5 công cụ giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và năng lượng

Chèo lái dự án vượt qua những giai đoạn khó khăn trong một tổ chức luôn linh động là một nhiệm vụ không hề đơn giản. Ngày nay, một nhân viên văn phòng trung bình phải chịu áp lực từ cơ số hạn chót, các cuộc họp, email và tác vụ — và điều đó có nghĩa là họ gần như không có thời gian hoặc tâm trí để cống hiến toàn bộ tài năng cho bạn và dự án. May mắn thay, bạn có thể khiến mọi việc trở nên dễ dàng hơn. Để đảm bảo tốt hơn cho thành công của dự án — dù những gì bạn thực hiện là dành cho khách hàng hoặc một bên liên quan nội bộ — hãy điểm qua 5 công cụ quản lý dự án giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và năng lượng sau đây.

Khởi động nhanh doanh nghiệp của bạn với khóa học cấp tốc trong Microsoft 365

Giúp cho nhóm của bạn làm việc hiệu quả mỗi ngày, gần như ở bất kỳ đâu, với Microsoft 365.

Tìm hiểu thêm

Biểu đồ Gantt và bảng Scrum

Trong thời đại bùng nổ nội dung — việc sử dụng quá nhiều từ sẽ rất khó thu hút sự chú ý — trong khi một hình ảnh đơn giản có thể tạo nên sự khác biệt và mang lại hiệu quả cao. Biểu đồ Gantt sử dụng các thanh ngang cơ bản để hiển thị giai đoạn và tiến độ của dự án. Chỉ cần nhìn sơ qua, các thành viên trong nhóm của bạn sẽ có thể biết được công việc nào đang được thực hiện (hoặc ít nhất là đầu việc nào nên hoàn thành) và khi nào họ cần tham gia. Họ cũng sẽ nhìn thấy dự kiến thời gian cho từng giai đoạn.

Bảng Scrum hoạt động theo cách tương tự và phù hợp với các dự án có dòng thời gian ít cứng nhắc hơn và liên quan đến nhiều nhóm. Bảng sẽ hiển thị những giai đoạn khác nhau của dự án — lập kế hoạch, thực thi v.v.. — và vạch dấu cho từng nhóm. Khi các nhóm hoàn thành từng giai đoạn và đạt được tiến độ, họ có thể di chuyển vạch dấu của mình trên bảng. Điều này cho phép mọi bên liên quan đều nhìn thấy bức tranh tổng thể và vị trí của họ trong đó.

Gán tác vụ

Thật dễ dàng để đồng ý làm điều gì đó nhưng rất khó để có thể nhớ và thực hiện. Đặc biệt là khi mỗi thông báo rải rác lại đi kèm với một yêu cầu mới. Đó là lý do tại sao một công cụ trực tuyến để gán tác vụ lại đáng giá đến vậy. Những người chịu trách nhiệm hoàn thành một phần của dự án — dù là thiết kế một logo hay tính toán số liệu — đều có thể đăng nhập và dễ dàng nhìn thấy chính xác những điều họ cần làm. Tùy theo cài đặt tài khoản, họ cũng sẽ nhận được thông báo qua email về hạn chót sắp tới.

Mặt khác, các quản lý dự án có thể theo dõi nhóm của họ và đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ đều đang được hoàn thành đúng tiến độ mà không cần phải cuộn qua chuỗi email dài. Điều này giúp tránh được tổn thất chậm trễ và thất bại không đáng có.

Phân bổ tài nguyên

Trong môi trường cơ quan, phân bổ tài nguyên chính là chìa khóa. Người quản lý dự án cần một công cụ hiệu quả để lên lịch và theo dõi giờ cho toàn bộ thành viên trong nhóm nhằm tránh tình trạng đặt chỗ quá mức, bỏ lỡ hạn chót và khách hàng không hài lòng. Tuy nhiên, cách tổ chức này không nên chỉ giới hạn trong thế giới “sáng tạo”. Chẳng phải sẽ dễ dàng hơn khi có được bức tranh rõ ràng về khả năng sẵn sàng của các thành viên trong nhóm, thậm chí là ngay trong một văn phòng, hay sao?

Yêu cầu nhóm bạn trả lời trước để ước tính — ở bất kỳ mức độ khả thi nào — về khả năng sẵn sàng của họ trong quá trình thực hiện dự án. Hãy để họ đánh dấu vào những ngày mà họ sẽ vắng mặt, những ngày họ sẽ không thể làm bất cứ việc gì bởi các cuộc họp, cùng những ngày họ có hạn chót khác. Nếu đã nắm được tình hình theo từng giờ, bạn sẽ có thể xây dựng một dòng thời gian thực tế. Một công cụ phân bổ nguồn trực tuyến sẽ giúp bạn và các thành viên dễ dàng theo dõi thời gian thực tế dựa trên ước tính và điều chỉnh theo đó, cho phép các luồng công việc mượt mà hơn trong tương lai.

Công cụ phản hồi

Cung cấp phản hồi có ý nghĩa khác nhau đối với từng người — một số cung cấp các yêu cầu chỉnh sửa cứng nhắc và theo nguyên tắc, số khác lại có cảm giác và phản ứng mơ hồ. Đôi khi, các bên liên quan khác nhau sẽ đưa ra những ý kiến ​​trái ngược nhau. Tất cả những điều này đều khiến người nhận phản hồi gặp khó khăn trong việc thực hiện. Họ nên lắng nghe ai?

Các công cụ phản hồi cho phép những bên liên quan bỏ phiếu và xếp hạng các phiên bản khác nhau của vật chuyển giao, giúp nhóm đạt được phương hướng nhất quán một cách dễ dàng. Nếu ý kiến ​​của một cá nhân nhất định có sức nặng hơn — ví dụ như người đó có kiến thức đáng kể về chuyên môn liên quan — bạn có thể điều chỉnh số phiếu thành hai.

Báo cáo sẵn có

Các bản báo cáo tiến độ và rút kinh nghiệm là những phần quan trọng của bất kỳ dự án nào — và chúng không cần phải tốn quá nhiều thời gian. Thay vì dành thời giờ quý giá để tạo một bản báo cáo tùy chỉnh, hãy chọn một tùy chọn sẵn có. Bạn sẽ có thể nhập những số liệu có liên quan và để cho chương trình tạo ra định dạng cùng hình ảnh dữ liệu phù hợp.

Điều đó có nghĩa là bạn sẽ có thể bắt đầu lập kế hoạch dự án tiếp theo sớm hơn rất nhiều.

<!–

Related content

  • Top three success strategies for the PMO
  • 10 tech tips to run your business more efficiently

–>

Bắt đầu với Microsoft 365

Vẫn là Office quen thuộc, cộng thêm các công cụ giúp bạn cộng tác tốt hơn, để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn—mọi lúc, mọi nơi.

Mua ngay
Nội dung liên quan
Quản lý doanh nghiệp của tôi

Cách sử dụng giải pháp Kanban để quản lý các nhiệm vụ nhóm

Đọc thêm
Quản lý doanh nghiệp của tôi

Sử dụng phần mềm quản lý nhiệm vụ để giảm thời gian lãng phí

Đọc thêm
Quản lý doanh nghiệp của tôi

Cách quản lý cả 5 pha trong vòng đời của dự án bằng các công cụ trực quan

Đọc thêm
Quản lý doanh nghiệp của tôi

Cách xây dựng sự đa dạng và rộng mở tại nơi làm việc

Đọc thêm

Thông tin chuyên sâu và ý tưởng về doanh nghiệp không đưa ra tư vấn chuyên nghiệp về thuế hay tài chính. Bạn nên liên hệ với chuyên gia thuế hay tài chính của riêng mình để thảo luận về trường hợp của bạn.