最新消息與活動台灣微軟企業公民 - 2019 非營利組織資訊科技運用座談會，非營利組織的雲端部署策略

日期：2019/06/26

台灣微軟企業公民 - 2019 非營利組織資訊科技運用座談會，非營利組織的雲端部署策略

台灣微軟攜手科技濃湯、開拓文教基金會
第 12 年舉辦「非營利組織資訊科技運用座談會」，
協助非營利組織運用新興科技提升組織效能、更有效地實現公益目標。

今年 5 月，科技濃湯分別在台北、高雄舉辦以「雲端部署策略」為主題的「非營利組織資訊科技運用座談會」，共邀請 84 間非營利組織與會，聚焦於以雲端化為主軸的 Office 365 介紹以及導入經驗、遭遇挑戰的分享，協助各組織認識新科技趨勢，並且共同探索數位工具能夠為組織創造的可能，期望協助非營利組織運用創新科技提升組織效能、更有效地實現公益目標。

「從無到有，從有到更豐富」，逐步建立協作平台，提升組織生產力與安全性

本次座談會首先簡單介紹 Office 365 的各項功能以及對非營利組織帶來的幫助，包括提升生產力與安全性，讓與會的組織在一定的知識基礎下，參考其他組織的作法，並了解導入過程中可能遇到的困境，進而審慎思考是否要導入 Office 365。

在 AI 科技下，Power Point 中加入的智慧翻譯、設計構想功能，提供文書處理更方便、快速的方法，讓組織人員能夠將時間、精力用於實現組織目標。更以實作的方式，讓各個組織快速認識跨團隊、組織協作工具－Teams，在 Teams 中組織成員可以依照專案進行分組，並且將所有所需工具、檔案加入群組，集中管理並共同協作，提升討論、執行效率。最後，也鼓勵各組織導入企業級的資安防護，以保障組織機敏資料的安全，例如：個案資料、捐款人資料等。

為維護員工權益，為每位同仁建置電子郵件而導入 Office 365

一個組織要導入新的作業系統需要契機，心路基金會資訊組組長林育德在座談會中提到，2018 年，他們為了維護員工權益，為每一位同仁建置電子郵件，又考量到有些免費信箱有數量、容量上限，因此才決定導入 Office 365 。

目前心路基金會主要使用 Office 365 的 Outlook、OneDrive 及 SharePoint，他也不吝與各個組織分享基金會目前的做法及每一項工具的導入重點提示，例如：運用 SharePoint 進行場地租借管理及專案管理；使用共同的 OneDrive 空間前要做好足夠的教育訓練，建立員工分享權限、時間的概念，也要注意同仁不小心刪除檔案。

喜憨兒基金會推行雲化年計畫，進一步運用 Office 365 進階功能

喜憨兒基金會資訊組長吳宗峻提到，喜憨兒一開始是為了解決郵件、檔案儲存問題而導入 Office 365，越來越熟悉系統後，開始運用 Office 365 為組織建立各種平台，優化組織的運作和提升作業效率，其中包括由 OneDrive、SharePoint、Teams 建立的協作平台；由 Forms、SharePoint、Steam 組成的訓練平台等等，更運用 PowerApp 創建教育訓練課程管理與 QRCode 報到 App ，未來預計將 Dynamics 365、Flow 等功能再運用於組織的照護及支持者管理。

吳組長大方與各組織分享基金會目前的做法與成果，透過他的經驗分享，已導入的組織可以更深入了解 Office 365 帶來的便利與可能，並參考他們的做法，更進一步運用資訊工具達成組織目標，實踐「從有到更豐富」的理想。

改用雲端空間=捨棄 NAS 硬碟？伯大尼兒少家園使用 SharePoint「半取代」NAS

過去伯大尼兒少家園的資料儲存十分依賴 NAS 硬碟，但也常因為故障或空間不足而需要添購新的硬碟，然而，組織的經費有限，因此他們開始使用 Office 365 ，以雲端空間儲存、備份資料，降低硬體購買支出及設備損壞造成的風險。除此之外，伯大尼兒少家園的俊曄也提到，組織工作常常需要出外勤，而使用隨身碟裝載資料常常發生資料遺漏或病毒問題，改以雲端空間儲存檔案，資料的取得變得更安全、方便。

伯大尼兒少家園以 SharePoint「半取代」NAS 的做法，引起在場組織對於地端硬碟使用的討論，雲端空間是否可以完全取代地端硬碟呢？而雲端與地端空間是否可以相互搭配使用呢？經過組織之間的經驗分享與討論，可以發現NAS硬碟的使用有所限制，要在短時間內完全以雲端空間取代仍有難度，目前看來，雲端與地端兩者相互搭配，並妥善設置異地備援機制仍是比較適當且安全的做法。

Office 365 導入心法：站在巨人的肩膀上，組織間互相幫助

座談會的尾聲，由協助超過 10 間非營利組織的林合昕先生，向與會組織們傳授 Office 365 的「導入心法」，幫助預計導入，或初步導入的組織能更順暢地適應新的雲端系統，並且發揮系統的最大價值。合昕以多年來的經驗，提出組織導入 Office 365 時會可能遇到的困難與挑戰，並提供相對應的解法，例如：以「敏捷開發」與 Office 365 工具進行組合，解決高昂的、系統開發的成本問題；以外包方式突破組織軟、硬體的限制。

最後，合昕鼓勵各個組織多加運用由科技濃湯與台灣微軟提供的免費資源與技術協助，站在巨人的肩膀上，並且各組織間互相幫助，跟上新興科技的浪潮，以雲端策略促進組織成效，幫助更多需要幫助的人！