Skapa en visuell representation av en affärsprocess eller ett processflödesdiagram som definierar framtida arbetsflödeshändelser.
Hur processkartläggning kan hjälpa företaget att lyckas
Vad är processmappning?
Processmappning kan hjälpa dig att skapa en affärsprocess eller ett processflödesdiagram som definierar en sekvens av händelser i arbetsflödet framåt och ofta är en visuell representation. Därefter gör processkartor det möjligt för ledare och projektledare att föra samman team, hjälpa människor att förstå var de passar in i ett projekt och hur deras arbete påverkar andra – vilket i slutändan leder till ett lyckat resultat.
Processkartor definierar vanligtvis en ny process eller förbättrar en befintlig. Med programvara för processmappning kan vem som helst skapa en visuell representation av ett projekt.
Fördelar med processmappning
Med kraften att visuellt se och förstå en process från början till slut visas områden för förbättrad effektivitet snabbt. Den här transparensen är avgörande, särskilt i en efterpandemin där flexibilitet är nödvändigt. Dessutom kan ett processflödesdiagram hjälpa dig:
- Tillhandahåll processdokumentation, efterlevnad och granskning.
- Visa ett visuellt projekt från början till slut.
- Dela information visuellt som kan förstås direkt och innehåll som enkelt vidarebefordras till ledningen.
- Markera komplexitet och redundans samt potentiella problem och lösningar.
- Omorganisera processer till steg med hjälp av ett system som är lätt att förstå.
- Se hur teammedlemmar är anslutna, vilket underlättar mer meningsfulla interaktioner.
- Ge ditt team en referensram för att ställa och besvara mer strategiska frågor och fatta mer välgrundade beslut.
- Skapa ett bibliotek med flödesscheman som du kan använda, återanvända och återanvända när nya projekt uppstår.
- Leverera bättre produkter och tjänster till klienter.
Sätt att använda processmappning
Oavsett om du arbetar i en industriell miljö, ett kontor, ett lager eller en sjukvårdsanläggning hjälper processmappning ditt team att bättre förstå hur deras arbete ansluter till andra projekt. För alla småföretag kan implementering av processmappning hjälpa dig att snabbt identifiera områden som behöver förbättras, samt när du ska hantera kund-, tillverknings- eller lagerproblem. Pandemin har fått allt fler att flytta till hybrid- och fjärrarbete, så teamen måste kunna se hur projekt ansluter till enkelt, snabbt och effektivt.
Det finns två sätt att använda processmappning: processflöde och affärsprocess. Ta en titt på båda så att du kan bestämma vilket som passar bäst för projektet.
Processflöde
Ett processflödesdiagram hjälper till att beskriva relationerna mellan komponenterna i ett projekt eller en bransch. Det hjälper dig att upprätta standarder och procedurer eller kan användas som vägledning för uppgifter. Dessutom hjälper det till att se till att team följer varje steg i arbetsflödet i sin angivna ordning.
Processflödesdiagram dokumenterar eller förbättrar en process – eller modellerar en ny. När processflödesdiagram skapas med programvara för processmappning kan du skapa klickbara symboler som expanderar för att ge ytterligare information om varje fas i processen. Innan du konfigurerar ett arbetsflöde eller ett affärsflödesschema med uppgifter bör du därför överväga att beskriva den övergripande processen i ett flödesdiagram.
Affärsprocess
Exempel på bildprocessflöde
Affärsprocess
Microsoft 365 Copilot
Spara tid och fokusera på det som är viktigt med AI i Microsoft 365 för företag.
Affärsprocessmappning beskriver din process. Från början till slut visar den vad som behöver hända för att nå slutmålet. Proceduren omfattar nödvändiga deltagare, deras uppgifter och deras slutdatum. Det ger dina teammedlemmar en anledning att tro och insikt i de större målen. Den visar omfånget för deras roll, varför de är viktiga för processen och hur alla gruppmedlemmar kommer att arbeta tillsammans för att slutföra projektet.
Precis som alla processmappningsdiagram använder affärsprocessmappning symboler med möjlighet att expandera för mer information för att indikera pekpunkter längs vägen.
Exempel på affärsprocessdiagram
Typer av processmappning
Eftersom olika företag och projekt har sina egna unika behov skulle det inte vara bäst att använda verktyget med samma typ av processflödesschema för alla projekt. Det finns därför flera typer av processmappning för mer specialiserade behov. Ta en titt för att bestämma vilket som passar bäst för ditt projekt.
- Detaljerad processmappning. Detaljerad processmappning ger en teknisk översikt över de exakta stegen, inklusive indata, utdata, mått och personer som behövs för att slutföra processen, för att leverera minutiae för ett projekt i form av en processkarta. Minska förvirringen, visa beroenden och förbered ditt team för att starta projektet och hålla fokus. Detaljerade processkartor länkar vanligtvis till den övergripande, primära eller primära processkartan.
- Mappning avdokumentprocesser. Definiera indata och utdata för ett projekt. Genom att beskriva den information som behövs i varje steg, samt utdata (eller konkreta objekt eller tjänster) som är kopplade till projektet, får du bättre förståelse för vad ditt team behöver och en uppfattning om de slutliga resultaten. Om du lägger till en dokumentprocesskarta i en detaljerad processkarta får du insyn i de variabler och beslut som kan påverka ditt arbete.
- Processmappning på hög nivå. Ger en översikt över en organisations processer och mål. För projekt kan du ange de avdelningar och efterföljande roller som du behöver representera från. Genom processmappningsprogram kan varje avdelning eller roll göras klickbar för en mer detaljerad titt på projektets behov.
- Renderad processmappning. Genom att beskriva dina nuvarande och framtida processer kan du få en fågelperspektiv över hur din organisation eller ditt projekt fungerar. Den här översikten kan hjälpa dig att hitta nya sätt att effektivisera arbetet, identifiera viktiga intressenter och kopplingspunkter, förbättra arbetsrelationer och skapa en process som använder teamets tid och färdigheter.
- Simbana/korsfunktionell processmappning. Identifiera avdelningar som ingår i ett projekt, dela upp processen i steg och tilldela resurser till rätt personer. Det är ett bra sätt att se processen på ett nytt sätt, hitta förbättringsområden och hitta verkliga eller potentiella luckor eller överlappningar i processen så att du kan planera.
- Mappningav värde-till-tilläggsprocess. Ge en övergripande vy över projektet till gruppmedlemmar. Det är en enkel karta över oanslutna rutor så att du snabbt kan visualisera en process. Genom att göra det ser du vilka intressenter som ska ingå i ett projekt för att förstå hur ett projekt kommer att flöda.
- Värdeströmprocessmappning (VSM). Illustrerar, analyserar och förbättrar de steg som krävs för att leverera en produkt eller tjänst, samtidigt som du hittar och eliminerar slöseri. VSM är en viktig del av lean-metoden och granskar flödet av processsteg och information från ursprung till leverans till kunden. Det används vanligtvis av företag som producerar konkreta varor för konsumenter.
- Mappningav aktivitetsprocess. Visar mervärdesaktiviteter och icke-mervärdesaktiviteter i en process. Det här verktyget för värdeströmsmappning hjälper till att identifiera när och var dessa aktiviteter inträffar, vilket hjälper till att identifiera flöden mellan intressenter där det finns möjlighet att lägga till värde som inte fanns tidigare.
Mappning av arbetsflödesprocess
När du skapar ett processdiagram i flödesformat innehåller det inte symboler för Unified Modeling Language (UML). I stället används informationsnotationer eller ord. Det är en bra lösning när du kommunicerar med personer som inte förstår UML-symbolerna eller föredrar ord än symboler.
Affärsprocessmappning tar tid, men det är värt det. Genom att ge alla i ditt team en vision, en process och dess uppgifter, eller bara en djupare förståelse för hur din verksamhet fungerar, kan du upprätta tydliga gränser, beskriva roller och ansvarsområden och informera alla om vad de behöver veta och när. Och om du tror att processmappning bara passar för ett företag som producerar konkreta slutprodukter bör du tänka om.
2018 publicerade USA:s nationalbibliotek för medicin och National Institutes of Health en artikel om vikten av processmappning inom hälso- och sjukvården. Enligt rapporten har processmappning gagnat sjukvårdspersonal genom att hjälpa dem:
- Lär dig och få en delad förståelse
- Identifiera förbättringsmöjligheter
- Engagera intressenter i projektet
- Definiera ett projekts mål
- Övervaka projektstatus
- Få en enkel metod för planering
Skapa processmappningsdiagram som står i centrum
Oavsett vilken typ av verksamhet du hanterar, oavsett om det gäller programvaruutveckling, sjukvård, konstruktion eller marknadsföring, kan processmappning hjälpa dig att arbeta smartare och hålla dig på rätt spår. För småföretagare som anpassar sig till att arbeta i en värld efter pandemin hjälper processmappning till att optimera varje process, strategi och uppgift, vilket resulterar i ökad effektivitet, minskade kostnader, bättre beslutsfattande och tillväxt i verksamheten. Dessutom kan det hjälpa ditt team att arbeta tillsammans under en delad vision, så att alla kan göra sitt bästa för företaget och dina klienter.
Microsoft Visio skapar enkelt anpassade visualiseringar för att organisera data, leverera insikter, presentera lättförstådda diagram och ge liv åt processmappningen. Mer information finns i den här stegvisa guiden för att skapa diagram med programvara för processmappning.
Microsoft 365-teamet delar resurser som hjälper dig att starta, driva och utveckla din verksamhet.
Kom igång med Visio
Visualisera och förmedla idéer, information och processer från i princip varsomhelst, på alla enheter, med hjälp av Visio.
Närliggande ämnen
Företagsteknik
Sex fördelar med generativ AI för småföretag
Företagsproduktivitet
Så här använder du AI för att bli mer produktiv och effektiv i arbetet
Företagsteknik
AI och produktivitet: Så här använder du AI-verktyg för att förbättra medarbetarnas upplevelse
Företagsproduktivitet
En guide till flexibel DevOps för små och medelstora företag
Insikter och idéer för företag ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.
Följ Microsoft 365