Trace Id is missing
Перейти до основного
Microsoft 365

Генератор електронних листів на основі ШІ: новий підхід до письма

Пишіть чудові електронні листи швидше за допомогою Microsoft 365 Copilot – прямо в Outlook.
Створіть безкоштовний обліковий запис Дізнайтеся про Microsoft Copilot
Жінка працює на ноутбуку

Генератори електронних листів на основі ШІ

Генератори електронних листів на основі ШІ спрощують і прискорюють написання повідомлень. Завдяки генератору в програмі ви витрачатимете менше зусиль на якісні чернетки або керування заповненою папкою "Вхідні".

Висновки

  • Генератори електронних листів на основі ШІ допомагають швидко перетворювати короткі підказки на зрозумілі та професійні повідомлення.
  • Завдяки таким функціям, як налаштування тону та перевірка граматики, ваші листи звучатимуть упевнено, професійно й актуально для аудиторії.
  • Це особливо помітно під час виконання звичайних завдань, як-от обговорення подальших дій, нагадування про наради, коментарі з подякою та відповіді на складні повідомлення.
  • Інструменти на основі ШІ стануть у пригоді людям, для яких англійська не є рідною мовою, оскільки роблять текст чіткішим, покращують формулювання й тон у діловому листуванні.
  • Використання ШІ заощаджує час на виконання повторюваних завдань і дає вам змогу зосередитися на роботі, яка вимагає вашого особистого судження та уваги.
  • Microsoft Copilot в Outlook пропонує вбудовану допомогу ШІ, щоб ви могли створювати чернетки, редагувати й покращувати електронні листи прямо в папці "Вхідні".
  • Ви можете спробувати писати електронні листи за допомогою ШІ під час безкоштовного ознайомлення з Microsoft 365, що передбачає доступ до Copilot у підтримуваних планах і регіонах.

Генератори електронних листів на основі ШІ

Пишіть електронні листи швидше, професійніше та без зайвих зусиль за допомогою спеціального генератора на основі ШІ. Такий інструмент у програмі допоможе створювати якісні повідомлення, що б ви не робили – складали чернетку нового листа чи керували заповненою папкою "Вхідні".

Що таке генератор електронних листів на основі ШІ?

Генератор електронних листів на основі ШІ застосовує можливості ШІ-помічника з написання, щоб спростити та пришвидшити процес підготовки листів. Перевіряючи написаний текст, засоби обробки природної мови аналізують, що ви хочете виразити, і надають рекомендації в реальному часі.
Генератор допомагає створювати якісні повідомлення, упорядковувати папку "Вхідні" та скорочувати час на щоденне листування.

Переваги використання генераторів електронних листів на основі ШІ

Під час написання короткого подальшого повідомлення чи керування заповненою папкою "Вхідні" генератор електронних листів на основі ШІ запропонує вам розумну допомогу, щоб звільнити час для завдань, які потребують людського судження.

Подолання творчої кризи

Часто найважче – це розпочати. Генератор електронних листів на основі ШІ пропонує рекомендації, щоб надихнути вас. Він може швидко створити готову першу чернетку.
Нижче описано, коли це стане в пригоді.
  • Ви сумніваєтеся, як краще сформулювати певну думку.
  • Ви працюєте над делікатним або вкрай важливим листом.
  • Ви хочете справити враження, але не знаєте, із чого почати.

Економія часу й ефективність

Однією з найпрактичніших переваг генератора для написання електронних листів на основі ШІ є економія часу без шкоди для якості.
Це дуже корисно в наведених нижче випадках.
  • Ви керуєте великою кількістю електронних листів. 
  • Вам потрібно відповісти швидко, але зважено. 
  • Ви хочете спростити рутинне спілкування.

Послідовність у спілкуванні

Послідовність – важлива, особливо, коли команди обмінюються повідомленнями від імені компанії. Генератор електронних листів на основі ШІ узгоджує тон, структуру та стиль, щоб електронні листи клієнтам, партнерам або колегам виглядали професійно.
Ось чому це корисно для компаній:
  • підтримує єдиний стиль спілкування між різними підрозділами;
  • стандартизує поширені відповіді або звертання;
  • допомагає уникнути появи схожих варіантів, що можуть призвести до плутанини або пропущених листів.

Чіткість формулювань

Генератори електронних листів на основі ШІ спрощують написання, оскільки дають змогу уточнювати повідомлення, покращувати тон і уникати незрозумілих формулювань. Пишіть листи впевнено для будь-яких цілей: обговорення подальших кроків, обслуговування клієнтів або першого знайомства.
Переваги написання чітких повідомлень. 
  • Менше непорозумінь або повторних запитів.
  • Упевненіше ухвалення рішень.
  • Міцніші та продуктивніші відносини.

Функції створення електронних листів на основі ШІ в Microsoft 365

Генератор електронних листів на основі ШІ Microsoft 365 Copilot в Outlook допомагає писати якісні професійні повідомлення. Генератор, який вбудовано в папку "Вхідні", покликаний підкреслити ваш особистий стиль, а не замінити його.

Перегляньте приклади, як цей інструмент може стати в пригоді.

  Швидко беріться до роботи завдяки розумним чернеткам.
  • Перетворюйте ідеї на повноцінні електронні листи. Введіть кілька слів або коротку підказку, і ШІ перетворить їх на чернетку з чіткою структурою.
  • Подолайте творчу кризу. Забудьте про споглядання пустого екрана – ШІ допоможе швидко розпочати роботу.
  • Поліпшуйте граматику та стиль. Ваша чернетка буде зрозумілою та професійною від самого початку.
Влучно підбирайте тон залежно від нагоди.
  • Це можна зробити одним клацанням миші. Ви без зусиль налаштуєте правильний тон: формальний, дружній, прямолінійний або турботливий.
  • Говоріть мовою вашого адресата. Налаштуйте свій стиль для різних аудиторій, від співробітників до постачальників послуг.
  • Упевнено натискайте кнопку "Надіслати". Коли ваш тон відповідає вашому наміру, ви будете впевнені, що лист передає саме те, що ви хотіли.
Підтримуйте робочий ритм завдяки зручній інтеграції.
  • Використовуйте його в своїй безпосередній роботі. ШІ-помічник для електронної пошти в Outlook усуває потребу в додаткових програмах або переходах між ними.
  • Простота у використанні. Створюйте, редагуйте й надсилайте електронні листи без відриву від робочого процесу.
  • Високий професіоналізм у повідомленнях. IВам буде легко дотримуватись узгодженого стилю в усіх листах.
Кожне повідомлення має виражати вашу індивідуальність.
  • Додайте особистий штрих. Уважайте чернетку відправною точкою та внесіть виправлення на свій смак.
  • Будьте щирими. Особисті акценти відіграють важливу роль у створенні щирих і продуманих повідомлень.
  • Зміцнюйте зв’язки. Відредагувавши свій електронний лист, ви легше встановите контакт з адресатом, чи то вчитель, якому ви хочете подякувати, чи колега, з яким бажаєте краще познайомитися.

Використання генераторів електронних листів на основі ШІ

Генератори електронних листів на основі ШІ дуже корисні, особливо, коли потрібно, щоб повідомлення виглядали зрозуміло, поважно та професійно. Ознайомтеся з кількома сценаріями на щодень, у яких ШІ допомагає спростити комунікацію.

зв’язатися з основними контактами.

Якщо ви домовляєтеся про зустріч з учителем, повідомляєте про технічну проблему чи звертаєтеся до компанії за підтримкою, ви можете писати електронні листи з чіткою структурою та гарним стилем, щоб вони були зрозумілі й ефективні.
Ви можете використовувати генератор у таких цілях:
  • надіслати запит на документи або зустріч;
  • повідомити про проблеми з обслуговуванням;
  • запитати про рахунки, послуги або шкільні події;

Написання ділових електронних листів англійською мовою


Написання ділових електронних листів може бути складним завданням, якщо англійська не ваша рідна мова. Генератор електронних листів на основі ШІ може налаштувати тон, запропонувати формулювання та виправити граматичні помилки, щоб зробити повідомлення зрозумілим і природнім.
Це вам знадобиться для таких цілей:
  • спілкування з роботодавцями, педагогами або державними службовцями;
  • надсилання резюме на бажану посаду електронною поштою;
  • надсилання ввічливих запитів або уточнень.

Турботлива й зрозуміла відповідь

Коли переповнюють емоції, буває складно підібрати влучні слова. Генератор електронних листів на основі ШІ допоможе вам ввічливо відповісти в делікатній ситуації.
Він ефективний у таких випадках:
  • відповідь на скарги або запитання;
  • вибачення за непорозуміння або пояснення ситуації;
  • підтвердження отримання відгуку чи запиту.

Підтримка в написанні електронних листів для учнів

Вміння ввічливо сформулювати електронний лист дуже важливе для учнів. З невеликою допомогою діти й підлітки можуть використовувати генератор електронних листів на основі ШІ, щоб складати ввічливі, продумані повідомлення з чіткою структурою.
Ви можете використовувати його, як описано нижче.
  • Попросити пояснити завдання або допомогти з ним.
  • Попросити про зустріч або розмову.
  • Подякувати вчителю чи наставнику за підтримку.

Реальний вплив написання електронних листів за допомогою ШІ

Ось кілька прикладів того, як генератори електронних листів на основі ШІ реально допомогли працівникам у різних галузях.
 
  • Британська компанія Joos, яка виробляє зарядні пристрої для мобільних телефонів, виходить на міжнародну арену, тому їй потрібно налагодити співпрацю та спілкування в різних часових поясах. Завдяки Copilot в Outlook компанія Joos планує використовувати Copilot для Microsoft 365 під час розширення на ринки в Північній Америці і Європі.
    Співробітники використовують функцію створення чернетки електронного листа, щоб швидко й ефективно листуватися з клієнтами. Вони отримують користь від тренування написання електронних листів, тому що навчаються підтримувати дружній тон навіть тоді, коли мають багато роботи. "Наші клієнти відчули переваги Copilot щойно ми інтегрували цю службу. Вони отримують більш персоналізований підхід до спілкування та швидші відповіді електронною поштою, тому що завдяки Copilot ми краще розуміємо їхні потреби й навіть можемо їх передбачати", – каже Жанетт Іконга, керівниця відділу супроводу клієнтів і взаємодії зі споживачами. "Нам більше не потрібно витрачати на підготовку багато часу, оскільки Copilot заощаджує його для нас.”
  • Головний офіс компанії Sandvik Coromant, яка є світовим лідером із постачання інструментів для різання металу та механічної обробки, розташований у місті Сандвікені в Швеції. Компанія використовує Copilot в Outlook не тільки для підсумовування електронних листів.
    Сільвана Зафарана, спеціалістка з глобальних процесів продажу, пояснює: "Найбільша цінність служби проявляється тоді, коли нам потрібно отримати повне бачення ситуації з певним клієнтом. Оскільки все відображається на бічній панелі в Outlook, менеджер із супроводу клієнтів заощаджує три хвилини на кожній операції, і так багато разів на день".
  • First National Bank (FNB), що входить до складу найбільшої фінансової групи в Африці, надає послуги різним верствам населення Південної Африки, що розмовляють 13 мовами. Багато співробітників добре володіють англійською, але їм складно писати продумані ділові електронні листи, що ускладнює спілкування та вимагає багато часу.
    Цю проблему усуває Copilot в Outlook. "Іноді ми такі зайняті, що відповіді на електронні листи виглядають сухо, їм бракує людської теплоти", – пояснює Кріс Прінслу, керівник відділу розвитку в FNB. І додає: "Copilot постійно пропонує формулювання, які сповнені людських рис, і це входить у звичку, тож працівники починають писати невимушено. Наші клієнти також помічають ці позитивні зміни. Дивно, адже ми боялися, що машини заберуть нашу роботу, але цей інструмент ШІ насправді навчає нас бути співчутливими".

Початок роботи із ШІ від Microsoft

Якщо ви хочете вперше спробувати ШІ від Microsoft, вбудований в Outlook генератор або функцію WriteNowAI в Outlook, ознайомтеся з простими порадами нижче, щоб отримати найкращий результат.

Покрокова інструкція з доступу та використання інструменту

  • Відкрийте Outlook і ввійдіть в обліковий запис Microsoft 365.
  • Напишіть новий електронний лист, натиснувши кнопку "Створити лист".
  • Щоб відкрити помічник із ШІ, клацніть "Створити чернетку за допомогою ШІ".
  • Опишіть своє повідомлення, ввівши коротку підказку, наприклад "Запрошення на нараду наступного тижня".
  • Перегляньте й відредагуйте чернетку відповідно до свого стилю.
  • Налаштуйте тон (якщо доступно), щоб звучати формально, дружньо або прямолінійно.
  • Коли все буде готово, надішліть електронний лист.

Почати безкоштовне ознайомлення з генератором електронних листів на основі ШІ

Дізнайтеся більше про Microsoft Copilot і безкоштовні ознайомлювальні версії залежно від вашого плану та регіону. Це безпечний спосіб спробувати інструменти із ШІ, дослідити основні функції та пересвідчитися, що вони вписуються у ваш робочий процес.
Під час безкоштовного ознайомлення ви можете використовувати генератор електронних листів на основі ШІ для виконання наведених нижче дій.
  • Швидше створювати чернетки професійних електронних листів за допомогою лише однієї підказки.
  • Налаштовувати тон і стиль з огляду на цільову аудиторію.
  • Використовуйте інструмент прямо в папці "Вхідні" – не потрібно нічого налаштовувати.

Як зареєструвати й чого очікувати

  • Перейдіть на веб-сайт Microsoft 365 і знайдіть пропозицію безкоштовної ознайомлювальної версії генератора електронних листів на основі ШІ (зазвичай доступно для нових користувачів).
  • Виберіть план , який включає Outlook і Copilot.
  • Увійдіть в обліковий запис або створіть новий. Це займе лише хвилинку.
  • Відкрийте Outlook і знайдіть функцію "Чернетка з Copilot" або "Пропозиції ШІ".
Випробуйте генератор під час підготовки справжніх електронних листів, як-от повідомлення про подальші кроки, запити або відповіді. Таким чином ви перевірите, як цей інструмент вписується у вашу щоденну роботу.

Запитання й відповіді

  • Корпорація Майкрософт часто пропонує безкоштовну ознайомлювальну версію, яка включає доступ до інструментів для підвищення продуктивності на основі ШІ, як-от Copilot, на весь період ознайомлення залежно від вашого регіону та плану.
  • Microsoft 365 Copilot інтегровано безпосередньо в Outlook. Це рішення допомагатиме вам створювати електронні листи, пропонуватиме відповіді й автоматизуватиме певні завдання, зокрема планування нарад. Copilot генерує вміст електронних листів, а користувачі зазвичай перевіряють їх і надсилають уручну. Помічник ефективно працює в екосистемі Microsoft 365. Його зручно використовувати, адже не потрібно переходити між інструментами.
  • Щоб почати, відкрийте Outlook у Microsoft 365 і створіть нове повідомлення. Натисніть ""Чернетка з Copilot"," введіть коротку підказку, наприклад, "Підтвердити зустріч". Copilot створить для вас якісну чернетку. Ви можете перевірити й персоналізувати її, за потреби налаштувати тон, а потім надіслати – усе в папці "Вхідні".
  • З Copilot в Outlook ви отримуєте підтримку на основі штучного інтелекту, щоб писати електронні листи й відповідати на них. Помічник допомагає швидко створювати продумані професійні чернетки, використовуючи розумні пропозиції на основі отриманого повідомлення. Ви заощадите час, а ваші відповіді будуть зрозумілими та влучними.
  • Вбудований генератор підписів в Outlook дає змогу легко та швидко підписувати професійні електронні листи. Ви можете налаштувати свій підпис, додавши свої ім’я, посаду, контактну інформацію та фірмову символіку відповідно до вашого особистого або корпоративного стилю. Завдяки цьому ваші листи матимуть єдиний стиль і виглядатимуть якісно й професійно.
  • У вас не виникне жодних труднощів із використанням генератора електронних листів після перегляду цих порад. Для початку введіть кілька основних ідей або коротку підказку на тему, яку хочете висвітлити. На основі цього ШІ створить якісну чернетку листа. Ви можете переглянути результат, персоналізувати його відповідно до свого стилю та надіслати. Це заощадить ваші зусилля та час.

Підпишіться на Microsoft 365