Så här skickar du stora filer via molnlagring

Har du någonsin stoppats av ett e-postmeddelande som det här: “Filen du försöker skicka överskrider storleksgränsen för e-post.” Som tur är finns det andra alternativ för att skicka stora filer.  

Nu ska vi titta på andra sätt att skicka stora filer – och hjälpa dig att avgöra vad som passar bäst.  

Därför kan du inte skicka stora bifogade filer i e-post 

Det kan vara frustrerande att e-postmeddelandet returneras eller blockeras på grund av en stor bilaga. Varför händer detta?  

De flesta Internetleverantörer (ISP) och e-postleverantörer begränsar storleken på filer som kan laddas upp eller skickas med e-post. Begränsningarna förhindrar att stora mängder data gör tjänsterna långsammare. Storleksgränserna varierar mellan olika leverantörer.  

Ibland kan du köpa möjligheten att skicka större filer. Med vissa leverantörer för e-post för företag kan du till exempel skicka filer på upp till 150 MB, vilket är mycket mer än den vanliga gränsen. Men du behöver inte uppgradera ditt e-postkonto för att skicka stora filer. Det finns andra sätt att skicka stora bilagor som inte kräver att du byter tjänstnivå.   

De bästa sätten att skicka stora filer 

Om din fil är för stor för att skickas via e-post har du tre andra alternativ för att skicka den. 

Molnlagring 

Även om molnlagring ofta ses som ett verktyg för att lagra och skydda filer är det också ett bra sätt att skicka eller dela stora dokument och medier. När du har laddat upp ett dokument till molnlagring kan du dela det med en enkel länk, oavsett hur stort det är.  

Om du arbetar i dokument eller kalkylblad ser du troligtvis en delningsknapp i det övre hörnet. När du klickar på knappen genereras en länk som du kan skicka via e-post, chatt eller sms. 

Om du visar dina molnfiler i en mapp kan du högerklicka på en fil för att få fram ett delningsalternativ. Du kan till och med dela en hel mapp. 

Chatt- och mötesprogramvara  

Kommunikations- och samarbetsplattformar kombinerar chatt, videomöten och fillagring på arbetsplatsen. Dessa system är ofta integrerade med molnlagringen och gör det enkelt att skicka filer via chatt. 

Filöverföringswebbplatser 

På filöverföringswebbplatser kan du ladda upp en stor fil och skicka en länk till någon som sedan kan gå dit och ladda ned filen. Vissa webbplatser erbjuder den här tjänsten utan kostnad och andra kräver en prenumeration. 

Innan du använder den här typen av webbplatser bör du tänka på vilka säkerhetsprotokoll de använder. Det är inte troligt att dessa webbplatser har robusta säkerhets- och sekretessprotokoll. På grund av det är det bäst att använda din molnlagringsleverantör när du delar filer.  

Fördelar med att skicka stora filer via molnlagring 

I praktiken är det säkrast och mest kostnadseffektivt att skicka stora filer via molnlagring.  

Molnlagring har många fler fördelar än andra metoder, bland annat: 

Enkel användning

Du kan skicka stora filer via en e-postinbjudan eller en direktlänk. Mottagarna klickar bara på länken för att få åtkomst till filen. De behöver inte ha ett konto hos molnlagringsleverantören för att använda länken.  

Säkerhet

Molnlagringstjänster är mycket säkra. De innehåller funktioner såsom filkryptering, övervakning av misstänkt inloggningsaktivitet, identifiering av utpressningstrojaner, virusgenomsökning, tvåfaktorautentisering och lösenordsskyddade delningslänkar. Om filerna har känsligt innehåll erbjuder molnlagring det bästa skyddet. För att garantera att bara rätt personer kan komma åt dina delade filer kan du dessutom skicka lösenordsskyddade och tidsbegränsade länkar. 

Behörigheter

När du skickar filer med molnlagring kan du ställa in åtkomstbehörigheten för att begränsa vem som kan visa, kommentera, redigera eller dela vidare filer. Du kan till exempel begränsa åtkomst till en person, en grupp, alla företagsmedarbetare eller alla.   

Återställning

Du kan skydda dig mot mänskliga misstag också. Om mottagaren tar bort din fil kan du återställa den från papperskorgen. Om de oavsiktligt ändrar din fil kan du återställa det tidigare utkastet med den inbyggda versionshistoriken. 

Säkerhetskopiering

Alla filer du förvarar i molnlagringen säkerhetskopieras. Om din dator försvinner, stjäls eller kraschar har du ändå dina data kvar.  

Samarbete

Det finns antagligen ett skäl till att du delar en stor fil. I de flesta fall vill du arbeta med den tillsammans med någon. Samarbete är en av de främsta fördelarna med molnlagring. Du kan dela stora filer med medarbetare. Sedan kan de föreslå eller göra ändringar i realtid. Du kan även spåra ändringar om du vill se vad andra lägger till och tar bort. 

Mindre lagringsutrymme

Med molnlagring använder du mindre lokal lagring på din enhet och mindre av ditt tilldelade lagringsutrymme i e-posttjänsten. 

Kostnad

De flesta molnlagringstjänster erbjuder en kostnadsfri och en betald plan. Om du använder en prenumerationsplan, varför betala extra för att uppgradera e-posttjänsten eller köpa en tjänst från en filöverföringswebbplats?   

Det kan vara frustrerande att skicka stora filer med e-post. Lyckligtvis är molnlagring ett snabbt, säkert och funktionsrikt sätt att skicka stora filer. 

Kom igång med Microsoft 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu
Närliggande ämnen
Företagsteknik

Molnlagring jämfört med lokala servrar: 9 saker att tänka på

Läs mer
Företagsteknik

Utnyttja möjligheterna till kostnadsfria videokonferenser maximalt

Läs mer
Företagsteknik

Gratis skärmdelning är enkelt, men gör du rätt?

Läs mer
Företagsteknik

Hur vi gjorde telemedicin till ett alternativ för patienterna under en svår tid

Läs mer

Insikter och idéer för företag ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.