หากต้องการจัดการเนื้อหาอย่างมีประสิทธิภาพ คุณต้องให้ความสำคัญกับการจัดระเบียบ การจัดเก็บ การควบคุมการเข้าถึง การทำงานร่วมกัน การปฏิบัติตามข้อบังคับ และการเก็บข้อมูล
การจัดระเบียบเนื้อหาดิจิทัล การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลครอบคลุมถึงเอกสารประเภทข้อความ รูปภาพ เสียง วิดีโอ และมัลติมีเดีย จัดระเบียบเนื้อหาให้เหมาะสม เพื่อให้ทีมของคุณค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและเป็นระบบเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
- ใช้การแท็กเมตาดาต้าเพื่อให้สามารถค้นหาไฟล์ได้
- จัดระเบียบโครงสร้างโฟลเดอร์ให้สอดคล้องกับรูปแบบการทำงานของทีม
- กำหนดรูปแบบการตั้งชื่อให้มีความสอดคล้องกัน
รูปแบบการใช้: ทีมการตลาดต้องค้นหาแอสเซทที่ใช้ในแคมเปญได้อย่างรวดเร็ว Microsoft Search ช่วยให้ทีมสามารถดึงข้อมูลที่มีการแท็กจาก SharePoint และ OneDrive ได้ โดยใช้คำสำคัญ ประเภทไฟล์ หรือรายชื่อผู้จัดทำ
การจัดเก็บข้อมูลและการสำรองเนื้อหา
เนื้อหาขององค์กรควรได้รับการจัดเก็บอย่างปลอดภัยและสำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ เพื่อป้องกันการสูญหายของข้อมูลหรือการโจมตีจากแรนซัมแวร์ ที่เก็บข้อมูลคือที่จัดเก็บเนื้อหาสำหรับการใช้งานในแต่ละวัน ส่วนการสำรองข้อมูลมีไว้ในกรณีที่มีบางอย่างผิดพลาด
- เลือกใช้ระบบจัดเก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์ ภายในองค์กร หรือแบบไฮบริดได้ตามความต้องการของคุณ
- แยกที่เก็บข้อมูลออกจากระบบสำรองข้อมูลเพื่อหลีกเลี่ยงความล้มเหลว ณ จุดเดียว
- วางแผนรับมือการกอบกู้ระบบและการโจมตีจากแรนซัมแวร์
- รับรองว่ามีความต่อเนื่องในการดำเนินธุรกิจ โดยมีแนวทางในการกู้คืนสิทธิเข้าใช้งานและการเข้าถึงระยะไกล
รูปแบบการใช้: ทีมกฎหมายแชร์ไฟล์ที่ละเอียดอ่อนผ่าน OneDrive ให้แก่ที่ปรึกษากฎหมายภายนอก Microsoft 365 Backup ช่วยรับรองว่าจะสามารถกู้คืนไฟล์เหล่านั้นได้ ในกรณีที่เกิดการลบโดยไม่ตั้งใจหรือการโจมตีทางไซเบอร์
นโยบายการกำกับดูแลและการเก็บข้อมูลเนื้อหา การกำกับดูแลเนื้อหาครอบคลุมถึงสิทธิในการเข้าถึงและรับรองว่ามีเพียงผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่จะสามารถเข้าถึงหรือแก้ไขเนื้อหาได้ นโยบายการเก็บข้อมูลช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามข้อบังคับได้อย่างถูกต้อง
- กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามฟังก์ชันงาน เพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและลดความเสี่ยง
- กำหนดระยะเวลาการเก็บข้อมูลตามประเภทของเนื้อหา รวมถึงข้อกำหนดทางกฎหมายหรือความจำเป็นในการดำเนินธุรกิจ
- ทำให้กระบวนการเก็บข้อมูลถาวรและการลบข้อมูลอย่างปลอดภัยเป็นระบบอัตโนมัติ เพื่อลดการดำเนินการด้วยตนเองและรับรองว่ามีความสอดคล้องกัน
รูปแบบการใช้: ทีมการเงินต้องเก็บรักษาเอกสารทางภาษีไว้เป็นเวลาเจ็ดปี Microsoft Purview ใช้ป้ายชื่อการเก็บข้อมูล และนโยบาย
การเก็บข้อมูลช่วยรับรองว่ามีการเก็บข้อมูลถาวรและการกำจัดข้อมูลอย่างปลอดภัย
การทำงานร่วมกัน ทีมงานต้องทำงานร่วมกันในเวลาจริงได้จากทุกที่ ทุกอุปกรณ์ และโซลูชันผลิตภัณฑ์ทุกประเภท
- เปิดใช้งานการเขียนร่วมและการควบคุมเวอร์ชัน
- ใช้กระบวนการอนุมัติสำหรับการตรวจสอบเอกสาร
- รวมไฟล์โครงการไว้ที่ส่วนกลาง
รูปแบบการใช้: ทีมผลิตภัณฑ์ร่วมกันจัดทำแผนการเปิดตัวใน SharePoint โดยใช้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเพื่อมอบหมายงานและติดตามความคืบหน้า
การเผยแพร่และการจัดการ เนื้อหาต้องได้รับการแชร์อย่างปลอดภัยและมีประสิทธิภาพระหว่างทีมและแอปต่างๆ ซึ่งหมายถึงการมีระบบที่รองรับทั้งการจัดการเวิร์กโฟลว์และการผสานรวมระบบต่างๆ เข้าด้วยกัน
- ใช้การควบคุมและสิทธิในการเข้าถึง เมื่อมีการแชร์ข้อมูลทั้งภายในและภายนอกองค์กร
- ผสานรวมเนื้อหาเข้ากับแอปแบบกำหนดเอง เพื่อจัดการไฟล์ใน Microsoft 365 ได้โดยตรง
- ทำให้เวิร์กโฟลว์การเผยแพร่เป็นอัตโนมัติ เช่น วิธีการกำหนดเส้นทาง การอนุมัติ และการเผยแพร่เนื้อหา
รูปแบบการใช้: บริษัทซอฟต์แวร์พัฒนาแอปด้านเนื้อหาซึ่งจัดเก็บคู่มือผู้ใช้ไว้ใน Microsoft 365 SharePoint Embedded ช่วยให้บริษัทจัดการสิทธิ์และการอัปเดตต่างๆ ได้ โดยไม่ต้องสร้างระบบหลังบ้านเพิ่มเติม
การเก็บเนื้อหาถาวรและการลบเนื้อหา
การเก็บถาวรมีไว้เพื่อรักษาเนื้อหาให้สอดคล้องกับข้อบังคับหรือเพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงทางประวัติศาสตร์ การลบเนื้อหาช่วยรับรองว่าเนื้อหาที่ล้าสมัยจะไม่สร้างความสับสนในระบบหรือก่อให้เกิดความเสี่ยง
- เก็บเนื้อหาถาวรตามนโยบายการเก็บข้อมูล
- กำจัดเนื้อหาอย่างปลอดภัยเมื่อสิ้นสุดวงจรชีวิตของเนื้อหา
- เก็บข้อมูลประวัติการตรวจสอบเพื่อการปฏิบัติตามข้อบังคับ
รูปแบบการใช้: ผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพเก็บบันทึกประวัติผู้ป่วยถาวรโดยใช้ Microsoft 365 Archive เพื่อรองรับการเก็บข้อมูลในระยะยาวและการกำจัดข้อมูลอย่างปลอดภัย
ติดตาม Microsoft Copilot