Mang đến sự rõ ràng với sơ đồ tổ chức
Hướng dẫn mọi người về cấu trúc của nhóm bạn qua sơ đồ tổ chức chuyên nghiệp được tạo trong Microsoft Visio.
Sơ đồ tổ chức là gì?
Sơ đồ tổ chức mô tả một cách trực quan cấu trúc nội bộ của một tổ chức, ví dụ: ai báo cáo cho ai. Có thể dùng bút và giấy hoặc phần mềm sơ đồ tổ chức chuyên nghiệp như Microsoft Visio để tạo sơ đồ tổ chức.
-
Sơ đồ tổ chức phân cấp
Sơ đồ tổ chức phân cấp là loại sơ đồ tổ chức phổ biến nhất. Loại sơ đồ này sắp xếp mọi người theo vai trò họ nắm giữ trong công ty. Hãy hình dung tới một tổ chức có chủ tịch hoặc giám đốc điều hành. Người này được đặt ở phần trên cùng của sơ đồ, còn những người khác được sắp xếp theo phân cấp bên dưới.
-
Sơ đồ tổ chức theo bộ phận
Nhiều tổ chức chia nhóm theo sản phẩm, bộ phận hoặc thậm chí các công ty con độc lập. Mỗi nhóm hoạt động một cách tự chủ và được trang bị các tài nguyên cần thiết để đạt được mục tiêu cá nhân. Các tổ chức như thế này thường được mô tả bằng sơ đồ tổ chức theo bộ phận, giúp giải thích quy trình hoạt động độc lập của từng nhóm.
-
Sơ đồ tổ chức ma trận
Mặc dù phổ biến trong môi trường công ty nhưng không phải mọi công ty đều sắp xếp nhóm của mình theo phân cấp. Ví dụ: mọi người có thể báo cáo cho nhiều người quản lý – hoặc cấu trúc báo cáo có thể thay đổi để phù hợp với các loại dự án khác nhau. Trong trường hợp này, sơ đồ tổ chức ma trận sẽ là hình ảnh trực quan phù hợp hơn.
-
Sơ đồ tổ chức dạng đường kẻ
Sơ đồ tổ chức dạng đường kẻ là một trong những cấu trúc tổ chức đơn giản nhất. Trong các loại tổ chức này, thẩm quyền phụ thuộc rất nhiều vào chuỗi lệnh. Thẩm quyền được sắp xếp từ trên xuống dưới, giống như một thác nước với mỗi người đứng đầu bộ phận được trao quyền để đưa ra bất kỳ quyết định nào mà họ cho là có lợi nhất cho cấp dưới của mình.
-
Sơ đồ tổ chức theo chiều ngang
Sơ đồ tổ chức theo chiều ngang (hoặc phẳng) thường được sử dụng để mô tả các tổ chức có ít hoặc không có quản lý cấp trung. Sơ đồ có thể chỉ phản ánh hai cấp độ – người quản trị hàng đầu và người đảm nhận các vai trò khác trong công ty. Các tổ chức này thường có cách tiếp cận mang tính tập thể hơn khi đưa ra quyết định.
-
Sơ đồ tổ chức dựa trên nhóm
Khi các công ty tiếp tục thích nghi với thế giới công việc mới, việc sắp xếp những người liên quan giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định hiệu quả đang trở nên phổ biến hơn. Theo hình ảnh trực quan, kiểu làm việc nhóm này được mô tả bằng sơ đồ tổ chức dựa trên nhóm nơi mọi người được sắp xếp linh hoạt để tối đa hóa sự cộng tác.
Hiện thực hóa ý tưởng tốt nhất của bạn
Với hàng chục mẫu sẵn dùng và hàng ngàn hình có thể tùy chỉnh, Visio giúp bạn dễ dàng – và thoải mái – tạo nên những hình ảnh mạnh mẽ.
Khi nào nên sử dụng sơ đồ tổ chức
Giao tiếp qua cấu trúc tổ chức trên các nhóm
Sơ đồ tổ chức là cách nhanh nhất để giải thích chức năng của một nhóm. Sơ đồ tổ chức đặc biệt hữu ích khi giới thiệu nhân viên mới cho công ty hoặc giải thích cách mọi thứ sẽ thay đổi khi có ban lãnh đạo mới.
Sơ đồ tổ chức được thiết kế nhằm giúp hoạt động giao tiếp nhóm trở nên đơn giản nhất có thể, trong khi vẫn bao gồm mọi thông tin cần thiết – ví dụ: người đứng đầu hoặc người thành lập mỗi nhóm, vai trò cụ thể của họ trong tổ chức và cách đưa ra quyết định.
Microsoft Visio cho phép mọi người tạo hình ảnh dễ hiểu một cách tự tin. Chọn trong số hàng chục mẫu, sơ đồ bắt đầu và mẫu tô có sẵn – đồng thời sử dụng các tùy chọn tùy chỉnh của phần mềm để đảm bảo mọi thứ đều có thương hiệu.
Hỗ trợ thay đổi về cấu trúc nhóm
Mỗi tổ chức đều trải qua một khoảng thời gian thay đổi khi công việc phát triển hoặc tài nguyên biến động. Khi điều này xảy ra, cấu trúc của tổ chức cũng cần được xem xét lại.
Sơ đồ tổ chức được thiết kế tốt có thể giúp giải thích những điều chỉnh đang được thực hiện cho cấu trúc nhóm và nguồn tài nguyên, đảm bảo mọi người luôn thống nhất về những nội dung và lý do thay đổi.
Đồng soạn thảo các sơ đồ trông chuyên nghiệp bằng Microsoft Visio để đưa ra quyết định hiệu quả và giải quyết vấn đề trong thời gian thực. Điều này có thể giúp bạn chuẩn bị cho việc tái cơ cấu nhân viên.
Chuẩn bị cho các sáng kiến tuyển dụng mới
Việc lập kế hoạch về lực lượng lao động – hoặc dự báo và chuẩn bị cho nhu cầu về nhân viên trong tương lai – là một phần của việc đảm bảo thành công trong thời gian phát triển tổ chức. Mục tiêu là xác định lỗ hổng và lập kế hoạch lấp đầy những lỗ hổng đó trước khi chúng tăng lên.
Sơ đồ tổ chức có thể là một công cụ hữu ích để trực quan hóa các nhóm ở trạng thái hiện tại của họ, cũng như hình dung về tình trạng của các nhóm ở nhiều giai đoạn khác nhau trong tương lai. Đây có thể là hoạt động cộng tác thu hút mọi người xuyên suốt toàn bộ quá trình.
Microsoft Visio cho phép bạn thể hiện suy nghĩ. Động não cùng đồng nghiệp, trực quan hóa vấn đề ngay lập tức và vạch ra các thay đổi sắp tới cho nhóm của bạn.
Ghi lại lịch sử về thế hệ
Mặc dù sơ đồ tổ chức chủ yếu được sử dụng để trực quan hóa cấu trúc của một công ty, nhưng chúng còn có một số mục đích khác – ví dụ: truy tìm lịch sử về thế hệ. Theo nhiều cách, gia đình có cấu trúc giống như tổ chức, với các tầng phân cấp từ các thế hệ trước.
Microsoft Visio là một tài nguyên tuyệt vời cho những người muốn ghi lại chính thức người tạo nên cây gia phả cho gia đình của họ. Chỉ cần thêm tên, ngày sinh, mối quan hệ và các chi tiết quan trọng khác vào trang tính Excel, rồi tải lên Visio – hoặc xây dựng cây gia phả cho gia đình của bạn từ đầu bằng cách sử dụng mẫu Sơ đồ tổ chức.
Cách tạo sơ đồ tổ chức
Sơ đồ tổ chức có thể bao gồm từ sơ đồ đơn giản đến sơ đồ nhiều trang phức tạp dựa trên thông tin từ nguồn dữ liệu bên ngoài. Hình bạn chọn cho sơ đồ tổ chức có thể hiển thị thông tin cơ bản, như tên và chức danh của một người hoặc có thể bao gồm nhiều chi tiết hơn, như thông tin liên hệ của họ.
Việc tạo sơ đồ tổ chức hữu ích bắt đầu bằng việc chọn công cụ lập sơ đồ vừa mạnh mẽ vừa dễ sử dụng. Với hàng chục sơ đồ khởi đầu và nhiều tùy chọn tùy chỉnh, Visio là một tùy chọn tuyệt vời. Sau khi đã chọn phần mềm sơ đồ tổ chức, bạn có thể bắt đầu xây dựng sơ đồ của mình.
Bắt đầu với mẫu hoặc Trình hướng dẫn Sơ đồ Tổ chức
Visio đi kèm với nhiều mẫu tích hợp sẵn được thiết kế để giúp việc tạo sơ đồ tổ chức của bạn trở nên đơn giản nhất có thể. Bạn cũng có thể thiết kế sơ đồ tổ chức của mình bằng hộp thoại Trình hướng dẫn Sơ đồ Tổ chức, giúp bạn tự động kết nối các hình, tạo phân cấp và thậm chí thêm ảnh nếu muốn.
Tự động hóa việc tạo sơ đồ tổ chức bằng phần bổ trợ Công cụ trực quan hóa Dữ liệu Visio
Tạo sơ đồ tuyệt đẹp, chất lượng cao bằng phần bổ trợ Công cụ trực quan hóa Dữ liệu Visio cho Excel với tài khoản cơ quan hoặc trường học Microsoft 365 của bạn. Sơ đồ được vẽ tự động từ dữ liệu trong sổ làm việc Excel. Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa sơ đồ trong Visio, điều này sẽ tự động đồng bộ lại với Excel.
Tạo sơ đồ tổ chức từ Active Directory
Tạo sơ đồ tổ chức hấp dẫn trực quan trong vài phút bằng cách sử dụng thông tin đã được lưu trữ trong Active Directory (AD) của Microsoft. Làm mới sơ đồ tổ chức để xem ngay các bản cập nhật được thực hiện đối với dữ liệu AD.
Tìm hiểu thông tin cơ bản về việc tạo sơ đồ tổ chức trong Visio.
Chuyển đổi doanh nghiệp của bạn
Thông qua chuỗi hội thảo trực tuyến này, tìm hiểu cách Microsoft Visio và Microsoft 365 có thể giúp các doanh nghiệp phát triển trong một thế giới đã thay đổi đáng kể trong năm qua.
Khám phá các tài nguyên hữu ích
Bắt đầu hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu sử dụng Visio
Tìm hiểu cách giúp thông tin của bạn trở nên sống động với Microsoft Visio.
Trực quan hóa doanh nghiệp của bạn
Sơ đồ tổ chức cung cấp cho mọi người thông tin tổng quan về cách cấu trúc doanh nghiệp.
Mang sự rõ ràng đến nơi làm việc
Cải thiện hoạt động làm việc nhóm bằng cách truyền đạt các ý tưởng phức tạp một cách trực quan.
Tạo sơ đồ tổ chức của riêng bạn
Xem video này để tìm hiểu cách sử dụng Trình hướng dẫn Sơ đồ Tổ chức trong Visio.
Phát triển doanh nghiệp của bạn
Thúc đẩy doanh nghiệp của bạn với phần mềm lập sơ đồ giúp ý tưởng của bạn trở nên sống động.
So sánh các phiên bản Visio
So sánh Visio trong Microsoft 365, Gói Visio 1, Gói Visio 2 và các tính năng chính của mỗi gói.
Tạo sơ đồ tổ chức trong Visio
Tìm hiểu cách tạo sơ đồ tổ chức trong ứng dụng Visio trên web hoặc trên máy tính với bài viết hỗ trợ này.
Tạo sơ đồ tổ chức của bạn trong Excel
Đọc bài viết này để tìm hiểu cách tạo sơ đồ tổ chức bằng phần bổ trợ Công cụ trực quan hóa Dữ liệu Visio trong Excel.
Câu hỏi thường gặp
-
Sơ đồ tổ chức là một cách hiệu quả để thể hiện cấu trúc công ty, cấp độ phân cấp và mối quan hệ giữa các nhóm cũng như thành viên nhân viên. Sơ đồ tổ chức cũng có thể giúp giải thích thực tế trong một tổ chức liên tục phát triển hoặc rất phức tạp.
Mẫu Sơ đồ tổ chức trong cả Visio cho web và Visio trong Microsoft 365 là một nơi tuyệt vời để bắt đầu. Chỉ cần kéo các hình được mã hóa bằng màu vào bảng vẽ để đại diện cho giám đốc điều hành, người quản lý, trợ lý, cố vấn và thậm chí là những vị trí còn trống trong nhóm, phòng ban hoặc tổ chức. -
Có. Visio trong Microsoft 365 cho phép tất cả người dùng Microsoft 365 tạo sơ đồ tổ chức trông chuyên nghiệp, cũng như lưu đồ, sơ đồ mạng cơ bản, biểu đồ Venn, sơ đồ khối và sơ đồ kinh doanh khác.
Truy nhập Visio với Microsoft 365 trên máy tính của bạn hoặc mở rộng trải nghiệm của bạn đến trình duyệt, nơi bạn có thể xem, tạo và chỉnh sửa sơ đồ tổ chức cũng như các sơ đồ khác được lưu trữ trên đám mây. Visio cho web luôn được cập nhật, vì vậy bạn sẽ không bao giờ cần cài đặt phiên bản mới.
Hãy làm theo hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu này để tìm hiểu cách tạo sơ đồ tổ chức của riêng bạn bằng gói đăng ký Microsoft 365 hoặc so sánh các chức năng trong Câu hỏi thường gặp về Visio cho web. -
Trong Visio, bạn có thể tùy chỉnh giao diện của hình bằng cách thay đổi màu văn bản, phông chữ, màu tô và mẫu, độ dày của đường và kiểu đường hoặc đổ bóng. Bạn cũng có thể chèn ảnh vào sơ đồ Visio – chẳng hạn như logo công ty hoặc nhãn dán từ thư viện hình ảnh Visio – để tạo cảm ứng cá nhân.
Tìm hiểu cách định dạng hình trong Visio và chèn ảnh vào sơ đồ Visio với những hướng dẫn hữu ích này. -
Bạn chỉ liên kết được dữ liệu qua ứng dụng Visio trên máy tính, còn trong Visio cho web, bạn có thể xem sơ đồ được liên kết dữ liệu.
Nếu dữ liệu bạn cần để tạo sơ đồ tổ chức đã tồn tại trong trang tính Excel hoặc thư mục Microsoft Exchange Server, Visio có thể tự động tạo hình và đường nối cho sơ đồ của bạn.
Visio hiện hỗ trợ nhiều nguồn dữ liệu, bao gồm:- Sổ làm việc Microsoft Excel
- Cơ sở dữ liệu Microsoft Access
- Danh sách Microsoft SharePoint Foundation
- Cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server
- Thư mục Microsoft Exchange Server
- Thông tin Azure Active Directory
- Nguồn dữ liệu OLEDB hoặc ODBC khác
Để hoạt động đúng cách trong Visio, nguồn dữ liệu phải bao gồm các cột cho tên nhân viên, mã định danh duy nhất và cấp trên của nhân viên.
Theo dõi Microsoft 365