This is the Trace Id: a0080776be47b84a1f1c2fd8187fa982
ผู้หญิงกำลังเขียนบนบอร์ดอัจฉริยะ
บทนำ

กลยุทธ์การเก็บข้อมูลเพื่อยกระดับการกำกับดูแล

ตรงตามมาตรฐาน ปกป้องข้อมูลสำคัญ และรับรองการกู้คืนข้อมูลอย่างรวดเร็วเมื่อสูญหาย เรียนรู้เกี่ยวกับเครื่องมือเก็บข้อมูลอัจฉริยะที่ใช้งานได้ทั่วทั้งองค์กรของคุณ
การเก็บข้อมูลคือกระบวนการจัดเก็บข้อมูลสำคัญในช่วงเวลาที่กำหนด ช่วยปกป้องจากการละเมิด พร้อมทั้งสนับสนุนการปฏิบัติตามข้อบังคับและความต่อเนื่องทางธุรกิจ


การเก็บข้อมูลช่วยให้ธุรกิจตรงตามมาตรฐาน จัดการความเสี่ยง และดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งผสานรวมกับการจัดการเนื้อหาองค์กร (ECM) และระบบการจัดการเอกสาร (DMS) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดเก็บและเรียกคืนข้อมูล
  • กำหนดระยะเวลาการเก็บข้อมูลเพื่อให้ตรงตามมาตรฐานและลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บที่ไม่จำเป็น
  • ใช้ระบบอย่าง ECM และ DMS เพื่อทำให้งานจัดการข้อมูลเป็นไปโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้เก็บและเรียกคืนข้อมูลได้อย่างง่ายดาย
  • ตรวจสอบและปรับปรุงกลยุทธ์การเก็บข้อมูลเป็นประจำให้สอดคล้องกับกฎระเบียบใหม่ๆ และตอบสนองความต้องการทางธุรกิจต่างๆ
  • กำจัดข้อมูลอย่างปลอดภัยเมื่อไม่จำเป็นอีกต่อไป เพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและลดความเสี่ยง
  • ฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับนโยบายการเก็บข้อมูล เพื่อให้ทุกคนเข้าใจบทบาทในการรักษาความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อบังคับ
พื้นหลัง
การเก็บข้อมูล 101

การเก็บข้อมูลหลัก

ปกป้องข้อมูลของคุณ

รักษาความปลอดภัยข้อมูลให้ตรงตามมาตรฐานและเข้าถึงได้ตลอดเวลา 
ผู้หญิงนั่งบนเก้าอี้ใช้แล็ปท็อป

กำหนดนโยบายที่ชัดเจน

กำหนดระยะเวลาการเก็บข้อมูล พร้อมระบุสิทธิ์การเข้าถึง แก้ไข หรือลบข้อมูล
ผู้ชายนั่งบนเก้าอี้ใช้แล็ปท็อป

ทราบระยะเวลาการเก็บข้อมูล

ตรงตามมาตรฐานโดยเก็บข้อมูลตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด
ผู้หญิงกำลังใช้โทรศัพท์

เก็บถาวรเพื่อการเข้าถึงที่ง่ายดาย

จัดเก็บข้อมูลที่ไม่ได้ใช้งานอย่างปลอดภัย พร้อมให้ตรวจสอบหรือใช้ในทางกฎหมาย
ผู้ชายกำลังใช้แล็ปท็อป

ลบได้อย่างมั่นใจ

กำจัดข้อมูลที่ล้าสมัยอย่างปลอดภัยเพื่อรักษาความปลอดภัย

ประเด็นสำคัญของการเก็บข้อมูล

จัดเก็บข้อมูลอย่างชาญฉลาดเพื่อเพิ่มความปลอดภัยและการควบคุม


การเก็บข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพคือหัวใจสำคัญของกลยุทธ์การจัดการข้อมูลในทุกองค์กร ช่วยให้ข้อมูลได้รับการปกป้อง ตรงตามมาตรฐาน และเข้าถึงได้ง่ายเมื่อจำเป็น

นโยบายการเก็บข้อมูล
นโยบายการเก็บข้อมูลกำหนดกฎเกณฑ์เกี่ยวกับระยะเวลาการเก็บข้อมูล รวมถึงการเข้าถึง การแก้ไข หรือการลบข้อมูล ครอบคลุมมาตรฐานสำหรับเมตาดาต้า เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ และกำหนดบทบาทให้กับทีม เช่น ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศและฝ่ายกำกับดูแลการปฏิบัติตามข้อบังคับ การติดตามและการทำให้นโยบายเหล่านี้เป็นอัตโนมัติช่วยเสริมการปฏิบัติตามข้อบังคับและลดความเสี่ยง

ระยะเวลาการเก็บข้อมูล
ระยะเวลาการเก็บข้อมูลจะกำหนดระยะเวลาที่ต้องเก็บข้อมูลตามความละเอียดอ่อนและข้อกำหนดทางกฎหมาย การกำหนดระยะเวลาการเก็บข้อมูลที่เหมาะสมช่วยให้ธุรกิจตรงตามมาตรฐาน จัดการความเสี่ยง และมั่นใจว่าข้อมูลสำคัญพร้อมให้ตรวจสอบหรือใช้ในทางกฎหมาย

การเก็บข้อมูลถาวร
การเก็บข้อมูลถาวรจะจัดเก็บข้อมูลเพื่อใช้งานระยะยาวและเรียกคืนได้อย่างรวดเร็ว การใช้ที่เก็บแบบรวมศูนย์ การจัดทำดัชนีที่ชัดเจน และเมตาดาต้า ช่วยให้องค์กรสามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพเมื่อจำเป็น ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบหรือเหตุผลทางกฎหมาย โดยใช้โซลูชัน DMS หรือ ECM

การกำจัดข้อมูล
เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาการเก็บข้อมูล การลบข้อมูลอย่างปลอดภัยช่วยให้เนื้อหาที่ล้าสมัยถูกลบออกอย่างมั่นใจ การจัดทำระบบสำรองข้อมูลให้สอดคล้องกับนโยบายการเก็บข้อมูลนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการป้องกันไม่ให้ข้อมูลสำคัญถูกเก็บรักษาไว้นานเกินความจำเป็น ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจได้ถึงการปฏิบัติตามข้อบังคับและความปลอดภัย
รูปพื้นหลังสีน้ำเงิน
โซลูชัน

โซลูชันการเก็บถาวรและการสำรองข้อมูล

Microsoft 365 มีโซลูชันที่มีเสถียรภาพสำหรับการปกป้องและกู้คืนข้อมูล รวมถึงการเก็บถาวรระยะยาว การสำรองข้อมูล และเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกัน 

Microsoft 365 Archive

เก็บข้อมูลที่ไม่ได้ใช้งานไว้ใน SharePoint ด้วยที่เก็บข้อมูลที่มีการใช้งานน้อยที่คุ้มค่าและเป็นไปตามข้อบังคับ รับประกันการปฏิบัติตามข้อบังคับ พร้อมรักษาความปลอดภัยและการเข้าถึงข้อมูลของคุณในอนาคต 

Microsoft 365 Backup

ปกป้องข้อมูลของคุณด้วยโซลูชันสำรองข้อมูลที่เชื่อถือได้ เพื่อการกู้คืนที่รวดเร็ว มั่นใจในความต่อเนื่องทางธุรกิจและการฟื้นฟูข้อมูลที่สูญหายหรือเสียหายได้อย่างรวดเร็ว 

SharePoint ใน Microsoft 365

แชร์ จัดการ และค้นหาเนื้อหาได้อย่างง่ายดายด้วย SharePoint ที่ผสานรวมกับ Microsoft 365 Backup และ Archive เพื่อให้ข้อมูลของคุณปลอดภัยและเข้าถึงได้เสมอ 

เหตุใดการเก็บข้อมูลจึงสำคัญสำหรับองค์กร 

ปกป้องอนาคตของข้อมูลคุณ


การเก็บข้อมูลเป็นกลยุทธ์สำคัญสำหรับการปฏิบัติตามข้อบังคับ การปกป้อง และการเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน นโยบายการเก็บข้อมูลที่ชัดเจนช่วยให้ธุรกิจปลอดภัย กู้คืนได้รวดเร็ว และบริหารจัดการข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ

การปฏิบัติตามระเบียบบังคับ
การเก็บข้อมูลช่วยให้องค์กรของคุณปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย เช่น HIPAA, GDPR และ SOX การเก็บข้อมูลตามระยะเวลาที่กำหนดและจัดเก็บอย่างปลอดภัยช่วยให้คุณตรงตามมาตรฐานและหลีกเลี่ยงค่าปรับมูลค่าสูง

การจัดการความเสี่ยงและการปกป้องข้อมูล
กลยุทธ์การเก็บข้อมูลที่เหมาะสมช่วยให้คุณปกป้องข้อมูลจากการสูญหาย แรนซัมแวร์ และการลบโดยไม่ตั้งใจได้ โซลูชันสำรองข้อมูลและระยะเวลาการเก็บข้อมูลที่มีโครงสร้างช่วยให้คุณกู้คืนจากเหตุการณ์รบกวนได้อย่างรวดเร็ว พร้อมรักษาข้อมูลสำคัญให้ปลอดภัย

การจัดเก็บและการเรียกคืนเนื้อหาอย่างมีประสิทธิภาพ
นโยบายการเก็บข้อมูลที่ชัดเจนช่วยให้การจัดเก็บ การเก็บถาวร และการเรียกคืนข้อมูลเป็นไปอย่างราบรื่น การจัดประเภทข้อมูลและการกำหนดระยะเวลาการเก็บข้อมูลช่วยให้คุณประหยัดเวลาและทรัพยากรได้ พร้อมเข้าถึงเนื้อหาสำคัญได้อย่างรวดเร็ว

การกำกับดูแลเนื้อหาที่ดีขึ้น
นโยบายการเก็บข้อมูลที่ชัดเจนช่วยปรับปรุงความรับผิดชอบและความเป็นเจ้าของข้อมูล การกำหนดบทบาทและเวิร์กโฟลว์ที่ชัดเจนช่วยให้การจัดการและการควบคุมเป็นไปอย่างสม่ำเสมอ ช่วยให้ปลอดภัยยิ่งขึ้นและดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ข้อกำหนดการปฏิบัติตามข้อบังคับสำหรับการเก็บข้อมูล

ปฏิบัติตามมาตรฐานทางกฎหมายและปกป้องธุรกิจของคุณ
 

จำเป็นต้องปฏิบัติตามข้อบังคับเพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลได้รับการจัดเก็บ การปกป้อง และการกำจัดอย่างถูกต้อง กฎระเบียบกำหนดระยะเวลาการเก็บข้อมูลแต่ละประเภท วิธีการปกป้อง และเวลาที่ต้องลบข้อมูลอย่างปลอดภัย การไม่ปฏิบัติตามข้อบังคับเหล่านี้อาจส่งผลให้ถูกปรับ เสียชื่อเสียง และทำให้ตกอยู่ในความเสี่ยง

ข้อบังคับทั่วไปเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูล (GDPR)
  • ใช้กับองค์กรที่ประมวลผลข้อมูลของพลเมืองสหภาพยุโรป (EU) ทุกแห่ง 
  • ข้อมูลส่วนบุคคลต้องเก็บไว้เฉพาะในระยะเวลาที่จำเป็นสำหรับวัตถุประสงค์เดิมเท่านั้น 
  • องค์กรต้องกำหนดและจัดทำนโยบายระยะเวลาการเก็บข้อมูลอย่างชัดเจน 
  • ข้อมูลส่วนบุคคลต้องถูกลบอย่างปลอดภัยเมื่อไม่จำเป็นต้องใช้งานแล้ว 
กฎหมายความเป็นส่วนตัวของผู้บริโภคในรัฐแคลิฟอร์เนีย (CCPA) / กฎหมายสิทธิ์ความเป็นส่วนตัวของรัฐแคลิฟอร์เนีย (CPRA)
  • บังคับใช้ตามกฎหมายของรัฐแคลิฟอร์เนีย 
  • องค์กรต้องเปิดเผยนโยบายการเก็บข้อมูลและประเภทข้อมูลส่วนบุคคลที่เก็บรวบรวม 
  • ผู้บริโภคมีสิทธิ์ขอลบข้อมูลส่วนบุคคลของตน 
  • องค์กรต้องดำเนินการตามคำขอลบข้อมูลภายในระยะเวลาที่กำหนด 
Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA)
  • บังคับใช้ตามกฎหมายรัฐบาลกลางของสหรัฐอเมริกา 
  • องค์กรด้านสุขภาพต้องเก็บรักษาระเบียนทางการแพทย์และข้อมูลสุขภาพส่วนบุคคล (PHI) อย่างน้อย 6 ปี 
  • ข้อมูล PHI ต้องถูกกำจัดอย่างปลอดภัยเมื่อไม่จำเป็นต้องใช้งานแล้ว 
กฎหมาย Sarbanes–Oxley (SOX)
  • บังคับใช้ตามกฎหมายรัฐบาลกลางของสหรัฐอเมริกา 
  • บริษัทมหาชนต้องเก็บรักษาบันทึกทางการเงินและบัญชีอย่างน้อย 7 ปี 
  • บันทึกดังกล่าวต้องถูกกำจัดอย่างปลอดภัยหลังจากสิ้นสุดระยะเวลาการเก็บข้อมูล
กฎหมายคณะกรรมาธิการว่าด้วยการค้าแห่งสหพันธรัฐ (FTC)
  • บังคับใช้ตามกฎหมายรัฐบาลกลางของสหรัฐอเมริกา 
  • ข้อมูลต้องถูกเก็บรักษาไว้ใน"ระยะเวลาที่สมเหตุสมผล"เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ 
  • ข้อมูลต้องถูกกำจัดอย่างปลอดภัยเมื่อไม่จำเป็นต้องใช้งานแล้ว
กฎหมาย Gramm-Leach-Bliley (GLBA)
  • บังคับใช้ตามกฎหมายรัฐบาลกลางของสหรัฐอเมริกา 
  • สถาบันการเงินต้องเก็บรักษาบันทึก (เช่น ข้อมูลลูกค้า) อย่างน้อย 5 ปี 
  • สถาบันต้องมั่นใจว่าข้อมูลลูกค้าถูกกำจัดอย่างปลอดภัยเมื่อไม่จำเป็นต้องใช้งานแล้ว
สำนักงานความปลอดภัยและอาชีวอนามัย (OSHA)
  • บังคับใช้ตามกฎหมายรัฐบาลกลางของสหรัฐอเมริกา 
  • บันทึกต้องระบุรายละเอียดพนักงาน ประเภทเหตุการณ์ และการรักษาที่ได้รับอย่างครบถ้วน 
  • นายจ้างต้องเก็บรักษาบันทึกการบาดเจ็บและการเจ็บป่วยในที่ทำงานอย่างน้อย 5 ปี 
  • บันทึกการสัมผัสสารอันตราย (เช่น แร่ใยหินหรือสารตะกั่ว) ต้องเก็บรักษาเป็นเวลา 30 ปี
กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (PIPEDA)
  • บังคับใช้กับองค์กรภาคเอกชนทั่วประเทศแคนาดา (ยกเว้นจังหวัดที่มีกฎหมายในลักษณะเดียวกัน) 
  • บุคคลมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลของตนและขอแก้ไขได้ 
  • ข้อมูลส่วนบุคคลต้องเก็บรักษาเฉพาะในระยะเวลาที่จำเป็นเพื่อวัตถุประสงค์ที่เก็บรวบรวมเท่านั้น 
  • องค์กรต้องกำหนดนโยบายการเก็บข้อมูลที่ชัดเจน และกำจัดข้อมูลส่วนบุคคลอย่างปลอดภัยเมื่อไม่จำเป็นต้องใช้งานแล้ว
 

สร้างนโยบายการเก็บข้อมูลขององค์กรคุณเอง

  1. เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบข้อมูล
    ระบุและจำแนกประเภทและระดับความละเอียดอ่อนของข้อมูล
  2. กำหนดระยะเวลาการเก็บข้อมูล
    ปฏิบัติตามข้อบังคับ เช่น HIPAA หรือ GDPR และแยกความต้องการระยะสั้นกับระยะยาวอย่างชัดเจน
  3. กำหนดกฎเกณฑ์ทั้งสำหรับการจัดเก็บและการกำจัดข้อมูล
    กำหนดมาตรการจัดเก็บ การเก็บถาวร และการลบข้อมูลอย่างปลอดภัย
  4. มอบหมายบทบาทหน้าที่
    ชี้แจงความเป็นเจ้าของและความรับผิดชอบในแต่ละทีมอย่างชัดเจน
  5. ฝึกอบรมและทำให้เป็นอัตโนมัติ
    ให้ความรู้ทีมงานและใช้ระบบอัตโนมัติในการบังคับใช้นโยบาย (เช่น การแจ้งเตือนและการลบข้อมูลตามกำหนดเวลา)
  6. ติดตามผลเพื่อพัฒนาประสิทธิภาพ
    ตรวจสอบและปรับปรุงนโยบายอย่างสม่ำเสมอให้สอดคล้องกับกฎระเบียบและความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไป
รูปพื้นหลังสีน้ำเงิน
นโยบายการเก็บข้อมูล

วิธีสร้างและปรับใช้นโยบายการเก็บข้อมูล

การนำนโยบายการเก็บข้อมูลที่มีประสิทธิภาพมาใช้ถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการปฏิบัติตามข้อบังคับและการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อให้องค์กรของคุณบริหารจัดการการเก็บข้อมูล การจัดเก็บ และการกำจัดข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ ลดความเสี่ยง และสอดคล้องกับกฎหมาย

ขั้นตอนที่ 1: ตรวจสอบข้อมูลที่มีอยู่

ระบุข้อมูลที่องค์กรมีและจำแนกประเภทและระดับความละเอียดอ่อนของข้อมูลเหล่านั้น ซึ่งช่วยจัดลำดับความสำคัญของข้อมูลสำหรับการเก็บรักษาและรับประกันการปฏิบัติตามข้อบังคับ

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดระยะเวลาการเก็บข้อมูล

กำหนดระยะเวลาการเก็บข้อมูลตามข้อกำหนดทางกฎหมาย (เช่น HIPAA, SOX และ GDPR) นิยามความต้องการระยะสั้นและระยะยาวอย่างชัดเจน เพื่อหลีกเลี่ยงการเก็บข้อมูลเกินความจำเป็น 

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดขั้นตอนการจัดเก็บ การเก็บถาวร และการกำจัดข้อมูล

กำหนดวิธีการจัดเก็บ การเก็บถาวร และการลบข้อมูลอย่างปลอดภัย รับรองว่าระบบสำรองข้อมูลสอดคล้องกับนโยบายการกำจัดเพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน 

ขั้นตอนที่ 4: กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ

ชี้แจงความรับผิดชอบในกระบวนการเก็บข้อมูลระหว่างฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ ฝ่ายกำกับดูแลการปฏิบัติตามข้อบังคับ และฝ่ายธุรกิจ มอบหมายความรับผิดชอบเพื่อให้มั่นใจว่านโยบายถูกบังคับใช้

ขั้นตอนที่ 5: ฝึกอบรมทีมและผสานรวมกับเวิร์กโฟลว์

ฝึกอบรมทีมงานเกี่ยวกับการจัดประเภทข้อมูล การจัดเก็บ และการกำจัดข้อมูล ใช้ระบบอัตโนมัติในการบังคับใช้นโยบายด้วยการแจ้งเตือนและการลบข้อมูลตามกำหนดเวลา เพื่อความสอดคล้อง 

ขั้นตอนที่ 6: ติดตาม ตรวจสอบ และปรับปรุง

ดำเนินการตรวจสอบและตรวจทานอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้นโยบายเป็นปัจจุบันและสอดคล้องกับกฎระเบียบใหม่ๆ อัปเดตนโยบายตามความจำเป็นเพื่อให้ตรงตามมาตรฐาน

สร้างกลยุทธ์การเก็บข้อมูลที่เข้มงวดเพื่อยกระดับการกำกับดูแล

กำหนดกฎเกณฑ์ที่ช่วยปกป้องข้อมูลของคุณ


กลยุทธ์การเก็บข้อมูลที่เข้มงวดถือเป็นหัวใจสำคัญในการรับประกันการปฏิบัติตามข้อบังคับ ความต่อเนื่องทางธุรกิจ การลดความเสี่ยง และการประหยัดต้นทุน การปรับใช้นโยบายที่ชัดเจนและระบบที่เชื่อถือได้ช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตรงตามมาตรฐาน และลดความเสี่ยงในการดำเนินงาน


เหตุใดจึงควรใช้แนวทางการเก็บข้อมูลที่เข้มงวด
  • การปฏิบัติตามข้อบังคับ—รับรองการปฏิบัติตามกฎระเบียบต่างๆ เช่น HIPAA, GDPR และ SOX 
  • ความต่อเนื่องทางธุรกิจ—ปกป้องข้อมูลสำคัญเพื่อให้การดำเนินงานไม่สะดุดในช่วงเกิดเหตุขัดข้อง 
  • การลดความเสี่ยง—ช่วยลดโอกาสเกิดการรั่วไหลและการสูญหายของข้อมูล 
  • การประหยัดต้นทุน—หลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นในการจัดเก็บและประมวลผลข้อมูล
องค์ประกอบสำคัญของกลยุทธ์การเก็บข้อมูล
  • นโยบายที่ชัดเจน—กำหนดระยะเวลาการเก็บรักษา ผู้รับผิดชอบ และมาตรการปกป้องข้อมูล 
  • การกำกับดูแล—วางกระบวนการควบคุมการเข้าถึง การตรวจสอบ และความรับผิดชอบอย่างชัดเจน 
  • การจัดเก็บและการเก็บถาวรอย่างปลอดภัย—ปกป้องข้อมูลด้วยวิธีการจัดเก็บที่น่าเชื่อถือและสอดคล้องกับข้อกำหนด 
  • กลยุทธ์การสำรองข้อมูลที่เชื่อถือได้—รับรองว่าสามารถกู้คืนข้อมูลได้อย่างรวดเร็วเมื่อเกิดการสูญหายหรือความเสียหาย
เนื่องจากข้อกำหนดมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ ธุรกิจจึงต้องอัปเดตนโยบายการเก็บข้อมูลเป็นประจำเพื่อจัดการข้อมูลในวงกว้างและตรงตามมาตรฐาน แนวทางเชิงรุกช่วยให้กลยุทธ์ของคุณยังคงมีประสิทธิภาพและสอดคล้องกับข้อกำหนดทางกฎหมายอยู่เสมอ

คำถามที่ถามบ่อย

  • นโยบายการเก็บข้อมูลคือชุดกฎและแนวทางที่กำหนดระยะเวลาการเก็บข้อมูล วิธีการจัดเก็บ รวมถึงเวลาที่ต้องลบหรือเก็บข้อมูลขององค์กรถาวร นโยบายนี้ช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามข้อกฎหมาย พร้อมบริหารจัดการข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ โดยเก็บเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นและกำจัดเนื้อหาที่ล้าสมัยหรือไม่จำเป็นอย่างปลอดภัย
  • เมื่อข้อมูลครบกำหนดระยะเวลาเก็บรักษาแล้ว ควรลบหรือเก็บถาวรอย่างปลอดภัย การลบข้อมูลอย่างปลอดภัยช่วยป้องกันไม่ให้ข้อมูลสำคัญถูกเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต ขณะที่การเก็บถาวรเหมาะสำหรับข้อมูลที่ต้องเก็บรักษาเพื่อปฏิบัติตามข้อบังคับหรือใช้อ้างอิงในอนาคต การตรวจสอบเป็นประจำและระบบอัตโนมัติช่วยบังคับใช้แนวทางเหล่านี้ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลจะไม่ถูกเก็บไว้นานเกินความจำเป็น
  • หากต้องการปรับใช้นโยบายการเก็บข้อมูลเพื่อให้สอดคล้องกับกฎหมาย:

    1. ตรวจสอบข้อมูลที่มีอยู่—ระบุและจำแนกประเภทและระดับความละเอียดอ่อนของข้อมูล
    2. กำหนดระยะเวลาเก็บข้อมูล—ปรับระยะเวลาการเก็บข้อมูลให้สอดคล้องกับกฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง (เช่น HIPAA, GDPR หรือ SOX)
    3. กำหนดขั้นตอนการจัดเก็บและการกำจัด—ระบุวิธีการจัดเก็บที่ปลอดภัย กระบวนการเก็บถาวร และแนวทางการลบข้อมูล 
    4. กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ—ชี้แจงความรับผิดชอบให้ชัดเจนระหว่างฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ ฝ่ายกำกับดูแลการปฏิบัติตามข้อบังคับ และฝ่ายธุรกิจ
    5. ตรวจทานเป็นประจำ—ตรวจสอบและปรับปรุงนโยบายเป็นระยะ เพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ
  • การกำกับดูแลเนื้อหาคือการกำหนดนโยบายและกระบวนการที่ควบคุมการจัดการ การเข้าถึง การจัดเก็บ และการลบข้อมูลและเนื้อหาภายในองค์กร ช่วยให้เนื้อหาดังกล่าวได้รับการปกป้อง ตรงตามมาตรฐาน และเข้าถึงได้เมื่อจำเป็น การกำกับดูแลที่ดีต้องมีการกำหนดบทบาท ความรับผิดชอบ และกระบวนการทำงานที่ชัดเจน เพื่อบริหารจัดการข้อมูลอย่างปลอดภัย
  • การสำรองข้อมูลเนื้อหาคือกระบวนการสร้างและจัดเก็บสำเนาข้อมูล เพื่อปกป้องข้อมูลจากการสูญหายหรือความเสียหาย กลยุทธ์การสำรองข้อมูลช่วยให้สามารถกู้คืนเนื้อหาสำคัญได้เมื่อเกิดการสูญหายจากความล้มเหลวของระบบ การโจมตีทางไซเบอร์ (เช่น แรนซัมแวร์) หรือการลบโดยไม่ได้ตั้งใจ และเป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์การเก็บข้อมูลเพื่อความต่อเนื่องทางธุรกิจ 
  • การเก็บเนื้อหาถาวรคือการจัดเก็บข้อมูลที่ไม่ได้ใช้งานหรือข้อมูลเก่าที่ไม่ได้ใช้งานอย่างต่อเนื่อง แต่ยังต้องเก็บไว้เพื่อปฏิบัติตามข้อบังคับ กฎหมาย หรือวัตถุประสงค์เดิม การเก็บถาวรช่วยให้ข้อมูลถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัยและเข้าถึงได้สำหรับตรวจสอบหรือใช้ในทางกฎหมาย โดยไม่ใช้พื้นที่ในระบบที่ใช้งานอยู่โดยไม่จำเป็น และมักใช้โซลูชันการจัดเก็บที่ปลอดภัยและตรงตามมาตรฐาน เช่น SharePoint หรือแพลตฟอร์มระบบคลาวด์

ติดตาม Microsoft 365

ไทย (ไทย) ความเป็นส่วนตัวด้านสุขภาพของผู้บริโภค ติดต่อ Microsoft ความเป็นส่วนตัว จัดการคุกกี้ ข้อตกลงการใช้งาน เครื่องหมายการค้า เกี่ยวกับโฆษณาของเรา