Tạo một biểu diễn trực quan của một quy trình nghiệp vụ hoặc sơ đồ luồng quy trình để xác định các sự kiện trong quy trình làm việc trong tương lai.
Cách sơ đồ hóa quy trình giúp doanh nghiệp gặt hái thành công
Sơ đồ quy trình là gì?
Sơ đồ quy trình có thể giúp tạo ra một quy trình nghiệp vụ hoặc sơ đồ luồng quy trình xác định chuỗi sự kiện trong quy trình làm việc sắp tới và thường là một biểu diễn trực quan. Sau đó, sơ đồ quy trình cho phép các nhà lãnh đạo và quản lý dự án gắn kết các đội ngũ lại với nhau, giúp mọi người hiểu rõ vị trí của họ trong dự án và cách công việc của họ tác động đến người khác — từ đó hướng tới một kết quả thành công.
Sơ đồ quy trình thường xác định một quy trình mới hoặc cải thiện một quy trình hiện có. Với phần mềm sơ đồ hóa quy trình, bất kỳ ai cũng có thể tạo một biểu diễn trực quan của một dự án.
Lợi ích của sơ đồ hóa quy trình
Với khả năng nhìn thấy và hiểu trực quan một quy trình từ đầu đến cuối, các khu vực cần cải thiện hiệu suất sẽ nhanh chóng hiện ra. Sự minh bạch này là vô cùng quan trọng, đặc biệt là trong bối cảnh hậu đại dịch khi sự linh hoạt đã trở thành một yêu cầu bắt buộc. Ngoài ra, sơ đồ luồng quy trình có thể giúp bạn:
- Cung cấp tài liệu quy trình, tuân thủ, và kiểm tra.
- Xem một dự án trực quan từ đầu đến cuối.
- Chia sẻ chi tiết theo cách trực quan để có thể hiểu ngay, và truyền đạt nội dung cho lãnh đạo một cách dễ dàng.
- Làm nổi bật các điểm phức tạp và dư thừa, cũng như các vấn đề và giải pháp tiềm năng.
- Sắp xếp lại quy trình thành các bước bằng một hệ thống dễ hiểu.
- Xem cách các thành viên trong nhóm được kết nối, giúp tạo ra những tương tác có ý nghĩa hơn.
- Cho nhóm của bạn một khung tham chiếu để đặt ra và trả lời các câu hỏi chiến lược hơn, và đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
- Xây dựng một thư viện sơ đồ luồng dữ liệu/quy trình mà bạn có thể sử dụng, tái sử dụng và chuyển đổi mục đích khi có các dự án mới phát sinh.
- Cung cấp sản phẩm và dịch vụ tốt hơn cho khách hàng.
Các phương pháp sử dụng sơ đồ hóa quy trình
Dù bạn làm việc trong môi trường công nghiệp, văn phòng, nhà kho, hay cơ sở y tế, sơ đồ hóa quy trình giúp nhóm của bạn hiểu rõ hơn cách công việc của họ kết nối với các dự án khác. Đối với bất kỳ doanh nghiệp nhỏ nào, triển khai sơ đồ hóa quy trình có thể giúp nhanh chóng xác định các khu vực cần cải thiện, cũng như thời điểm xử lý các vấn đề về khách hàng, sản xuất, hoặc tồn kho. Đại dịch đã khiến ngày càng nhiều người chuyển sang làm việc kết hợp và làm việc từ xa, vì vậy các nhóm cần có khả năng nhìn thấy cách các dự án kết nối với nhau một cách dễ dàng, nhanh chóng, và hiệu quả.
Có hai cách sử dụng sơ đồ hóa quy trình: sơ đồ luồng quy trình và quy trình nghiệp vụ. Hãy xem cả hai để bạn có thể quyết định cách nào phù hợp với dự án của mình.
Luồng quy trình
Sơ đồ luồng quy trình giúp mô tả chi tiết mối quan hệ giữa các thành phần của một dự án hoặc ngành. Nó giúp bạn thiết lập các tiêu chuẩn và quy trình, hoặc có thể được dùng như một hướng dẫn cho các tác vụ. Ngoài ra, nó giúp đảm bảo rằng các nhóm tuân theo từng bước trong quy trình làm việc theo đúng thứ tự đã quy định.
Sơ đồ luồng quy trình ghi lại hoặc cải thiện một quy trình, hoặc đơn giản là mô hình hóa một quy trình mới. Khi sơ đồ luồng quy trình được tạo bằng phần mềm sơ đồ hóa quy trình, bạn có thể xây dựng các biểu tượng có thể nhấp để mở rộng và cung cấp thêm chi tiết cho từng giai đoạn của quy trình. Vì vậy, trước khi bạn thiết lập một quy trình làm việc hoặc sơ đồ luồng nghiệp vụ với các tác vụ, hãy cân nhắc phác thảo quy trình tổng thể của bạn trong một sơ đồ luồng.
Quy trình nghiệp vụ
Ví dụ sơ đồ luồng quy trình dạng hình ảnh
Quy trình nghiệp vụ
Microsoft 365 Copilot
Tiết kiệm thời gian và tập trung vào những điều quan trọng nhất bằng tính năng AI trong Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp.
Sơ đồ quy trình nghiệp vụ sẽ chi tiết hóa quy trình của bạn. Từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc, sơ đồ này hiển thị những gì cần phải diễn ra để đạt được mục tiêu cuối cùng. Quy trình bao gồm những người tham gia cần thiết, các tác vụ của họ, và ngày hoàn thành của họ. Sơ đồ mang đến cho các thành viên trong nhóm của bạn một lý do để hành động, một niềm tin để hướng tới, và cái nhìn sâu hơn về các mục tiêu lớn hơn. Sơ đồ cho thấy phạm vi vai trò của họ, lý do vì sao họ quan trọng đối với quy trình, và cách tất cả các thành viên trong nhóm sẽ phối hợp để hoàn thành dự án.
Giống như tất cả các sơ đồ quy trình khác, sơ đồ quy trình nghiệp vụ sử dụng các ký hiệu có khả năng mở rộng để hiển thị thêm thông tin, giúp biểu thị các điểm tiếp xúc trong suốt quá trình.
Ví dụ sơ đồ quy trình nghiệp vụ
Các loại sơ đồ quy trình
Vì các doanh nghiệp và dự án khác nhau có nhu cầu riêng, việc dùng cùng một kiểu sơ đồ luồng quy trình cho tất cả dự án sẽ không phải là cách sử dụng công cụ hiệu quả nhất. Vì vậy, có nhiều loại sơ đồ quy trình khác nhau cho các nhu cầu chuyên biệt hơn. Hãy xem để quyết định cách nào phù hợp với dự án của bạn.
- Sơ đồ quy trình chi tiết. Mang đến các chi tiết nhỏ nhất của một dự án dưới dạng sơ đồ quy trình, sơ đồ quy trình chi tiết cung cấp góc nhìn kỹ thuật về các bước chính xác, bao gồm đầu vào, đầu ra, chỉ số, và những người cần thiết để hoàn thành quy trình. Giảm thiểu sự mơ hồ, hiển thị các mối quan hệ phụ thuộc, đồng thời chuẩn bị sẵn sàng cho đội ngũ của bạn để bắt đầu dự án và duy trì sự tập trung. Sơ đồ quy trình chi tiết thường liên kết với sơ đồ quy trình cấp cao, chính, hoặc chủ đạo.
- Sơ đồ quy trình tài liệu. Xác định đầu vào và đầu ra của một dự án. Bằng cách phác thảo thông tin cần có ở mỗi giai đoạn, cũng như các đầu ra, hoặc các mục hữu hình hay dịch vụ, liên quan đến dự án, bạn sẽ hiểu rõ hơn nhóm của mình cần gì, và hình dung tốt hơn về kết quả cuối cùng. Thêm một sơ đồ quy trình tài liệu vào sơ đồ quy trình chi tiết giúp mang lại sự minh bạch về các biến số và quyết định có thể ảnh hưởng đến công việc của bạn.
- Sơ đồ quy trình cấp cao. Cung cấp cái nhìn tổng quan về các quy trình và mục tiêu của tổ chức. Đối với các dự án, bạn có thể chỉ định các phòng ban và các vai trò liên quan mà bạn cần đại diện từ đó. Thông qua phần mềm sơ đồ quy trình, mỗi phòng ban hoặc vai trò có thể được thiết lập để nhấp vào và xem chi tiết hơn về nhu cầu của dự án.
- Sơ đồ quy trình dạng kết xuất. Bằng cách phác thảo các quy trình hiện tại và tương lai, bạn có thể có được cái nhìn toàn cảnh về tổ chức hoặc dự án của mình. Cái nhìn tổng quan này có thể giúp bạn tìm ra cách mới để tinh giản công việc, xác định các bên liên quan và điểm kết nối quan trọng, cải thiện mối quan hệ làm việc, và tạo ra một quy trình tận dụng thời gian, và tài năng của nhóm bạn.
- Sơ đồ quy trình dạng phân làn / Sơ đồ quy trình liên chức năng.. Xác định các phòng ban tham gia vào một dự án, chia quy trình thành các bước, và phân bổ nguồn lực cho nhân sự phù hợp. Đây là một cách tuyệt vời để nhìn nhận quy trình dưới một góc độ mới, tìm ra các điểm cần cải thiện, đồng thời xác định chính xác các khoảng trống hoặc điểm chồng chéo đã có hoặc có nguy cơ xảy ra trong quy trình, giúp bạn có tầm nhìn xa để lập kế hoạch.
- Sơ đồ quy trình chuỗi giá trị gia tăng. Cung cấp cái nhìn tổng quan về dự án của bạn cho các thành viên trong đội ngũ. Đây là một sơ đồ đơn giản gồm các ô không nối với nhau, giúp bạn hình dung nhanh một quy trình trong nháy mắt. Bằng cách đó, bạn sẽ biết được những bên liên quan nào cần tham gia vào dự án để hiểu được luồng vận hành của dự án sẽ diễn ra như thế nào.
- Sơ đồ hóa chuỗi giá trị (VSM). Minh họa, phân tích và cải tiến các bước cần thiết để cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ, đồng thời tìm kiếm và loại bỏ các lãng phí. Là một phần cốt lõi của phương pháp quản trị tinh gọn, VSM xem xét luồng các bước quy trình và thông tin từ điểm khởi đầu cho đến khi giao tới tay khách hàng. Sơ đồ này thường được sử dụng bởi các công ty sản xuất hàng hóa hữu hình cho người tiêu dùng.
- Sơ đồ hóa quy trình hoạt động. Hiển thị các hoạt động tạo ra giá trị gia tăng và không tạo ra giá trị gia tăng trong một quy trình. Công cụ sơ đồ hóa chuỗi giá trị này giúp xác định chính xác thời gian và địa điểm các hoạt động này diễn ra, từ đó giúp nhận diện sự cộng hưởng giữa các bên liên quan tại những nơi có khả năng thêm vào các giá trị chưa từng có trước đây.
Sơ đồ hóa quy trình luồng công việc
Khi bạn tạo một sơ đồ quy trình ở định dạng "luồng" (flow), sơ đồ đó sẽ không bao gồm các ký hiệu Ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất (UML). Thay vào đó, nó sẽ sử dụng các ký hiệu thông tin hoặc chữ viết. Đây là một giải pháp tuyệt vời khi truyền thông với những người không hiểu các ký hiệu UML hoặc những người thích xem chữ viết hơn ký hiệu.
Sơ đồ hóa quy trình nghiệp vụ tuy mất thời gian nhưng hoàn toàn xứng đáng. Bằng cách mang lại cho mọi thành viên trong đội ngũ một tầm nhìn, một quy trình và các nhiệm vụ cụ thể, hoặc chỉ đơn giản là sự hiểu biết sâu sắc hơn về cách doanh nghiệp của bạn vận hành, bạn có thể thiết lập các ranh giới rõ ràng, phác thảo vai trò và trách nhiệm, cũng như thông báo cho mọi người biết những gì họ cần biết và vào lúc nào. Và nếu bạn nghĩ rằng sơ đồ hóa quy trình chỉ phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất ra các sản phẩm hữu hình, thì hãy suy nghĩ lại.
Năm 2018, Thư viện Y học Quốc gia và Viện Y tế Quốc gia Hoa Kỳ đã xuất bản một bài báo về tầm quan trọng của sơ đồ hóa quy trình trong lĩnh vực y tế. Theo báo cáo, sơ đồ hóa quy trình mang lại lợi ích cho các chuyên gia y tế bằng cách giúp họ:
- Học hỏi và đạt được một sự hiểu biết chung
- Xác định các cơ hội cải tiến
- Thu hút sự tham gia của các bên liên quan đến dự án
- Xác định các mục tiêu của dự án
- Giám sát tiến độ dự án
- Có được một phương pháp lập kế hoạch đơn giản
Tạo các sơ đồ quy trình đóng vai trò cốt lõi
Vì vậy, bất kể bạn đang quản lý loại hình doanh nghiệp nào, dù là phát triển phần mềm, y tế, xây dựng hay tiếp thị, sơ đồ hóa quy trình đều có thể giúp bạn làm việc thông minh hơn và luôn đi đúng hướng. Đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ đang thích nghi với việc làm việc trong thế giới hậu đại dịch, sơ đồ hóa quy trình giúp tối ưu hóa mọi quy trình, chiến lược và nhiệm vụ, dẫn đến hiệu quả cao hơn, giảm chi phí, ra quyết định kinh doanh tốt hơn và tăng trưởng. Thêm vào đó, nó có thể giúp đội ngũ của bạn làm việc cùng nhau dưới một tầm nhìn chung, để mọi người đều có thể cống hiến hết mình cho công ty và khách hàng của bạn.
Microsoft Visio tạo ra các hình ảnh trực quan hóa dễ dàng cá nhân hóa để sắp xếp dữ liệu, đưa ra thông tin chuyên sâu, trình bày các sơ đồ dễ hiểu và giúp việc sơ đồ hóa quy trình của bạn trở nên sống động hơn. Để tìm hiểu thêm, hãy xem hướng dẫn từng bước này để tạo sơ đồ bằng phần mềm sơ đồ hóa quy trình.
Đội ngũ Microsoft 365 tập trung vào việc chia sẻ tài nguyên để giúp bạn bắt đầu, điều hành và phát triển doanh nghiệp của mình.
Bắt đầu với Visio
Trực quan hóa và truyền đạt các ý tưởng, thông tin và quy trình từ hầu như mọi nơi, trên mọi thiết bị, với sự trợ giúp từ Visio.
Nội dung liên quan
Công nghệ dành cho doanh nghiệp
Sáu lợi ích của AI tạo sinh dành cho doanh nghiệp nhỏ
Năng suất của doanh nghiệp
Cách sử dụng AI để làm việc năng suất và hiệu quả hơn
Công nghệ dành cho doanh nghiệp
AI và năng suất: Cách dùng các công cụ AI để cải thiện trải nghiệm nhân viên
Năng suất của doanh nghiệp
Hướng dẫn về Agile DevOps dành cho SMB
Các thông tin chuyên sâu về doanh nghiệp và ý tưởng kinh doanh không cấu thành tư vấn chuyên môn về thuế hay tài chính. Bạn nên liên hệ với chuyên gia thuế hay tài chính riêng để thảo luận về trường hợp của bạn.
Theo dõi Microsoft 365