Outlook için yapay zeka e-posta yardımcısı

Yapay zeka e-posta yardımcısı, insanların gelen kutularını yönetmelerine yardımcı olan bir araçtır. Yapay zeka e-posta oluşturucu ve e-posta otomasyon yazılımı olarak da bilinen bu araç mesajları düzenleyebilir, yanıt önerisinde bulunabilir, önemli e-postaları önceliklendirebilir, e-posta taslağı oluşturabilir hatta toplantı planlama gibi bazı görevleri otomatikleştirebilir.

Hem işletmeler hem de bireysel kullanıcılar bu yazılımı; iletişimi kolaylaştırmak, gelen kutusundaki dağınıklığı en aza indirmek ve tekrarlayan e-posta görevlerinde zamandan tasarruf etmek için kullanabilirler.

 Outlook’ta, Microsoft Copilot da dahil olmak üzere çok sayıda yapay zeka destekli araç bulunur.

Yapay zeka e-posta yardımcıları, farklı görevleri hızlandırarak e-posta ve toplantı yönetimine ayırmanız gereken zamanı azaltır. Gelin, e-posta otomasyon yazılımının bunu nasıl yaptığına bir bakalım.

Düzinelerce yeni e-postayı kendiniz düzenlemek yerine, işin büyük kısmını aşağıdaki şekilde yapay zekaya yaptırabilirsiniz:

 

• Akıllı düzenleme. Yeni e-postaları tarar ve iş, kişisel, promosyon ve seyahat gibi kategorilere ayırarak aradıklarınızı hızlıca bulmanızı sağlar.
• Özel klasörler. E-postalarınız için, alışkanlıklarınıza göre otomatik olarak klasörler oluşturur.
• E-posta etiketleme. E-postalarınıza, içeriğe veya gönderene bağlı olarak “Acil” veya “Takip et” gibi etiketler ekleyerek görevleri daha kolay önceliklendirmenizi sağlar.
• Gereksiz e-posta filtreleme. Gereksiz veya önemsiz mesajları filtreleyerek dikkatinizi dağıtacak şeylerle kaybettiğiniz vakti azaltır.

Örneğin çocuğunuzun öğretmeni veya yöneticiniz gibi belirli kişilerden gelen e-postaları yüksek öncelikli olarak işaretleyebilirsiniz.

Toplantı ve görevlerinizi otomatik olarak planlamanıza, düzenlemenize ve bunları takip etmenize yardımcı olan yapay zekayla takvim yönetmenin zorluklarından kurtulun. İşte sizin için yapabilecekleri:

 

• Akıllı planlama. Takviminizi analiz edin ve farklı zaman dilimlerini hesaba katıp çakışmalardan uzak durarak herkes için en uygun toplantı zamanlarına yönelik öneriler alın.
• Hafızanızı tazeleyin. Ne zamana ayarladığınızı bilmediğiniz bir toplantıyı bulmak için takviminizi el ile taramak yerine yapay zekadan sizin için bunu bulmasını isteyin.
• Anımsatıcılar. Yaklaşan etkinlik ve görevleri çok geç olmadan hatırlatan anımsatıcılarla planlarınıza uyun.

Örneğin yapay zeka e-posta yardımcınızla her ay tekrarlanan bir toplantı ayarlayın ve katılımcılara davet göndermesini, herkese uygun bir zaman belirlemesini ve bir gündem önermesini isteyin.

Yapay zeka e-posta yardımcıları, e-posta yazmanızı ve gelen e-postalara yanıt vermenizi kolaylaştırır. Sizin için ilk taslakları oluşturabilir ve e-postalarınızın daha net ve profesyonel olmasını sağlayabilirler. E-posta yazmanın sıkıcı hatta rahatsız edici olabileceğini hepimiz biliyoruz. Bu yüzden biraz yardım almak, işleri çok kolaylaştırabilir. İşte günlük iletişiminizi kolaylaştıracak özellikler:

 

• Otomatik yanıtlar. “Görüşme zamanını değiştirebilir miyiz?” gibi sıklıkla sorulan sorular için yapay zeka, tek tıkla gönderebileceğiniz hızlı ve mantıklı yanıtlar önerebilir.
• Yapay zeka tarafından oluşturulan taslaklar. Yapay zeka yardımcınızdan, bir konuşmanın içeriğine göre ister basit bir bilgi talebi ister daha ayrıntılı bir şey içeren bir e-posta yazmasını isteyin ve sıfırdan başlamak zorunda kalmayarak vakit kazanın.
• Daha kaliteli bir yazım. Yapay zeka, e-postalarınızın net olmasını sağlamak için dil bilgisini ve akıcılığı denetler. Siz bir adım daha ileri gidin ve yapay zekaya, mesajınızı en iyi şekilde aktarabilmek için tercih ettiğiniz tonu söyleyin.

Örneğin yapay zekadan, teşekkür mesajlarına ve etkinlik davetlerine düşünceli yanıtlar önermesini isteyebilirsiniz.

Yapay zeka e-posta yardımcıları, yalnızca gelen kutunuzu denetlemenize yardım etmekle kalmaz, daha akıllı çalışmanızı da sağlar. Tekrarlı görevleri halledip e-postaları yönetme ve önceliklendirme şeklinizi iyileştirdiğinizde önemli şeylere odaklanacak daha fazla vaktiniz olur. İşte sağladıkları değerler:

 

• Artan üretkenlik. E-postalarınızı düzenlemek, rutin sorulara yanıt vermek ve toplantı ayarlamak için saatler harcamak yerine bırakın, yapay zeka bunları otomatik olarak yapsın.
• Daha akıllı önceliklendirme. Yapay zeka, acil talepler ve önemli güncelleştirmeler gibi, dikkatinizi vermeniz gereken ilk e-postaları vurgulayarak önemli bilgileri kaçırmanıza engel olur.
• Sorunsuz e-posta yönetimi: Yapay zeka, e-postaları doğru klasörlere taşıyarak veya mesaj taslakları oluşturarak gelen kutunuzun sorunsuz işlemesini sağlar.

Yapay zekanın popülerliği arttıkça güvenliği ve veri gizliliği konusundaki endişeler de artıyor. Neyse ki Microsoft, Copilot’a sağlam gizlilik ve güvenlik önlemleri ekledi.

Veri denetimi ve gizlilik. Copilot, yalnızca yanıt oluşturmak için ona sunduğunuz bilgileri kullanır ve temel yapay zeka modellerini eğitmek için sizin verilerinizden yararlanmaz. Bu da e-posta içeriklerinizin, takviminizdeki ayrıntıların ve dosyalarınızın gizli kalacağı ve yapay zekayı iyileştirmek için kullanılmayacağı anlamına gelir.

Güvenli veri işleme. Copilot, gönderirken ve saklarken tüm verileri şifreler. Güvenlik önlemlerinin bir parçası olarak bireylerin ve kurumların verileri ayrı ayrı tutulur. Microsoft; Genel Veri Koruma Yönetmeliği ve bulut gizliliği için Uluslararası Standardizasyon Teşkilatı/Uluslararası Elektroteknik Komisyonu kılavuzları gibi global veri güvenliği standartlarını da takip eder.

Saydamlık ve gözetim. Copilot’ın verilere nasıl erişeceğine ve bunları nasıl işleyeceğine bireyler ve yöneticiler karar verir. Örneğin Copilot’ın erişebileceği alanları kısıtlamak için hassaslık etiketlerini kullanabilir, saydamlık ve uyumluluk elde etmek içinse Copilot ile yapılan etkileşimleri izlemek üzere denetim günlüklerini görüntüleyebilirsiniz.

Kurumlar için Copilot’ta gizlilik hakkında daha fazla ayrıntı görmek için Microsoft 365 Copilot’ta Veri, Gizlilik ve Güvenlik başlığını ziyaret edin. Veya bireyler için Copilot’ta gizlilik hakkında daha fazla ayrıntı görmek için Ev için Microsoft 365 Uygulamalarında Copilot: verileriniz ve gizliliğiniz başlığını ziyaret edin. 

Outlook'ta Copilot, doğal dil istemlerine yanıt vererek e-posta, planlama ve üretkenlik konularında size yardımcı olur. İşte Copilot’tan isteyebileceğiniz bazı şeyler. (İş için Microsoft 365 ve Bireysel veya Aile abonelikleri arasında, özellikler değişkenlik gösterebilir.)

• “Ekibe, sunumları için teşekkür eden bir e-posta yaz.”
• “Bir teklif talebi için e-posta yazma konusunda ipuçları ver.”
• “Bu e-posta için, önerilen zaman çizelgesini kabul eden bir yanıt taslağı oluştur.”

• “[Ad] tarafından gönderilen tüm e-postaları ‘Faturalar’ klasörüne taşı.”
• “[Ad] tarafından bütçe raporu ile ilgili olarak gönderilen son e-postayı bul.”

• “Bu e-posta yazışmasının önemli noktalarını özetle.”
• “[Proje adı] ile ilgili son gelişmeler neler?”

• “Önümüzdeki hafta, [ad] ile 30 dakikalık bir toplantı planla ve en uygun zamanı seç.”
• “Proje ekibi için her ay tekrar eden bir toplantı ayarla.”
• “[Ad] ile bir sonraki toplantım ne zaman?”

• “Bu hafta benden @bahsedilen e-postaları ve Teams mesajlarını göster.”
• “[Konu] hakkında geçen hafta bana e-posta ile gönderilen [ad] dosyasını bul.”

• “[Tarih aralığı] için planladığım seyahat için İş Yeri Dışında iletisi ayarla.”
• “Bugünkü okunmamış e-postalarımda herhangi bir eylem öğesi var mı?”

• “Bu e-postayı, daha profesyonel şekilde yeniden yaz.”
• “Bu e-postayı daha geniş bir kitleye ulaşabilecek şekilde basitleştir.”