最新消息與活動台灣微軟企業公民 - 疫情之下數位工具幫助非營利組織一臂之力將關懷與愛得以延續

日期：2020/10/06

台灣微軟企業公民 - 疫情之下數位工具幫助非營利組織一臂之力將關懷與愛得以延續

面對 COVID-19 的襲擊，全球經濟面臨停擺，許多企業啟用遠距辦公、線上會議等方式減少衝擊；於此同時，非營利組織也受到了嚴峻的挑戰：疫情增加募集資源的困難、原先的服務模式更面臨變革。如何在疫情時代下穩定地提供服務與營運，成為非營利組織的重要課題。

危機雖是挑戰，但同時也是改變的契機所在，數位工具不僅能幫助非營利組織有效地提升生產力，更能因應不同的組織文化與規模，整合資源與內外溝通的媒介，增加工作效率與營運彈性。

數位轉型之路，微軟與非營利組織一起同行

透過行之有年的軟體捐贈，微軟致力於賦能非營利組織，期望藉由數位工具的協助，讓站在第一線的非營利組織成就更多；同時也透過實體活動的舉辦，搭起一個交流的平台，讓非營利組織們得以交流，分享數位浪潮下的挑戰與契機。今年與科技濃湯特別以「NPO 的資訊策略與佈局——極端氣候 / 全球流動傳染病疫情，盤點與應變」為主題，分別舉辦三場的資訊運用座談會，探討在疫情的影響下，非營利組織如何跟上數位轉型的趨勢，導入有效的軟體與系統，以確保組織和服務運作的穩定，同時透過善用數位科技，來擴大組織的影響力。座談會更透過參與式的活動設計與討論，邀請在數位轉型過程中已呈現成果的組織，一起分享他們的策略與經驗。

活動中，引導員以波浪的不同狀態，來譬喻 NPO 們會因為自身的營運狀況、規模與組織文化而遭遇不同的難題，並透過分組討論的方式，讓 NPO 們了解自身現況也相互腦力激盪，不但為彼此帶來新的觀點，也讓大家在一起面臨挑戰時能互相激勵、看見希望。

使用 Office 365 維持溝通熱度並提升服務效率

在座談會中，羅慧夫顱顏基金會的陳依伶執行長分享在疫情期間，組織如何應用數位工具提升服務效率。因為疫情影響，基金會原本的「門診跟診」和「出國義診」的服務都被迫取消，但他們透過 Office 365 與 Teams 繼續進行文件的協作共筆與跨區跨國的視訊會議。過去基金會跟海外團隊必須透過義診才會有面對面的互動，但現在透過 Teams 使用視訊會議，反而與合作的跨國醫生維持更緊密的聯繫關係，同時 Teams 的翻譯功能也讓他們能更順暢地與國外的夥伴進行溝通，甚至許多合作的跨國醫師也因為視訊會議的成效良好，未來考慮以實體和線上會議並行的方式進行互動。基金會的工作人員也透過人資打卡 App，不必受限於上班地點，可以方便地在家工作或分流上班，志工/喘服員服務紀錄 App 則讓志工的管理更加簡便，而這些資料都可以同步並快速地整合在 Office 365 裡使用，大幅增加工作效率。

陳執行長說：「數位工具的推動其實就是下定決心，就是往前走，遇到問題就解決它，這樣就對了。」因為疫情帶來工作模式的轉變，陳執行長看到基金會的夥伴們積極地學習、使用數位工具，致力提升數位知能，就是希望能透過數位工具，讓個案即使是在疫情期間，仍然可以獲得良好的服務。

擁抱改變加速導入 Office 365 以延續使命

夢想之家的執行長王毓寧也在座談會中分享組織在疫情期間決定數位轉型的契機。面對疫情，夢想之家決定秉持「擷取核心，變換做法，延續使命」的心態與定位，將進攻與防守視為同等重要。除了針對疫情在三個服務場館設立不同階段的防疫原則，同時也訂定相對應的服務應變機制，讓核心服務即便在最嚴重的情況下，仍然還能以線上的方式延續。因此雖然過去組織內部對於改變的意識與接收度不高，但在疫情的挑戰下，夢想之家在 3 個月內便加速完成導入 Office 365 的計畫。

夢想之家將學生陪伴與培訓線上化，彈性地運用不同年齡層學生會使用的數位工具，讓每位學生都能快速上手，同時也成功透過 Teams 對 28 位專業導師進行共 16 小時的線上培訓。基金會的全職團隊也開始運作線上化、辦公分流，過去夢想之家在溝通、存檔、寄信、視訊會議與專案管理時都需要個別使用不同的應用程式，但在導入 Office 365 後，這些程序、資源都可以快速地整合在一起，大幅提升工作效率。

就算萬事皆可棄，但最無法取代的仍然是「陪伴與培訓」，藉由數位工具，夢想之家致力於幫助青少年度過困境的願景不會改變，但因為將陪伴與培訓轉移至線上進行，即使是在疫情期間，夢想之家仍然得以延續使命，讓每一位需要幫助的孩子都能繼續獲得鼓舞與啟發。

危機也是轉機拉近彼此的心

疫情雖然可能必須拉遠人與人之間的實體社交距離，但透過數位工具，我們仍然可以不去改變彼此心的距離，甚至能越拉越近。科技無法取代人際互動與相處的核心價值，卻可以跨越時空的距離，賦予非營利組織更大的力量進行關懷與守護。危機同時也能是轉機，疫情讓非營利組織加速思考如何善用數位工具，增加工作效率，使其經營的體質更具韌性與應變能力，同時讓每一個需要幫助的人，都能夠藉由數位工具的幫助而排除萬難，在艱困的時刻獲得最妥適的溫暖照顧。