesschema 

Processflödesscheman kan till exempel användas för att analysera flödet av aktiviteter när du producerar en produkt eller en tjänst. De kan hjälpa dig att hitta fel och redundanta delar i din process, identifiera var särskilda resurser, utrustning eller medarbetare behövs, avslöja möjliga flaskhalsar eller problemområden och upptäcka möjliga effektiviteter.  

Dessa scheman kan inte bara visa hur en aktivitet borde fungera eller hur du tillhandahåller en produkt eller tjänst. De kan även användas för att utbilda nyanställda eller företagets befintliga team, eller för att ge fristående leverantörer och konsulter en översikt över ditt företag och göra det enklare att förstå var de passar in. 

3. Dataflödesschema 

När du behöver göra en djupdykning i dina data kan ett dataflödesschema vara till hjälp. Dessa scheman innehåller symboler och korta textetiketter som visar inkommande och utgående data, lagringspunkter och dataflöden, och kondenserar informationen till en grafisk bild som kan vara svår att beskriva med ord. Och, eftersom såväl teknikerteam som icke teknikkunniga förstår dem passar de utmärkt att använda även när du vänder dig till en bredare publik.  

data flow chart diagram drawn on notepad
Exempel: dataflödesschema

Några tips om flödesscheman 

Det är inte svårt att skapa ett flödesschema, framförallt inte när du utgår från en mall för ett flödesschema. Det kan däremot krävas lite mer arbete om du vill skapa ett riktigt bra flödesschema. Här följer några tips om hur du skapar ett flödesschema som inte bara är informativt utan även ser fantastiskt bra ut. 

  • Skapa lättlästa diagram. Ha alltid slutanvändaren i åtanke när du skapar ett flödesschema – använd en layout och en komposition som hjälper din publik att förstå var de ska börja titta och sedan följa schemat. Du gör schemat användarvänligt genom att vara noga med justeringen av symboler, skriva grammatiskt korrekt, använda tydliga rubriker och undvika att använda jargong. (Tips! Testa gärna ditt flödesschema på någon som inte alls känner till ditt projekt om du är osäker på hur tydlig du är.) 
  • Var konsekvent. Gör ditt flödesschema enklare att följa genom att vara konsekvent i din användning av former, teckensnitt, färger och namn.  
  • Använd kontraster. Användningen av färg är grundläggande, men du behöver inte använda samma färg eller färgfamilj för alla former. Du kan till exempel använda distinkta färger för att framhäva olika steg eller åtgärder. Du kan även göra ditt flödesschema mer lättläst genom att använda teckensnittsfärger som står ut tydligt från bakgrunden. 
  • Använd ett onlineverktyg för flödesscheman. De inbyggda mallarna, versionskontrollen, de enkla samarbetsmöjligheterna och möjligheten att när som helst redigera dokumenten gör det möjligt att testa olika layouter och hantera dina flödesscheman.   

Integrera dina flödesscheman i dokument och program 

Du kan öka din produktivitet ytterligare genom att bädda in dina flödesscheman i andra affärsprogram eller kommunikationsverktyg – oavsett om du bara behöver ta ett beslut, förklara en process eller dela data med företagets vd. Användningen av ett verktyg för att skapa flödesscheman i kombination med produktivitetsverktyg gör det möjligt att hämta innehåll till dina flödesscheman från alla dina källor, till exempel dokument, filer och webbplatser för sociala medier.  

Du kan, om du vill, även integrera dina flödesscheman med BI-verktyg (Business Intelligence), vilket gör det möjligt för dig och ditt team att interagera med era data för att kunna berätta en bättre historia. Inbäddade flödesdiagram och BI-verktyg gör det möjligt att förvandla dina data till engagerande visuella objekt, skapa interaktiva rapporter, utforska detaljerade data och få insikter som möjliggör snabba och välinformerade beslut.  

Det finns många nya sätt att skapa flödesscheman och ta innovation till din verksamhet. Ta en titt på den här guiden som i tydliga steg visar hur du automatiskt kan skapa flödesscheman med hjälp av strukturerade data i kalkylblad och göra en djupdykning i moderna verktyg för att skapa flödesscheman.  

Komma igång med Visio

Visualisera och kommunicera idéer, information och processer från i princip varsomhelst, på alla enheter, med hjälp av Visio.

Köp nu
Närliggande ämnen
Produktivitet

5 sätt integrerade kalenderappar online ökar produktiviteten

Läs mer
Produktivitet

De bästa produktivitetstipsen för fjärrkontoret och det mobila kontoret

Läs mer
Produktivitet

Tips för att leda effektiva möten med din personal

Läs mer

Insikter och idéer för företag ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.