Vi samlar in och bearbetar dina personuppgifter i de syften som anges nedan, vilket kan innefatta men inte begränsas till följande. Underlåtenhet att lämna dina personuppgifter på begäran kan förhindra oss från att kunna utföra dessa uppgifter och/eller uppfylla våra juridiska skyldigheter. Läs även Microsofts dataprogram (MDP) och tillägget för inlärnings- och kunskapsdata i DPN för ytterligare information om hur vi kan bearbeta personuppgifter i samband med dessa aktiviteter.

Rekrytering och anställning. För våra rekryterings- och anställningssyften, inklusive att samarbeta med dig om jobbmöjligheter hos Microsoft, överväga din ansökan om anställning till specifika roller, screening av kandidater, schemaläggning och hantering av intervjuer, laglig granskning och bakgrundsscreening, samt förbereda ett erbjudandebrev.

Hantering av anställnings- eller arbetsrelationen. För registrering av nya arbetare och hantering av vår anställning eller arbetsrelation med dig.

Lönelista, kompensation och redovisning För våra löne- och kompensationsaktiviteter, inklusive skatterapportering, administration av aktie- och incitamentsersättning, administration av belöningar, kostnadsersättning och andra redovisningsuppgifter.

Registrering och administration av förmåner. För aktiviteter som rör registrering och administration av förmåner för anställda (och beroende och förmånstagare), inklusive semesterledighet, andra typer av ledighet, försäkring, hälsa, eget kapital, pension, pensionsplanering, barnomsorg, omplacering, skatte- och resehanteringstjänster, finansiella investeringstjänster samt förmåner och möjligheter som är tillgängliga via Microsoft Give.

Karriärplanering och utveckling. För aktiviteter som rör karriärplanering och -utveckling, inklusive att bedöma och tillhandahålla dina karriärmöjligheter på Microsoft, stödja kompetensutveckling och lärande samt möjliggöra intern rörlighet och arbetsmöjligheter.

Utbildning och coachning. För att administrera utbildning och coachning som är relaterad till din roll, för att hjälpa dig att lära dig nya färdigheter eller som en del av din övergripande karriärutveckling.

Prestandahantering. För att genomföra aktiviteter för prestationsstyrning och utvärdering, inklusive utvärdering, belöning och bedömning av enskilda medarbetares prestationer, och Connects.

Allmän HR-administration (Human Resource). För vår allmänna HR-administration, inklusive anställdas supporttjänster, allmän HR- och arbetsplatshantering, upprätthållande av vår globala katalog över anställda och extern personal, mätning av anställdas känslor och trivsel samt andra arbetsplatsanalyser.

Nödmeddelanden. För att kommunicera med eller meddela dig eller din angivna nödsituationskontakt i händelse av en naturkatastrof eller annan livs- och säkerhetsnödsituation, inklusive kommunikation till anställda och anställdas utvalda kontakter, redovisning av anställda under nödsituationer, samt annan kommunikation som är nödvändig för att skydda liv och säkerhet för anställda och andra.

Utvärdering av lika möjligheter och boenden. För att hantera och utvärdera våra program för lika anställningsmöjligheter, mångfald, inkludering och tillgänglighet, inklusive övervakning och säkerställande av lika behandling och möjligheter, tillhandahålla arbetsrelaterade boenden eller justeringar samt för våra globala initiativ för lika möjligheter.

Administration och tillämpning av juridiska principer och disciplinära åtgärder. För att administrera och verkställa våra program och krav för efterlevnad av lagar och principer, inklusive att uppfylla våra skyldigheter enligt våra avtal, myndighetsgodkännanden och tillämpliga Microsoft-policyer; att upprätthålla nödvändiga register (t.ex. skatteinformation om tidigare och nuvarande personal); insamling eller utlämnande av personuppgifter under rättsligt tillstånd (t.ex. ett domstolsbeslut, administrativ eller rättslig process, eller annan laglig begäran från en offentlig myndighet, i USA eller en utländsk jurisdiktion); att utföra lagliga bakgrundskontroller; för att följa lagar och förordningar (t.ex. för minimilön, arbetstid, skatt, hälsa och säkerhet, antidiskrimineringslagar,  myndighetsrapporteringsskyldigheter, global migration, visselblåsningsförfaranden och registrerades rättigheter); samt att undersöka potentiella överträdelser av, utöva eller försvara Microsofts juridiska rättigheter (inklusive att söka juridisk rådgivning, bekämpa bedrägeri och skydda liv och säkerhet för anställda och andra).

Disciplinära frågor och undersökningar. För att hantera disciplinära frågor och genomföra undersökningar, inklusive att undersöka felaktiga handlingar eller potentiella överträdelser av våra interna principer, hämta information som är relevant för incidenter som rör anställda och administrera och verkställa disciplinära åtgärder.

Företagstransaktioner. För att genomföra och administrera företagstransaktioner, inklusive försäljning, tilldelning eller annan överföring av hela eller delar av vår verksamhet, eller Microsofts förvärv och integrering av hela eller en del av ett annat företag (t.ex. integrera eller ge åtkomst till information om enskilda anställda mellan Microsoft och den förvärvad verksamheten).

Hantera, övervaka, skydda och förbättra våra system. För aktiviteter som rör hantering, övervakning, skydd och förbättring av våra informationssystem, tjänster,  nätverk, program, enheter och andra tillgångar, infrastruktur, teknik och resurser ("System"), inklusive hantering, mätning, utvärdering och skydd av obehörig åtkomst och användning av konfidentiella företags-, personal- och kunddata eller system, samt skydd av våra system mot intrång (inklusive genom att implementera, administrera, testa och uppdatera cybersäkerhet och data skyddsmått) forskning och förbättring av Microsofts "dogfooding"-program (t.ex. Elite dogfooding-programmet) och mänsklig och maskingranskning av data för att träna AI-modeller och förbättra maskininlärning för Microsofts produkter och tjänster. Vi använder även affärsdata och annan arbetsplatsanvändning, enhets- och innehållsdata för organisations- och individuella analys- och datainsikter för att förbättra Microsofts affärsverksamhet, säkerhet, chefskapacitet och medarbetarupplevelsen.

Hantera, övervaka, skydda och förbättra våra anläggningar. För aktiviteter som rör hantering, övervakning, skydd och förbättring av vårt campus, parkering, byggnader, kontorsutrymme, konferensrum, serverings- och kafétjänster och andra fysiska utrymmen ("Anläggningar"), inklusive övervakning och administration av åtkomst till våra anläggningar, analys av byggnadsanvändning och användning samt campusparkering och transport, planering och allokering av utrymme, tillhandahållande och förbättring av anställdas tjänster och anläggningar, vidta åtgärder för hälsa och säkerhet för personer som använder våra anläggningar; operativsystem och övervakning av fysiska säkerhetssystem, till exempel CCTV, nyckelkort eller märkeshanterade inmatningssystem och gästloggar; registrering och loggning av avsluts- och inmatningstider för personliga fordon; och nödmeddelanden.

Vetenskaplig forskning För verksamhet relaterad till vetenskaplig forskning, inklusive forskning som bedöms i allmänhetens intresse och forskning som försöker bidra till generaliserbar kunskap, med förbehåll för lämpliga tekniska och organisatoriska kontroller (t.ex. anonymisering och aggregering av data, följa våra sekretesstandarder och genomföra etiska och efterlevnadsgranskningar).

Anpassning. För anpassningsaktiviteter som att förstå dina preferenser för att förbättra din medarbetarupplevelse, inklusive att lagra och respektera dina preferenser och inställningar samt möjliggöra för dig att logga in eller på annat sätt komma åt och använda våra system och tillgångar.

AI och automatiserade beslut. Eftersom Microsoft aktiverar AI-stödda upplevelser i sina produkter kan dina personliga data också bearbetas av AI för att underlätta vissa funktioner och upplevelser som distribueras på Microsoft-klientorganisationen–, inklusive AI-Copilotfunktioner som chattrobotfunktioner, sammanfattningsfunktioner och liknande. Om det är tillåtet kan AI och maskininlärning (ML) också användas för att bearbeta dina data för de affärssyften som beskrivs i detta avsnitt. Microsofts bearbetning av dina data kommer att uppfylla sitt åtagande för ansvarsfull AI. Vi kan också använda automatiserade beslutssystem för att identifiera trender och avbrott samt övervaka och skydda våra system och data, för att tillhandahålla chatbottar och andra interaktiva tjänster, och övervaka efterlevnaden av våra policyer och procedurer.

Allmänna affärsåtgärder. För vår allmänna affärsverksamhet, inklusive allmän företagsledning (t.ex. hantering av anställda och affärsuppgifter), implementering och hantering av våra affärsprogram och system, samt underlätta kommunikation och samarbete.

Arbetsplatskommunikation. För att tillhandahålla, stödja och underhålla kommunikationsverktyg och teknologier på arbetsplatsen, inklusive de som stöder e-post, chatt, telefon och videokommunikation (vilket inkluderar vår inspelning eller lagring av sådan kommunikation som vidare beskrivs i avsnittet om Säkerhet och övervakning på arbetsplatsen nedan).

Vi kan kombinera data från olika källor för ovanstående ändamål.

Användning av personuppgifter för ovanstående syften, såsom allmän affärsverksamhet, kan inkludera AI-stödda upplevelser som implementerats på Microsoft-klientorganisationen, inklusive AI Copilot-funktioner som chatbot och summeringsfunktioner. Bearbetning som involverar dessa upplevelser kommer att följa Microsofts åtagande för ansvarsfull AI.

För berättigade anställda (t.ex. heltids- eller deltidsanställda, interner, lärlingar eller gästforskare) som registrerar sig för Microsoft Give, med ditt samtycke, samlar vi in och använder dina personuppgifter som beskrivits ovan. Ge är ett frivilligt förmånsprogram från vilket deltagarna kan avregistrera sig och återkalla sitt medgivande när som helst; Avanmälningar och återkallanden påverkar dock inte tidigare bearbetning av personuppgifter. Mer information om Microsoft Give finns här.

Vi kan också behandla personuppgifter för andra legitima affärssyften som är tillåtna enligt tillämplig lag, när det är nödvändigt för att hantera vårt anställnings- eller arbetsförhållande med dig.

När det krävs enligt lag kommer vi att söka ditt samtycke för ovanstående användningar; och där ditt samtycke söks kommer vi att se till att ditt samtycke är informerat, frivilligt och att du inte får någon negativ följd av något beslut om att hålla tillbaka eller återkalla ditt samtycke.

Senast uppdaterad: Juni 2024

Detta tillägg gäller för Microsoft Data Program (MDP) och affärsrelaterade data som behandlas av MDP i syfte att felsöka, testa, utveckla och förbättra nya och befintliga produkter och tjänster ("MDP Data"). MDP-data kan användas för vetenskaplig forskning och för att träna AI- och maskininlärningsmodeller. MDP och villkoren i det här tillägget gäller endast för Microsoft-anställda, inklusive tidigare anställda om de var anställda när data extraherades. Extern personal, gäster och kandidatdata undantas specifikt från MDP-omfånget. Mer information om MDP:s specifika villkor och omfattning finns på  sidan Mer information. Medarbetarna kan avanmäla sig för att begränsa deras medverkan i programmet när som helst utan negativa konsekvenser genom att klicka här http://aka.ms/MDPOptOut.

MDP syftar främst till bearbetning av data eller information som överförs, skapas, utbyts eller lagras av Microsoft-anställda med hjälp av Microsofts interna system, programvara, tjänster och tillgångar inom ramen för deras anställning. Microsoft kommer att vidta rimliga åtgärder för att implementera kontroller för att undanta icke-affärsrelaterade data från MDP-omfånget, där det är möjligt. Medan dessa inställningar är tänkta att begränsa MDP:s omfattning till att bearbeta Microsofts företagsrelaterade data (som beskrivs vidare på sidan Mer information) kan MDP behandla viss personligt innehåll för medarbetare som skapas, lagras eller överförs i system och resurser som ägs eller tillhandahålls av Microsoft. När detta inträffar fortsätter Microsoft att göra rimliga ansträngningar för att förfina sina kontroller för att bättre utesluta sådana data i framtiden. MDP:s bearbetning av data kommer alltid att uppfylla de angivna kraven för MDP samt Microsofts interna principer (inklusive Ansvarsfull användning av teknik och Microsofts åtkomst till affärs- och icke affärsrelaterade data) samt lokal lagstiftning.

Källor till MDP-data kan inkludera, men är inte begränsade till, e-postmeddelanden och kalenderinformation i Exchange, filer lagrade i OneDrive för företag, innehåll i mötesinspelningar, röst insamlad på arbetsenheter, meddelanden i Teams, innehåll på SharePoint-webbplatser, diagnostikdata från arbetsenheter, sökdata, feedbackdata om produkter och tjänster och interna affärsapplikationer som de applikationer som utvecklats för att stödja försäljningsprocesser. Dessa är representativa och icke uttömmande exempel på de typer av Microsoft affärsrelaterade data som MDP kan behandla data från. Uppdaterad information om MDP finns på sidan Mer information.

Förutom innehållsrelaterad data från ovanstående källor kan Microsoft också behandla olika ytterligare typer av data från ovanstående källor till stöd för MDP, inklusive (men inte begränsat till):

• Grundläggande demografiska data, inklusive till exempel ditt namn och alias osv;

• Metadata förknippade med tillämpligt innehåll, såsom tid och datuminformation, signaler relaterade till författarskap och modifiering av data, dokument och mötestitlar osv; och

• Telemetridata, till exempel data relaterade till produkt- och funktionsanvändning, associerade med ovanstående innehållstyper och tjänster, eller maskinrelaterade data såsom uppgifter om programvaruversioner, maskintyp, version av operativsystem etc.

Microsofts användning av MDP-data bygger på Microsofts legitima intresse av att använda egna affärsdata för affärsrelaterade ändamål, eftersom den användningen kraftigt överstiger våra anställdas individuella intresse för sekretess för sådana affärsrelaterade data. Microsoft kan behandla vissa MDP-uppgifter baserat på medarbetares samtycke, i den utsträckning: (1) en individs sekretessintresse skulle överskrida Microsofts intresse för behandlingen; och (2) lokal lagstiftning kräver att Microsoft får medgivande innan sådan behandling. Om medgivande utgör den primära grunden för bearbetning av data under MDP, kommer Microsoft i samtliga fall att se till att medgivandet är frivilligt och informerat och ser också till att anställda inte får någon negativ konsekvens för att de nekar att ge eller senare återkallar sådant medgivande, och får ingen särskild fördel av att välja att delta eller bidra med data till MDP.