Помічник з електронної пошти на основі ШІ для Outlook

Помічник з електронної пошти на основі ШІ – це інструмент, який допомагає керувати поштовими скриньками. Цей інструмент також відомий як програмне забезпечення для автоматизації електронної пошти та генератор електронних листів на основі штучного інтелекту. Він може впорядковувати повідомлення, пропонувати відповіді, розставляти пріоритети для важливих листів, створювати чернетки листів і навіть автоматизувати певні завдання, як-от планування нарад.

Компанії та окремі користувачі використовують це програмне забезпечення, щоб спрощувати комунікацію, упорядковувати папку "Вхідні" й витрачати менше часу на повторювані завдання з опрацювання електронної пошти.

У програмі Outlook є багато інструментів, що працюють на основі ШІ, зокрема Microsoft Copilot.

Помічники з електронної пошти на основі ШІ допомагають заощаджувати час на створенні електронних листів і керуванні нарадами, пришвидшуючи виконання різних завдань. Ознайомтеся з основними способами, за допомогою яких програмне забезпечення для автоматизації електронної пошти досягає цих цілей.

Щоб не сортувати десятки нових електронних листів вручну, скористайтеся штучним інтелектом, який пропонує вказані нижче можливості.

 

• Розумне сортування. Скануйте нові електронні листи й упорядковуйте їх за категоріями (наприклад, робота, особисті, реклама, подорожі), щоб швидко знаходити те, що потрібно.
• Користувацькі папки. Автоматично створюйте папки для листів на основі ваших звичок.
• Позначення електронних листів. Позначайте листи тегами, наприклад "Терміново" або "Подальші дії", залежно від вмісту чи відправника, щоб було легше визначати пріоритетність завдань.
• Фільтрування небажаної пошти. Відфільтруйте спам або повідомлення з низьким пріоритетом, щоб тратити менше часу на видалення небажаних листів.

Наприклад, позначте як пріоритетні листи від конкретних людей, як-от керівника чи викладача дитини.

Оптимізуйте керування календарем за допомогою ШІ, який може автоматично планувати, упорядковувати й відстежувати наради та завдання. Ознайомтеся з можливостями ШІ нижче.

 

• Розумне планування. ШІ може аналізувати календар і пропонувати найкращий час для нарад. Це дає змогу уникати конфліктів і враховувати різницю часових поясів.
• Автоматичний пошук. Замість того, щоб вручну шукати в календарі майбутню заплановану нараду, точну дату або час якої ви не пам’ятаєте, попросіть ШІ зробити це за вас.
• Нагадування. Будьте в курсі подій завдяки нагадування про майбутні події та завдання, щоб не пропустити їх.

Наприклад, налаштуйте повторювану щомісячну нараду за допомогою помічника з електронної пошти на основі ШІ та попросіть його надсилати запрошення, вибирати найоптимальніший час для наради й пропонувати порядок денний.

Завдяки помічникам з електронної пошти на основі ШІ писати листи й відповідати на них значно простіше. Вони можуть створювати чернетки листів і допомагати робити їх зрозумілими та професійними. Іноді написання листа може здатися складним завданням, тому невелика допомога стане в нагоді. Нижче описано, як робота помічників спрощує щоденне спілкування.

 

• Автоматичні відповіді. На поширені запитання, наприклад "Чи можемо ми перенести зустріч?", ШІ пропонує швидкі й логічні відповіді, які можна надіслати одним кліком.
• Чернетки, створені ШІ. Попросіть помічника з електронної пошти на основі ШІ написати лист (просто відповідь чи щось детальніше) з урахуванням контексту розмови. Вам не доведеться починати з нуля, завдяки чому ви заощадите час.
• Покращення тексту. ШІ враховує граматику та послідовність тексту, щоб електронні листи були зрозумілими. Ви також можете попросити ШІ використовувати певний тон, який найкраще відповідає стилю повідомлення.

Наприклад, попросіть ШІ запропонувати продумані відповіді на повідомлення з подякою та запрошення на події.

Помічники з електронної пошти на основі ШІ допомагають не лише керувати поштою, але й ефективніше працювати. Помічник бере на себе повторювані завдання та покращує керування листами й визначення пріоритетів, завдяки чому у вас буде більше часу на важливіші справи. Нижче наведено переваги таких помічників.

 

• Підвищення продуктивності. Щоб не витрачати час на упорядкування листів, відповіді на поширені запитання та планування нарад, попросіть ШІ виконувати ці завдання автоматично.
• Розумніше розставляння пріоритетів. ШІ може виділяти електронні листи, які потребують уваги, наприклад термінові запити чи вагомі оновлення, щоб ви не пропустили важливу інформацію.
• Легке керування поштою. Штучний інтелект підтримує порядок у вашій поштовій скриньці, зокрема переміщує електронні листи до потрібних папок і створює чернетки листів.

Зі збільшенням популярності ШІ також зростає занепокоєння щодо безпеки ШІ та конфіденційності даних. Однак корпорація Майкрософт вбудувала в Copilot надійні засоби захисту та забезпечення конфіденційності.

Керування даними та їх конфіденційність. Copilot використовує інформацію, яку ви надаєте, лише щоб генерувати відповіді, і не навчає на цих даних базові моделі ШІ. Це означає, що вміст електронних листів, відомості календаря та файли залишаються конфіденційними й не використовуються для вдосконалення ШІ.

Безпечна робота з даними. Під час надсилання та зберігання Copilot шифрує всі дані. Задля безпеки дані користувачів і організацій зберігаються окремо. Корпорація Майкрософт дотримується світових стандартів захисту даних, зокрема Генерального регламенту із захисту персональних даних і рекомендацій Міжнародної організації зі стандартизації та Міжнародної електротехнічної комісії щодо забезпечення конфіденційності в хмарі.

Прозорість і контроль. Окремі користувачі та адміністратори вирішують, як Copilot отримує доступ до даних і обробляє їх. Наприклад, можна застосовувати мітки делікатності, щоб обмежувати доступ Copilot до певних даних, і переглядати контрольні журнали, щоб відстежувати взаємодії з Copilot для забезпечення прозорості та відповідності вимогам.

Щоб дізнатися більше про конфіденційність Copilot для організацій, відвідайте сторінку Дані, конфіденційність і безпека в Microsoft 365 Copilot. Докладнішу інформацію про конфіденційність Copilot для окремих користувачів можна переглянути на сторінці Copilot у програмах Microsoft 365 для дому: дані та конфіденційність. 

Copilot в Outlook реагує на підказки, надані природною мовою, допомагаючи з електронними листами, плануванням і підвищенням продуктивності. Нижче наведено перелік деяких завдань, які може виконувати Copilot. (У передплатах Microsoft 365 для бізнесу, персонального та сімейного використання доступні різні функцій.)

• "Напиши електронний лист із подякою команді за презентацію".
• "Дай поради з написання листа із запитом на пропозицію".
• "Створи чернетку відповіді на цей лист, погодившись на запропоновані терміни".

• "Перемісти всі листи від [ім’я] в папку «Рахунки-фактури»".
• "Знайди останній лист від [ім’я] зі звітом про бюджет".

• "Створи підсумок основних моментів із цього ланцюжка електронних листів".
• "Надай останню інформацію про проект [ім’я проекту]".

• "Заплануй 30-хвилинну нараду з [ім’я] наступного тижня та вибери найоптимальніший час".
• "Налаштуй повторювану щомісячну нараду з командою проекту".
• "На коли заплановано наступну нараду з [ім’я]?"

• "Покажи електронні листи та повідомлення Teams, у яких мене @згадували цього тижня".
• "Знайди файл, який мені надіслав користувач [ім’я] електронною поштою минулого тижня щодо [тема]".

• "Установи повідомлення «Не на робочому місці» на час моєї поїздки, запланованої на [проміжок часу]".
• "Чи потрібно мені сьогодні виконати якісь дії з непрочитаними листами?"

• "Перепиши цей лист, щоб він звучав професійніше".
• "Спрости цей лист для ширшої аудиторії".