This is the Trace Id: d9ebfe2e18f680d38fc2b05480386c32
Một người phụ nữ đang làm việc trên máy tính xách tay.

Công cụ tự động hóa quy trình làm việc xây dựng hệ thống thông minh hơn

Tìm hiểu cách tự động hóa quy trình làm việc giúp đơn giản hóa các nhiệm vụ, tăng năng suất và giúp đội ngũ của bạn tập trung—để tổ chức của bạn có thể làm việc thông minh hơn và mở rộng nhanh hơn.
Khám phá các trợ lý ảo AI Khám phá tự động hóa AI

Tạo tự động hóa quy trình làm việc

Tự động hóa quy trình làm việc giúp công việc hàng ngày trở nên dễ dàng hơn bằng cách xử lý các tác vụ lặp đi lặp lại và duy trì hoạt động. Nó giúp các nhóm tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tập trung vào những gì thực sự quan trọng. Với các công cụ dễ sử dụng và các tính năng hoạt động trên nền tảng AI, ngay cả người dùng không chuyên cũng có thể xây dựng quy trình làm việc thông minh phát triển cùng doanh nghiệp, mở ra những cách mới để làm việc thông minh hơn và đạt được nhiều thành tựu hơn.

Nội dung chính

  • Tự động hóa quy trình làm việc giảm thiểu công việc thủ công và lỗi, giúp các đội ngũ tiết kiệm thời gian và hoạt động hiệu quả hơn bằng cách sử dụng logic dựa trên quy tắc và các công cụ tự động hóa.
  • Nền tảng AI và ít viết mã cho phép người dùng không chuyên xây dựng và quản lý quy trình làm việc mà không cần sự tham gia nhiều của CNTT, giúp đẩy nhanh quá trình đổi mới giữa các nhóm.
  • Tự động hóa thúc đẩy năng suất và cải thiện sự hài lòng của nhân viên bằng cách đơn giản hóa các nhiệm vụ, hỗ trợ cộng tác tốt hơn và giải phóng thời gian cho công việc chiến lược hơn.
  • Chọn công cụ tự động hóa phù hợp là rất quan trọng—hãy xem xét mục tiêu, hệ thống hiện có, mô hình triển khai, khả năng mở rộng và trải nghiệm người dùng khi đánh giá các tùy chọn.
  • Các câu chuyện thành công trong thực tế cho thấy tác động đo lường, từ các công ty trên nhiều ngành tiết kiệm thời gian, cải thiện dịch vụ và mở rộng đổi mới.
  • AI đang định hình lại tương lai của tự động hóa, cho phép đưa ra những thông tin chuyên sâu mang tính dự đoán, quy trình thích ứng và quyết định thông minh hơn với các công nghệ như siêu tự động hóa và khai thác quy trình.

Công cụ tự động hóa quy trình làm việc xây dựng hệ thống thông minh hơn

Các công cụ tự động hóa quy trình làm việc có thể giúp mọi người dành ít thời gian hơn cho các tác vụ thủ công, ít mắc lỗi hơn và mọi việc diễn ra suôn sẻ. Tự động hóa giúp nhân viên có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các dự án đầy thử thách bằng cách kết nối các công cụ, nhóm và dữ liệu theo cách nhất quán và đáng tin cậy.

Các tính năng hỗ trợ AI và nền tảng ít viết mã giúp nhân viên không chuyên về kỹ thuật có thể xây dựng và quản lý quy trình làm việc mà không cần hỗ trợ CNTT. Điều này giúp dễ dàng thiết kế và cập nhật quy trình làm việc, ứng phó với các thay đổi và xây dựng các hệ thống phát triển cùng với doanh nghiệp.

Tự động hóa quy trình làm việc là gì?

Tự động hóa quy trình làm việc sử dụng logic dựa trên quy tắc để đơn giản hóa các nhiệm vụ và giảm thiểu nỗ lực thủ công. Nó giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tăng năng suất bằng cách tự động hóa các quy trình hàng ngày. Với hiểu biết sâu sắc hơn về cách thực hiện công việc, các nhóm có thể nhận ra cơ hội cải thiện và tập trung vào các ưu tiên có tác động cao hơn.

Các trợ lý ảo AI là một loại tự động hóa quy trình làm việc mới hoạt động như những trợ lý AI. Không giống như tự động hóa truyền thống, chúng có thể thích ứng theo thời gian thực để đưa ra quyết định và điều chỉnh theo những thay đổi khi chúng xảy ra. Bằng cách làm việc cùng mọi người, các trợ lý ảo giúp duy trì hoạt động trơn tru và phản ứng nhanh khi nhu cầu kinh doanh thay đổi.

Về bản chất, phần mềm tự động hóa quy trình làm việc giúp mọi người làm được nhiều việc hơn với ít nguồn lực hơn. Khi các tổ chức đối mặt với áp lực đổi mới và điều chỉnh quy mô, tự động hóa cung cấp nền tảng cho các hoạt động thông minh hơn, nhanh hơn và nhất quán hơn.

Việc triển khai tự động hóa quy trình làm việc vừa là một thách thức về mặt kỹ thuật, vừa là một thách thức về mặt chiến lược. Những doanh nghiệp hiểu và áp dụng tự động hóa một cách thấu đáo thường được trang bị tốt hơn để thích ứng, phát triển và dẫn đầu trong một bối cảnh không ngừng thay đổi.

Ưu điểm của tự động hóa quy trình

Các công cụ tự động hóa quy trình làm việc giúp công việc hàng ngày trở nên dễ dàng và có ý nghĩa hơn. Chúng hỗ trợ tiến trình lâu dài trong toàn tổ chức. Nhân viên có thời gian cần thiết để suy nghĩ chiến lược và giải quyết những thách thức phức tạp thực sự tạo nên sự khác biệt.

Các lợi ích chính bao gồm:
 
  • Hoạt động mượt mà. Với tự động hóa robot cho quy trình (RPA), các tác vụ lặp đi lặp lại như nhập dữ liệu hoặc điền biểu mẫu sẽ được sắp xếp hợp lý. Điều này có nghĩa là kết quả sẽ nhanh hơn, giảm sự chậm trễ và có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các ưu tiên khác.
  • Tăng cường độ chính xác và chất lượng. Việc chia sẻ thông tin chuẩn hóa giữa nhân viên và hệ thống giúp giảm thiểu tình trạng bỏ sót bước và nhầm lẫn. Nền tảng tự động hóa quy trình kinh doanh giúp đơn giản hóa hoạt động, cải thiện tính nhất quán và hỗ trợ ra quyết định trong các tổ chức. Các quy tắc giống nhau được áp dụng mọi lúc.
  • Phản ứng nhanh hơn với sự thay đổi. Các quy trình tự động hóa làm việc giúp nhân viên dễ dàng thích ứng nhanh chóng khi các ưu tiên kinh doanh thay đổi.
  • Cộng tác tốt hơn. Tự động hóa giúp mọi người, công cụ và dữ liệu được kết nối. Khi mọi thứ hoạt động cùng nhau, các nhóm sẽ luôn đoàn kết và có thể mang lại kết quả tốt hơn.
  • Nhân viên hạnh phúc hơn. Giảm bớt công việc thường ngày sẽ tạo ra nhiều thời gian hơn cho những công việc có ý nghĩa —như cải thiện trải nghiệm của khách hàng hoặc đưa ra ý tưởng mới.

Các tính năng chính của tự động hóa quy trình

Sử dụng đúng công cụ tự động hóa sẽ mang lại tác động to lớn - chúng dễ sử dụng và mở rộng quy mô hơn. Nếu bạn mới bắt đầu hoặc đang quản lý quy trình giữa các nhóm, những tính năng này sẽ giúp bạn thiết kế và cải thiện quy trình.

Thiết kế thân thiện với người dùng 
  • Các công cụ thiết kế kéo và thả để tạo và cập nhật quy trình.
  • Trình kích hoạt tùy chỉnh, logic có điều kiện và đường dẫn phân nhánh cho các trường hợp sử dụng phức tạp.
  • Các mẫu có sẵn để giúp các đội ngũ đơn giản hóa việc thiết lập và bắt đầu nhanh hơn.
Tích hợp và kết nối
  • Các trình kết nối tích hợp sẵn giúp liên kết các ứng dụng và hệ thống dễ dàng hơn.
  • Đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực giữa các công cụ.
  • Chia sẻ dữ liệu hai chiều và các thẻ tích hợp sẵn, trường tùy chỉnh, và tự động hóa khách hàng tiềm năng hoặc liên hệ.
Kiểm soát và khả năng hiển thị
  • Tự động hóa quy trình bằng AI để định tuyến tác vụ, thông báo, cảnh báo và cập nhật.
  • Kiểm soát truy nhập và cài đặt quyền để cộng tác an toàn.
  • Nhật ký hoạt động giúp quản lý quyền và hỗ trợ tuân thủ.
Khả năng mở rộng và bảo mật
  • Bảo mật mạnh mẽ với quyền truy cập dựa trên vai trò, mã hóa, và các công cụ tuân thủ.
  • Hệ thống linh hoạt và phản hồi nhanh chóng hỗ trợ sự phát triển lâu dài.
  • Hỗ trợ quản lý và sao lưu dữ liệu đa vùng.

Sử dụng AI để giúp quy trình hiệu quả

Tự động hóa AI kết hợp các công cụ và công nghệ thông minh theo cách thực tiễn. Các công cụ này giúp hướng dẫn cách công việc di chuyển giữa các hệ thống, đội nhóm, và nền tảng.

Thay vì thay thế khả năng phán đoán của con người, AI sẽ hỗ trợ khả năng này. Các hệ thống AI học từ các mẫu, điều chỉnh theo thời gian thực, và giúp các đội nhóm hành động nhanh hơn với sự nhất quán cao hơn.

Phân tích dự đoán giúp bạn thấy những gì có thể xảy ra tiếp theo, trong khi xử lý ngôn ngữ tự nhiên giúp các hệ thống dễ dàng hiểu và làm việc với ngôn ngữ hàng ngày.

  AI trong thực tiễn:
 
  • Một trợ lý ảo sẽ chuyển tiếp các yêu cầu dịch vụ khách hàng đến, tạo hồ sơ vụ việc và đề xuất phản hồi dựa trên các vụ việc trước đó. Điều này giúp các nhân viên dịch vụ khách hàng có thời gian tập trung vào những trường hợp dịch vụ khách hàng phức tạp hơn.
  • AI phân tích báo cáo chi phí để phát hiện các bất thường hoặc trùng lặp, và kích hoạt các quy trình. Điều này cho phép các đội tài chính tập trung vào lập kế hoạch tài chính chiến lược hơn.
  • AI xem xét các yêu cầu dự án của các đội nội bộ để tìm thông tin, các mục trùng lặp, và các trường thiếu. Điều này giúp nhóm CNTT và nhóm vận hành có thêm thời gian để họ có thể hướng tới công việc sắp tới.

Tự động hóa quy trình trong các ngành khác nhau

Mỗi doanh nghiệp có những nhu cầu khác nhau - được hình thành bởi ngành nghề, mục tiêu, và cách thức công việc được thực hiện. Tự động hóa quy trình có thể hỗ trợ mọi loại hình doanh nghiệp bằng cách giúp họ tiến triển nhanh hơn với ít trở ngại hơn.
 
  • Các công ty sản xuất có thể cần tự động hóa kiểm tra chất lượng, cập nhật hàng tồn kho, hoặc báo cáo an toàn qua nhiều cơ sở.
  • Các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe có thể tập trung vào việc đơn giản hóa lịch hẹn, tiếp nhận bệnh nhân, hoặc theo dõi tuân thủ.
  • Các đội dịch vụ tài chính thường dựa vào tự động hóa để giảm nhập liệu thủ công, tăng tốc phê duyệt, và cải thiện độ chính xác trong báo cáo.
  • Các nhà bán lẻ có thể sử dụng tự động hóa để quản lý chuỗi cung ứng, phối hợp các chương trình khuyến mãi, hoặc theo dõi yêu cầu dịch vụ khách hàng.
  • Tổ chức khu vực công thể đơn giản hóa việc cấp ứng dụng, tự động hóa việc quản lý trường hợp hoặc cải thiện việc cung cấp dịch vụ cho cộng đồng.
Dù nhu cầu là gì, tự động hóa đều giúp các nhóm dành ít thời gian hơn cho các công việc thường ngày và nhiều thời gian hơn cho công việc quan trọng. Các công cụ mới như trợ lý ảo đưa điều này tiến xa hơn nữa bằng cách sử dụng AI để giúp phối hợp các nhiệm vụ và duy trì tiến độ, đặc biệt là khi công việc trở nên phức tạp hơn.

Ba giải pháp tự động hóa quy trình

  • Trên nền điện toán đám mây. Triển khai nhanh và dễ dàng truy cập từ bất kỳ đâu. Phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, các đội nhóm từ xa, và các doanh nghiệp đã dựa vào đám mây.
  • Giải pháp tại chỗ.Lưu trữ dữ liệu và hệ thống trong cơ sở hạ tầng của tổ chức. Chúng thường được sử dụng bởi các tổ chức cần nhiều quyền kiểm soát và bảo mật hơn, bao gồm cả những tổ chức trong các ngành được quản lý chặt chẽ. Chúng hỗ trợ các hệ thống kế thừa và các nền tảng nội bộ tùy chỉnh.
  • Kết hợp. Kết nối môi trường đám mây và tại chỗ. Chúng đơn giản hóa việc quản lý dữ liệu, hỗ trợ tuân thủ, và giúp các đội nhóm toàn cầu dễ dàng quản lý vị trí dữ liệu. Chúng hữu ích cho các tổ chức chuyển đổi từ các hệ thống tại chỗ sang đám mây.

Chọn phần mềm tự động hóa quy trình phù hợp

Phần mềm tự động hóa quy trình phù hợp phụ thuộc vào mục tiêu kinh doanh, hệ thống, và đội nhóm của bạn. Sau đây là một số mẹo giúp bạn đưa ra quyết định:
 
  • Trước tiên hãy xác định mục tiêu kinh doanh của bạn.. Tập trung vào các vấn đề bạn muốn giải quyết hoặc kết quả bạn muốn cải thiện.
  • Liệt kê các trường hợp sử dụng chính của bạn. Liệt kê các quy trình bạn muốn tự động hóa, từ các nhiệm vụ đơn giản đến các nhiệm vụ phức tạp hơn.
  • Kiểm tra xem nó có hoạt động với hệ thống hiện tại của bạn không. Đảm bảo công cụ kết nối dễ dàng với các ứng dụng và hệ thống bạn đã sử dụng.
  • Chọn mô hình triển khai của bạn. Đám mây, tại chỗ hoặc kết hợp. Lựa chọn này ảnh hưởng đến khả năng phát triển dễ dàng của công cụ và cách công cụ được hỗ trợ.
  • Kiểm tra khả năng sử dụng. Tìm kiếm một giao diện rõ ràng, ít viết mã.
  • Lên kế hoạch phát triển. Chọn một nền tảng có khả năng mở rộng cùng với doanh nghiệp của bạn.
  • Yếu tố hỗ trợ. Tìm kiếm tài liệu tốt và các nguồn lực cộng đồng.
  • Cân nhắc ngân sách và ROI. Cân bằng chi phí với giá trị lâu dài. Hãy tìm kiếm các giải pháp giúp giảm bớt công sức, hỗ trợ tăng trưởng và đơn giản hóa mọi việc.
Giúp mọi người làm việc nhanh hơn và đưa ra quyết định thông minh hơn, các công cụ như Microsoft Power Automate giúp xây dựng, quản lý và tối ưu hóa quy trình một cách dễ dàng mà không cần phụ thuộc nhiều vào viết mã hoặc CNTT. Tích hợp CRM liền mạch giúp đồng bộ dữ liệu khách hàng và quy trình để đưa ra quyết định nhanh hơn và thông minh hơn.

Tránh những cạm bẫy tự động hóa phổ biến 

Tránh một số sai lầm phổ biến có thể tạo ra sự khác biệt lớn về hiệu quả hoạt động của quy trình tự động hóa. Hãy cùng xây dựng dựa trên những gì người khác đã học được:
 
  • Tự động hóa các quy trình bị hỏng hoặc không rõ ràng. Một bệnh viện đã bắt đầu sử dụng công cụ tự động hóa để tiếp nhận bệnh nhân nhưng không kiểm tra xem nó có hoạt động với hệ thống hồ sơ sức khỏe của bệnh viện hay không. Điều này gây ra lỗi và khối lượng công việc thủ công mà nhân viên phải sửa chữa, làm chậm năng suất.
  • Không hiểu cách các công cụ hoạt động cùng nhau. Một công ty tài chính đã thêm một công cụ tự động hóa mới để tăng tốc độ tiếp nhận khách hàng. Nhưng nó không kết nối tốt với các hệ thống cũ của họ. Dữ liệu không được truyền một cách suôn sẻ, gây ra sự chậm trễ và thiếu thông tin. Nhân viên phải nhập dữ liệu thủ công, điều này mất nhiều thời gian hơn và dẫn đến nhiều sai sót hơn. Khách hàng phải chờ đợi, và quy trình đã chậm lại thay vì nhanh hơn.
  • Bỏ qua phản hồi của người dùng trong quá trình lập kế hoạch. Một công ty logistics đã giới thiệu một công cụ mới để tự động hóa các yêu cầu vận chuyển nhưng không có sự tham gia của nhân viên hoặc giải thích nó sẽ hữu ích như thế nào. Khi công cụ này trở nên khó hiểu, mọi người đã mắc sai lầm, dẫn đến sự chậm trễ và giao hàng bị bỏ lỡ.
  • Cố gắng thực hiện quá nhiều việc cùng một lúc. Một công ty bảo hiểm lớn đã vội vàng tự động hóa quy trình xử lý yêu cầu bồi thường mà không hiểu rõ quy trình. Quy trình có các bước không rõ ràng, các nhiệm vụ lặp lại và quá nhiều chuyển giao. Sau khi tự động hóa, các yêu cầu bị chuyển nhầm, sự chậm trễ trở nên tồi tệ hơn, và nhân viên phải giải quyết các vấn đề.
  • Không lập kế hoạch cho tương lai. Một công ty thương mại điện tử đang phát triển đã sử dụng một công cụ tự động hóa cho các đơn hàng nhỏ, nhưng khi doanh nghiệp mở rộng, công cụ này không thể xử lý khối lượng lớn hơn. Điều này đã gây ra sự chậm trễ và làm khách hàng thất vọng. Công ty đã phải thay đổi công cụ, điều này tạo ra thêm việc và làm mọi thứ chậm lại.
Các trợ lý ảo có thể giúp tránh các sự cố tự động hóa thường gặp bằng cách thích ứng với những thay đổi và đảm bảo mọi thứ hoạt động trơn tru, ngay cả khi hệ thống của bạn phát triển và thay đổi. Khi các nhóm lập sơ đồ quy trình, chọn các công cụ phù hợp với những gì họ đang sử dụng và đưa mọi người vào làm việc ngay từ đầu, khả năng tự động hóa sẽ thành công cao hơn và mang lại kết quả thực sự.

Giải quyết các thách thức với các giải pháp thực tiễn 

Ngay cả khi có các công cụ phù hợp và kế hoạch rõ ràng, tự động hóa quy trình vẫn có những thách thức. Biết những điều cần tránh và cách lập kế hoạch cho tổ chức của bạn sẽ rất hữu ích.

Sau đây là một số thách thức và cách tránh chúng.

Công cụ sai. Sự không phù hợp có thể tạo ra thêm công việc hoặc hạn chế việc áp dụng. Chọn giải pháp tốt nhất bằng cách:
  • Bắt đầu với mục tiêu rõ ràng.
  • Đảm bảo hoạt động với các hệ thống của bạn.
  • Chạy một thử nghiệm nhỏ trước khi mở rộng.
Các quy trình không rõ ràng hoặc không hiệu quả. Một quy trình làm việc thiếu tổ chức sẽ không giải quyết được vấn đề, mà sẽ làm vấn đề xảy ra nhanh hơn. Đạt được kết quả bạn muốn bằng cách:
  • Đầu tiên là lập sơ đồ quy trình.
  • Trò chuyện với những người sử dụng hàng ngày.
  • Bắt đầu nhỏ và điều chỉnh trong quá trình thực hiện.
Thiếu sự chấp nhận của người dùng. Các công cụ mới có thể khó sử dụng nếu nhân viên không hiểu cách chúng giúp ích hoặc không tham gia vào việc triển khai. Tăng khả năng thành công của khoản đầu tư bằng cách:
  • Thu hút nhân viên tham gia sớm.
  • Duy trì trải nghiệm đơn giản và trực quan.
  • Cung cấp đào tạo và hỗ trợ liên tục.
Thách thức về tích hợp. Không phải tất cả các công cụ đều kết nối dễ dàng với các hệ thống cũ hoặc ứng dụng bên thứ ba. Tích hợp kém có thể làm chậm tiến độ và tạo ra khoảng trống trong dữ liệu của bạn. Đảm bảo rằng hệ thống mới của bạn hoạt động với môi trường hiện tại của bạn bằng cách:
  • Xác nhận tính tương thích với hệ thống của bạn.
  • Sử dụng các nền tảng có hỗ trợ tích hợp mạnh mẽ.
  • Thu hút sự tham gia của CNTT và các bên liên quan ngay từ đầu.
Khả năng mở rộng và tính linh hoạt. Một số công cụ xử lý tốt các quy trình làm việc nhỏ nhưng không đáp ứng được khi nhu cầu tăng lên hoặc trở nên phức tạp hơn. Có được kết quả liên tục mà bạn cần bằng cách:
  • Chọn các công cụ được xây dựng cho sự phát triển lâu dài.
  • Tìm kiếm một nền tảng hoạt động trên nhiều môi trường khác nhau.
  • Kiểm tra hiệu suất giữa các nhóm.

Mẹo cho thành công lâu dài với các công cụ tự động hóa quy trình làm việc

Thành công lâu dài với tự động hóa quy trình làm việc bắt đầu bằng việc tập trung vào các hoạt động cốt lõi thúc đẩy doanh nghiệp của bạn phát triển. Bắt đầu bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, hoặc giúp khách hàng và nhân viên có được những gì họ cần. Khi tự động hóa mở rộng, bảo vệ dữ liệu của bạn với các cài đặt bảo mật và quyền truy cập mạnh mẽ.

Những mẹo này giúp dễ dàng hơn trong việc tiếp tục cải tiến và thích ứng khi nhu cầu của bạn tăng lên.
 
  • Bắt đầu với các quy trình làm việc có tác động lớn. Bắt đầu bằng cách tự động hóa các quy trình quan trọng nhất đối với doanh nghiệp của bạn. Tập trung vào các lĩnh vực sẽ có tác động lớn nhất đến hiệu quả, tiết kiệm chi phí và sự hài lòng của khách hàng. Điều này tạo ra một nền tảng vững chắc cho sự phát triển và thành công.
     
  • Thêm AI vào nơi AI tạo ra giá trị. Tích hợp AI vào các lĩnh vực mà AI có thể cải thiện đáng kể việc ra quyết định, độ chính xác và tốc độ. Sử dụng AI cho các nhiệm vụ như phân tích dữ liệu, dịch vụ khách hàng, hoặc thông tin dự đoán để nâng cao tự động hóa và thúc đẩy kết quả kinh doanh thông minh hơn.
     
  • Kết nối tự động hóa với các công cụ bạn đã sử dụng. Đảm bảo rằng các công cụ tự động hóa của bạn tích hợp liền mạch với các hệ thống hiện có. Điều này giúp hợp lý hóa các quy trình, duy trì kết nối dữ liệu giữa các nhóm và đảm bảo rằng mọi người đều có thể làm việc với các công cụ mà họ đã quen thuộc.
     
  • Đào tạo và hỗ trợ đội ngũ của bạn. Trao quyền cho nhóm của bạn. Cung cấp đào tạo về cách sử dụng các công cụ tự động hóa một cách hiệu quả và cung cấp hỗ trợ liên tục để giải quyết bất kỳ thách thức nào. Điều này đảm bảo việc áp dụng diễn ra suôn sẻ và tối đa hóa lợi ích của tự động hóa.
     
  • Bảo vệ dữ liệu bằng các cài đặt truy nhập mạnh và tuân thủ. Bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp và khách hàng của bạn bằng cách triển khai các biện pháp bảo mật vững chắc. Sử dụng các biện pháp kiểm soát truy cập mạnh mẽ, mã hóa và các tính năng tuân thủ để đảm bảo rằng thông tin nhạy cảm vẫn được bảo vệ khi tự động hóa phát triển.

Thực hiện theo một kế hoạch rõ ràng để triển khai tự động hóa

Bắt đầu với tự động hóa dễ dàng hơn—và hiệu quả hơn—khi có một kế hoạch rõ ràng và chu đáo. Tập trung vào các quy trình làm việc sẽ tạo ra sự khác biệt lớn nhất, như những quy trình tiết kiệm thời gian, giảm lỗi, hoặc cải thiện trải nghiệm cho khách hàng và nhân viên. Lập sơ đồ từng bước để xem tự động hóa có thể giúp ích như thế nào và thu hút những người sử dụng các quy trình này hàng ngày. Hãy chạy một chương trình thí điểm nhỏ để kiểm tra cách tiếp cận của bạn, sau đó xây dựng chương trình từ đó. Chọn các công cụ hoạt động với các hệ thống hiện có của bạn, và đảm bảo rằng đội ngũ của bạn có đào tạo và hỗ trợ để cảm thấy tự tin. Tích hợp các trợ lý ảo vào lộ trình tự động hóa của bạn đảm bảo quy trình làm việc thông minh, có thể mở rộng và phát triển theo nhu cầu của doanh nghiệp. Khi thực hiện đúng các bước, việc mở rộng quy mô và duy trì mọi thứ hoạt động trơn tru sẽ dễ dàng hơn.

Tác động thực tế của tự động hóa quy trình làm việc 

Các ví dụ thực tế cho thấy tự động hóa giúp chúng ta làm việc thông minh hơn và hoàn thành nhiều việc hơn. Hãy cùng khám phá xem những công cụ này tạo ra sự khác biệt thực sự như thế nào trong công việc hàng ngày của chúng ta.
 
  • Cineplex, một công ty giải trí hàng đầu của Canada, đã tự động hóa các quy trình chính trên khắp các phòng ban như tài chính và dịch vụ khách hàng bằng Microsoft Power Platform, bao gồm Power Automate và AI tạo sinh. Sáng kiến này đã giúp tiết kiệm hơn 30.000 giờ mỗi năm. Bằng cách trao quyền cho hơn 100 nhân viên phát triển các giải pháp dựa trên AI, Cineplex đã đơn giản hóa hoạt động và thúc đẩy văn hóa đổi mới.
    Bo Wang, Phó Chủ tịch Thuế & Nguồn vốn tại Cineplex, đã nhấn mạnh khả năng của nền tảng khi ông nói rằng “Microsoft Power Automate tiếp tục cải thiện nỗ lực tự động hóa của chúng tôi. Các khả năng AI tạo sinh và tích hợp với các sản phẩm khác của Power Platform như Microsoft Copilot Studio thực sự làm cho Power Automate nổi bật hơn so với các giải pháp cạnh tranh.”
     
  • Vào năm 2024, America Line đã giới thiệu “Anna,” một trợ lý ảo được xây dựng với Microsoft Copilot Studio. Dịch vụ hỗ trợ AI này hiện hỗ trợ hàng nghìn cuộc trò chuyện hàng tuần trên trang web của họ, giúp cả khách hàng và cố vấn du lịch nhận được câu trả lời nhanh hơn và cá nhân hóa hơn. Bằng cách xử lý các câu hỏi và nhiệm vụ thường gặp, Anna đã cải thiện tỷ lệ giải quyết và giải phóng thời gian để nhóm có thể tập trung vào các nhu cầu phức tạp hơn, giúp mọi người có trải nghiệm mượt mà hơn.

    “Điều khiến AI trở nên thú vị trong không gian này là việc đem lại yếu tố trò chuyện,” Kacy Cole, Giám đốc Tiếp thị tại Holland America Line cho biết. “Điều này giúp khách hàng cảm thấy như có người đang lắng nghe họ—như thể họ đang được chăm sóc chứ không phải đang kiểm tra các mục.”
     
  • Ngân hàng Commonwealth Bank of Australia (CBA) đã thực hiện một bước quan trọng để nâng cao dịch vụ khách hàng và tăng cường an ninh mạng bằng cách tăng cường mối quan hệ đối tác với Microsoft, tận dụng AI tạo sinh. Sự cộng tác này tận dụng chuyên môn toàn cầu của Microsoft để cung cấp hỗ trợ nhanh hơn, liền mạch hơn, cải thiện việc giải quyết truy vấn và đơn giản hóa các tương tác. CBA đã sử dụng các công cụ như Microsoft Copilot dành cho Microsoft 365 vàGitHub Copilot để nâng cao hoạt động nội bộ.

    Sáng kiến ​​này là một phần trong chiến lược rộng lớn hơn của CBA nhằm đầu tư khoảng 2 tỷ đô la Mỹ hàng năm vào AI, điện toán đám mây, số hóa và phòng chống lừa đảo - những lĩnh vực chính thúc đẩy hiệu quả, đổi mới và trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.

    Gavin Munroe, Giám đốc điều hành công nghệ và CIO của CBA, đã nhấn mạnh tầm quan trọng của sự cộng tác với Microsoft và tuyên bố: “Việc hợp tác với Microsoft cùng các đối tác bên ngoài khác mang đến cho chúng tôi cơ hội tiếp cận chuyên môn toàn cầu trong nhiều lĩnh vực để chúng tôi có thể cung cấp nhiều hơn cho khách hàng của mình – bao gồm cả lĩnh vực AI tạo sinh đang phát triển cực kỳ nhanh chóng.”

Dự báo: Xu hướng chính trong tự động hóa 

Tương lai của tự động hóa sẽ có rất nhiều khả năng thú vị. Khi công nghệ phát triển, các doanh nghiệp đang tìm ra những cách mới để đơn giản hóa nhiệm vụ, tăng hiệu quả và khám phá những ý tưởng mới. Các công cụ AI thông minh hơn và nền tảng ít viết mã dễ sử dụng đang dẫn đầu về cách sử dụng tự động hóa để giúp các tổ chức làm việc thông minh hơn. Những xu hướng này sẽ làm cho quy trình nhanh hơn, linh hoạt hơn và thậm chí có giá trị hơn trong dài hạn.

AI đang định hình tương lai

Các khả năng đang thay đổi nhờ vào AI. Trí tuệ tích hợp có nghĩa là các công cụ tự động hóa có thể làm nhiều hơn là chỉ theo một kịch bản. Chúng học từ dữ liệu, phát hiện các mẫu và điều chỉnh khi mọi thứ thay đổi. Điều này giúp bạn phản ứng nhanh hơn, đưa ra quyết định thông minh hơn và duy trì công việc, ngay cả khi có sự cố bất ngờ xảy ra. Những khả năng mới như trợ lý ảo đưa điều này tiến xa hơn nữa. Các quy trình dựa trên AI có thể xử lý các nhiệm vụ phức tạp hơn, làm việc trên nhiều hệ thống và đưa ra quyết định theo thời gian thực để đảm bảo quy trình đi đúng hướng.

Khi AI được cải thiện, tự động hóa cũng sẽ được cải thiện, mang đến cho bạn những cách mới để duy trì hiệu quả, khả năng thích ứng và sẵn sàng cho những điều tiếp theo.

Siêu tự động hóa sẽ tăng tốc độ đổi mới

Siêu tự động hóa là quá trình tự động hóa càng nhiều công việc của một tổ chức càng tốt bằng cách sử dụng kết hợp nhiều công nghệ. Bằng cách kết hợp các công cụ như AI, RPA, nền tảng ít viết mã và khai thác quy trình, các công ty có thể hợp lý hóa quy trình làm việc của mình từ đầu đến cuối và giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô và đổi mới nhanh hơn.

Các nền tảng ít viết mã và không mã sẽ giúp tự động hóa dễ dàng hơn

Các nền tảng ít viết mã và không mã giúp tự động hóa dễ dàng hơn cho mọi người. Chúng cho phép nhân viên không chuyên về kỹ thuật xây dựng và quản lý quy trình làm việc mà không cần sự hỗ trợ của CNTT. Điều này làm giảm khối lượng công việc của nhóm CNTT và đẩy nhanh quá trình áp dụng. Với các công cụ dễ sử dụng như tính năng kéo và thả cùng với các mẫu, nhiều người sẽ có thể nhanh chóng tự động hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và cải thiện tính linh hoạt. Điều này giúp các doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn và sẵn sàng phát triển. 

Sự tích hợp giữa khai thác quy trình và khai thác nhiệm vụ sẽ tiếp tục cải thiện cách thức công việc được thực hiện

Các công cụ khai thác quy trình và khai thác nhiệm vụ giúp bạn hiểu cách công việc thực sự diễn ra bằng cách chỉ ra những điểm nào chậm lại. Các công cụ này làm nổi bật những lĩnh vực có thể hưởng lợi từ việc tự động hóa, giúp dễ dàng tập trung vào những gì sẽ cải thiện hiệu quả. Chúng cũng cho phép bạn theo dõi kết quả của việc tự động hóa, đảm bảo rằng những cải tiến là có thể đo lường và có tác động. Cách tiếp cận này giúp các tổ chức liên tục cải thiện quy trình làm việc của họ.
Tài nguyên

Tìm hiểu thêm về tự động hóa quy trình làm việc

Một người đang nhìn vào máy tính xách tay.
Sản phẩm

Xây dựng các copilot tùy chỉnh với Microsoft Copilot Studio

Tạo ra các trợ lý AI tùy chỉnh để tự động hóa nhiệm vụ, tối ưu hóa quy trình làm việc, v.v..
Tìm hiểu thêm
Hai người đang mỉm cười khi nhìn vào máy tính xách tay.
Sản phẩm

Khám phá các khái niệm Copilot 101 và các trường hợp sử dụng thực tế

Khám phá các khái niệm chính và các trường hợp sử dụng thực tế—không cần nền tảng công nghệ. 
Tìm hiểu thêm
Ba người đang cùng nhau nhìn vào một chiếc máy tính xách tay.
Sản phẩm

Tự động hóa quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian với Power Automate

Hợp lý hóa các tác vụ và kết nối các hệ thống—không cần mã hóa hoặc CNTT phức tạp.
Tìm hiểu thêm

Các câu hỏi thường gặp

  • Tự động hóa quy trình làm việc sử dụng công nghệ để xử lý các tác vụ lặp đi lặp lại như nhập dữ liệu, phê duyệt và định tuyến để bạn không phải làm những việc này. Nó giúp tiết kiệm thời gian, giảm lỗi và duy trì mọi thứ diễn ra mà không cần nỗ lực thủ công.
  •  Có nhiều công cụ dựa trên đám mây giúp loại bỏ các nhiệm vụ lặp đi lặp lại bằng cách kết nối các ứng dụng và dịch vụ mà bạn sử dụng hàng ngày.  Power Automate hoạt động liền mạch với các công cụ Microsoft 365 như SharePoint, Outlook và Teams—và cũng tương thích tốt với nhiều ứng dụng bên thứ ba. Bạn có thể xây dựng quy trình làm việc bằng cách sử dụng giao diện kéo và thả đơn giản, không cần lập trình phức tạp.
  •  Tự động hóa robot cho quy trình tập trung hơn vào việc loại bỏ các tác vụ lặp lại và tự động hóa từng tác vụ. Tự động hóa quy trình làm việc xử lý toàn bộ quy trình và có thể bao gồm các bước con người, như phê duyệt.
  •  Tự động hóa quy trình làm việc AI sử dụng trí tuệ nhân tạo để làm cho các quy trình kinh doanh thông minh hơn và hiệu quả hơn. Các quy trình làm việc hoạt động trên nền tảng AI này sẽ học hỏi từ dữ liệu, điều chỉnh khi mọi thứ thay đổi và giúp các nhóm đưa ra quyết định tốt hơn nhanh hơn.
  • Tự động hóa quy trình làm việc giúp đơn giản hóa các nhiệm vụ hoặc bước cụ thể trong một quy trình lớn hơn. Nó được thiết kế để tối ưu hóa các hành động hoặc quyết định giúp công việc hàng ngày diễn ra suôn sẻ.

    Tự động hóa quy trình kinh doanh tiếp cận từ một góc nhìn tổng thể hơn. Nó tập trung vào việc tối ưu hóa toàn bộ quy trình có thể liên quan đến nhiều nhóm, công cụ hoặc hệ thống. Mục tiêu là cải thiện cách mọi thứ hoạt động cùng nhau—từ đầu đến cuối—để đạt được hiệu quả và tính nhất quán tốt hơn.
Theo dõi Microsoft 365